Vue d’ensemble des stratégies de conservation

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Important : Si vous utilisiez une stratégie de conservation, cette stratégie a été automatiquement convertie en une stratégie de rétention, qui est une nouvelle fonctionnalité qui fait tout qu'une stratégie de conservation et bien plus encore. La stratégie de conservation continueront à fonctionner et conserver votre contenu sans nécessiter la modification de votre part. Vous trouverez ces politiques dans la page de rétention dans la sécurité et le centre de conformité. Pour plus d’informations, voir qu’est-il advenu des stratégies de conservation ?

Pour se conformer aux réglementations du secteur ou aux stratégies internes, les organisations souhaitent conserver le contenu pendant une certaine période. Avec une stratégie de conservation dans Office 365, vous pouvez conserver le contenu de sites, de boîtes aux lettres et de dossiers publics indéfiniment ou pendant une durée spécifique. Vous pouvez également filtrer le contenu qui sera conservé en indiquant des mots-clés ou une plage de dates pour affiner les résultats.

Par exemple, vous pouvez conserver le contenu dans des boîtes aux lettres et des sites spécifiques appartenant au département des ventes pendant sept ans, et affiner davantage l’étendue de la stratégie en disant que vous souhaitez conserver uniquement le contenu de ces deux dernières années qui contient le nom d’un client spécifique.

Lorsque le contenu est soumis à une stratégie de conservation, les utilisateurs peuvent continuer à le modifier et à l’utiliser comme si rien n’avait changé, car le contenu est conservé sur place, à son emplacement d’origine. Mais si quelqu’un modifie ou supprime le contenu qui est soumis à la stratégie, une copie est enregistrée dans un emplacement sécurisé où elle est conservée tant que la stratégie est en vigueur.

Enfin, certaines organisations devrez conforme aux règles définies par les organismes tels que les titres et Exchange Commission (SEC) règle 17 a-4, qui requiert qu’après qu’une stratégie de conservation est activée, il ne peut pas être désactivée ou apportée moins restrictif. Pour répondre à cette exigence, vous pouvez utiliser conservation verrouiller. Une fois qu’une stratégie est verrouillée, l’abri, y compris l’administrateur — peut désactiver la stratégie ou la rendre moins restrictif.

Vous créez et gérez des stratégies de conservation de la page de rétention dans la Centre de sécurité et conformité Office 365.

Page Rétention dans le Centre de conformité et sécurité Office 365

Remarque : Pour inclure une boîte aux lettres Exchange Online dans une stratégie de conservation, la boîte aux lettres doit être attribué une licence Exchange Online (plan 2). Si une boîte aux lettres est attribué une licence Exchange Online (plan 1), vous devez attribuer une licence distincte de l’archivage en ligne Exchange à inclure dans une stratégie de conservation.

Fonctionnement d’une stratégie de conservation avec du contenu sur place

Lorsque vous incluez un site, une boîte aux lettres ou un dossier public dans une stratégie de conservation, le contenu reste à son emplacement d’origine. Les utilisateurs peuvent continuer à utiliser leurs documents ou leur messagerie, mais une copie du contenu tel qu’il existait au moment où vous avez initié la stratégie est conservée. Pour les sites, le contenu est conservé dans la bibliothèque de conservation. Pour les boîtes aux lettres et les dossiers publics, le contenu est conservé dans le dossier Éléments récupérables. Ces emplacements sécurisés et le contenu conservé ne sont pas visibles pour la plupart des gens. Avec une stratégie de conservation, il est même inutile de savoir qu’un contenu est soumis à la stratégie.

Diagramme illustrant le fonctionnement des stratégies de conservation

Contenu du site

Une stratégie de conservation est appliquée au niveau d’un site. Lorsque vous incluez un site dans une stratégie de conservation, une bibliothèque de conservation est créée, le cas échéant. La plupart des utilisateurs ne peuvent pas visualiser la bibliothèque de conservation car elle est visible uniquement pour les propriétaires de collection de sites.

