Y sommes-nous parvenus ? : livre blanc

Ce livre blanc fait partie de notre collection « Depuis les tranchées ». Il décrit comment des implémentations de système d’entreprise doivent pouvoir s’adapter et évoluer pour réussir.

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Y sommes-nous ?

Au fil des ans, l’un des principaux pièges que j’ai rencontrés en rapport avec la sélection et le déploiement de logiciels d’entreprise est la conviction que l’implémentation constitue un objectif purement statique. C’est peut-être dû à l’esprit de notre époque où nous tentons de simplifier tout ce qui nous entoure. « Il gère nos projets », « C’est notre feuille de temps », « C’est notre système ERP » ou « Nous avons un système EPM » sont autant de déclarations qui nous évitent de devoir constamment penser à tous les aspects de notre activité qui pourraient être touchés par notre système d’entreprise. Pourtant, ces organisations que j’ai rencontrées, qui ont le mieux réussi dans le déploiement d’un projet d’entreprise ou d’un système de feuille de temps d’entreprise considèrent inévitablement ceux-ci comme des systèmes vivants qui, par nature, ne cessent d’évoluer.

Pourquoi les considérer comme des systèmes statiques ?

S’il est vrai que les chances de réussite sont meilleures dans un système d’entreprise considéré comme un environnement dynamique, pourquoi tant d’organisations considèrent-elles leur système d’entreprise comme un composant logiciel figé ?

Il existe de nombreuses raisons possibles.

Peut-être que l’obtention de l’acceptation du système d’entreprise impliquait la nécessité de préparer une étude de cas dans un environnement de budgétisation complexe où il n’y aurait qu’une seule chance de faire approuver un budget pour le système. Remonter d’année en année, ou de cycle budgétaire en cycle budgétaire, pour demander une autre phase, puis encore une autre, est politiquement impossible.

Ou peut-être avez-vous hérité du système et que certaines promesses ont été faites sur ce qu’il devait apporter. Ou peut-être encore le système est-il là depuis un certain temps et que tout le monde au sein de l’organisation considère qu’il fournit uniquement une série définie de fonctionnalités d’entreprise.

Ou, peut-être une politique interne est-elle à l’œuvre, et qu’il s’en trouve certains au sein de l’organisation qu’un système sans limites pourrait effrayer.

Qu’est-ce qui ne va pas dans cette réflexion ?

Il est bizarre que nous puissions concevoir un système logiciel comme statique. Nous ne considérons généralement pas le problème qu’il doit résoudre comme étant statique. Les énoncés de problème que nous associons à l’implémentation d’un système d’entreprise évoluent presque toujours. Ils varient en fonction des changements de conditions économiques, de conditions d’activité, de stratégie des concurrents, de personnel ou d’architecture technologique. Une organisation qui estime que les conditions d’entreprise ne varieront jamais a peu de chances de rester longtemps en activité. Si l’on songe aux logiciels d’entreprise, il suffit de penser à la vitesse à laquelle l’aspect technologique de la solution évolue. Dans notre propre solution de feuille de temps TimeControl, nous avons connu 6 changements majeurs d’architecture technologique en l’espace de 20 ans. Nous avons commencé en 1994 avec une version DOS, suivie en 1995 d’une version Windows, puis d’une version client/serveur en 1997, puis d’une version basée sur un navigateur en 1999, puis d’une version cloud et d’une version mobile en 2010. Il s’agit juste là d’architecture technologique. Une évolution supplémentaire a résulté de l’évolution des conditions économiques, de la concurrence et de notre d’expérience. Ceux d’entre nous qui évoluent dans le secteur de l’édition de logiciels de projet d’entreprise ou de feuille de temps d’entreprise, considèrent ce changement comme une constante.

