Vue d’ensemble des étiquettes

Votre organisation dispose probablement de différents types de contenus qui nécessitent des actions différentes en relation avec le respect des réglementations sectorielles et stratégies internes. Par exemple, vous pouvez avoir les types de contenus suivants :

  • documents fiscaux à conserver pendant une période minimale de temps ;

  • documents de presse qui doivent être définitivement supprimés quand ils atteignent un certain âge ;

  • documentation sur la concurrence qui doit être conservée pendant un certain, puis définitivement supprimée;

  • permis de travail qui doivent être archivés de façon à ce qu’ils ne puissent pas être modifiés ou supprimés.

Dans tous ces cas, les étiquettes dans Office 365 peuvent vous aider à effectuer les actions adéquates sur le contenu approprié. Elles vous permettent de classifier des données de votre organisation à des fins de gouvernance, et d’appliquer des règles de rétention basées sur cette classification.

Les étiquettes offrent les possibilités suivantes :

  • Permettre aux personnel de votre organisation d’appliquer une étiquette manuellement à du contenu dans Outlook sur le web, Outlook 2010 et versions ultérieures, OneDrive, SharePoint et des groupes Office 365. Les utilisateurs souvent les mieux placés pour savoir le type de contenu qu’ils manipulent, et donc comment le classifier et quelle stratégie lui appliquer.

  • Appliquer automatiquement des étiquettes à certains contenus s’ils répondent à des conditions spécifiques, par exemple, quand ils contiennent des éléments tels que :

    • Types spécifiques d’informations sensibles. Cette fonction est disponible pour le contenu dans SharePoint et OneDrive.

    • Mots clés spécifiques correspondant à une requête que vous créez. Cette fonction est disponible pour le contenu dans Exchange, SharePoint, OneDrive et les groupes Office 365.

    La possibilité d’appliquer automatiquement des étiquettes au contenu est importante, car :

    • Vous n’avez pas besoin de former vos utilisateurs à l’ensemble de vos classifications.

    • Vous ne dépendez pas des utilisateurs pour classifier le contenu correctement.

    • Les utilisateurs n’ont plus besoin de connaître les stratégies de gouvernance des données. Au lieu de cela, ils peuvent se concentrer sur leur travail.

    Notez que, pour bénéficier des étiquettes d’application automatique, vous devez disposer d’un abonnement Office 365 Entreprise E5.

  • Appliquer une étiquette par défaut à une bibliothèque de documents dans des sites de groupe SharePoint et Office 365, afin que tous les documents de la bibliothèque soient étiquetés de la même manière.

  • Mettre en œuvre un système de gestion des enregistrements dans Office 365, incluant le courrier électronique et les documents. Vous pouvez utiliser une étiquette pour classifier du contenu sous la forme d’un enregistrement. Dans ce cas, l’étiquette ne peut pas être modifiée ou retirée, et le contenu ne peut pas être modifié ou supprimé.

Pour créer et gérer des étiquettes, vous utilisez la page Étiquettes du Centre de sécurité et conformité Office 365.

Page d’étiquettes

Sommaire

Fonctionnement des stratégies d’étiquette

La mise à disposition d’étiquettes pour permettre aux membres de votre organisation de classifier du contenu est un processus en deux étapes : vous commencez par créer les étiquettes, puis vous les publiez dans les emplacements de votre choix. La publications d’étiquettes a pour effet de créer une stratégie d’étiquette.

Diagramme des rôles et des tâches pour les étiquettes

Les étiquettes sont des blocs de construction indépendants et réutilisables, qui sont inclus dans une stratégie d’étiquette et publiés dans différents emplacements. Des étiquettes peuvent être réutilisées dans le cadre de nombreuses stratégies. L’objectif principal d’une stratégie d’étiquette est de regrouper un ensemble d’étiquettes et de spécifier les emplacements où vous souhaitez les voir apparaître.

Diagramme des étiquettes, des stratégies d’étiquette et des emplacements

  1. Lorsque vous publiez des étiquettes, celles-ci sont incluses dans une stratégie d’étiquette. Une même étiquette peut être incluse dans de nombreuses stratégies.

  2. Les stratégies d’étiquette spécifient les emplacements où publier les étiquettes.

Une seule étiquette à la fois

Il est important de savoir qu’un contenu tel qu’un courrier électronique ou un document ne peut avoir qu’une seule étiquette à la fois :

  • Les étiquettes attribuées manuellement par les utilisateurs finaux peuvent être supprimées ou modifiées.

