Vue d’ensemble des stratégies de suppression de documents

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Important : Aller plus loin, nous vous recommandons d’utiliser une stratégie de rétention ou étiquettes créées dans la sécurité et le centre de conformité à la place d’une stratégie de suppression du document. Règles de suppression de document continueront à fonctionner côte à côte avec les stratégies de rétention, mais si vous avez besoin de conserver ou de supprimer le contenu n’importe où dans Office 365, nous vous conseillons d’utiliser une stratégie de rétention. Pour plus d’informations, voir utiliser une stratégie de rétention au lieu de ces fonctionnalités.

Votre organisation peut nécessaire pour conserver les documents pour une période donnée, en raison de conformité, juridique, ou autres besoins de l’entreprise. Toutefois, si votre organisation conserve les documents plus longtemps que nécessaire, vous créez un risque juridique inutile. Le fait avec une stratégie de suppression de document, vous pouvez réduire les risques en supprimant des documents dans un site après une période spécifique, par exemple, vous pouvez supprimer les documents dans les sites OneDrive Entreprise utilisateurs cinq ans une fois que les documents ont été créés.

Règles de suppression de document sont puissants et flexible — par exemple, vous pouvez :

  • permettre aux propriétaires de sites de choisir parmi les stratégies que vous créez et gérez de manière centralisée ; permettre également aux propriétaires de sites de refuser complètement s’ils décident qu’une stratégie ne s’applique pas à leur contenu ;

  • Appliquer une stratégie obligatoire unique sur tous les sites d’une collection de sites, telles que tous les sites OneDrive Entreprise, ou encore appliquer une stratégie sur toutes les collections de sites créées à partir d’un modèle de collection de sites spécifiques, tels que le modèle de Site d’équipe.

  • fournir une stratégie par défaut avec une règle par défaut qui sera appliquée automatiquement sans aucune action requise par les propriétaires de sites ;

  • créer une stratégie qui inclut plusieurs règles de suppression parmi lesquelles un propriétaire de site peut effectuer son choix.

Vous créez et gérez des règles de suppression de document en utilisant le centre de stratégie de suppression de Document, que vous trouverez sous rétention dans l' Office 365 Centre de sécurité et conformité. Vous pouvez également créer le centre de stratégie manuellement en Création de la collection de sites et en choisissant Centre des stratégies de conformité sous l’onglet entreprise. Chaque client peut avoir qu’un seul centre de stratégie de suppression de documents, et il vous allez créé automatiquement si vous démarrez à partir de la Centre de sécurité et conformité.

Page d’accueil du centre de stratégies de suppression de documents

Quand utiliser les stratégies de suppression de documents

En plus de règles de suppression de document, Office 365 fournit les stratégies de rétention pour le contenu de site :

Chaque type de stratégie convient le mieux pour un type spécifique de site ou de données. Par exemple, votre organisation peut avoir un site hautement structuré qui utilise des types de contenu tels qu’un site financier pour des contrats ou une base de connaissances pour des articles. Dans ce cas, vous pouvez utiliser des stratégies de type de contenu. Il se peut que votre organisation doive conserver des documents juridiques et, dans ce cas, vous pouvez utiliser des types de contenu et un centre des enregistrements pour mettre en œuvre un plan de gestion de fichiers.

Les stratégies de suppression de documents ne remplacent pas les stratégies de gestion des enregistrements ou de gestion des informations, qui sont mieux adaptées aux données structurées et aux types de contenu. Vous devez plutôt utiliser des stratégies de suppression de documents lorsque vous devez gérer globalement la suppression automatique de données non structurées telles que des sites OneDrive Entreprise et des sites d’équipe.

Schéma montrant les options de rétention pour le contenu du site

Si vous appliquez une stratégie de suppression de documents à un site qui utilise déjà des stratégies de type de contenu ou des stratégies de gestion des informations pour une liste ou une bibliothèque, ces stratégies sont ignorées alors que la stratégie de suppression de documents est appliquée. Cela signifie que vous devez prévoir qu’un site n’utilise que des stratégies destinées à du contenu structuré ou non structuré, et non les deux. Pour plus d’informations sur la façon dont les stratégies de suppression de documents remplacent d’autres stratégies, consultez la rubrique Apply or remove a document deletion policy for a site.

