Vue d’ensemble de la connexion (importation) de données

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Cet article de référence décrit l’importation et la connexion de données. Vous allez découvrir les tâches, telles que l’importation, la mise à jour, la sécurisation et la gestion des données dans vos feuilles de calcul Excel 2007.

Contenu de cet article

Utilisation des connexions de données externes

Actualisation des données

Importer des données à partir de sources de données

La sécurisation de l’accès aux données

Problèmes sur la connexion aux données

Utilisation des connexions de données externes

Les sections suivantes décrivent les connexions de données externes comment Professionnel et comment trouver modifier, gérer et partager les informations de connexion avec d’autres applications et les utilisateurs.

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Comprendre les concepts de base des connexions de données

Données dans un classeur Excel peuvent provenir de deux emplacements différents. Les données peuvent être stockées directement dans le classeur, ou elle peut être stockée dans une source de données externe, comme un fichier texte, une base de données ou un cube OLAP Online Analytical Processing (). Cette source de données externe est connectée au classeur via une connexion de données, ce qui correspond à un ensemble d’informations qui explique comment localiser, se connecter et accéder à la source de données externes.

Le principal avantage de la connexion à des données externes est que vous pouvez analyser régulièrement ces données sans la copier à plusieurs reprises les données, qui sont une opération qui peut prendre du temps et erreurs. Après vous être connecté à des données externes, vous pouvez également automatiquement Actualiser (ou mettre à jour) vos classeurs Excel à partir de la source de données d’origine chaque fois que la source de données est mis à jour avec les nouvelles informations.

Informations de connexion sont stockées dans le classeur et peuvent également être stockées dans un fichier de connexion, comme un fichier de connexion de données Office (ODC) (.odc) ou un fichier de nom de Source de données (.dsn).

Pour importer données externes dans Excel, vous devez accéder aux données. Si la externes source de données auquel vous souhaitez accéder n’est pas sur votre ordinateur local, vous devrez peut-être contacter l’administrateur de la base de données pour un mot de passe, autorisation de l’utilisateur ou d’autres informations de connexion. Si la source de données est une base de données, vérifiez que la base de données n’est pas ouvert en mode exclusif. Si la source de données est un fichier texte ou une feuille de calcul, assurez-vous qu’un autre utilisateur ne comporte pas l’ouvrir pour un accès exclusif.

Plusieurs sources de données nécessitent également un pilote ODBC ou fournisseur OLE DB pour coordonner le flux de données entre Excel, le fichier de connexion et la source de données.

Le diagramme suivant récapitule les points clés sur les connexions de données.

Connexion à des sources de données externes

1. il existe un large éventail de sources de données que vous pouvez vous connecter à : Analysis Services, SQL Server, Microsoft Office Access, autres OLAP et bases de données relationnelles, feuilles de calcul et des fichiers texte.

2. plusieurs sources de données ont un pilote ODBC associé ou fournisseur OLE DB.

3. un fichier de connexion définit toutes les informations nécessaires pour extraire des données à partir d’une source de données.

4. informations de connexion sont copiées à partir d’un fichier de connexion dans un classeur et peuvent être modifiées.

5. les données sont copiées dans un classeur afin que vous puissiez l’utiliser uniquement lorsque vous utilisez des données stockées directement dans le classeur.

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Recherche de connexions

Pour rechercher des fichiers de connexion, utilisez la boîte de dialogue Connexions existantes. (Sous l’onglet données, dans le groupe Données externes, cliquez sur Connexions existantes.) À l’aide de cette boîte de dialogue, vous pouvez voir les types de connexions suivants :

  • Connexions du classeur   

    Cette liste affiche toutes les connexions actives dans le classeur. La liste est créée à partir de connexions que vous avez défini déjà, que vous avez créé à l’aide de la boîte de dialogue Sélectionner la Source de données de l’Assistant connexion de données, ou à partir de connexions que vous avez précédemment sélectionné comme une connexion à partir de cette boîte de dialogue.

  • Fichiers de connexion sur votre ordinateur   

    Cette liste est créée à partir du dossier Mes Sources de données qui se trouve généralement dans le dossier de Documents (Windows Vista) ou Mes Documents (Windows XP).

  • Fichiers de connexion sur le réseau   

    Cette liste peut être créée parmi les options suivantes :

    • Un ensemble de dossiers sur votre réseau local, l’emplacement de ce qui peut être déployé sur le réseau dans le cadre du déploiement de stratégies de groupe Microsoft Office.

    • Une Excel Services bibliothèque de connexion de données (DCL) sur un site Microsoft Office SharePoint Server 2007. Pour plus d’informations sur DCL, voir publier dans Excel Services.

