Vue d’ensemble des stratégies de rétention

Pour la plupart des organisations, le volume et la complexité de leurs données augmentent quotidiennement (e-mails, documents, messages instantanés, etc.). La gestion et le pilotage efficace de ces informations sont importants pour les raisons suivantes :

  • Vous devez respecter de façon proactive les réglementations du secteur et les stratégies internes qui vous demandent de conserver le contenu pendant une période minimale. Par exemple, la loi Sarbanes-Oxley peut vous demander de conserver certains types de contenu pendant 7 ans.

  • Vous devez réduire les risques en cas de litige ou de violation de la sécurité en supprimant définitivement le contenu ancien qu’il n’est plus nécessaire de conserver.

  • Vous devez aider votre organisation à partager ses connaissances de façon efficace et à être plus agile en veillant à ce que vos utilisateurs utilisent uniquement le contenu qui leur est accessible et pertinent.

Une stratégie de rétention dans Office 365 peut vous aider à atteindre ces objectifs. La gestion du contenu nécessite généralement deux actions :

  • La conservation du contenu afin que celui-ci ne soit pas définitivement supprimé avant la fin de la période de rétention.

  • La suppression définitive du contenu à la fin de la période de rétention.

Une stratégie de rétention a les avantages suivants :

  • Décidez de façon proactive de conserver et/ou de supprimer le contenu.

  • Appliquez une stratégie unique à l’ensemble de votre organisation ou seulement à quelques emplacements ou utilisateurs.

  • Appliquez une stratégie à tout le contenu ou seulement au contenu répondant à certaines conditions, par exemple le contenu ayant des mots clés spécifiques ou des types spécifiques d’informations sensibles.

Lorsque le contenu est soumis à une stratégie de rétention, les utilisateurs peuvent continuer à le modifier et à l’utiliser comme si rien n’avait changé, car le contenu est conservé sur place, à son emplacement d’origine. Toutefois, si quelqu’un modifie ou supprime le contenu qui est soumis à la stratégie, une copie est enregistrée dans un emplacement sécurisé où elle est conservée tant que la stratégie est en vigueur.

Enfin, certaines organisations doivent respecter des réglementations, comme la règle 17a-4 de la SEC (Securities and Exchange Commission), stipulant qu’après l’activation d’une stratégie de rétention, celle-ci ne peut pas être désactivée ni rendue moins restrictive. Pour remplir cette obligation, vous pouvez utiliser le verrouillage de conservation. Une fois la stratégie verrouillée, personne ne peut la désactiver ni la rendre moins restrictive, pas même l’administrateur.

Pour créer et gérer des stratégies de rétention, utilisez la page Rétention du Centre de sécurité et conformité Office 365.

Page Rétention dans le Centre de sécurité et conformité

Remarque : Pour inclure une boîte aux lettres Exchange Online dans une stratégie de rétention, une licence Exchange Online (plan 2) doit lui être attribuée. Si une licence Exchange Online (plan 1) est attribuée à une boîte aux lettres, vous devez affecter une licence Archivage Exchange Online distincte pour l’inclure dans une stratégie de rétention.

Contenu

Fonctionnement d’une stratégie de rétention avec du contenu inaltérable

Lorsque vous incluez un emplacement tel qu’un site ou une boîte aux lettres dans une stratégie de rétention, le contenu reste dans son emplacement d’origine. Les utilisateurs peuvent continuer à travailler avec leurs documents ou le courrier comme si rien n’avait changé. Toutefois, s’ils modifient ou suppriment le contenu qui est inclus dans la stratégie, une copie du contenu tel qu’il était lorsque vous avez appliqué la stratégie est conservée.

Pour les sites, une copie du contenu d’origine est conservée dans la bibliothèque de conservation et de préservation des documents lorsque les utilisateurs modifient ou suppriment ce contenu ; pour le courrier et les dossiers publics, la copie est conservée dans le dossier Éléments récupérables. Ces emplacements sécurisés et le contenu conservé ne sont pas visibles pour la plupart des utilisateurs. Avec une stratégie de rétention, les personnes n’ont même pas besoin de savoir que leur contenu est soumis à la stratégie.

Remarques :

  • Le contenu Skype est stocké dans Exchange, où la stratégie est appliquée selon le type de message (courrier ou conversation).

  • Une stratégie de rétention appliquée à un groupe Office 365 inclut la boîte aux lettres de groupe et le site.