  • Si un contenu porte d’une étiquette d’application automatique, un utilisateur final peut remplacer celle-ci par une étiquette attribuée manuellement.

  • Si un contenu porte une étiquette attribuée manuellement par un utilisateur final, il n’est pas possible de remplacer celle-ci par une étiquette d’application automatique.

  • Lorsque plusieurs règles attribuent une étiquette d’application automatique et qu’un contenu remplit les critères de plusieurs règles, l’étiquette de la règle la plus ancienne est attribuée.

Les étiquettes attribuées manuellement sont attribuées explicitement, les étiquettes d’application automatique sont attribuées implicitement, et une étiquette explicite est prioritaire sur une étiquette implicite. Pour plus d’informations, voir la section Principes de rétention et priorités ci-dessous.

Temps nécessaire pour que les étiquettes prennent effet

Lorsque vous publiez ou appliquez automatiquement des étiquettes, celles-ci ne prennent pas effet immédiatement :

  1. Tout d’abord, la stratégie d’étiquette doit être synchronisée à partir du Centre de sécurité et conformité avec les emplacements définis dans la stratégie.

  2. Ensuite, selon l’emplacement, un certain temps peut s’écouler avant que des étiquettes manuelles soient rendues disponibles aux utilisateurs finaux ou que des étiquettes d’application automatique soient attribuées à du contenu. Le temps nécessaire dépend de l’emplacement et du type d’étiquette.

Étiquettes manuelles

Si vous publiez des étiquettes sur SharePoint ou OneDrive, une journée peut s’écouler avant que ces étiquettes apparaissent aux utilisateurs finaux. Par ailleurs, si vous publiez des étiquettes sur Exchange, jusqu’à 7 jours peuvent s’écouler avant que celles-ci apparaissent aux utilisateurs finaux, et la boîte aux lettres doit contenir au moins 10 Mo de données.

Diagramme indiquant quand les étiquettes manuelles prennent effet

Étiquettes d’application automatique

Si vous appliquez automatiquement des étiquettes à du contenu remplissant des critères spécifiques, jusqu’à sept jours peuvent s’écouler avant que les étiquettes soient appliquées à tout le contenu réunissant les conditions.

Diagramme indiquant quand les étiquettes d’application automatique prennent effet

Comment vérifier l’état d’étiquettes Exchange

Dans Exchange Online, les étiquettes deviennent disponibles pour les utilisateurs finaux à l’issue d’un processus qui s’exécute tous les sept jours. Powershell vous permet de voir quand ce processus a été exécuté pour la dernière fois et donc de déterminer le moment de sa prochaine exécution.

  1. Connectez-vous au service Exchange Online PowerShell.

  2. Exécutez les commandes suivantes :

    $logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <user> -ExtendedProperties
    $xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
    $xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}

    Dans les résultats, la propriété ELCLastSuccessTimeStamp (UTC) indique quand le système a traité votre boîte aux lettres pour la dernière fois. Si cela ne s’est pas produit depuis la création de la stratégie, les étiquettes ne s’affichent pas. Pour forcer le traitement, exécutez la commande Start-ManagedFolderAssistant -Identity <user>.

    Si les étiquettes ne s’affichent pas dans Outlook sur le web alors que vous pensez qu’elles devraient apparaître, veillez à effacer le cache de votre navigateur (CTRL+F5).

Stratégies d’étiquette et emplacements

Différents types d’étiquettes peuvent être publiés dans différents emplacements différents, selon leur fonction.

Nature de l’étiquette

Emplacements d’application possibles

Publiée pour les utilisateurs finaux

Exchange, SharePoint, OneDrive et groupes Office 365

Appliquée automatiquement en fonction de types d’informations sensibles

SharePoint, OneDrive

Appliquée automatiquement sur la base d’une requête

Exchange, SharePoint, OneDrive et groupes Office 365

Notez que Skype et dossiers publics Exchange ne prennent pas en charge les étiquettes.

Comment les étiquettes déterminent la rétention

Des étiquettes peuvent appliquer exactement les mêmes actions de rétention qu’une stratégie de rétention. Vous pouvez utiliser des étiquettes pour implémenter un plan de gestion de contenu (ou plan de gestion de fichiers) sophistiqué. Pour plus d’informations sur le fonctionnement de la rétention, voir Vue d’ensemble des stratégies de rétention.