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Modification des propriétés de connexion

Vous pouvez également utiliser Excel comme un éditeur de fichier de connexion pour créer et modifier les connexions aux sources de données externes qui sont stockées dans un classeur ou dans un fichier de connexion. Si vous ne trouvez pas la connexion de votre choix, vous pouvez créer une connexion en cliquant sur Parcourir pour plus d’informations pour afficher la boîte de dialogue Sélectionner la Source de données, puis en cliquant sur Nouvelle Source pour démarrer l’Assistant connexion de données.

Une fois que vous créez la connexion, vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Propriétés de connexion (sous l’onglet données, dans le groupe Données externes, cliquez sur Propriétés.) pour contrôler les différents paramètres pour les connexions aux sources de données externes et à utiliser, réutiliser ou de passer des fichiers de connexion.

Si vous utilisez un fichier de connexion pour vous connecter à une source de données, Excel copie les informations de connexion à partir du fichier de connexion dans le classeur Excel. Lorsque vous apportez des modifications à l’aide de la boîte de dialogue Propriétés de connexion, vous modifiez les informations de connexion de données qui sont stockées dans le classeur Excel actif et pas le fichier de connexion initial qui ont été utilisé pour créer la connexion, indiqué par le nom du fichier qui s’affiche dans la propriété Fichier de connexion sous l’onglet définition. Une fois que vous modifiez les informations de connexion (à l’exception des propriétés Nom de connexion et la Description de la connexion ), le lien vers le fichier de connexion est supprimé et la propriété de Fichier de connexion est désactivée.

Pour vous assurer que le fichier de connexion est toujours utilisé lors de l’actualisation une source de données, cliquez sur toujours tenter d’utiliser ce fichier pour actualiser ces données sous l’onglet définition de cette case à cocher garantit que les mises à jour le fichier de connexion seront toujours utilisées par tous les classeurs qui utilisent ce fichier de connexion, qui doit être également cette propriété définie.

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Gestion des connexions

À l’aide de la boîte de dialogue Connexions du classeur , vous pouvez facilement gérer ces connexions, y compris la création, modification et les supprimer. (Sous l’onglet données, dans le groupe Données externes, cliquez sur connexions.) Vous pouvez utiliser cette boîte de dialogue pour effectuer les opérations suivantes :

  • créer, modifier, actualiser et supprimer les connexions employées dans le classeur ;

  • rechercher d'où proviennent les données externes pour diverses raisons, par exemple parce que la connexion a été définie par un autre utilisateur ;

  • signaler l'emplacement de chaque connexion dans le classeur actif ;

  • établir un diagnostic suite à un message d'erreur relatif aux connexions à des données externes ;

  • rediriger une connexion vers un autre serveur ou une autre source de données ou remplacer le fichier de connexion associé à une connexion ;

  • créer et partager facilement des fichiers de connexion avec d'autres utilisateurs.

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Partage de connexions

Fichiers de connexion sont particulièrement utiles pour le partage de connexions de manière régulière, les rendre plus visibles, aider à améliorer leur sécurité et faciliter l’administration des sources de données. La meilleure façon de partager des fichiers de connexion consiste à les placer dans un emplacement sécurisé et approuvé, tel qu’un dossier réseau ou une bibliothèque SharePoint, où les utilisateurs peuvent lire le fichier mais désigné uniquement les utilisateurs peut modifier le fichier.

L’utilisation de fichiers ODC

Vous pouvez créer des fichiers de connexion de données Office (ODC) (.odc) en vous connectant à des données externes via la boîte de dialogue Sélectionner la Source de données ou à l’aide de l’Assistant connexion de données pour vous connecter à des sources de données. Un fichier ODC utilise des balises HTML, XML personnalisées pour stocker les informations de connexion. Vous pouvez facilement afficher ou modifier le contenu du fichier dans Office Excel.

Vous pouvez partager des fichiers de connexion avec d’autres personnes pour leur donner le même niveau d’accès que vous avez à une source de données externe. D’autres utilisateurs n’avez pas besoin configurer une source de données pour ouvrir le fichier de connexion, mais avoir besoin d’installer le pilote ODBC ou fournisseur OLE DB requises pour accéder aux données externes sur leur ordinateur.

Fichiers ODC est la méthode recommandée pour la connexion aux données et partage de données. Vous pouvez facilement convertir d’autres fichiers de connexion traditionnel (DSN, UDL et fichiers de requête) à un fichier ODC en ouvrant le fichier de connexion et puis en cliquant sur le bouton Exporter un fichier de connexion dans l’onglet définition de la boîte de dialogue Propriétés de connexion.