Si une personne tente de modifier ou de supprimer le contenu dans un site qui est soumis à une stratégie de conservation, la stratégie vérifie d’abord si le contenu a été modifié depuis qu’elle a été appliquée. S’il s’agit du premier changement depuis l’application de la stratégie de conservation, la stratégie copie le contenu dans la bibliothèque de conservation, puis permet à la personne de modifier ou de supprimer le contenu d’origine. Notez que tout le contenu du site peut être copié dans la bibliothèque de conservation, même si le contenu ne correspond pas au filtre de la requête utilisée par la stratégie de conservation.

Ensuite, un travail du minuteur nettoie la bibliothèque de conservation. Le travail du minuteur s’exécute périodiquement et compare tout le contenu de la bibliothèque de conservation aux filtres utilisés par les stratégies de conservation sur le site. À moins que le contenu corresponde à au moins un des filtres, le travail du minuteur supprime définitivement le contenu de la bibliothèque de conservation.

Précédent s’applique au contenu qui existe lorsque la stratégie de conservation est appliquée. En outre, tout nouveau contenu qui a créé ou ajouté au site une fois qu’il a été inclus dans la stratégie est conservé après la suppression. Toutefois, nouveau contenu n’est pas copié à l’heure de la première bibliothèque conservation maintenez la touche qu'il est modifiée, uniquement lorsqu’il est supprimé. Pour conserver les versions de tous les fichiers, vous devez activer le contrôle de version, consultez la section ultérieure sur le contrôle de version.

Contenu de boîtes aux lettres et de dossiers publics

Pour le courrier d'un utilisateur et d'autres éléments, une stratégie de conservation est appliquée au niveau d'une boîte aux lettres. Pour un dossier public, une stratégie de conservation est appliquée au niveau du dossier, et non au niveau de la boîte aux lettres. Les boîtes aux lettres et les dossiers publics utilisent le dossier Éléments récupérables pour conserver des éléments. Seules les personnes disposant d’autorisations de découverte électronique peuvent afficher le dossier Éléments récupérables d'un autre utilisateur.

Par défaut, lorsqu’un utilisateur supprime un message d’un dossier autre que le dossier Éléments supprimés, le message est déplacé vers le dossier Éléments supprimés. Lorsqu’une personne supprime un élément dans le dossier Éléments supprimés, le message est déplacé vers le dossier Éléments récupérables et disparaît de la vue de l’utilisateur. En outre, une personne peut supprimer (récupération possible) un élément (MAJ +SUPPR) dans n’importe quel dossier, ce qui permet d’ignorer le dossier Éléments supprimés et place directement l’élément dans le dossier Éléments récupérables.

Lorsqu’une boîte aux lettres est incluse dans une stratégie de conservation, les éléments supprimés sont déplacés dans le dossier de conservation de découverte à l’intérieur du dossier Éléments récupérables. Lorsque l’Assistant de boîte aux lettres traite périodiquement la boîte aux lettres, il évalue les messages dans ce dossier. À moins que le contenu corresponde à au moins un des filtres utilisés par une stratégie de conservation, l’Assistant de boîte aux lettres supprime définitivement le contenu du dossier Éléments récupérables.

Le dossier éléments récupérables contient également un dossier des Versions. Lorsqu’une personne tente de modifier certaines propriétés d’un élément de boîte aux lettres, tels que l’objet, le corps, pièces jointes, les expéditeurs et destinataires, ou date envoyé ou reçu un message, une copie de l’élément d’origine est enregistrée dans le dossier des Versions avant que la modification soit appliquée. Cela se produit à chaque modification suivante. Une fois la stratégie de conservation est supprimée, copies dans le dossier des Versions sont supprimées par l’assistant boîte aux lettres.

Emplacement de stockage d’une stratégie de conservation

Lorsque vous créez une stratégie de conservation, elle est stockée de manière centralisée dans l’Centre de sécurité et conformité, puis déployée vers les différentes sources de contenu qu’elle comprend, telles que des sites, des boîtes aux lettres et des dossiers publics.