De plus, une étiquette a deux options de rétention qui sont disponibles uniquement pour les étiquettes et non pour les stratégies de rétention. Avec une étiquette, vous pouvez :

  • Déclencher une révision de suppression à la fin d’une période de rétention de sorte que les documents SharePoint et OneDrive soient passés en revue avant de pouvoir être supprimés. Pour plus d’informations, voir Présentation des révisions de suppression.

  • Commencer la période de rétention à partir du moment où une étiquette a été ajoutée au contenu, plutôt que d’utiliser l’âge du contenu ou la date de dernière modification.

Paramètres de rétention avec des options spécifiques aux étiquettes

Emplacements où des étiquettes publiées peuvent apparaître aux utilisateurs finaux

Si votre étiquette doit être attribuée au contenu par les utilisateurs finaux, vous pouvez la publier dans les emplacements suivants :

  • Outlook sur le web

  • Outlook 2010 et versions ultérieures

  • OneDrive

  • SharePoint

  • Groupes Office 365 (site du groupe et boîtes aux lettres du groupe dans Outlook sur le web)

Les sections ci-dessous montrent comment les étiquettes apparaissent aux membres de votre organisation dans les différentes applications.

Outlook sur le web

Pour étiqueter un élément dans Outlook sur le web, cliquez dessus avec le bouton droit, sélectionnez Affecter une stratégie, puis choisissez l’étiquette.

Menu Affecter une stratégie dans Outlook sur le web

Une fois l’étiquette appliquée, vous pouvez la voir ainsi que son action en haut de l’élément. Si un e-mail est classifié avec une période de rétention associée, vous pouvez savoir en un en un coup d’œil quand le message arrivera à expiration.

Étiquette affectée au courrier électronique dans Outlook sur le web

Vous pouvez également appliquer des étiquettes à des dossiers. Dans ce cas :

  • Tous les éléments du dossier héritent automatiquement de cette même étiquette, à l’exception des éléments auxquels une étiquette a été appliquée explicitement. Les éléments étiquetés explicitement conservent leur étiquette. Pour plus d’informations, voir la section relative aux principes de rétention ci-dessous.

  • Si vous modifiez ou supprimez l’étiquette par défaut d’un dossier, l’étiquette est également modifiée ou supprimée pour tous les éléments du dossier, à l’exception de ceux portant des étiquettes explicites.

  • Si vous déplacez un élément portant une étiquette par défaut d’un dossier vers un autre dossier dont l’étiquette par défaut est différente, l’élément reçoit la nouvelle étiquette par défaut.

  • Si vous déplacez un élément portant une étiquette par défaut d’un dossier vers un autre dossier dépourvu d’étiquette par défaut, l’ancienne étiquette par défaut est supprimée.

Outlook 2010 et versions ultérieures

Pour étiqueter un élément dans Outlook sur le web, cliquez dessus avec le bouton droit, puis, dans le Ruban sélectionnez Affecter une stratégie et choisissez l’étiquette.

Bouton Affecter une stratégie

Une fois l’étiquette appliquée, vous pouvez la voir ainsi que son action en haut de l’élément. Si un e-mail est classifié avec une période de rétention associée, vous pouvez savoir en un en un coup d’œil quand le message arrivera à expiration.

Vous pouvez également appliquer des étiquettes à des dossiers. Cela fonctionne de la même manière dans Outlook 2010 et versions ultérieures que dans Outlook sur le web. Pour plus d’informations, voir la section précédente.

OneDrive et SharePoint

Pour étiqueter un document dans OneDrive ou SharePoint, sélectionnez l’élément. Dans l’angle supérieur droit, sélectionnez Ouvrir le volet d’informations Icône Volet d’informations > Appliquer une étiquette, puis choisissez l’étiquette.

Notez que, si vous ne pouvez pas appliquer d’étiquette à un dossier ou à un ensemble de documents, vous pouvez définir une étiquette par défaut pour une bibliothèque de documents. Pour plus d’informations, voir la section ci-dessous.

Liste Appliquer l’étiquette pour un élément dans SharePoint

Une fois une étiquette appliquée à un élément, vous pouvez la voir dans le volet d’informations lorsque cet élément est sélectionné.

Étiquette Appliqué apparaissant dans le Volet Détails

Vous pouvez également créer un affichage de la bibliothèque contenant la colonne Étiquettes ou la colonne L’élément est un enregistrement, de façon à pouvoir voir en un coup d’œil les étiquettes attribuées à tous les éléments et les éléments qui sont des enregistrements.

