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Pour satisfaire aux réglementations commerciales ou aux exigences de conformité, vous pouvez placer du contenu sur des sites en attente pendant un certain temps, par exemple un nombre spécifique de jours, de mois ou d'années. Par exemple, vous devrez peut-être placer tous les documents qui résident sur le site du service commercial depuis sept ans.
Vous pouvez déterminer si la période commence à partir de la date de création du document ou de la dernière fois qu'un utilisateur l'a modifié. Et la mise en attente peut inclure une requête pour affiner le contenu détenu, par exemple, si vous souhaitez conserver uniquement les documents liés à un client spécifique, vous pouvez utiliser le nom du client en tant que mot clé dans la requête de recherche pour la conservation.
Lorsque vous placez du contenu en attente, les utilisateurs peuvent continuer à modifier les documents comme s'ils ne changent pas, car le contenu est conservé en place, à son emplacement d'origine. La mise en attente garantit qu'une copie du contenu est conservée, tout en permettant aux utilisateurs de travailler sur leur contenu.
Une conservation inaltérable basée sur le temps fonctionne de la même manière qu'une conservation inaltérable de eDiscovery, mais avec une conservation inaltérable ponctuelle, vous pouvez spécifier une période (une conservation eDiscovery dure indéfiniment, jusqu'à ce que vous la supprimiez) et vous n'avez pas besoin de créer un site de cas eDiscovery ou un jeu eDiscovery.
Pour créer et gérer des suspensions, vous devez utiliser un centre de stratégie de blocage sur place.
Fonctionnement d'une conservation inaltérable
Lorsque vous mettez un site en attente, le contenu de ce site reste à son emplacement d'origine. Les utilisateurs peuvent continuer à travailler avec leurs documents, mais une copie du contenu tel qu'il était au moment où vous avez lancé la conservation est conservée. En plus du contenu existant, tout nouveau contenu créé ou ajouté au site après l'avoir suspendu sera préservé si le contenu est supprimé. Avec une conservation inaltérable, les utilisateurs n'ont même pas besoin de savoir que leur contenu est en attente.
Une conservation inaltérable est appliquée au niveau d'un site. Lorsque vous mettez un site en attente, une bibliothèque de conservation est créée, s'il n'en existe pas déjà une. La plupart des utilisateurs ne peuvent pas afficher la bibliothèque de conservation en attente, car seuls les propriétaires de la collection de sites peuvent les voir.
Si une personne tente de modifier ou de supprimer le contenu d'un site en attente, la stratégie de conservation vérifie si le contenu a été modifié depuis l'application de la mise en attente. S'il s'agit de la première modification depuis l'application de la suspension, la stratégie de conservation copie le contenu dans la bibliothèque de conservation, puis permet à la personne de modifier ou de supprimer le contenu d'origine. Notez que tout contenu du site peut être copié dans la bibliothèque conservation de conservation, même si le contenu ne correspond pas au filtre de la requête utilisée par la conservation.
Un travail du minuteur nettoie alors la bibliothèque de conservation de conservation. Le travail du minuteur s'exécute périodiquement et compare l'ensemble du contenu de la bibliothèque de conservation aux filtres utilisés par les blocages sur le site. À moins que le contenu corresponde à au moins un des filtres, le travail du minuteur supprime le contenu de la bibliothèque de conservation. Par exemple, si une seule mise en attente est appliquée à un site et qu'elle conserve le contenu pendant sept ans à partir de sa date de création, tout contenu âgé de plus de sept ans sera supprimé de la bibliothèque de conservation. En outre, plusieurs conservations peuvent être appliquées à un site, par exemple, un document peut faire partie d'un holding légal pour la découverte électronique et une conservation basée sur une période de sept ans pour respecter les réglementations industrielles. Le contenu est conservé en fonction de la durée la plus longue.
La durée d'une conservation basée sur un temps commence à la date de création ou de modification du document, et non de l'heure de création de la conservation.
Une conservation inaltérable facilite l'utilisation de l'espace de stockage, en particulier si vous avez un grand nombre de documents et si les personnes modifient seulement certains d'entre eux, car le contenu qui n'a pas été modifié n'est pas copié dans la bibliothèque de conservation.
Contenu du site que vous pouvez mettre en attente
Une conservation inaltérable basée sur le temps inclut ce contenu:
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Documents, notamment:
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Versions du document, si le contrôle de version est activé. Pour plus d'informations, voir activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.
