Vue d’ensemble : utiliser une boîte aux lettres de site pour collaborer avec votre équipe

Remarque :  Nous faisons de notre mieux pour vous fournir le contenu d’aide le plus récent aussi rapidement que possible dans votre langue. Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez-vous nous indiquer en bas de page si ces informations vous ont aidé ? Voici l’article en anglais à des fins de référence aisée.

Important : La fonctionnalité de boîte aux lettres de site dans SharePoint Online est en cours déconseillée à partir de mars, 2017. Cette fonctionnalité sera supprimée entièrement dans une version ultérieure. Nouvelles organisations SharePoint Online plus ont accéder à la fonctionnalité de boîte aux lettres de site. Organisations SharePoint Online existantes ne peuvent plus créer nouvelles boîtes aux lettres de site. Une boîte aux lettres de site qui a été configuré et déployée avant mars, 2017 continue à fonctionner.
Nous fournissons un processus pour aider vos sites de boîte aux lettres de site existants à un groupe Office 365 de transition dans septembre, 2017. Si vous utilisez actuellement la fonctionnalité de boîte aux lettres de site dans SharePoint Online, vous devriez changer aux groupes Office 365 à la place pour prendre en charge vos scénarios de collaboration de messagerie. Pour plus d’informations, voir Utiliser Office 365 groupes au lieu de boîtes aux lettres de Site.

Remarque : La fonctionnalité de boîte aux lettres de site est toujours disponible dans SharePoint Server 2016, SharePoint 2013 et les produits SharePoint 2010.

Une boîte aux lettres de site est un compte de partage de documents et de courriers centralisé accessible à partir d’un site SharePoint. Votre équipe peut utiliser une boîte aux lettres de site pour regrouper toutes les conversations par courrier qui concernent l’équipe ou pour collaborer sur la composition de courriers importants. Votre équipe peut également trouver utile de partager des documents importants en toute sécurité dans une boîte aux lettres de site.

Une fois que vous configurez une boîte aux lettres de site pour votre site, un nouveau compte de messagerie est créé qui utilise le nom de votre site. Par exemple, supposons que vous avez un site d’équipe qui utilise cette URL : http://contosobistro.sharepoint.com/HRTeamSite. L’adresse de messagerie pour cette boîte aux lettres de site sera HRTeamSite@contosobistro.sharepoint.com. Pour plus d’informations, voir Ajouter une boîte aux lettres de site pour conserver des messages électroniques dans le contexte.

Regrouper les conversations par courrier de l’équipe

De nombreuses équipes ont des conversations à l’aide de messages électroniques à intervalles réguliers. Certaines de ces conversations entraînent des informations qui peuvent être une référence utile à l’avenir. Plutôt que de perdre ces informations au sein de votre propre boîte de réception, vous pouvez transférer le message électronique plus utile dans une conversation à votre boîte aux lettres de site. Tout le monde qui dispose des autorisations de contribution à votre site est en mesure d’ouvrir la boîte aux lettres de site et afficher ce message. Cela fournit un enregistrement de message électronique dans la boîte aux lettres de site afin que les membres de l’équipe peuvent de consulter les informations dont ils ont besoin ultérieurement.

Avantage pour la collecte de ces conversations de messagerie de l’équipe consiste à CC simplement l’adresse de messagerie de boîte aux lettres de site lors de l’envoi d’un message électronique à l’équipe. Vous pouvez même inclure l’adresse de messagerie de boîte aux lettres de site dans un groupe de contacts ou une liste de distribution, afin qu’il soit inclus automatiquement chaque fois que vous envoyez du courrier à votre équipe.

Courrier électronique avec la boîte aux lettres de site dans le champ Cc.

Vous voulez en savoir plus ?    Consultez l’article Utiliser une boîte aux lettres de site pour coordonner le courrier de l’équipe.

Partager des documents

Chaque équipe a des documents d’un certain type qui doivent être stockés ailleurs, généralement doivent être partagées avec d’autres personnes. Si vous stockez des documents de votre équipe sur votre site SharePoint, vous pouvez utiliser l’application boîte aux lettres de Site à partager ces documents avec des personnes qui ont accès au site.

Important :  Quand les utilisateurs affichent une boîte aux lettres de site dans Outlook, une liste de tous les documents des bibliothèques de documents de ce site s’affiche. Les boîtes aux lettres de site présentent la même liste de documents à tous les utilisateurs, c’est pourquoi les utilisateurs peuvent voir des documents auxquels ils n’ont pas accès.

Vous voulez en savoir plus ?    Consultez l’article Utiliser une boîte aux lettres de site pour collaborer sur des documents.

Voir aussi

Utiliser une boîte aux lettres de site pour organiser le courrier pour une équipe ou un projet

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