Utiliser des fichiers de requête

Fichiers de requête sont des fichiers texte qui contiennent des informations de source de données, y compris le nom du serveur où se trouvent les données et les informations de connexion que vous fournissez lorsque vous créez une source de données. Fichiers de requête constituent un moyen traditionnel pour partager des requêtes avec d’autres utilisateurs d’Excel.

À l’aide de fichiers de requêtes .dqy     Vous pouvez utiliser Microsoft Query pour enregistrer des fichiers .dqy contenant des requêtes pour les données à partir de bases de données relationnelles ou texte. Lorsque vous ouvrez ces fichiers dans Microsoft Query, vous pouvez afficher les données de la requête et sélectionner la requête récupérer des données différentes. Vous pouvez enregistrer un fichier .dqy pour toutes les requêtes que vous créez, à l’aide de l’Assistant requête ou directement dans Microsoft Query.

Utiliser des fichiers de requête .oqy     Vous pouvez enregistrer des fichiers .oqy pour vous connecter aux données dans une base de données OLAP, sur un serveur ou dans un fichier de cube hors connexion (.cub). Lorsque vous utilisez l’Assistant Connexion multidimensionnelle dans Microsoft Query pour créer une source de données pour une base de données OLAP ou un cube, un fichier .oqy est créé automatiquement. Bases de données OLAP ne sont pas structurées en enregistrements ou tables, vous ne pouvez pas créer des requêtes ou fichiers .dqy pour accéder à ces bases de données.

Utiliser des fichiers de requête .rqy     Excel peut ouvrir des fichiers de requête au format .rqy pour prendre en charge les pilotes de source de données OLE DB qui utilisent ce format. Pour plus d’informations, consultez la documentation de votre pilote.

Utiliser des fichiers de requête .qry     Microsoft Query peut ouvrir et enregistrer des fichiers de requête au format .qry pour une utilisation avec des versions antérieures de Microsoft Query qui ne peut pas ouvrir les fichiers .dqy. Si vous avez un fichier de requête au format .qry que vous souhaitez utiliser dans Excel, ouvrez le fichier dans Microsoft Query et enregistrez-le sous forme de fichier .dqy. Pour plus d’informations sur l’enregistrement de fichiers .dqy, consultez l’aide de Microsoft Query.

À l’aide de fichiers de requête Web .iqy     Excel peut ouvrir des fichiers de requête Web .iqy pour extraire des données à partir du Web.

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À l’aide des propriétés et des plages de données externes

Une plage de données externes (également appelée une table de requête) est un nom défini ou le nom de la table qui définit l’emplacement des données démographiques importées dans une feuille de calcul. Lorsque vous vous connectez à des données externes, Excel crée automatiquement une plage de données externes. La seule exception est un rapport de tableau croisé dynamique connecté à une source de données qui ne crée pas une plage de données externes. Dans Excel, vous pouvez mettre en forme et mettre en forme une plage de données externes ou utiliser dans des calculs, à l’instar de toutes les autres données.

Excel nomme automatiquement une plage de données externes comme suit :

  • Plages de données externes à partir de fichiers de connexion de données Office (ODC) figurent le même nom que le nom du fichier.

  • Plages de données externes à partir de bases de données sont nommés avec le nom de la requête. Par défaut Query_from_source est le nom de la source de données que vous avez utilisé pour créer la requête.

  • Plages de données externes provenant de fichiers texte portent le nom du fichier texte.

  • Plages de données externes provenant de requêtes Web portent le nom de la page Web dont les données ont été extraites.

Si votre feuille de calcul comporte plus d’une plage de données externes à partir de la même source, les plages sont numérotées. Par exemple, MyText, Montexte_1, Montexte_2 et ainsi de suite.

Une plage de données externes a des propriétés supplémentaires (à ne pas être confondus avec les propriétés de connexion) que vous pouvez utiliser pour contrôler les données, telles que la conservation de la largeur de colonne et de mise en forme de cellule. Vous pouvez modifier ces propriétés de plage de données externes en cliquant sur Propriétés dans le groupe connexions sous l’onglet données, puis effectuez vos modifications dans les Propriétés de la plage de données externes ou les boîtes de dialogue Propriétés de données externes.

Remarque : Si vous souhaitez partager une synthèse ou un rapport basé sur des données externes, vous pouvez autoriser d’autres personnes un classeur qui contient une plage de données externes, ou vous pouvez créer un modèle de rapport. Un modèle de rapport vous permet d’enregistrer la synthèse ou le rapport sans enregistrer les données externes afin que le fichier est inférieure. Les données externes sont récupérées lorsqu’un utilisateur ouvre le modèle de rapport.