Contenu dans les comptes OneDrive et les sites SharePoint

Une stratégie de rétention est appliquée au niveau d’un site. Lorsque vous incluez un site SharePoint ou un compte OneDrive dans une stratégie de rétention, une bibliothèque de conservation et de préservation des documents est créée, le cas échéant. La plupart des utilisateurs ne peuvent pas visualiser cette bibliothèque, car elle est visible uniquement par les administrateurs des collections de sites.

Si une personne tente de modifier ou de supprimer le contenu dans un site qui est soumis à une stratégie de rétention, la stratégie vérifie d’abord si le contenu a été modifié depuis qu’elle a été appliquée. S’il s’agit du premier changement depuis l’application de la stratégie, la stratégie de rétention copie le contenu dans la bibliothèque de conservation et de préservation des documents, puis permet à la personne de modifier ou de supprimer le contenu d’origine. Notez que tout le contenu du site peut être copié dans la bibliothèque de conservation et de préservation des documents, même si le contenu ne correspond pas à la requête utilisée par la stratégie de rétention.

Ensuite, un travail du minuteur nettoie la bibliothèque de conservation et de préservation des documents. Ce travail s’exécute régulièrement et compare tout le contenu de la bibliothèque de conservation et de préservation des documents à l’ensemble des requêtes utilisées par les stratégies de rétention sur le site. Sauf si le contenu correspond à au moins une des requêtes, le travail du minuteur supprime définitivement le contenu de la bibliothèque de conservation et de préservation des documents.

Le comportement précédent s’applique au contenu qui existe quand la stratégie de rétention est appliquée. En outre, tout contenu créé ou ajouté au site après avoir été inclus dans la stratégie est conservé après la suppression. Toutefois, le nouveau contenu n’est pas copié dans la bibliothèque de conservation et de préservation des documents la première fois qu’il est modifié, uniquement lorsqu’il est supprimé. Pour conserver toutes les versions d’un fichier, vous devez activer le contrôle de version (voir la section suivante).

Diagramme de flux de rétention dans SharePoint et OneDrive

Une fois qu’une stratégie de rétention a été affectée à un compte OneDrive ou à un site SharePoint, le contenu est traité de l’une des façons suivantes :

  1. Si le contenu est modifié ou supprimé pendant la période de rétention, une copie du contenu d’origine tel qu’il existait lors de l’attribution de la stratégie de rétention est créée dans la bibliothèque de conservation et de préservation des documents. Ici, un travail de minuteur s’exécute régulièrement et identifie les éléments dont la période de rétention a expiré. Ces éléments sont ensuite supprimés définitivement dans un délai de sept jours après la fin de la période de rétention.

  2. Si le contenu n’est ni modifié ni supprimé pendant la période de rétention, il est déplacé vers la Corbeille premier niveau à la fin de la période de rétention. Si un utilisateur supprime le contenu à partir de là ou vide cette Corbeille (action également nommée « purge »), le document est déplacé vers la Corbeille second niveau. Une période de rétention de 93 jours concerne aussi bien la Corbeille premier niveau que la Corbeille second niveau. À la fin des 93 jours, le document est définitivement supprimé de l’emplacement en question (Corbeille de premier niveau ou second niveau). Notez que la Corbeille n’est pas indexée et par conséquent que la recherche n’y trouve pas de contenu. Cela signifie qu’une conservation eDiscovery ne trouve aucun contenu à conserver dans la Corbeille.

Contenu des boîtes aux lettres et dossiers publics

Pour le courrier, le calendrier et d’autres éléments d’un utilisateur, une stratégie de rétention est appliquée au niveau d’une boîte aux lettres. Pour un dossier public, une stratégie de rétention est appliquée au niveau du dossier, et non au niveau de la boîte aux lettres. Les boîtes aux lettres et les dossiers publics utilisent le dossier Éléments récupérables pour conserver des éléments. Seules les personnes disposant d’autorisations eDiscovery peuvent afficher les éléments dans le dossier Éléments récupérables d’un autre utilisateur.

Par défaut, lorsqu’un utilisateur supprime un message dans un dossier autre que le dossier Éléments supprimés, le message est déplacé vers le dossier Éléments supprimés. Lorsqu’une personne supprime un élément dans le dossier Éléments supprimés, le message est déplacé vers le dossier Éléments récupérables. En outre, une personne peut supprimer (récupération possible) un élément (Maj+Suppr) dans n’importe quel dossier, ce qui permet d’ignorer le dossier Éléments supprimés et de déplacer directement l’élément dans le dossier Éléments récupérables.