Une fois la stratégie de conservation déployée vers ces sources de contenu, elle fonctionne exactement comme une archive permanente eDiscovery. Pour plus d’informations sur les archives permanentes, consultez :

Stratégie de conservation et en attente de découverte électronique

S’il est vrai que ces deux fonctionnalités contiennent du contenu, ces fonctionnalités ne doivent pas être confondues, car ils ont des objectifs différents :

  • Si vous voulez conserver le contenu dans le cadre d’une demande de rétention, utilisez une stratégie de conservation. Par exemple, si vous avez besoin de conservation du contenu pendant sept ans dans le cadre de votre plan de rétention, utilisez une stratégie de conservation. Une stratégie de conservation peut préserver le contenu pour une période spécifique, et à la fin de cette période, le contenu publié automatiquement à partir de la stratégie. La stratégie peut également être verrouillée afin que personne ne peut désactiver la stratégie ou rendre moins restrictif. Un blocage de découverte électronique ne peut pas être verrouillée ou spécifier une période de temps. En outre, une stratégie de conservation a généralement une durée d’années, tandis qu’un blocage de découverte électronique est temporaire et fréquemment dure uniquement la durée d’un cas juridique.

    En outre, vous pouvez créer une stratégie de conservation sans les étapes supplémentaires qu’eDiscovery peut nécessiter, telles que la création de cas, ajoutez des membres, ou effectuant du contenu de recherche.

  • Si vous avez besoin présenter un contenu dans le cadre d’une obligation juridique ou eDiscovery, utilisez une permanente eDiscovery. Par exemple, si vous avez besoin présenter un contenu dans des emplacements spécifiques dans le cadre d’une demande juridique, utilisez une permanente eDiscovery. Dans la découverte électronique, le contenu approprié à un cas est généralement sensible ou dotés de privilèges, si différents cas peuvent être limités aux membres de l’autres. En outre, eDiscovery prend en charge les recherches de contenu qui peuvent être enregistrés, aperçu avant impression, analysées avec eDiscovery avancée ou ont exporté les résultats.

    Contrairement à une stratégie de conservation, un blocage de découverte électronique ne pouvez pas spécifier une période de temps – une permanente eDiscovery en vigueur jusqu'à ce que vous le désactiver ou le supprimer. En outre, un blocage de découverte électronique ne peut pas être verrouillé.

Fonctionnement d’une stratégie de conservation avec les versions d’un document dans un site

Une stratégie de conservation automatiquement n’est pas conservé toutes les versions d’un document dans un site. Pour ce faire, vous devez activer le contrôle de version pour les bibliothèques de documents dans le site. Pour plus d’informations, voir Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou bibliothèque.

Si un document est supprimé d’un site qui est conservé et que le contrôle de version des documents est activé pour la bibliothèque, toutes les versions du document supprimé sont conservées.

Si le contrôle de version des documents n’est pas activé et qu’un élément est soumis à plusieurs stratégies de conservation, la version qui est conservée est celle qui est en cours lorsque chaque stratégie de conservation prend effet. Par exemple, si la version 27 d’un élément est la plus récente lorsque le site est conservé la première fois, et que la version 51 est la plus récente lorsque le site est conservé la deuxième fois, les versions 27 et 51 sont conservées.

Filtrage d’une stratégie de conservation

Vous pouvez affiner le contenu soumis à une stratégie de conservation en ajoutant des mots clés ou une plage de dates à la stratégie.

Utilisations de mots clés et de plages de dates comme filtres lors de la création d’une stratégie de conservation

Filtrage à l’aide de mots clés

Une stratégie de conservation prend en charge le langage Keyword Query Language (KQL). Par exemple, vous pouvez utiliser les opérateurs de base comme AND et OR, et vous pouvez faire une recherche de proximité où « marketing de NEAR(30) wingtip » identifie les résultats dont « wingtip » se situe dans 30 caractères de « marketing ». Une requête de mot clé vous aide à identifier et conserver uniquement le contenu approprié.

Filtrage à l’aide d’une plage de dates

Vous pouvez également filtrer la stratégie pour qu’elle ne conserve que le contenu dans une plage de dates spécifique. Pour les messages, la date est relative à la date de réception, et pour les documents et les sites, la date est relative à la date de modification. Cela signifie que vous pouvez conserver le contenu qui comprend le courrier reçu et les documents modifiés dans une plage de dates spécifique ou avant ou après une date de début ou de fin.