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Comprendre la prise en charge des données source dans Excel et Excel Services

Il existe plusieurs objets de données (par exemple, une plage de données externes et un rapport de tableau croisé dynamique) que vous pouvez utiliser pour vous connecter à différentes sources de données. Toutefois, le type de source de données que vous pouvez vous connecter à est les différent entre chaque objet de données. Vous pouvez également utiliser et actualisez des données importées dans Excel Services, mais il existe des restrictions supplémentaires et que vous devez tenir compte des solutions de contournement.

Support de source de données objet et des données d’Excel

Le tableau suivant résume les sources de données sont pris en charge pour chaque objet de données dans Excel.

Source de données pris en charge

Excel
données
objet

Crée
externes
données
plage ?

OLE
DB

ODBC

Texte
fichier

HTML
fichier

XML
fichier

Partage -
Point
liste

Assistant Importation de texte

Oui

Non

Non

Oui

Non

Non

Non

Rapport de tableau croisé dynamique
(non-OLAP)

Non

Oui

Oui

Oui

Non

Non

Oui

Rapport de tableau croisé dynamique
(OLAP)

Non

Oui

Non

Non

Non

Non

Non

Tableau Excel

Oui

Oui

Oui

Non

Non

Oui

Oui

Mappage XML

Oui

Non

Non

Non

Non

Oui

Non

Requête sur le Web

Oui

Non

Non

Non

Oui

Oui

Non

Assistant connexion de données

Oui

Oui

Oui

Oui

Oui

Oui

Oui

Microsoft Query

Oui

Non

Oui

Oui

Non

Non

Non

Remarque : Ces fichiers, un fichier texte importé à l’aide de l’Assistant Importation de texte, un fichier XML importé à l’aide d’un mappage XML et un élément HTML ou un fichier XML importé à l’aide d’une requête Web n’utilisent pas un pilote ODBC ou fournisseur OLE DB pour établir la connexion à la source de données.

Prise en charge source Excel Services et données

Si vous souhaitez afficher un classeur Excel dans Excel Services, vous pouvez vous connecter à et actualiser les données, mais vous devez utiliser un rapport de tableau croisé dynamique. Excel Services ne prend pas en charge plages de données externes, ce qui signifie qu’Excel Services ne prend pas en charge un tableau Excel connecté à une source de données, une requête sur le Web, un mappage XML ou Microsoft Query.

Toutefois, vous pouvez contourner cette limitation à l’aide d’un tableau croisé dynamique pour vous connecter à la source de données, puis conception et mise en page du tableau croisé dynamique sous forme de tableau à deux dimensions sans niveaux, des groupes ou des sous-totaux afin que toutes les voulues ligne et les valeurs de colonne sont affichées. Pour plus d’informations, voir utiliser un rapport de tableau croisé dynamique pour rendre les données de table externe disponibles dans Excel Services.

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Comprendre Microsoft Data Access Components

Les composants Microsoft Data Access (MDAC) 2,8 est inclus avec Microsoft Windows Server 2003, Windows Vista et Windows XP SP2. Avec MDAC, vous pouvez vous connecter à et utiliser des données à partir d’un large éventail de sources de données relationnelles et. Vous pouvez vous connecter à plusieurs sources de données à l’aide de pilotes ODBC Open Database Connectivity () ou OLE DB fournisseurs, qui sont soit intégrées et fournis par Microsoft ou développés par des tiers différents. Lorsque vous installez Microsoft Office, des pilotes ODBC supplémentaires et des fournisseurs OLE DB sont ajoutés à votre ordinateur.

Pour afficher une liste complète des fournisseurs OLE DB installés sur votre ordinateur, afficher la boîte de dialogue Propriétés des liaisons de données à partir d’un fichier de liaison de données, puis cliquez sur l’onglet fournisseur.

Pour obtenir la liste complète des pilotes ODBC installés sur votre ordinateur, affichez la boîte de dialogue Administrateur de sources de données ODBC, puis cliquez sur l'onglet Pilotes.

Vous pouvez également utiliser des pilotes ODBC et des fournisseurs OLE DB d’autres fabricants pour obtenir des informations à partir de sources autres que les sources de données Microsoft, notamment d’autres types de bases de données ODBC et OLE DB. Pour plus d’informations sur l’installation de ces pilotes ODBC ou fournisseurs OLE DB, consultez la documentation de la base de données ou contactez votre fournisseur de base de données.

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Utiliser ODBC pour vous connecter à des sources de données

Les sections suivantes décrivent ODBC (Open Database Connectivity) de manière plus approfondie.

L'architecture ODBC

Dans l’architecture ODBC, une application (par exemple, Excel) se connecte au Gestionnaire de pilote ODBC, qui à son tour utilise un pilote ODBC spécifique (par exemple, le pilote ODBC Microsoft SQL) pour vous connecter à une source de données (par exemple, une base de données Microsoft SQL Server).