Contrairement à d’autres stratégies, les stratégies de suppression de documents fonctionnent uniquement sur les bibliothèques de documents, et non sur les listes.

Règles et stratégies de suppression

Une stratégie de suppression de documents contient une ou plusieurs règles de suppression qui spécifient :

  • la période de temps jusqu’à la suppression ;

  • si la date de suppression doit être calculée à partir de la date de création du document ou de la date de dernière modification ;

  • si le document doit être supprimé de manière permanente ou placé dans la Corbeille.

Si une stratégie contient plusieurs règles, les propriétaires de sites peuvent choisir la règle qui s’applique le mieux à leur contenu.

Page Nouvelle règle de suppression

Stratégies et affectations

Après avoir créé une stratégie de suppression de document, vous pouvez l’affecter à un modèle de collection de sites du site, par exemple, vous pouvez affecter une stratégie au modèle OneDrive Entreprise afin qu’elle inclue site OneDrive de tous les utilisateurs. Lorsque vous affectez une stratégie à un modèle de collection de sites, cela s’applique à toutes les collections de site déjà créées à partir de ce modèle, en plus de toutes les collections de site créé à partir de ce modèle à l’avenir.

Page Choisir un modèle affichant l’option OneDrive

Vous pouvez également affecter une stratégie à une collection de sites spécifique pour remplacer toutes les stratégies affectées à ce modèle de collection de sites. Par exemple, vous pouvez affecter des stratégies au modèle de site d’équipe, mais les remplacer ensuite en appliquant un ensemble de stratégies différent à une collection de sites spécifique créée à partir de ce modèle.

Une stratégie obligatoire ou un éventail de plusieurs stratégies dans lequel effectuer un choix

Lorsque vous affectez une stratégie, vous pouvez la rendre obligatoire pour que seule cette stratégie puisse être affectée et appliquée à tous les sites de la collection de sites. Les propriétaires de sites ne peuvent pas refuser une stratégie obligatoire, ce qui signifie que les documents du site seront soumis à la stratégie de suppression, quelle qu’elle soit.

Au lieu de rendre une stratégie unique obligatoire, vous pouvez aussi affecter plusieurs stratégies à une collection de sites, ce qui permet à chaque propriétaire de site de choisir la stratégie à appliquer à son site, ou même de la refuser complètement. Par exemple, vous pouvez créer une stratégie pour des documents commerciaux généraux et une autre stratégie pour des documents financiers ayant une planification de rétention différente. Un propriétaire de site connaît souvent mieux le contenu de son site et donc la stratégie de suppression de documents à appliquer. Chaque site ne peut avoir qu’une seule stratégie qui lui est appliquée.

Une règle ou plusieurs règles parmi lesquelles choisir

À son tour, chaque stratégie peut contenir plusieurs règles, par exemple, une stratégie de suppression des documents professionnels général peut avoir deux règles :

  • les documents n’ayant pas besoin d’être conservés par obligation légale ou pour des activités en cours ne doivent pas être conservés pendant plus d’un an après leur création :

  • les documents nécessaires pour une utilisation commerciale active en cours qui sont requis pendant plus d’un an, ne doivent pas être conservés plus de trois ans après leur création.

Un propriétaire de site peut déterminer si son site contient des documents commerciaux généraux, sélectionner cette stratégie de suppression, puis sélectionner la règle appropriée de la stratégie. Vous ne pouvez sélectionner qu’une règle de la stratégie qui est actuellement appliquée au site (pas de n’importe quelle stratégie), et la règle s’applique à toutes les bibliothèques de documents du site.

Relation entre les collections de sites, les stratégies et les règles

La relation de base est la suivante :

Une collection de sites ou un modèle de collection de sites peut avoir une ou plusieurs stratégies qui lui sont affectées, et chacune de ces stratégies peut avoir une ou plusieurs règles. Cependant, il ne peut y avoir qu’une seule stratégie active par site, et il ne peut y avoir qu’une seule règle de suppression active à tout moment pour les bibliothèques au sein du site.

Schéma montrant la relation entre les stratégies

Les stratégies de suppression de documents sont héritées

Comme les autorisations, la navigation et de nombreuses autres fonctionnalités de site, les stratégies de suppression de documents sont héritées. Un propriétaire de site peut sélectionner une stratégie de suppression de documents pour son site, et tous les sous-sites héritent de la stratégie du parent. Le propriétaire d’un sous-site peut annuler l’héritage en sélectionnant une stratégie et une règle différentes, et cette stratégie s’applique à tous les sous-sites tant que l’héritage n’est pas de nouveau annulé.