Colonne Bibliothèque pour les étiquettes apparaissant dans l’affichage personnalisé

Groupes Office 365

Lorsque vous publiez des étiquettes sur un groupe Office 365, celles-ci apparaissent tant dans le site que dans la boîte aux lettres du groupe dans Outlook sur le web. L’expérience d’application d’une étiquette à du contenu est identique à celle illustrée ci-dessus pour les e-mails et les documents.

Application automatique d’une étiquette en fonction de conditions

L’une des fonctionnalités les plus puissantes des étiquettes est la possibilité d’appliquer celles-ci automatiquement à tout contenu correspondant à certaines conditions. Dans ce cas, les personnes au sein de votre organisation ne doivent pas appliquer ces étiquettes. Office 365 s’en charge à leur place.

Diagramme des rôles et des tâches pour les étiquettes d’application automatique

Les étiquette d’application automatique sont puissantes pour les raisons suivantes :

  • Vous n’avez pas besoin de former vos utilisateurs à l’ensemble de vos classifications.

  • Vous ne dépendez pas des utilisateurs pour classifier le contenu correctement.

  • Les utilisateurs n’ont plus besoin de connaître les stratégies de gouvernance des données. Ils peuvent ainsi se concentrer sur leur travail.

Vous pouvez choisir appliquer automatiquement des étiquettes à du contenu quand celui-ci inclut les éléments suivants :

  • Types spécifiques d’informations sensibles.

  • Mots clés spécifiques correspondant à une requête que vous créez.

Choisissez la page de condition pour l’étiquette d’application automatique

Notez que, pour pouvoir utiliser des étiquettes d’application automatique, vous devez disposer d’un abonnement Office 365 Entreprise E5, et que jusqu’à sept jours peuvent s’écouler avant que ces étiquettes soient appliquées à tout le contenu remplissant les conditions, comme décrit plus haut.

Application automatique d’étiquettes au contenu incluant des types spécifiques d’informations sensibles

Lorsque vous créez des étiquettes d’application automatique pour des informations sensibles, vous voyez s’afficher la même liste de modèles de stratégie que lorsque vous créez une stratégie de protection contre la perte de données. Chaque modèle de stratégie est préconfiguré pour rechercher des types spécifiques d’informations sensibles. Par exemple, le modèle présenté ici recherche les numéros américains d’identification fiscale (ITIN), de sécurité sociale (SSN) et de passeport. Pour plus d’informations sur la protection contre la perte de données, voir Vue d’ensemble des stratégies de protection contre la perte de données.

Modèles de stratégie avec des types d’informations sensibles

Après avoir sélectionné un modèle de stratégie, vous pouvez ajouter ou supprimer tout type d’informations sensibles, ainsi que modifier le nombre d’instances et la précision de correspondance. Dans l’exemple présenté ici, une étiquette est appliquée automatiquement uniquement dans les conditions suivantes :

  • Le contenu comprend entre 1 et 9 instances d’un de ces trois types d’informations sensibles. Vous pouvez supprimer la valeur max de façon à ce qu’elle soit remplacée par tout.

  • Les informations sensibles sont détectées avec une précision de correspondance (ou niveau de confiance) minimale de 75. De nombreux types d’informations sensibles sont définis avec plusieurs modèles. Un modèle définissant une précision de correspondance élevée impose davantage de critères (par exemple, mots clés, dates ou adresses) qu’un modèle définissant une précision de correspondance moindre. Autrement dit, plus la valeur de précision de correspondance min est faible, plus il y a de contenu correspondant à la condition.

    Si vous modifiez la précision de correspondance (ou niveau de confiance), vous devez utiliser l’un des niveaux de confiance modélisés pour ce type d’informations sensibles, comme défini dans Éléments recherchés par les types d’informations sensibles.

Options permettant d’identifier les types d’informations sensibles

Application automatique d’étiquettes à du contenu incluant des mots clés spécifiques

Vous pouvez appliquer automatiquement des étiquettes à du contenu remplissant certaines conditions. Les conditions actuellement disponibles prennent en charge l’application d’une étiquette à du contenu comprenant des mots ou phrases spécifiques. Vous pouvez affiner votre requête en utilisant des opérateurs de recherche tels que ET, OU et PAS. Pour plus d’informations sur les opérateurs, voir Requêtes par mots clés et conditions de recherche pour la recherche de contenu.