Définir des informations de connexion

Pour vous connecter à des sources de données ODBC, procédez comme suit :

  1. Assurez-vous que le pilote ODBC approprié est installé sur l'ordinateur qui contient la source de données.

  2. Définir un nom de source de données (DSN) à l’aide de l' Administrateur de sources de données ODBC pour stocker les informations de connexion dans le Registre ou un fichier DSN ou une chaîne de connexion dans le code Microsoft Visual Basic pour transmettre les informations de connexion au Gestionnaire de pilote ODBC.

    Pour définir une source de données, dans Windows Vista, cliquez sur le bouton Démarrer, puis sur Le panneau de configuration. Cliquez sur système et Maintenance, puis cliquez sur Outils d’administration. Dans Windows XP et Windows Server, cliquez sur Démarrer, puis cliquez sur Le panneau de configuration. Cliquez sur performances et Maintenance, cliquez sur Outils d’administration. puis cliquez sur Sources de données (ODBC). Pour plus d’informations sur les différentes options, cliquez sur le bouton aide dans chaque boîte de dialogue.

Sources de données d'ordinateur

Sources de données machine stockent les informations de connexion dans le Registre, sur un ordinateur spécifique, avec un nom défini par l’utilisateur. Vous pouvez utiliser des sources de données machine uniquement sur l’ordinateur qu’ils sont définis sur. Il existe deux types de sources de données machine — système et utilisateur. Sources de données utilisateur peuvent être utilisées uniquement par l’utilisateur actuel et sont visibles uniquement à cet utilisateur. Sources de données système peuvent être utilisées par tous les utilisateurs sur un ordinateur et sont visibles à tous les utilisateurs sur l’ordinateur.

Une source de données machine est particulièrement utile lorsque vous voulez renforcer la sécurité, car elle permet de s’assurer que seuls les utilisateurs qui sont connectés peuvent afficher les sources de données machine, et une source de données machine ne peuvent pas être copiée par un utilisateur distant vers un autre ordinateur.

Sources de données fichier

Sources de données fichier (également appelées fichiers DSN) stockent les informations de connexion dans un fichier texte, pas le Registre et sont généralement plus souples à utiliser que les sources de données machine. Par exemple, vous pouvez copier une fichier source de données à n’importe quel ordinateur avec le pilote ODBC approprié, afin que votre application peut exploiter les informations de connexion cohérentes et précises pour tous les ordinateurs qu’elle utilise. Ou vous pouvez placer la source de données de fichier sur un serveur unique, partager entre plusieurs ordinateurs du réseau et de gérer facilement les informations de connexion à un seul emplacement.

Une source de données fichier peut également être non partageable. Une source de données fichier non partageable réside sur un seul ordinateur et pointe vers une source de données d'ordinateur. Vous pouvez utiliser des sources de données de fichier non partageables pour accéder à des sources de données d'ordinateur à partir de sources de données fichier existantes.

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À l’aide de OLE DB pour vous connecter aux sources de données

Les sections suivantes décrivent Object Linking and Embedding Database (OLE DB) plus en détail.

L'architecture OLE DB

Dans l’architecture OLE DB, l’application qui accède aux données est appelée utilisateur de données (par exemple, Excel) et le programme qui autorise l’accès natif aux données est appelé fournisseur de base de données (par exemple, le fournisseur Microsoft OLE DB pour SQL Server).

Définir des informations de connexion

Un fichier universel Data Link (.udl) contient les informations de connexion qui utilise un consommateur de données pour accéder à une source de données par le biais du fournisseur OLE DB de cette source de données. Vous pouvez créer les informations de connexion en effectuant une des opérations suivantes :

  • Dans l’Assistant connexion de données, utilisez la boîte de dialogue Propriétés des liaisons de données pour définir une liaison de données pour un fournisseur OLE DB. Pour plus d’informations, voir importation de données à l’aide de l’Assistant connexion de données.

  • Créez un fichier texte vide avec le type de fichier .udl, puis modifiez ce fichier, ce qui permet d'afficher la boîte de dialogue Propriétés de liaison de données.

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Actualisation des données

Lorsque vous êtes connecté à une source de données externe, vous pouvez également procéder à une actualisation afin d'extraire les données à jour. Chaque opération d'actualisation permet d'afficher la version la plus récente des données, et donc de déterminer les modifications qui ont été apportées depuis la dernière actualisation.

L'illustration suivante explique la procédure d'actualisation des données connectées à une source de données externe.

Procédure de base d’actualisation des données externes

1. Les données sont mises à jour lors d'une actualisation.

2. le fichier de connexion définit toutes les informations nécessaires pour extraire des données d’une source de données externes.