Conservation du contenu pendant une période de temps spécifique

Avec une stratégie de conservation, vous pouvez conserver le contenu indéfiniment ou pendant un nombre de jours, de mois, voire d’années spécifique. Notez que la durée pendant laquelle le contenu est conservé est calculée à partir de l’âge du contenu, et non à partir de la date de création de la stratégie de conservation.

Par exemple, si vous souhaitez conserver le contenu d’un site pendant sept ans, et qu’un document dans ce site n’a pas été modifié en six ans, le document sera conservé pendant un an de plus uniquement s’il n’est pas modifié. Si le document est modifié de nouveau, l’âge du document est calculé à partir de la nouvelle date de dernière modification, et il sera conservé pendant sept ans supplémentaires.

De même, si vous souhaitez conserver le contenu d’une boîte aux lettres pendant sept ans, et qu’un message a été envoyé il y a six ans, le message sera conservé pendant une seule année, sauf si la date de réception est modifiée. Dans ce cas, une nouvelle version du message tel qu’il existait avant d’être modifié est conservée dans le dossier Éléments récupérables, et l’âge du message est calculé à partir de la nouvelle date de réception, et il sera conservé pendant sept années supplémentaires.

Paramètre de durée pour une nouvelle stratégie de conservation

Verrouillage d’une stratégie de conservation

Certaines organisations devrez conforme aux règles définies par plusieurs autorités compétentes telles que les titres et Exchange Commission (SEC) règle 17 a-4, qui requiert qu’après qu’une stratégie de conservation est activée, il ne peut pas être désactivée ou apportée moins restrictif. Avec verrou de conservation, vous pouvez verrouiller la stratégie ainsi que personne, y compris l’administrateur — peut désactiver la stratégie ou la rendre moins restrictif.

Une fois qu’une stratégie est verrouillée, personne ne peut désactiver ou supprimer le contenu de la stratégie. Et il n’est pas possible de modifier ou supprimer le contenu qui est soumis à la stratégie pendant la période de conservation. Une fois que la stratégie est verrouillée, les méthodes seulement vous pouvez modifier la stratégie de conservation sont en ajout de contenu ou l’extension de sa durée. Une stratégie verrouillée peut être augmentée ou étendue, mais elle ne peut pas être réduite ou désactivé.

Par conséquent, avant de verrouiller une stratégie de conservation, il est essentiel de comprendre les exigences de conformité de votre organisation. Ne verrouillez pas une stratégie tant que vous n’êtes pas certain qu'elle répond exactement à vos besoins.

Option permettant d’activer le verrouillage de conservation

La désactivation d’une stratégie de conservation

Si vous choisissez de ne pas verrouiller la stratégie de conservation, vous pouvez l’annuler à tout moment, y compris avant la fin de la période de temps spécifiée par la stratégie. Pour ce faire, désactivez simplement la stratégie.

Option de désactivation d’une stratégie de conservation sur la page Rétention du Centre de conformité et sécurité

Toutefois, vous ne pouvez pas supprimer une stratégie de conservation alors que la stratégie est toujours active. Pour supprimer une stratégie de conservation, commencez par désactiver, puis supprimez la stratégie.

Après avoir désactivé une stratégie de conservation, tous les éléments soumis à cette stratégie dans la bibliothèque de conservation maintenez la touche ou le dossier éléments récupérables sont éligibles pour le processus de nettoyage standard décrit plus haut. Notez que cela signifie que les éléments lancées à partir d’une stratégie ne sont pas supprimés immédiatement ; à la place, ils restent dans la bibliothèque de conservation maintenez la touche ou le dossier éléments récupérables jusqu'à ce que le processus efface régulièrement la bibliothèque ou un dossier.