Il en va de même du déploiement d’un système d’entreprise. Dans le temps nécessaire pour implémenter un système d’entreprise comme Project Server, l’organisation concernée évolue. De nouveaux clients apparaissent, de nouveaux employés sont embauchés et d’autres employés s’en vont. Dans le temps nécessaire pour choisir et déployer le système EPM, d’autres produits concurrents émergent. Nous avons rencontré des organisations paralysées par ce phénomène. En raison du souci de sélectionner le produit parfait, la publication d’un autre produit par un autre éditeur a pour effet que le groupe de sélection suspend son travail pour examiner le nouveau produit. Ou alors, suite au lancement d’une nouvelle version d’un produit envisagé, tout le monde s’inquiète à l’idée que l’évaluation puisse ne pas prendre toutes les solutions en considération. Ces groupes ne cessent de recommencer le même travail. Aucune décision finale n’est prise parce que les besoins de l’organisation et les solutions possibles ne cessent jamais de changer.

Le problème de ces organisations est que la difficulté d’entreprise qui les a initialement amenées à rechercher une solution ne disparaît pas, et qu’à défaut de décision, elle ne sera pas résolue.

Si ce n’est pas statique, que faire ?

Les déploiements de système d’entreprise ont une meilleure chance de réussite s’il s’agit d’environnements vivants. Ils doivent croître, évoluer et s’adapter aux conditions changeantes. Peut-être qu’à un moment donné dans le futur, quand ils seront très vieux, il faudra les supprimer. Le principal changement dans ce mode de réflexion est que la solution idéale n’est pas le point de départ. Les priorités deviennent de choisir une solution qui réponde aux besoins les plus importants, et qui ait la capacité de s’adapter à des besoins plus complexes à l’avenir, même si ceux-ci ne sont pas encore clairement identifiés. Un des principaux critères de sélection devient la flexibilité plutôt l’éventail des fonctionnalités.

Comment éviter d’être statique ?

Il existe plusieurs manières d’éviter de se retrouver bloqué dans un paradigme de déploiement statique.

  • Prévoyez des phases dans votre plan d’implémentation et ne vous en écartez jamais.

    Si nous adoptons une approche progressive pour l’implémentation en entreprise, nous pouvons nous concentrer sur une première phase beaucoup plus modeste. Notre équipe de conseil a appris à déterminer non pas le plus que nous puissions faire, mais le moins. Nous leur disons de rechercher le déploiement le plus minime possible, qui produira un retour sur investissement positif continu. La bonne nouvelle à ce sujet est que le système commencera à produire de la valeur bien plus rapidement, et que son utilisation, même minimale, fera apparaître plus clairement les besoins d’une utilisation ultérieure.

  • Établissez un budget permettant d’évoluer.

    Une difficulté que nous avons rencontrée dans de nombreux déploiements est l’idée qu’une demande de système d’entreprise ne peut être effectuée qu’une seule fois. Il est beaucoup plus efficace d’établir un budget en phases, en faisant en sorte que les premiers budgets de phase soient très détaillés, et que ceux des phases futures le soient moins.

  • Choisissez des solutions hautement flexibles.

    Notre équipe se soucie beaucoup de flexibilité. Il s’agit même probablement de notre principal souci. Ne sachant jamais à quoi nous allons devoir nous adapter, nous pensons en termes de flexibilité. Quelle que soit la solution d’entreprise choisie, mettre l’accent sur la flexibilité est un critère de réussite.

  • N’abandonnez pas votre équipe d’implémentation quand le projet devient opérationnel.

    Laissez les ressources clés continuer leur travail. Ce problème est très répandu. Souvent, dans un déploiement d’entreprise, l’organisation est amenée à affecter ses ressources les plus expérimentées et qualifiées, ce qui est certainement très utile pour la sélection et l’implémentation du système. Toutefois, ces ressources sont les mêmes que celles qui seront nécessaires pour le prochain projet important, et elles risquent d’être retirées de ce projet-ci lorsque le système commencera à fonctionner. Or cette phase est absolument critique. Planifier à l’avance le maintien de certaines ressources clés sur l’implémentation pendant une période plus longue peut faire une différence considérable.