L’ajout de propriétés interrogeables (par exemple, objet :) sera prochainement pris en charge.

Notez que les étiquettes basées sur une requête utilisent l’index de recherche pour identifier le contenu.

Éditeur de requête

Application d’une étiquette par défaut à tout le contenu d’une bibliothèque SharePoint

En plus de permettre aux utilisateurs d’appliquer une étiquette à des documents individuels, vous pouvez appliquer une étiquette par défaut à une bibliothèque SharePoint, de sorte que tous les documents figurant dans celle-ci héritent de cette étiquette. Pour ce faire, accédez à la page Paramètres de la bibliothèque d’une bibliothèque de documents. Lorsque vous choisissez l’étiquette par défaut, vous pouvez également choisir de l’appliquer à tous les éléments présents dans la bibliothèque.

Par exemple, si vous avez un indicateur pour des documents marketing, et si vous savez qu’une bibliothèque de documents spécifique contiendra uniquement ce type de contenu, vous pouvez faire de Documents marketing l’indicateur par défaut pour tous les documents de cette bibliothèque.

Option Appliquer l’étiquette dans la page Paramètres de la bibliothèque

Notez que les éléments inclus dans un ensemble de documents n’héritent pas de l’étiquette par défaut.

Si vous appliquez une étiquette par défaut à des éléments existants dans la bibliothèque :

  • Tous les éléments de la bibliothèque héritent automatiquement de cette même étiquette, à l’exception des éléments auxquels une étiquette a été appliquée explicitement. Les éléments étiquetés explicitement conservent leur étiquette. Pour plus d’informations, voir la section relative aux principes de rétention ci-dessous.

  • Si vous modifiez ou supprimez l’étiquette par défaut d’une bibliothèque, l’étiquette est également modifiée ou supprimée pour tous les éléments de la bibliothèque, à l’exception de ceux portant des étiquettes explicites.

  • Si vous déplacez un élément portant une étiquette par défaut d’une bibliothèque vers une autre bibliothèque dont l’étiquette par défaut est différente, l’élément reçoit la nouvelle étiquette par défaut.

  • Si vous déplacez un élément portant une étiquette par défaut d’une bibliothèque vers une autre bibliothèque dépourvue d’étiquette par défaut, l’ancienne étiquette par défaut est supprimée.

Application d’une étiquette au courrier électronique à l’aide de règles

Dans Outlook 2010 ou version ultérieure, vous pouvez créer des règles pour appliquer une étiquette ou une stratégie de rétention.

Par exemple, vous pouvez créer une règle qui applique une étiquette spécifique à tous les messages échangés avec un groupe de distribution spécifique.

Pour créer une règle, cliquez avec le bouton droit sur un élément, puis sélectionnez Règles > Créer une règle > Options avancées > Assistant Règles > appliquer la stratégie de rétention.

Assistant Règles avec l’option d’appliquer les stratégies de conservation

Classification de contenu sans application d’action

Lorsque vous créez une étiquette, vous pouvez le faire sans activer d’action de rétention ou autre, comme illustré ci-dessous. Dans ce cas, vous pouvez utiliser une étiquette tout simplement comme une étiquette de texte sans appliquer la moindre action.

Par exemple, vous pouvez créer une étiquette nommée « Réviser ultérieurement » n’appliquant aucune action, puis appliquer automatiquement cette étiquette au contenu contenant des types d’informations sensibles ou au contenu faisant l’objet d’une requête.

Page Paramètres d’étiquette avec la conservation désactivée

Utilisation d’étiquettes pour la gestion des enregistrements

À un niveau élevé, la gestion des enregistrements signifie ce qui suit :

  • Un contenu important est classifié comme un enregistrement par les utilisateurs.

  • Un enregistrement ne peut pas être modifié ou supprimé.

  • Les enregistrements sont associés à une piste d’audit à des fins de responsabilité et de découverte électronique.

  • Les enregistrements sont finalement supprimés à l’expiration de leur durée de vie.

Vous pouvez utiliser des étiquettes pour implémenter une stratégie de gestion des enregistrements simple et cohérente dans Office 365, tandis que les autres fonctionnalités de gestion des enregistrements telles que le Centre des enregistrements s’appliquent uniquement au contenu SharePoint. Vous pouvez également appliquer des actions de rétention à des enregistrements, afin que ceux-ci soient automatiquement supprimés à l’issue de leur cycle de vie.