3. il existe un large éventail de sources de données que vous pouvez actualiser : fichiers OLAP, SQL Server, Access, OLE DB, ODBC, des feuilles de calcul et du texte.

4. Les données mises à jour sont ajoutées au classeur actif.

Excel fournit de nombreuses options d’actualisation des données importées, y compris l’actualisation des données chaque fois que vous ouvrez le classeur et l’actualisation automatique des données à intervalles réguliers. Vous pouvez continuer à travailler dans Excel tandis que l’actualisation des données, et vous pouvez également vérifier l’état de l’actualisation tandis que l’actualisation des données.

Si votre source de données externes nécessite un mot de passe pour accéder aux données, vous pouvez demander que le mot de passe est entré chaque fois que le plage de données externes est actualisé.

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Importer des données à partir de sources de données

Windows XP, Windows Vista et Microsoft Office fournissent les pilotes ODBC et les fournisseurs OLE DB que vous pouvez utiliser pour extraire des données à partir de sources de données courantes suivantes : Microsoft Office Access, fichiers HTML sur le World Wide Web, fichiers texte, Microsoft SQL Server, Microsoft SQL Server Analysis Services et les fichiers XML. À l’aide de l’Assistant connexion de données et Microsoft Query, vous pouvez également accéder de nombreuses autres sources de données qui ont les fournisseurs OLE DB appropriées et les pilotes ODBC, y compris d’autres feuilles de calcul, Microsoft FoxPro, dBASE, Paradox, Oracle et DB2 Excel.

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Importer des données d’une base de données Access

Il existe plusieurs moyens d’échanger des données entre Microsoft Office Access et Microsoft Office Excel.

  • Pour importer des données dans Excel à partir d’Access, vous pouvez les copier depuis une feuille de données Access, puis les coller dans une feuille de calcul Excel, vous connecter à une base de données Access depuis une feuille de calcul Excel ou exporter des données Access dans une feuille de calcul Excel.

  • Pour importer des données dans Access à partir d'Excel, vous pouvez les copier depuis une feuille de calcul Excel, puis les coller dans une feuille de données Access, les importer depuis une feuille de calcul Excel vers une table Access ou établir une liaison à une feuille de calcul Excel depuis une table Access.

Remarque : Le terme « importation » a une signification différente selon qu'il s'agit d'Excel ou d'Access. Dans Excel, il signifie établir une connexion permanente et réactualisable aux données. Dans Access, il signifie l'action d'importer une fois des données dans Access sans établir de connexion.

Utilisation de données Access dans Excel

Vous souhaiterez peut-être utiliser des données Access dans un classeur Excel pour tirer parti de l’analyse de données et de fonctions, de graphiques de la flexibilité dans l’organisation des données et mise en page ou des fonctions qui ne sont pas disponibles dans Access.

Connexion à des données Access à partir d’Excel

Pour importer des données Access actualisables dans Excel, vous pouvez créer une connexion à la base de données Access et récupérer toutes les données à partir d’une table ou requête. Par exemple, vous souhaiterez peut-être mettre à jour un rapport de synthèse budgétaire Excel que vous distribuez tous les mois pour qu’il contienne les données du mois en cours.

Exportation de données Access vers Excel

À l’aide de l’Assistant Exportation dans Access, vous pouvez exporter un objet de base de données Access, comme une table, requête, formulaire ou les enregistrements sélectionnés dans une vue dans une feuille de calcul Excel. Lorsque vous effectuez une opération d’exportation, vous pouvez enregistrer les détails pour une utilisation ultérieure et même planifier l’opération d’exportation pour exécuter automatiquement à intervalles réguliers.

Voici quelques scénarios courants dans lesquels des données Access sont exportées vers Excel :

  • Votre service ou groupe de travail utilise à la fois Access et Excel. Vous stockez les données dans des bases de données Access mais vous utilisez Excel pour les analyser et distribuer les résultats de vos analyses. Actuellement, votre équipe exporte les données vers Excel lorsqu’elle en a besoin. Vous souhaitez rendre ce processus plus efficace.

  • Vous utilisez Access depuis longtemps mais votre responsable préfère consulter les rapports dans Excel. À intervalles réguliers, vous copiez les données dans Excel. Vous souhaitez automatiser ce processus pour gagner du temps.

Pour plus d’informations sur l’exportation de données depuis Access vers Excel, voir le système d’aide d’Access.