Un processus analyse régulièrement les éléments du dossier Éléments récupérables. Si un élément ne correspond pas aux règles d’au moins une stratégie de rétention, l’élément est supprimé définitivement du dossier Éléments récupérables.

Lorsqu’une personne tente de modifier certaines propriétés d’un élément de boîte aux lettres (objet, corps, pièces jointes, expéditeurs et destinataires ou date d’envoi ou de réception d’un message), une copie de l’élément d’origine est enregistrée dans le dossier Éléments récupérables avant la validation de la modification. Cela se produit à chaque modification ultérieure. À la fin de la période de rétention, les copies présentes dans le dossier Éléments récupérables sont supprimées définitivement.

Si un utilisateur quitte votre organisation et que sa boîte aux lettres est incluse dans une stratégie de rétention, celle-ci devient inactive lorsque le compte Office 365 de l’utilisateur est supprimé. Le contenu d’une boîte aux lettres inactive est toujours soumis à une stratégie de rétention qui a été appliquée à la boîte aux lettres avant sa désactivation et le contenu est accessible dans une recherche eDiscovery. Pour plus d’informations, consultez Boîtes aux lettres inactives dans Exchange Online.

Diagramme du flux de rétention dans les dossiers de courrier et publics

Une fois qu’une stratégie de rétention a été affectée à une boîte aux lettres ou à un dossier public, le contenu est traité comme suit :

  1. Si l’élément est modifié ou supprimé définitivement par l’utilisateur (par MAJ + SUPPR ou supprimé du dossier Éléments supprimés) pendant la période de rétention, l’élément est déplacé (ou copié, dans le cas d’une modification) dans le dossier Éléments récupérables. Ici, un traitement s’exécute régulièrement et identifie les éléments dont la période de rétention a expiré et ceux-ci sont supprimés définitivement dans un délai de 14 jours après la fin de la période de rétention. Notez que le paramètre par défaut est de 14 jours, mais qu’il peut être configuré sur 30 jours.

  2. Si l’élément n’est ni modifié ni supprimé pendant la période de rétention, ce même processus s’exécute régulièrement sur tous les dossiers de la boîte aux lettres et identifie les éléments dont la période de rétention a expiré. Ceux-ci sont alors supprimés définitivement dans les 14 jours suivant la fin de la période de rétention. Notez que le paramètre par défaut est de 14 jours, mais qu’il peut être configuré sur 30 jours.

Fonctionnement d’une stratégie de rétention avec les versions d’un document dans un site

Une stratégie de rétention ne conserve pas automatiquement toutes les versions d’un document dans un compte OneDrive ou un site SharePoint. Pour ce faire, vous devez activer le contrôle de version pour les bibliothèques de documents dans le site. Pour plus d’informations, consultez Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

Si un document est supprimé d’un site qui est conservé et que le contrôle de version des documents est activé pour la bibliothèque, toutes les versions du document supprimé sont conservées.

Si le contrôle de version des documents n’est pas activé et qu’un élément est soumis à plusieurs stratégies de rétention, la version qui est conservée est celle qui est en cours lorsque chaque stratégie de rétention prend effet. Par exemple, si la version 27 d’un élément est la plus récente lorsque le site est conservé la première fois, et que la version 51 est la plus récente lorsque le site est conservé la deuxième fois, les versions 27 et 51 sont conservées.

Conservation du contenu pendant une période spécifique

Avec une stratégie de rétention, vous pouvez conserver le contenu indéfiniment ou pour un nombre déterminé de jours, mois ou années. Notez que la durée pendant laquelle le contenu est conservé est calculée selon l’ancienneté du contenu, et non à partir du moment où la stratégie de rétention est appliquée. Vous pouvez choisir si l’ancienneté est basée sur la date de création du contenu ou (pour OneDrive et SharePoint) sur la dernière date de modification.

Par exemple, si vous souhaitez conserver le contenu d’un site pendant sept ans depuis la date de dernière modification, et qu’un document dans ce site n’a pas été modifié en six ans, le document est conservé pendant un an de plus uniquement s’il n’est pas modifié. Si le document est modifié de nouveau, l’ancienneté du document est calculée à partir de la nouvelle date de dernière modification et le document est conservé pendant sept ans supplémentaires.