  • Créez une équipe permanente dédiée à l’amélioration des systèmes. Elle peut être modeste, mais doit être compétente.

    L’équipe qui répond aux exigences du système d’entreprise surveillera les processus d’entreprise, les fonctionnalités du système, l’intégration avec d’autres systèmes d’entreprise clés, et bien plus. Le fait que ces personnes abandonnent le système après son installation compliquerait sensiblement les évolutions futures. Appliquez à ce système d’entreprise, voire à d’autres systèmes connexes, une routine d’observation à long terme, où les besoins de l’organisation et les capacités du système sont évalués à intervalles réguliers.

Tirer les enseignements de l’utilisation réelle

  • Mettez rapidement votre système en production.

    C’est beaucoup plus facile aujourd’hui que ce ne l’était il y a seulement 5 ans. Vous pouvez tirer parti d’installations basées sur le cloud et de services accessibles à distance pour rendre votre système opérationnel rapidement. La plupart des systèmes d’entreprise qui proposent des solutions en ligne et locale offrent la possibilité de passer de l’une à l’autre. C’est certainement vrai de Project Server. C’est également vrai de nos systèmes.

  • Veillez à mettre en place une boucle de retour d’expérience contribuant à une amélioration du système.

    Il est bon de voir ce qui peut être amélioré. Certaines équipes d’implémentation découragent les suggestions d’amélioration, de crainte que cela empêche les personnes d’utiliser le système qu’elles ont déjà déployé. Notre expérience nous a enseigné que les personnes qui suggèrent des améliorations sont généralement les partisans les plus zélés du système d’entreprise. Même si une idée ne peut pas être immédiatement implémentée, il faut l’accueillir positivement. La création d’un système d’identification et d’encouragement des idées nouvelles concernant le système d’entreprise a pour effet que tout le monde reste mobilisé, et peut apporter des bénéfices considérables.

  • Ne perdez pas espoir trop rapidement.

    Certaines entreprises considèrent que le problème provient du logiciel et jettent l’éponge avant d’avoir laissé au projet une chance de succès.

Y sommes-nous ?

Sinon, quand y parviendrons-nous ?

Espérons-le, jamais.

Cela ne signifie pas que les étapes le long de la route ne seront pas agréables. Votre première cible pour une nouvelle implémentation de logiciel d’entreprise, comme un projet d’entreprise ou une feuille de temps d’entreprise, doit être un environnement de production qui offre un retour sur investissement positif. Recherchez un système qui puisse être déployé par couches ou phases, et qui soit suffisamment flexible pour croître, s’adapter et évoluer. Vous récolterez probablement plus de productivité en cours de route que vous n’en obtiendrez jamais en attendant d’avoir choisi la destination idéale.

À propos de l’auteur

Chris Vandersluis est le président et le fondateur de HMS Software. Basée à Montréal (Canada), l’entreprise est un partenaire Microsoft Certified Partner. Diplômé en sciences économiques de l’université McGill, Chris a plus de 30 ans d’expérience dans l’automatisation des systèmes de gestion de projets. Il est membre du Project Management Institute (PMI) depuis de nombreuses années et a participé à la création des chapitres du Microsoft Project Users Group (MPUG) pour Montréal, Toronto et Québec. Il a publié des articles dans Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada et PMNetwork. Il tient également une chronique régulière pour Project Times. Il enseigne la gestion de projets avancée à l’université McGill et intervient souvent lors d’événements organisés par des associations de gestion de projets en Amérique du Nord et dans le monde entier. HMS Software est l’éditeur du système d’horloge pour les projets TimeControl et est un partenaire Microsoft Project Solution Partner depuis 1995.

Vous pouvez contacter Chris Vandersluis à cette adresse : chris.vandersluis@hms.ca.

Pour consulter d’autres articles en lien avec la gestion des projets d’entreprise rédigés par Chris Vandersluis, rendez-vous sur le site EPM Guidance de HMS Software (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

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