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Accéder aux messages électroniques et documents d’un projet depuis un seul emplacement

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Une boîte aux lettres de site, nouvelle fonctionnalité dans Outlook 2013, Exchange 2013 et SharePoint 2013, s’apparente à une armoire de classement centrale pour tous les messages électroniques Exchange et documents SharePoint liés à votre projet. Une boîte aux lettres de site vous permet d’accéder aux documents d’un projet et d’en envoyer sans quitter Outlook, de gérer d’importants sujets de discussion à un seul endroit et de partager les messages et documents qu’elle contient avec toutes les personnes qui en ont besoin.

Important : Cette fonctionnalité n’est pas disponible dans les applications Office 2013 RT. Voulez voir quelle est la version d’Office que vous utilisez ?

  1. Pour utiliser une boîte aux lettres de site, vous devez Ajoutez-la à votre site SharePoint.

  2. Ouvrez la boîte aux lettres de site dans le volet de navigation Outlook. Elle s’y affiche automatiquement une fois que vous l’avez créée dans SharePoint.

Si vous êtes invité à rejoindre une boîte aux lettres de site créée par une autre personne, vous recevez une invitation dans votre boîte de réception et cette boîte aux lettres de site est automatiquement ajoutée à votre volet de navigation Outlook.

Supposons, Anne crée une boîte aux lettres de site pour un projet appelé NorthWind Traders. Toutes les communications relatives au projet sont dans NorthWind Traders > boîte de réception et les documents de projet, cependant stockés dans SharePoint, sont accessibles à partir de NorthWind Traders > Documents. Anne peut accorder des autorisations à d’autres membres de projet à utiliser les mêmes dossiers de projet à partir de leur client Outlook.

Boîte aux lettres de site dans Outlook

Pour envoyer des documents, au lieu de basculer vers SharePoint afin de rechercher des documents à envoyer sous forme de pièces jointes, vous pouvez rapidement rechercher les documents appropriés dans le dossier Documents et les copier dans le message électronique. Ce message inclut automatiquement des liens vers les documents situés sur le site SharePoint.

Liens vers des documents dans un courrier

Remarque :  Une boîte aux lettres de site possède sa propre adresse de messagerie, par conséquent, pour y conserver des discussions importantes accessibles par tous, ajoutez cette adresse de messagerie à la liste des destinataires du message.

Supprimer la boîte aux lettres de sites d’Outlook

Lorsqu’un projet est terminé, vous ne voulez peut-être plus que sa boîte aux lettres de site apparaisse dans Outlook. Pour la supprimer de l’affichage Outlook, utilisez l’une des deux méthodes suivantes :

  • Menu contextuel de la boîte aux lettres de site dans le volet de navigation et Fermer « boîte aux lettres de site ».

Fermer la boîte aux lettres de site

  • Cliquez avec le bouton droit sur le nom de votre compte dans le volet de navigation, puis cliquez sur Gérer toutes les boîtes aux lettres du site. Vous êtes alors dirigé vers la liste de toutes vos boîtes aux lettres de site. Vous pouvez épingler et désépingler des boîtes aux lettres de site dans votre affichage Outlook depuis cet affichage.

Gérer la boîte aux lettres de site

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