De même, si vous voulez conserver le contenu d’une boîte aux lettres pendant sept ans et qu’un message a été envoyé il y a six ans, le message est conservé pendant un an seulement. Pour le contenu Exchange, l’ancienneté est toujours basée sur la date de réception ou d’envoi (identiques). La conservation du contenu en fonction de la date de dernière modification s’applique uniquement au contenu de site dans OneDrive et SharePoint.

Vous pouvez choisir si vous souhaitez que le contenu soit supprimé de façon définitive à la fin de la période de rétention. Une stratégie de rétention peut également supprimer l’ancien contenu sans le conserver (voir la section suivante).

Page Paramètres de conservation

Suppression du contenu antérieur à une date spécifique

Une stratégie de rétention peut soit conserver puis supprimer le contenu, soit supprimer le contenu ancien sans le conserver.

Si votre stratégie de rétention supprime le contenu, il est important de comprendre que la durée spécifiée pour une stratégie de rétention est calculée à partir du moment où le contenu a été créé ou modifié, et pas à partir du moment où la stratégie a été attribuée.

Paramètres de suppression

Par exemple, supposons que vous créez une stratégie de rétention qui supprime le contenu au bout de trois ans, puis que vous affectez cette stratégie à tous les comptes OneDrive, qui contiennent un grand volume de contenu qui a été créé il y a quatre ou cinq ans. Dans ce cas, une grande partie du contenu est supprimée peu après l’attribution de la stratégie de rétention pour la première fois. Pour cette raison, une stratégie de rétention qui supprime le contenu peut avoir un impact considérable sur votre contenu.

Par conséquent, avant d’affecter une stratégie de rétention à un site pour la première fois, vous devez tenir compte de l’ancienneté du contenu existant et de la façon dont la stratégie peut avoir une incidence sur le contenu. Vous pouvez également communiquer la nouvelle stratégie à vos utilisateurs avant de l’affecter, pour leur donner le temps d’évaluer les incidences éventuelles. Notez que cet avertissement apparaît quand vous passez en revue les paramètres de votre stratégie de rétention juste avant sa création.

Avertissement sur la suppression de contenu

Paramètres avancés qui appliquent une stratégie uniquement au contenu qui répond à certaines conditions

Une stratégie de rétention peut s’appliquer à tout le contenu situé dans les emplacements associés ou vous pouvez choisir d’appliquer une stratégie de rétention uniquement au contenu qui contient des mots clés spécifiques ou des types spécifiques d’informations sensibles.

Options de conservation avancée

Conserver le contenu comportant des mots clés spécifiques

Vous pouvez appliquer une stratégie de rétention uniquement au contenu qui répond à certaines conditions et mener des actions de rétention uniquement au niveau de ce contenu. Les conditions actuellement disponibles prennent en charge l’application d’une stratégie de rétention à du contenu comprenant des mots ou phrases spécifiques. Vous pouvez affiner votre requête en utilisant des opérateurs de recherche tels que ET, OU et PAS. Pour plus d’informations sur ces opérateurs, consultez Requêtes par mots clés et conditions de recherche pour la recherche de contenu.

L’ajout de propriétés interrogeables (par exemple, objet :) sera prochainement pris en charge.

Notez que la rétention basée sur une requête utilise l’index de recherche pour identifier le contenu.

Éditeur de requête

Conserver le contenu comportant des informations sensibles

Vous pouvez également appliquer une stratégie de rétention uniquement au contenu qui contient des types spécifiques d’informations sensibles. Par exemple, vous pouvez choisir d’appliquer des exigences de rétention unique seulement au contenu qui comprend des informations d’identification personnelle (PII) telles que les identifiants fiscaux, les numéros de sécurité sociale ou les numéros de passeport.

Page Types d’informations sensibles

Remarques :

  • La rétention avancée des informations sensibles ne s’applique pas aux dossiers publics Exchange ou Skype Entreprise, car ces emplacements ne prennent pas en charge les types d’informations sensibles.

  • Vous devez comprendre que Exchange Online utilise les règles de transport pour identifier les informations sensibles. Par conséquent, cela fonctionne uniquement sur les messages en transit, et non sur tous les éléments déjà stockés dans une boîte aux lettres. Pour Exchange Online, cela signifie qu’une stratégie de rétention peut identifier les informations sensibles et mener des actions de rétention uniquement sur les messages qui arrivent après l’application de la stratégie à la boîte aux lettres. (Notez que la rétention basée sur les requêtes décrite dans la section précédente n’a pas cette limitation, car elle utilise l’index de recherche pour identifier le contenu).