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Documents dans un jeu de documents.
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Éléments de liste (y compris les blogs et le contenu wiki)
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Pages
Une conservation inaltérable basée sur le temps n'inclut pas ce contenu:
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Un dossier d'ensembles de documents (le dossier lui-même)
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Pages maîtres et mises en page
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Blocs-notes OneNote
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Éléments de flux de travail
Fonctionnement d'une conservation inaltérable avec le contrôle de version
Une conservation basée sur le temps ne conserve pas automatiquement toutes les versions d'un document. Pour conserver toutes les versions des documents dans un site, vous devez activer le contrôle de version pour les bibliothèques de documents du site. Pour plus d'informations, voir activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.
Si un document est supprimé d'un site en attente et que le contrôle de version des documents est activé, toutes les versions du document supprimé sont conservées.
Si le contrôle de version des documents n'est pas activé et qu'un élément est mis en attente plusieurs fois, la version conservée est celle qui est actuelle quand chaque conservation est placée. Par exemple, si la version 27 d'un élément est la plus récente quand le site est suspendu la première fois et la version 51 est la plus récente quand le site est mis en attente la deuxième fois, les versions 27 et 51 sont conservées.
Comme indiqué précédemment, si un site est suspendu, tout nouveau contenu créé ou ajouté au site après l'avoir suspendu est préservé s'il a été supprimé par le passé.
Filtrage d'une conservation inaltérable
Lorsque vous créez une conservation inaltérable, vous pouvez également spécifier une requête pour filtrer le contenu que vous voulez conserver. Par exemple, vous pouvez choisir de conserver uniquement le contenu qui contient des mots clés spécifiques. Pour plus d'informations, voir recherche et utilisation de mots clés dans le centre eDiscovery : cette rubrique s'applique également aux conservations inaltérable.
DésActivation d'une conservation basée sur le temps
Vous pouvez publier un blocage basé sur le temps à tout moment, y compris avant la fin de la période de temps spécifiée par le blocage. Pour ce faire, il suffit de désactiver le blocage.
Notez que vous ne pouvez pas supprimer une stratégie de conservation basée sur un temps pendant que la suspension est toujours active. Pour supprimer une stratégie de conservation, désactivez la conservation, puis supprimez la stratégie de conservation.
Après avoir désactivé une conservation, tous les éléments soumis à cette conservation dans la bibliothèque de conservation sont éligibles pour le processus de nettoyage standard décrit précédemment. Notez que cela signifie que les éléments libérés à partir d'une suspension ne sont pas immédiatement supprimés de la bibliothèque de conservation. au lieu de cela, ils sont conservés jusqu'à ce que le travail du minuteur nettoie la bibliothèque.
Fonctionnement des stratégies de conservation inaltérable avec les stratégies de suppression de documents
Une conservation inaltérable basée sur le temps garantit que tout le contenu est conservé pendant une période spécifique, tandis qu'une stratégie de suppression de documents garantit que tout le contenu est supprimé après une période spécifique.
Si vous devez conserver des documents pendant une période de temps fixe, vous pouvez utiliser une politique de conservation inaltérable conjointement avec une stratégie de suppression. Par exemple, vous pouvez stocker des documents pendant sept ans après leur modification, puis configurer une stratégie de suppression pour les supprimer sept ans après leur dernière modification.
Si une stratégie de suppression de documents supprime du contenu suspendu, le contenu restera conservé dans la bibliothèque de conservation. Par exemple, si une conservation basée sur le temps conserve le contenu pendant deux ans, mais qu'une stratégie de suppression de document supprime du contenu après un an, tout contenu supprimé lors de l'attente restera préservé.
Pour plus d'informations, voir vue d'ensemble des stratégies de suppression de documents dans SharePoint Server 2016.
Autorisations
Les membres de votre équipe de conformité qui utiliseront le centre de stratégie conservation inaltérable auront besoin d'autorisations pour le centre de stratégies et les collections de sites auxquels les stratégies seront appliquées. Nous vous recommandons de:
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Créez un groupe de sécurité qui contient tous les utilisateurs du centre de stratégie de blocage sur place, probablement votre équipe de conformité.
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Dans le centre de stratégies de conservation inaltérable, ajoutez le groupe de sécurité au groupe propriétaires de la collection de sites.
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Dans chaque collection de sites à laquelle vous devez attribuer des stratégies de conservation inaltérable, ajoutez le groupe de sécurité au groupe propriétaires de la collection de sites.