Lorsque vous créez une étiquette, vous avez la possibilité de l’utiliser pour classifier du contenu en tant qu’enregistrement.

Case à cocher Classifier le contenu en tant qu’enregistrement

L’étiquetage d’un élément en tant qu’enregistrement entraîne quatre conséquences :

  • Il n’est pas possible de supprimer l’élément définitivement.

  • Il n’est pas possible de modifier l’élément.

  • Il n’est pas possible de modifier l’étiquette.

  • Il n’est pas possible de supprimer l’étiquette.

Qui peut classifier du contenu en tant qu’enregistrement

Pour le contenu SharePoint, tous les utilisateurs du groupe Membres par défaut (niveau d’autorisation Collaboration) peuvent appliquer une étiquette d’enregistrement au contenu. Seul l’administrateur de la collection de sites peut supprimer ou modifier cette étiquette une fois qu’elle a été appliquée. Cette action fait l’objet d’un audit. Par ailleurs, une étiquette qui classifie du contenu en tant qu’enregistrement doit être appliquée manuellement. Elle ne peut pas l’être automatiquement.

Enregistrements et dossiers

Vous pouvez appliquer une étiquette à un dossier dans Exchange, mais pas dans SharePoint ou OneDrive. Si un dossier est étiqueté en tant qu’enregistrement et que vous déplacez un élément vers ce dossier, l’élément est étiqueté en tant qu’enregistrement. Lorsque vous déplacez l’élément hors du dossier, l’élément reste étiqueté en tant qu’enregistrement.

Impossibilité de supprimer des enregistrements

Si vous tentez de supprimer un enregistrement dans Exchange, l’élément est déplacé vers le dossier Éléments récupérables, comme décrit dans Vue d’ensemble des stratégies de rétention.

Si vous tentez de supprimer un enregistrement dans SharePoint, un message d’erreur indique que l’élément n’a pas été supprimé, et l’élément reste dans la bibliothèque.

Message indiquant qu’un élément n’a pas été supprimé de SharePoint

Si vous tentez de supprimer un enregistrement dans OneDrive, l’élément est déplacé vers la Bibliothèque d’archives, comme décrit dans Vue d’ensemble des stratégies de rétention.

Utilisation d’une étiquette comme condition dans une stratégie DLP

Une étiquette peut appliquer des actions de rétention à du contenu. En outre, vous pouvez utiliser une étiquette comme condition dans une stratégie de protection contre la perte de données. Cela signifie qu’une stratégie DLP peut appliquer des actions de protection, telles qu’une restriction d’accès, à un contenu comprenant une étiquette spécifique.

Pour plus d’informations, voir Utilisation d’une étiquette comme condition dans une stratégie DLP.

Recherche de contenu pour trouver tous les éléments portant une étiquette spécifique

Une fois des étiquettes attribuées au contenu, par les utilisateurs ou automatiquement, vous pouvez utiliser la recherche de contenu dans le Centre de sécurité et conformité pour rechercher tout le contenu classé avec une étiquette spécifique.

Page de recherche de contenu

Lorsque vous créez une recherche de contenu, sélectionnez a condition Balise de conformité, puis entrez le nom complet de l’étiquette ou une partie et utilisez un caractère générique. Pour plus d’informations, voir Requêtes par mots clés et conditions de recherche pour la recherche de contenu.

Condition des balise de conformité

Principes de rétention et priorités

Il est possible, voire probable, que diverses stratégies de rétention soient appliquées à du contenu, chacune étant associée à une action (conserver, supprimer ou les deux) et à une période de rétention différentes. Quelle stratégie est prioritaire ? Au niveau le plus élevé, soyez certain que le contenu conservé par une stratégie ne peut pas être supprimé définitivement par une autre.

Diagramme des principes de conservation

Pour bien comprendre comment les différentes étiquettes associées à des actions de rétention sont appliquées au contenu, vous devez garder à l’esprit les principes de rétention suivants :

  1. La rétention prend le pas sur la suppression. Supposons qu’une stratégie de rétention stipule de supprimer les messages Exchange au bout de trois ans, et qu’une autre stratégie de rétention stipule de conserver les messages Exchange pendant cinq ans avant de les supprimer. Tout le contenu atteignant l’âge de trois ans est supprimé et masqué à la vue des utilisateurs, mais reste conservé dans le dossier Éléments récupérables jusqu’à ce qu’il atteigne l’âge de cinq ans, moment auquel il est définitivement supprimé.