Utilisation des données Excel dans Access

Vous souhaiterez peut-être utiliser des données Excel dans une base de données Access pour tirer parti des fonctionnalités multi-utilisateur, sécurité ou gestion des données Access. Bien qu’il existe de nombreuses fonctionnalités utiles dans Access, il existe deux fonctions que les utilisateurs à trouver particulièrement utiles pour les données Excel :

  • Rapports     Si vous êtes habitué à la création de rapports Access et que vous voulez résumer et d’organiser vos données Excel dans ce type de rapport, vous pouvez créer un état Access. Par exemple, vous pouvez créer des rapports plus flexibles, tels que des rapports graphiques, groupe et des rapports de synthèse et étiquettes imprimées.

  • Formulaires     Si vous souhaitez utiliser un formulaire pour rechercher ou afficher les données dans Excel, vous pouvez créer un formulaire Access. Par exemple, vous pouvez créer un formulaire Access pour afficher les champs dans un ordre différent de l’ordre des colonnes dans votre feuille de calcul, ou vous pouvez afficher une ligne longue de données plus facilement sur un écran.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de formulaires et de rapports Access, voir le système d’aide d’Access.

Liaisons vers des données Excel à partir d’Access

Vous pouvez lier une plage Excel dans une base de données sous forme de tableau. Utilisez cette approche si vous envisagez de continuer à gérer la plage dans Excel mais également la plage soit disponible à partir d’Access. Vous créez ce type de liaison à partir de la base de données Access, pas à partir d’Excel.

Lorsque vous liez une feuille de calcul ou une plage nommée Excel, Access crée une table liée aux cellules sources. Toutes les modifications que vous apportez aux cellules sources dans Excel sont reflétées dans la table liée. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier le contenu de la table correspondante dans Access. Si vous voulez ajouter, modifier ou supprimer des données, vous devez effectuer ces modifications dans le fichier source.

Voici quelques scénarios courants dans lesquels des données Access sont exportées vers Excel :

  • Vous voulez continuer de garder vos données dans des feuilles de calcul Excel tout en pouvant utiliser les fonctionnalités puissantes de génération de requêtes et de rapports d’Access.

  • Votre service ou groupe de travail utilise Access, mais les données provenant de sources externes avec lesquelles vous travaillez se trouvent dans les feuilles de calcul Excel. Vous ne voulez pas conserver des copies des données externes, mais que vous souhaitez pouvoir l’utiliser dans Access.

Pour plus d’informations sur la liaison de données entre Access et Excel, voir le système d’aide d’Access.

Importation de données Excel dans Access

Pour stocker des données Excel dans une base de données Access, puis les utiliser et les gérer dans Access par la suite, vous pouvez procéder à une opération d’importation. Lorsque vous importez des données, Access les stocke dans une nouvelle table ou une table existante sans modifier les données dans Excel. Vous ne pouvez importer qu’une feuille de calcul à la fois au cours d’une opération d’importation. Pour importer plusieurs feuilles de calcul, vous devez répéter l’opération d’importation pour chaque feuille de calcul.

Voici quelques scénarios courants dans lesquels des données Excel sont exportées vers Access :

  • Vous utilisez Excel depuis longtemps mais vous souhaitez désormais travailler dans Access. Vous voulez transférer vos feuilles de calcul Excel vers une ou plusieurs bases de données Access.

  • Votre service ou groupe de travail utilise Access, mais vous recevez de temps à autres des données au format Excel qui doivent être fusionnées avec des bases de données Access. Vous voulez importer ces feuilles de calcul Excel dans votre base de données lorsque vous les recevez.

  • Vous gérez vos données dans Access, mais les rapports hebdomadaires que vous recevez du reste de votre équipe sont des classeurs Excel. Vous souhaitez rationaliser le processus d’importation pour vous assurer que les données sont importées dans votre base de données chaque semaine à un heure spécifique.

Pour plus d’informations sur l’importation de données à partir d’Excel dans Access, voir le système d’aide d’Access.

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Importer des données à partir du Web

Pages Web contiennent souvent des informations qui sont parfaites pour l’analyse dans Excel. Par exemple, vous pouvez analyser boursiers dans Excel à l’aide des informations qui proviennent directement à partir d’une page Web. Selon vos besoins, vous pouvez extraire des données actualisables (autrement dit, vous pouvez mettre à jour les données dans Excel avec les données les plus récentes sur la page Web), ou vous pouvez obtenir des données d’une page Web et conserver statiques dans la feuille de calcul.

Vous pouvez utiliser une requête Web pour extraire les données stockées sur votre intranet ou sur Internet, tel qu’une seule table, plusieurs tables ou tout le texte sur une page Web et analyser les données à l’aide des outils et des fonctionnalités dans Excel. En cliquant sur un bouton, vous pouvez facilement actualiser les données avec les dernières informations à partir de la page Web. Par exemple, vous pouvez récupérer et mettre à jour boursiers à partir d’une page Web publique, ou récupérer mettre à jour une table des informations sur les ventes d’une page Web de société.