Utilisation de stratégies de conservation avec des stratégies de rétention et des stratégies de suppression de documents

Une stratégie de conservation garantit que le contenu est conservé indéfiniment ou pendant une période de temps spécifique, tandis qu’une stratégie de rétention pour une boîte aux lettres et une stratégie de suppression de documents pour un site garantissent que le contenu est supprimé après une période de temps spécifique. Si vous devez conserver un contenu pendant une période de temps fixe, vous pouvez utiliser une stratégie de conservation avec une stratégie de suppression ou de rétention.

Contenu du site

Pour un site, vous pouvez utiliser une stratégie de conservation avec une stratégie de suppression de documents. Par exemple, vous pourriez conserver des documents pendant cinq ans après leur modification, puis configurer une stratégie de suppression pour les supprimer cinq ans après leur dernière modification.

Si une stratégie de suppression de documents supprime le contenu qui est soumis à une stratégie de conservation, le contenu sera toujours conservé dans la bibliothèque de conservation. Par exemple, si une stratégie de conservation conserve le contenu pendant deux ans, mais qu’une stratégie de suppression de documents supprime le contenu au bout d’un an, tout contenu qui est supprimé sera encore conservé. Pour plus d’informations, consultez la rubrique Overview of document deletion policies.

Contenu de la boîte aux lettres

Pour une boîte aux lettres, vous pouvez combiner une stratégie de conservation avec une stratégie de rétention qui comporte un indicateur de stratégie par défaut unique. Par exemple, vous pourriez conserver des éléments de boîte aux lettres pendant sept ans et puis configurer une stratégie de rétention pour les supprimer sept années après que qu’ils ont été reçus (pour les messages) ou créés (pour les éléments qui ne sont pas envoyés, par exemple notes). La stratégie de conservation garantit que les éléments supprimés sont conservés au moins la durée spécifiée, tandis que la stratégie de rétention garantit que les éléments de boîte aux lettres sont supprimés à la fin de cette période. Pour plus d’informations, voir balises et stratégies de rétention.

Autorisations

Les membres de votre équipe de mise en conformité qui utiliseront le Centre de sécurité et conformité pour créer des stratégies de conservation ont besoin des autorisations d’accès :

  • Centre de sécurité et conformité Office 365

  • aux sites dont le contenu doit être conservé ;

  • aux boîtes aux lettres dont le contenu doit être conservé.

Centre de sécurité et conformité Office 365

Comme administrateur client, vous souhaitez pouvoir donner des responsables de la conformité et d’autres personnes à accéder à la Centre de sécurité et conformité, sans qu’ils puissent toutes les autorisations d’un administrateur client. Pour plus d’informations, voir autorisations dans le centre de conformité Office 365 sécurité.

Sites

Les membres de votre équipe de mise en conformité qui créent des stratégies de conservation ont besoin d’autorisations pour les collections de sites auxquelles des stratégies seront appliquées. En outre, si les responsables de la conformité créent également des stratégies de suppression de documents, ils doivent disposer d’autorisations pour la collection de sites du centre de stratégie de conformité où les stratégies de suppression de documents sont créées et stockées. Nous vous recommandons d’effectuer les actions suivantes :

  1. Créer un groupe de sécurité qui contient tous les utilisateurs du centre de stratégie de conformité : probablement votre équipe de gestion des stratégies de conformité. Pour plus d’informations, consultez Les groupes de sécurité Manage Mail-Enabled .

  2. Dans le centre de stratégie de conformité, ajoutez le groupe de sécurité au groupe de propriétaires de collection de site. Pour plus d’informations, voir autorisations pour les administrateurs de collections de site .

  3. Dans chaque collection de sites à laquelle vous devez affecter des stratégies de conservation, ajoutez le groupe de sécurité au groupe de visiteurs de la collection de sites (autorisations d’accès en lecture).

Boîtes aux lettres et dossiers publics

Pour appliquer une stratégie de conservation à une boîte aux lettres, les responsables de la mise en conformité ont besoin au moins des autorisations d’accès en lecture pour cette boîte aux lettres.

Pour appliquer une stratégie de conservation à un dossier public, les responsables de la mise en conformité doivent au moins disposer d’autorisations de lecture pour tous les dossiers publics.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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