Application d’une stratégie de rétention à l’ensemble de votre organisation ou à des emplacements spécifiques

Vous pouvez facilement appliquer une stratégie de rétention à l’ensemble de votre organisation, à des emplacements entiers ou à certains emplacements ou utilisateurs.

Stratégie à l’échelle de l’organisation

Une des fonctionnalités les plus puissantes d’une stratégie de rétention est qu’elle s’applique par défaut aux emplacements au sein d’Office 365, notamment :

  • Courrier Exchange

  • Sites SharePoint

  • Comptes OneDrive

  • Groupes Office 365 (s’applique au contenu de la boîte aux lettres, du site, des fichiers, de OneNote et des conversations d’équipe du groupe. La prise en charge du contenu dans Planner, Yammer et CRM sera bientôt disponible.)

  • Dossiers publics Exchange

Option Tous les emplacements

Autres fonctionnalités importantes d’une stratégie de rétention à l’échelle de l’organisation :

  • Il n’y a aucune limite au nombre de boîtes aux lettres ou de sites que peut inclure la stratégie.

  • Dans le cas d’Exchange, une boîte aux lettres créée après l’application de la stratégie héritera automatiquement de la stratégie.

Toutefois, il y a une limite globale de 10 stratégies à l’échelle combinée de l’organisation et des emplacements entiers (voir la section suivante) par locataire.

Une stratégie qui s’applique aux emplacements entiers

Lorsque vous choisissez des emplacements, vous pouvez facilement inclure ou exclure un emplacement entier, tel que le courrier Exchange ou les comptes OneDrive. Pour ce faire, basculez l’état de cet emplacement sur Activé ou Désactivé.

Comme avec une stratégie à l’échelle de l’organisation, si une stratégie s’applique à n’importe quelle combinaison d’emplacements entiers, il n’y a aucune limite du nombre de boîtes aux lettres ou de sites que la stratégie peut inclure. Par exemple, si une stratégie inclut tous les messages Exchange et tous les sites SharePoint, l’ensemble des sites et boîtes aux lettres sont inclus, quel que soit leur nombre. Et dans le cas d’Exchange, une boîte aux lettres créée après l’application de la stratégie héritera automatiquement de la stratégie.

Toutefois, il y a une limite combinée et globale de 10 stratégies à l’échelle de l’organisation et au niveau des emplacements entiers par locataire.

Page Sélectionner des emplacements

Une stratégie avec inclusions ou exclusions spécifiques

Vous pouvez également appliquer une stratégie de rétention à des utilisateurs spécifiques. Pour ce faire, activez l’état de cet emplacement, puis utilisez les liens pour inclure ou exclure des utilisateurs spécifiques, des groupes Office 365 ou des sites.

Toutefois, notez que les limites suivantes existent pour une stratégie de rétention qui inclut ou exclut plus de 1 000 utilisateurs spécifiques :

  • Une stratégie de rétention de ce type peut contenir 1 000 boîtes aux lettres et 100 sites au maximum.

  • Un locataire peut contenir 1 000 stratégies de rétention au maximum.

Bien que ces limites existent, sachez que vous pouvez les contourner en appliquant une stratégie à l’échelle de l’organisation ou une stratégie qui s’applique à des emplacements entiers.

Emplacements Skype

Contrairement au courrier Exchange, vous ne pouvez pas simplement activer/désactiver l’état de l’emplacement Skype de façon à inclure tous les utilisateurs, mais vous pouvez activer cet emplacement puis choisir manuellement les utilisateurs dont vous voulez conserver les conversations.

Lorsque vous choisissez des utilisateurs Skype Entreprise, vous pouvez rapidement inclure tous les utilisateurs en sélectionnant la zone Nom dans l’en-tête de colonne. Toutefois, il est important de comprendre que chaque utilisateur compte comme une inclusion spécifique dans la stratégie. Par conséquent, si vous incluez plus de 1 000 utilisateurs, les limites indiquées dans la section précédente s’appliquent. Le fait de sélectionner tous les utilisateurs Skype ici ne revient pas au même qu’une stratégie à l’échelle de l’organisation qui a été en mesure d’inclure tous les utilisateurs Skype par défaut.

