Vue d’ensemble : meilleures pratiques pour gérer la façon dont les personnes utilisent votre site d’équipe

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Si vous êtes propriétaire d’un site d’équipe, il est conseillé de créer un modèle de gouvernance - autrement dit, un modèle de résoudre les stratégies, les processus, les rôles et les responsabilités de votre site. Un modèle à Ceci aidera contrôler l’utilisation de votre site. Par exemple, vous souhaiterez peut-être exiger l’extraction des fichiers de sorte que plusieurs personnes n’essaient pas de modifier un fichier en même temps. Ou, vous souhaiterez peut-être autoriser uniquement certaines personnes à créer des sous-sites. Cet article donne une vue d’ensemble des idées et des pratiques recommandées considérer lors de la création d’un tel modèle.

Remarque : Si vous avez besoin pour savoir comment créer un site, voir créer un site SharePoint.

Contenu de cet article

Qu’est-ce que la gouvernance ?

Éléments d’un modèle de gouvernance

Création d’un sous-site

Gestion des autorisations

Architecture des informations

Demander l’extraction des fichiers

Suivre les versions

Demander l’approbation de document

Rester informé des changements

Créer des flux de travail

Définir des types de contenu

Suivi d’audit

Cycle de vie et déclassement des sites

Limites de stockage

Personnalisation

Navigation

Effectuer une recherche

Rôles et responsabilités liés à la prise en charge du site

Protection des données

Qu’est-ce que la gouvernance ?

Une partie importante mais souvent invisible de tout site est son modèle de gouvernance—l’ensemble de stratégies, rôles, responsabilités et processus que vous mettez en œuvre pour déterminer comment les personnes de votre groupe utilisent SharePoint.

De nombreuses organisations ont un modèle de gouvernance en place pour les sites dans l’Administration centrale ou au niveau de la collection de sites, qui peuvent être créés et mis à jour par une équipe ou un service informatique.

Si vous êtes propriétaire d’un sous-site dans une collection de sites, comme un site d’équipe, il peut être intéressant de créer votre propre modèle de gouvernance pour prendre en compte vos problèmes spécifiques.

Un modèle de gouvernance facilite les actions suivantes :

  • Indiquer aux utilisateurs quand ils doivent créer un nouveau sous-site, au lieu de créer une liste ou un autre contenu de site.

  • S’assurer que les sous-sites et le contenu sont déclassé lorsqu’ils sont obsolètes, plutôt que de les laisser monopoliser votre espace de stockage et diluer vos résultats de recherche.

  • Vérifier que les personnes appropriées ont accès au contenu correct.

  • Indiquer aux propriétaires de site les modèles et les thèmes qu’ils peuvent utiliser.

  • Transférer en souplesse la propriété d’un site d’une personne vers une autre.

Éléments d’un modèle de gouvernance

Votre modèle de gouvernance doit prendre en compte les thèmes suivants :

  • Création de sites

  • Gestion des autorisations

  • Architecture des informations

  • Cycle de vie et déclassement des sites

  • Limites de stockage

  • Classification des informations

  • Personnalisation

  • Protection des données

  • Paramètres de

  • Rechercher

  • Rôles et responsabilités liés à la prise en charge du site

Certaines de ces questions ont déjà été décidées pour vous par le modèle de gouvernance de collection de sites ou au niveau de l’organisation, par exemple la quantité d’espace de stockage allouée au site ou les types de personnalisations possibles concernant l’aspect du site. D’autres questions peuvent également ne pas être appropriées, selon la complexité de votre site d’équipe et le nombre de personnes qui l’utilisent. Cependant, même si vous n’avez pas à prendre de décisions sur ces questions, il est judicieux d’en avoir connaissance de manière à pouvoir informer les utilisateurs du site et appliquer les politiques correctement.

Voici quelques éléments à prendre en considération lorsque vous configurez un nouveau site.

Création d’un sous-site

Vous souhaiterez peut-être que les membres de votre équipe soient en mesure de créer des sous-sites sous le site de l’équipe en vue de les utiliser sur des projets spécifiques.

