Vue d’ensemble : utiliser une boîte aux lettres de site pour collaborer avec votre équipe

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Une boîte aux lettres de site est une messagerie central et le partage de compte est accessible à partir d'un site SharePoint de documents. Votre équipe peut utiliser une boîte aux lettres de site pour collaborer sur un message électronique important de rédaction ou recueillir des conversations par messagerie d'équipe pertinents. Votre équipe peut également s'avérer utile pour partager des documents importants en toute sécurité à l'aide d'une boîte aux lettres de site.

Une fois la boîte aux lettres de site configurée pour votre site, un nouveau compte de messagerie est créé qui utilise le nom de votre site. Par exemple, votre site d’équipe utilise l’URL suivante : http://contosobistro.sharepoint.com/HRTeamSite. L’adresse électronique pour la boîte aux lettres de site sera HRTeamSite@contosobistro.sharepoint.com.

Titre du composant WebPart

Regrouper les conversations par messagerie de l’équipe

Les équipes ont des conversations via la messagerie relativement souvent. Certaines de ces conversations contiennent des informations qui peuvent être utiles comme références ultérieurement. Plutôt que de perdre ces informations dans sa propre boîte de réception, transférez les messages les plus utiles dans le thread vers la boîte aux lettres de site. Toutes les personnes qui disposent des autorisations Collaborateur sur le site seront en mesure d’ouvrir la boîte aux lettres de site et d’afficher les messages. De cette façon, dans quelques mois quand un autre membre de l’équipe voudra se souvenir des informations liées à une décision spécifique, il sera en mesure d’ouvrir la boîte aux lettres de site, de rechercher dans les messages de ce compte et de voir l’historique sur ce sujet.

Vous pouvez également regrouper les conversations par messagerie de l’équipe en ajoutant l’adresse de messagerie de la boîte aux lettres de site en Cc lors de l’envoi d’un message à l’équipe. Vous pouvez même inclure l’adresse de messagerie de la boîte aux lettres de site dans un groupe de contacts ou une liste de distribution, afin qu’elle soit automatiquement ajoutée quand vous envoyez un message à l’équipe.

Message électronique avec la boîte aux lettres de site dans le champ Cc.

Vous voulez en savoir plus ?    Voir Utiliser une boîte aux lettres de site pour coordonner le courrier de l’équipe

Partager des documents

Chaque équipe utilise des documents qu’elle doit stocker quelque part et qui doivent être partagés. Si vous stockez les documents de votre équipe sur votre site SharePoint, vous pouvez facilement tirer parti de l’application Boîte aux lettres de site pour partager ces documents avec les personnes qui ont accès au site.

Important :  Quand les utilisateurs affichent une boîte aux lettres de site dans Outlook, une liste de tous les documents des bibliothèques de documents de ce site s’affiche. Les boîtes aux lettres de site présentent la même liste de documents à tous les utilisateurs, c’est pourquoi les utilisateurs peuvent voir des documents auxquels ils n’ont pas accès.

Si vous utilisez Exchange, vos documents s’affichent également dans un dossier dans Outlook, ce qui facilite le transfert de documents à d’autres personnes.

Transfert d’un document à partir de la boîte aux lettres de site

Vous voulez en savoir plus?    Jetez un coup de œil à utiliser une boîte aux lettres de site pour collaborer sur des documents. Il peut également s'avérer utile pour lire préparer pour l'utilisation de boîtes aux lettres de site dans Office 365.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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