  2. La période de rétention la plus longue l’emporte. Si du contenu est soumis à plusieurs stratégies de rétention, il est conservé jusqu’à la fin de la période de rétention la plus longue.

  3. L’inclusion explicite prend le pas sur l’inclusion implicite Voici ce que cela signifie :

    1. Si une étiquette avec des paramètres de rétention est attribuée manuellement (explicitement) par un utilisateur à un élément tel qu’un message Exchange ou un document OneDrive, cette étiquette l’emporte sur toute stratégie appliquée au niveau du site ou de la boîte aux lettres, ainsi que sur une étiquette par défaut attribuée par la bibliothèque de documents. Par exemple, si l’étiquette explicite stipule une période de rétention de dix ans, tandis que la stratégie appliquée au site indique une période de rétention de cinq ans, l’étiquette est prioritaire. Notez que les étiquettes d’application automatique sont considérées comme implicites et non explicites, car Office 365 les applique automatiquement.

    2. Si une stratégie de rétention inclut un emplacement spécifique, par exemple la boîte aux lettres ou le compte OneDrive Entreprise d’un utilisateur donné, cette stratégie prend le pas sur toute autre stratégie de rétention s’appliquant à l’ensemble des boîtes aux lettres ou des comptes OneDrive Entreprise de tous les utilisateurs, mais pas spécifiquement à la boîte aux lettres de cet utilisateur concerné.

  4. La période de suppression la plus courte l’emporte De même, si du contenu est soumis à plusieurs stratégies de suppression (sans aucune rétention), il est supprimé à l’issue de la période de rétention la plus courte.

Vous devez comprendre que les principes de rétention opèrent comme un flux départageant du haut vers le bas : Si les règles appliquées par toutes les stratégies ou étiquettes sont identiques à un niveau, le flux passe niveau inférieur suivant pour déterminer la priorité de la règle à appliquer.

Enfin, une stratégie de rétention ou une étiquette ne peut pas supprimer définitivement du contenu en attente de découverte électronique. Une fois ce blocage levé, le contenu est de nouveau éligible pour le processus de nettoyage décrit ci-dessus.

Utilisation d’étiquettes au lieu de fonctionnalités

Il est facile de mettre des étiquettes à la disposition de l’ensemble d’une organisation et de son contenu dans Office 365, plus spécifiquement dans Exchange, SharePoint, OneDrive et les groupes Office 365. Si vous devez classifier du contenu ou gérer les enregistrements n’importe où dans Office 365, nous vous recommandons d’utiliser des étiquettes.

Plusieurs autres fonctionnalités étaient utilisées auparavant pour classifier du contenu ou gérer des enregistrements dans Office 365. Celles-ci sont répertoriées ci-dessous. Ces fonctionnalités continuent de fonctionner parallèlement aux étiquettes créées dans le Centre de sécurité et conformité. Toutefois, pour la gouvernance des données, nous vous recommandons d’utiliser des étiquettes plutôt que ces fonctionnalités.

Exchange Online

SharePoint Online et OneDrive Entreprise

Autorisations

Les membres de votre équipe de conformité appelés à créer des étiquettes ont besoin d’autorisations pour accéder au Centre de sécurité et conformité. Par défaut, votre administrateur de client a accès à cet emplacement et peut autoriser des agents de conformité et d’autres personnes à accéder au Centre de sécurité et conformité, sans pour autant leur octroyer toutes les autorisations d’un administrateur de client. Pour ce faire, nous vous recommandons d’accéder à la page Autorisations du Centre de sécurité et conformité, de modifier le groupe de rôles d’administrateur de conformité et d’ajouter des membres à ce groupe de rôles.

Pour plus d’informations, voir Autoriser des utilisateurs à accéder au Centre de sécurité et conformité Office 365.

Ces autorisations sont requises uniquement pour créer et appliquer des étiquettes et stratégies d’étiquette. L’application d’une stratégie ne nécessite pas d’accès au contenu.

Recherche des applets de commande PowerShell pour les étiquettes

Pour savoir comment utiliser les applets de commande (ou cmdlets) d’étiquette, voir :

  1. Se connecter au Centre de sécurité et conformité Office 365 à l’aide de PowerShell à distance

  2. Utiliser les applets de commande du Centre de conformité et sécurité Office 365

Informations complémentaires

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