La possibilité de créer spontanément de nouveaux sous-sites peut être très avantageuse pour le groupe, mais la création de sites sans restriction peut devenir incontrôlable. Lorsque les sous-sites prolifèrent librement, des problèmes peuvent survenir. Par exemple :

  • Il est difficile pour les utilisateurs de trouver le sous-site approprié ou d’être sûr qu’ils l’ont trouvé.

  • Les informations peuvent être dupliquées dans plusieurs sous-sites, occuper un espace de stockage coûteux et nécessiter des efforts supplémentaires pour leur mise à jour.

  • Des informations obsolètes peuvent se trouver sur des sous-sites, éventuellement pendant des années, et apparaître dans les résultats de recherche. Il peut être difficile de déterminer quelle version des informations est correcte.

  • La gestion des autorisations pour une multitude de sous-sites peut devenir une tâche ardue, et les utilisateurs peuvent par inadvertance accéder à des informations qui ne leur étaient pas destinées.

  • À mesure que les employés quittent le groupe, les sous-sites qu’ils ont créés peuvent être abandonnés, ce qui crée de la confusion et parasite les résultats de recherche pour les autres utilisateurs du site.

Vous pouvez gagner du temps et épargner des efforts si vous définissez certaines stratégies pour la création de sites prenant en compte les domaines suivants :

  • Qui est autorisé à créer des sous-sites ?

  • Les nouveaux sous-sites doivent-ils être approuvés à l’avance ? Si oui, quels sont les critères d’approbation, et qui accorde l’approbation ?

  • Les nouveaux sous-sites doivent-ils utiliser des modèles et des thèmes établis ?

  • Quelle est la quantité d’informations pouvant être stockée sur un site ? (En d’autres termes, quelle est la quantité d’espace disque sur le serveur pouvant être utilisée ?)

  • Quelles sont les règles d’inclusion de stratégies de navigation sur le site ?

  • Combien de temps les informations doivent-elles être stockées sur les sous-sites avant d’être supprimées ou archivées ?

Pour plus d’informations, voir créer un site ou sous-site .

Gestion des autorisations

L’intégrité, la confidentialité et la protection des informations critiques de votre organisation reposent sur la façon dont vous sécurisez votre site, en particulier les personnes auxquelles vous accordez l’accès à votre site.

L’octroi et la limitation des accès à votre site sont appelés la gestion des autorisations. Il s’agit de l’une de vos responsabilités les plus importantes en tant que propriétaire de site.

Voici quelques conseils à garder à l’esprit lorsque vous mettez au point une stratégie d’autorisations.

  • Suivez le principe du moindre privilège : accordez aux individus les niveaux d’autorisation les plus faibles dont ils ont besoin pour effectuer les tâches qui leur sont affectées.

  • Octroyez l’accès à des personnes en les ajoutant à des groupes standard par défaut (tels que Membres, Visiteurs et Propriétaires). Intégrez une majorité de personnes aux groupes Membres ou Visiteurs, et limitez le nombre de personnes dans le groupe Propriétaires.

  • Utilisez l’héritage des autorisations pour créer une hiérarchie nette et facile à visualiser. C’est-à-dire, évitez d’octroyer des autorisations à des individus et travaillez plutôt avec des groupes. Chaque fois que possible, faites en sorte que les sous-sites héritent des autorisations de votre site d’équipe, plutôt que d’avoir des autorisations uniques.

  • Organisez votre contenu de façon à tirer profit de l’héritage des autorisations : envisagez de segmenter votre contenu par niveau de sécurité. Créez un site ou une bibliothèque spécifiquement pour les documents sensibles, afin d’éviter qu’ils soient disséminés dans une bibliothèque plus grande et protégés par des autorisations uniques.

Voir Introduction : contrôler l’accès utilisateur avec des autorisations ou Modifier les autorisations de liste, bibliothèque ou d’un élément pour plus d’informations sur la définition des autorisations.

Architecture des informations

Architecture des informations d’un site est semblable à la table des matières pour un livre : il détermine comment les informations de ce site, ses pages Web, documents, listes et données — est organisé et présentées aux utilisateurs du site. Architecture d’informations est souvent enregistré comme une liste hiérarchique de contenu du site, les mots clés de recherche, les types de données et les autres concepts.