Page Sélectionner des utilisateurs de Skype

Notez que Historique des conversations, un dossier dans Outlook, est une fonctionnalité qui n’a rien à voir avec l’archivage Skype. La fonctionnalité Historique des conversations peut être désactivée par l’utilisateur final, mais l’archivage pour Skype s’effectue en stockant une copie des conversations Skype dans un dossier masqué qui n’est pas accessible par l’utilisateur mais est visible par eDiscovery.

Verrouillage d’une stratégie de rétention

Certaines organisations doivent respecter des règles définies par des organismes de réglementation, comme la règle 17a-4 de la SEC (Securities and Exchange Commission), stipulant qu’après l’activation d’une stratégie de rétention, celle-ci ne peut pas être désactivée ni rendue moins restrictive. Grâce au verrouillage de conservation, vous pouvez verrouiller la stratégie afin que personne ne puisse la désactiver ni la rendre moins restrictive, pas même l’administrateur.

Après qu’une stratégie a été verrouillée, personne ne peut la désactiver ou supprimer des emplacements. De plus, il n’est pas possible de modifier ni de supprimer le contenu soumis à la stratégie pendant la période de rétention. Une fois que la stratégie est verrouillée, vous pouvez seulement la modifier en ajoutant des emplacements ou en la prolongeant. Une stratégie verrouillée peut être accrue ou étendue, mais pas réduite ni désactivée.

Par conséquent, avant de verrouiller une stratégie de rétention, il est essentiel de comprendre les exigences de conformité de votre organisation. Ne verrouillez pas une stratégie tant que vous n’êtes pas certain qu’elle répond exactement à vos besoins.

Page Verrouillage de conservation

Principes de rétention et priorités

Il est possible, voire probable, que diverses stratégies de rétention soient appliquées à du contenu, chacune étant associée à une action (conserver, supprimer ou les deux) et à une période de rétention différentes. Quelle stratégie est prioritaire ? Au niveau le plus élevé, soyez certain que le contenu conservé par une stratégie ne peut pas être supprimé définitivement par une autre.

Diagramme des principes de rétention

Pour bien comprendre comment les différentes stratégies de rétention sont appliquées au contenu, vous devez garder à l’esprit les principes de rétention suivants :

  1. La rétention prend le pas sur la suppression. Supposons qu’une stratégie de rétention stipule de supprimer les messages Exchange au bout de trois ans, et qu’une autre stratégie de rétention stipule de conserver les messages Exchange pendant cinq ans avant de les supprimer. Tout le contenu atteignant l’âge de trois ans est supprimé et masqué à la vue des utilisateurs, mais reste conservé dans le dossier Éléments récupérables jusqu’à ce qu’il atteigne l’âge de cinq ans, moment auquel il est définitivement supprimé.

  2. La période de rétention la plus longue l’emporte. Si du contenu est soumis à plusieurs stratégies de rétention, il est conservé jusqu’à la fin de la période de rétention la plus longue.

  3. L’inclusion explicite prend le pas sur l’inclusion implicite Voici ce que cela signifie :

    1. Si une étiquette avec des paramètres de rétention est attribuée manuellement (explicitement) par un utilisateur à un élément tel qu’un message Exchange ou un document OneDrive, cette étiquette l’emporte sur toute stratégie appliquée au niveau du site ou de la boîte aux lettres, ainsi que sur une étiquette par défaut attribuée par la bibliothèque de documents. Par exemple, si l’étiquette explicite stipule une période de rétention de dix ans, tandis que la stratégie appliquée au site indique une période de rétention de cinq ans, l’étiquette est prioritaire. Notez que les étiquettes d’application automatique sont considérées comme implicites et non explicites, car Office 365 les applique automatiquement.

    2. Si une stratégie de rétention inclut un emplacement spécifique, par exemple la boîte aux lettres ou le compte OneDrive Entreprise d’un utilisateur donné, cette stratégie prend le pas sur toute autre stratégie de rétention s’appliquant à l’ensemble des boîtes aux lettres ou des comptes OneDrive Entreprise de tous les utilisateurs, mais pas spécifiquement à la boîte aux lettres de cet utilisateur concerné.

  4. La période de suppression la plus courte l’emporte De même, si du contenu est soumis à plusieurs stratégies de suppression (sans aucune rétention), il est supprimé à l’issue de la période de rétention la plus courte.