Première affectation de stratégies de suppression de documents

Il est important de comprendre que la période spécifiée pour un document stratégie de suppression implique l’heure dans la mesure où le document a été créé ou modifié, pas la durée écoulée depuis la stratégie a été affectée. Par exemple, vous pourriez créer une stratégie de suppression de document qui supprime définitivement les documents deux ans après que qu’ils ont été créés et attribuer ensuite cette stratégie à un modèle de collection de site à partir de laquelle plusieurs collections de sites créées quatre ou cinq ans. Dans ce cas, il est probable que les collections de sites existante contient de nombreux documents qui sont déjà plus anciens que les deux années spécifiées par la stratégie de suppression, cela signifie un grand nombre de contenu sera supprimé dès après l’affectation de la stratégie de suppression de document pour la première fois.

Lorsque vous affectez la stratégie pour la première fois, tous les documents du site sont évalués et supprimés s’ils répondent aux critères. Cela s’applique à tous les documents existants, et non simplement aux documents créés depuis l’affectation de la stratégie. Et n’oubliez pas que la période de temps est liée à l’âge de chaque document, et non au moment de la première affectation de la stratégie.

Par conséquent, avant d’affecter une stratégie à un site pour la première fois, vous devez d’abord tenir compte de l’âge du contenu existant et de la façon dont la stratégie peut avoir une incidence sur le contenu existant. Vous pouvez également communiquer la nouvelle stratégie aux propriétaires de sites avant de l’affecter, pour leur donner le temps d’évaluer les incidences éventuelles.

Décalage de la propagation des stratégies

Une fois que vous avez affecté des stratégies à une collection de sites, les propriétaires de sites utilisent le lien Stratégies de suppression de documents sur la page Paramètres du site pour afficher et appliquer les stratégies disponibles pour le site.

Le lien Stratégies de suppression de Document n’apparaisse pas, à moins que les stratégies ont été affectées à la collection de sites. En outre, le lien ne s’affiche pas immédiatement après stratégies ont été affectées au site, cela peut prendre jusqu'à 24 heures après lorsque les stratégies sont attribuées lorsque le lien Stratégies de suppression de Document s’affiche.

Autorisations

Les membres de votre équipe de conformité qui utiliseront le centre de stratégies de suppression de documents doivent disposer d’autorisations d’accès à la fois au centre de stratégies et aux collections de sites auxquels des stratégies seront appliquées. Nous vous recommandons de :

  1. Créer un groupe de sécurité qui contient tous les utilisateurs du centre de stratégie de suppression de Document, il est probable votre équipe de gestion des stratégies de conformité. Pour plus d’informations, consultez Les groupes de sécurité Manage Mail-Enabled .

  2. Dans le centre de stratégie de suppression de Document, attribuer la collection de sites, autorisations de propriétaire au groupe de sécurité. Pour plus d’informations, voir autorisations pour les administrateurs de collections de site .

  3. Dans chaque collection de sites à laquelle vous devez affecter des stratégies de suppression de documents, affectez des autorisations de propriétaire de collection de sites au groupe de sécurité.

Fonctionnement des stratégies de suppression de documents avec des stratégies de blocage

Une stratégie de blocage garantit que tout le contenu est conservé pendant une période de temps donnée, tandis qu’une stratégie de suppression de documents garantit que tout le contenu est supprimé après une période de temps spécifique.

Si vous devez conserver des documents pendant une période de temps fixe, vous pouvez utiliser une stratégie de blocage avec une stratégie de suppression. Par exemple, vous pourriez bloquer des documents pendant trois ans après leur modification, puis configurer une stratégie de suppression pour supprimer ces documents trois ans après leur dernière modification.

Notez qu’une stratégie de suppression ne peut pas substituer un blocage. Si un site est bloqué et qu’une stratégie de suppression supprime un document, le document sera conservé dans la bibliothèque de conservation comme s’il avait été supprimé manuellement.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

Voir aussi

Créer une stratégie de suppression de document

Appliquer ou supprimer une stratégie de suppression de document pour un site

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