Pour créer une architecture des informations, vous devez analyser les informations devant figurer sur le site. Voici quelques questions que vous pouvez utiliser pour mettre au point une architecture des informations :

  • Quel sera le type de contenu de votre site ? Comment ce contenu sera-t-il organisé en termes de sous-sites, listes, bibliothèques, etc. ?

  • Comment les informations seront-elles présentées sur le site ?

  • Comment les utilisateurs navigueront-ils sur le site ?

  • Comment les informations seront-elles ciblées pour des audiences spécifiques ?

  • Comment la recherche sera-t-elle configurée et optimisée ?

Une partie de votre architecture des informations peut inclure la classification des informations.

Si les informations que vous manipulez présentent une valeur élevée pour l’entreprise, nécessitent des mesures de sécurité particulières ou font l’objet de règles de conformité réglementaire, vous souhaiterez peut-être définir un système de classification pour identifier les types spécifiques de contenu devant être gérés avec soin.

Après avoir organisé des informations en listes et bibliothèques spécifiques, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de gouvernance pour déterminer la façon dont le contenu doit être géré. Par exemple :

Demander l’extraction des fichiers

Lorsque vous avez besoin d’extraction d’un fichier, vous êtes sûr de que ce qu’une seule personne peut modifier le fichier jusqu'à ce qu’il soit archivé. Pour demander une documents extraction empêche plusieurs personnes d’apporter des modifications en même temps, qui peut créer des conflits de modification et prêter à confusion. Demande d’extraction peut également aider à Rappelez aux membres de l’équipe pour ajouter un commentaire lors de l’archivage du fichier, afin que vous pouvez suivre plus facilement ce qui a changé dans chaque version. Pour plus d’informations, voir configurer une bibliothèque afin d’exiger l’extraction des fichiers.

Suivre les versions

Si vous souhaitez conserver les versions précédentes de fichiers, bibliothèques peuvent vous aider à suivre, stocker et restaurer les fichiers. Vous pouvez choisir effectuer le suivi de toutes les versions de la même façon. Ou vous pouvez choisir de désigner certaines versions comme majeures, par exemple en ajoutant un nouveau chapitre à un manuel et d’autres versions comme mineures, telles que la correction d’une faute d’orthographe. Pour aider à gérer l’espace de stockage, vous pouvez choisir le nombre de chaque type de version que vous voulez stocker. Pour plus d’informations sur le contrôle de version, voir comment fonctionne-t-il dans une liste ou une bibliothèque ?.

Vous pouvez spécifier que l’approbation d’un document est requise. Documents restent dans un état d’attente jusqu'à ce qu’ils sont approuvés ou rejetés par une personne qui dispose des autorisations nécessaires pour le faire. Vous pouvez contrôler les groupes d’utilisateurs peuvent consulter un document avant d’être approuvée. Cette fonctionnalité peut être utile si votre bibliothèque contient des instructions importantes ou procédures qui doivent être finale avant que d’autres personnes les voir. Pour plus d’informations sur l’approbation du document, voir demander l’approbation des éléments dans une liste ou bibliothèque.

Bibliothèques prend en charge la technologie RSS, afin que les membres de votre groupe de travail peuvent automatiquement recevoir et afficher les mises à jour, ou flux, de news et d’informations dans un emplacement unique. Vous pouvez utiliser la technologie RSS pour vous avertir de toute modification apportée à une bibliothèque, par exemple quand modifier les fichiers qui sont stockés dans la bibliothèque. Flux RSS permettent aux membres de votre groupe de travail afficher la liste consolidée des fichiers qui ont été modifiées. Vous pouvez également créer des alertes par courrier électronique, afin que vous êtes averti lorsque des fichiers changent. Pour plus d’informations sur les flux RSS, voir les flux RSS de gestion d’un site ou une collection de sites.