Vous devez comprendre que les principes de rétention opèrent comme un flux départageant du haut vers le bas : Si les règles appliquées par toutes les stratégies ou étiquettes sont identiques à un niveau, le flux passe niveau inférieur suivant pour déterminer la priorité de la règle à appliquer.

Enfin, une stratégie de rétention ou une étiquette ne peut pas supprimer définitivement du contenu en attente pour eDiscovery. Une fois cette conservation levée, le contenu est de nouveau éligible pour le processus de nettoyage décrit ci-dessus.

Utilisation d’une stratégie de rétention au lieu de ces fonctionnalités

Une stratégie de rétention unique peut s’appliquer facilement à l’ensemble d’une organisation et à des emplacements entiers dans Office 365, notamment Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive Entreprise et Groupes Office 365. Si vous devez conserver ou supprimer du contenu n’importe où dans Office 365, nous vous recommandons d’utiliser une stratégie de rétention. (Vous pouvez également utiliser des étiquettes avec des paramètres de rétention : pour plus d’informations, consultez Vue d’ensemble des étiquettes.)

Plusieurs autres fonctionnalités étaient utilisées auparavant pour conserver ou supprimer du contenu dans Office 365. Celles-ci sont répertoriées ci-dessous. Ces fonctionnalités continuent de fonctionner parallèlement aux stratégies de rétention et étiquettes créées dans le Centre de sécurité et conformité. Toutefois, pour la gouvernance des données, nous vous recommandons d’utiliser une stratégie de rétention ou des étiquettes plutôt que ces fonctionnalités. Une stratégie de rétention est la seule fonctionnalité qui permet de conserver et de supprimer du contenu dans Office 365.

Exchange Online

SharePoint Online et OneDrive Entreprise

Notez que si vous avez déjà utilisé des conservations eDiscovery aux fins de gouvernance des données, vous devez utiliser à la place une stratégie de rétention pour assurer une conformité proactive. Vous devez utiliser une conservation créée dans le Centre de sécurité et conformité uniquement pour eDiscovery.

Les stratégies de rétention remplacent les stratégies de gestion des informations

Dans les sites SharePoint, vous utilisez peut-être des stratégies de gestion des informations pour conserver le contenu. Si vous appliquez une stratégie de rétention créée dans le Centre de sécurité et conformité à un site qui utilise déjà des stratégies de type de contenu ou des stratégies de gestion des informations pour une liste ou une bibliothèque, ces stratégies sont ignorées lorsque la stratégie de rétention est appliquée.

Qu’est-il advenu des stratégies de conservation ?

Si vous utilisiez une stratégie de conservation, cette stratégie a été automatiquement convertie en stratégie de rétention qui utilise uniquement l’action de conservation : la stratégie ne supprime pas le contenu. La stratégie de conservation continue à fonctionner et à conserver votre contenu sans que vous deviez effectuer de modifications. Ces stratégies sont disponibles dans la page Rétention du Centre de sécurité et conformité Office 365. Vous pouvez modifier une stratégie de conservation pour modifier la période de rétention, mais vous ne pouvez pas apporter d’autres modifications, telles que l’ajout ou la suppression d’emplacements.

Autorisations

Les membres de votre équipe de conformité appelés à créer des stratégies de rétention ont besoin d’autorisations pour accéder au Centre de sécurité et conformité. Par défaut, votre administrateur de client a accès à cet emplacement et peut autoriser des agents de conformité et d’autres personnes à accéder au Centre de sécurité et conformité, sans pour autant leur octroyer toutes les autorisations d’un administrateur de client. Pour ce faire, nous vous recommandons d’accéder à la page Autorisations du Centre de sécurité et conformité, de modifier le groupe de rôles d’administrateur de conformité et d’ajouter des membres à ce groupe de rôles.

Pour plus d’informations, consultez Autoriser des utilisateurs à accéder au Centre de sécurité et conformité Office 365.

Ces autorisations sont requises uniquement pour créer et appliquer une stratégie de rétention. L’application d’une stratégie ne nécessite pas d’accès au contenu.

Recherche des applets de commande PowerShell pour les stratégies de rétention

Pour utiliser les applets de commande de stratégie de rétention, il est nécessaire de :

  1. Se connecter au Centre de sécurité et conformité Office 365 à l’aide de PowerShell à distance

  2. Utiliser les applets de commande du Centre de conformité et sécurité Office 365

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