Un type de bibliothèque ou le contenu de document peut être des flux de travail que votre organisation a définis pour les processus d’entreprise, telles que la gestion d’approbation du document ou passez en revue. Votre groupe pouvez appliquer des processus métiers à ses documents, connus sous le flux de travail, qui spécifient les actions qui doivent être effectuées dans une séquence, tels que l’approbation ou traduction des documents. Un flux de travail est une façon automatisée déplacement de documents ou éléments via une séquence d’actions ou tâches. Trois flux de travail est disponibles pour les bibliothèques par défaut : approbation, qui achemine un document vers un groupe de personnes pour approbation ; Recueillir les commentaires, qui envoie un document à un groupe de personnes pour obtenir des commentaires et renvoie le document à la personne qui a ouvert le flux de travail en tant que compilation ; et collecte des Signatures, qui achemine un document vers un groupe de personnes pour recueillir leurs signatures numériques. Pour plus d’informations sur les flux de travail, voir Présentation des flux de travail inclus dans SharePoint

Si votre groupe travaille sur plusieurs types de fichiers, tels que les feuilles de calcul, des présentations et des documents, vous pouvez étendre la fonctionnalité de votre bibliothèque en activant et en définissant plusieurs types de contenu. Types de contenus apportent flexibilité et cohérence entre plusieurs bibliothèques. Chaque type de contenu peut spécifier un modèle et même des processus de flux de travail. Les modèles agissent en tant que point de départ, de mise en forme et le texte réutilisable et des propriétés qui s’appliquent aux documents de ce type, tels que nombre nom ou contrat de service. Pour plus d’informations sur les types de contenu, voir Présentation des types de contenu et à la publication du type de contenu

Si vous avez un groupe de fichiers sensibles, et il est utile de connaître la façon dont les documents ont été utilisées, vous pouvez définir une stratégie qui vous permet d’activer le suivi de « Audit » des événements, tels que les modifications de fichier, copies ou suppression. Pour plus d’informations sur la configuration d’audit, consultez configurer paramètres d’audit pour une collection de sites

Cycle de vie et déclassement des sites

Les sites tels que les sites de travail de documents et les sites de discussion ont tendance à rester en place même après qu’ils sont devenus inutiles. Ils occupent ainsi un espace de stockage précieux et parasitent les résultats de recherche. Il peut être utile de définir un calendrier pour la révision des sites et de leur contenu (au moins une fois par an) pour déterminer s’ils valent la peine d’être conservés.

Il est préférable de ne pas oublier, trop, que le modèle de gouvernance plus grande de votre organisation peut-être également être à l’affût des sites obsolètes dans. Par exemple, un administrateur peut supprimer automatiquement les sites qui ont été intacts pendant 90 jours. En tant que propriétaire de site, vous recevez un courrier électronique avertissement que cela a été va-t-il se passer. Pour plus d’informations sur les stratégies de cycle de vie et déclassement, voir stratégies de fermeture de Site.

Limites de stockage

Un administrateur peut avoir défini une limite en termes de quantité de stockage disque que votre groupe peut utiliser. Vous devez déterminer s’il existe une limite et, le cas échéant, décider comment vous allez la répartir entre vos sites, pages et bibliothèques.

Par défaut, SharePoint Server impose une limite de 50 Mo pour la taille d’un document unique pouvant être téléchargé dans une bibliothèque de documents. En outre, par défaut, les propriétaires de sites d’équipe reçoivent une alerte lorsque le stockage atteint 90 % du quota.

Une fois que vous savez quelles sont les limites, vous pouvez utiliser des fonctionnalités telles que la version ou suivi pour vous assurer que votre site est conforme à leur d’audit. Pour plus d’informations, voir Gérer les limites de stockage de collection de sites.

Personnalisation

Il est fort probable que votre organisation dispose d’une stratégie de marque standardisée, de modèles de sites ou de mises en page de sites qui sont préférés ou obligatoires. Jusqu’à quel point les utilisateurs peuvent-ils aller lorsqu’ils personnalisent leurs sites et leurs pages ?

Pour contrôler la personnalisation, vous pouvez décider de verrouiller qui dans votre équipe est autorisé à personnaliser, ou vous pouvez choisir d’utiliser des mises en page standardisées pour vous assurer que certains critères sont remplis, tels que l’affichage du propriétaire du site dans le coin supérieur gauche de tous les sites.

Vous pouvez également définir des instructions relatives aux fonctionnalités exploitables par les personnes sur leurs sous-sites. Par exemple, vous pouvez inviter les personnes à ne pas utiliser les composants WebPart nécessitant un codage personnalisé.

À l’autre extrémité du spectre, vous pouvez également fournir SharePoint Designer à tous les membres de votre équipe, de façon à leur permettre d’effectuer les modifications qu’ils veulent.

Pour plus d’informations sur la personnalisation de site, voir Personnaliser votre site d’équipe ou Introduction à la personnalisation des sites et des pages.

Paramètres de

Des commandes de navigation permettent aux utilisateurs de consulter les contenus dont ils ont besoin. La barre de liens supérieure et la barre Lancement rapide sont deux commandes de navigation que vous pouvez personnaliser.

À l’aide des pages de paramètres de chaque liste ou bibliothèque, vous pouvez choisir les listes et les bibliothèques qui doivent apparaître dans Lancement rapide. Vous pouvez également modifier l’ordre des liens, ajouter ou supprimer des liens, et ajouter ou supprimer des sections dans lesquelles les liens sont organisés. Par exemple, si vous avez trop de listes dans la section Liste, vous pouvez ajouter une nouvelle section appelée Listes de tâches, où vous pouvez inclure des liens vers vos listes de tâches.

La barre de liens supérieure permet aux utilisateurs de votre site d’accéder aux autres sites de la collection de sites, en affichant une rangée d’onglets dans la partie supérieure de chaque page de votre site. Lorsque vous créez un site, vous pouvez choisir d’inclure ou non ce site dans la barre de liens supérieure de son site parent et d’utiliser ou non la barre de liens supérieure du site parent.

Pour plus d’informations sur la navigation de site, voir Introduction à la navigation du site ou Personnaliser la navigation sur votre site d’équipe

Rechercher

Le contenu apparaît à de nombreux endroits, notamment dans des sites, listes, bibliothèques, composants WebPart et colonnes. Par défaut, lorsque quelqu’un effectue une recherche sur votre site, tout le contenu sur le site de l’un de ses sous-sites apparaît dans les résultats de recherche.

En tant que propriétaire de site, vous pouvez choisir si le contenu de votre site doit apparaître ou non dans les résultats de recherche. Lorsque vous empêchez l’affichage du contenu d’un site dans les résultats de recherche, le contenu de tous ses sous-sites est également bloqué.

Par défaut, le contenu affecté d’autorisations restreintes n’apparaît pas dans les résultats de recherche pour les utilisateurs ne disposant pas d’autorisations en lecture pour ce contenu. Vous pouvez changer cela de façon à ce que le contenu restreint s’affiche dans les résultats de recherche, sans que les utilisateurs puissent ouvrir le contenu pour lequel ils ne disposent pas d’autorisation.

Pour plus d’informations sur la recherche, consultez Présentation de l’administration de la recherche SharePoint Online ou configurer un composant WebPart recherche de contenu dans SharePoint .

Rôles et responsabilités liés à la prise en charge du site

Il peut être intéressant de définir les rôles et responsabilités de façon à réduire le chaos pouvant se produire sur un site lorsque les membres du personnel rejoignent ou quittent une équipe. Voici quelques éléments qu’il est bon de définir par rapport à qui fait quoi sur votre site :

  • Formation : une formation sur la navigation de base, la recherche et la gestion de documents peut être très utile pour les personnes découvrant le produit.

  • Support : vous souhaiterez peut-être désigner un spécialiste dans votre équipe qui sera chargé de la résolution des problèmes et qui fera office de liaison avec un administrateur.

  • Compatibilité avec les instructions légales ou organisationnelles : parfois, il peut s’agir uniquement de tenir à jour les liens en fonction d’instructions appropriées, mais il est utile d’avoir une personne responsable de cette tâche.

Pour les rôles sur plus, voir planifier les sites et gérer les utilisateurs ou Gérer les administrateurs pour une collection de sites .

Protection des données

Fonctionnalités de sauvegarde et de récupération de protéger vos données contre toute perte accidentelle. La fréquence de sauvegarde et de la vitesse et le niveau de récupération sont configurés par un administrateur. Voir vue d’ensemble de sauvegarde et de restauration dans SharePointou Gérer la Corbeille d’une collection de sites SharePoint Online

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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