Vous pouvez importer des données provenant d’une page Web à l’aide de la boîte de dialogue Nouvelle requête sur le Web. (Sous l’onglet données, dans le groupe Données externes, cliquez sur à partir du Web.) Vous devez accéder au World Wide Web via l’intranet de votre société ou via un modem installé sur votre ordinateur ou réseau, ou vous pouvez effectuer une requête sur des fichiers HTML ou XML locaux.

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Importation de fichiers de texte

Vous pouvez utiliser Excel pour importer des données à partir d’un fichier texte dans une feuille de calcul. (Sous l’onglet données, dans le groupe Données externes, cliquez sur à partir du texte ). Assistant Importation de texte examine le fichier texte que vous importez et vous aide à que vous assurer que les données sont importées dans comme vous le souhaitez.

Il existe deux façons d’importer des données à partir d’un fichier texte à l’aide d’Excel : vous pouvez ouvrir le fichier texte dans Excel (ne permettant pas une connexion dans le fichier texte), ou vous pouvez importer le fichier texte en tant que plage de données externes (ce qui établir une connexion vers le fichier texte).

Deux formats de fichier texte sont couramment utilisés :

  • Les fichiers texte délimités (fichiers .txt), dans lesquels les champs de texte sont séparés par des tabulations (caractère ASCII, code 009).

  • Valeurs séparées par des virgules (CSV) fichiers texte (.csv), dans laquelle le caractère virgule (,) sépare généralement chaque champ de texte.

Vous pouvez également modifier le caractère de séparation utilisé dans les deux délimités et fichiers .csv. Cela peut être nécessaire pour s’assurer que l’opération d’importation ou exportation fonctionne comme vous le souhaitez.

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Importer des données à partir de Microsoft SQL Server

Microsoft SQL Server est une base de données relationnel, complètes conçu pour les solutions des données d’entreprise qui nécessitent de sécurité, disponibilité, extensibilité élevées et des performances optimales. Dans Excel, vous pouvez facilement vous connecter à une base de données Microsoft SQL Server. (Sous l’onglet données, dans le groupe Données externes, cliquez sur à partir d’autres Sources, puis cliquez sur à partir de SQL Server.)

Lorsque vous vous connectez à une base de données Microsoft SQL Server, l’Assistant connexion de données affiche les trois pages :

  • Page 1 : se connecter au serveur de base de données     Utilisez cette page pour spécifier le serveur et la façon dont vous ouvrez une session sur le serveur de base de données.

  • Page 2 : sélectionnez base de données et une Table    Cette page permet de spécifier la base de données et table ou requête.

  • Page 3 : enregistrer les données de fichier et connexion    Utilisez cette page pour spécifier et décrire les phrases connexion fichier et de recherche pour localiser le fichier.

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Importer des données à partir de Microsoft SQL Server Analysis Services

Analysis Services (un composant de Microsoft SQL Server) prenant en charge à la décision et est une base de systèmes d’analyse de traitement OLAP (Online Analytical), cartes de performance indicateur de Performance clé (KPI), l’exploration de données et les systèmes de création de rapports de tableau de bord. Dans Excel, vous pouvez facilement connecter un une base de données Analysis Services OLAP à l’aide d’un fournisseur OLAP. (Sous l’onglet données, dans le groupe Données externes, cliquez sur à partir d’autres Sources, puis cliquez sur Provenance : Analysis Services.) Un fournisseur OLAP est un ensemble de logiciels qui permet d’accéder à un type particulier de base de données OLAP. Ce logiciel peut inclure un pilote de source de données et les autres logiciels clients est nécessaire pour se connecter à une base de données. Vous devez utiliser un rapport de tableau croisé dynamique pour vous connecter à un fournisseur OLAP.

Vous pouvez également accéder données OLAP lorsque vous êtes déconnecté de la source de données OLAP. Un fichier de cube hors connexion est un fichier avec une extension .cub qui stocke une partie de la données source à partir d’une base de données de serveur OLAP. Utiliser un fichier de cube hors connexion pour continuer à apporter des modifications aux rapports de tableau croisé dynamique et graphique croisé dynamique lorsque le serveur n’est pas disponible ou que vous êtes déconnecté du réseau.

Lorsque vous vous connectez à un Microsoft SQL Server Analysis Services, l’Assistant connexion de données affiche les trois pages :

  • Page 1 : se connecter au serveur de base de données     Utilisez cette page pour spécifier le serveur et la façon dont vous ouvrez une session sur le serveur de base de données.

  • Page 2 : sélectionnez base de données et une Table    Utilisez cette page pour spécifier la base de données et le cube.

  • Page 3 : enregistrer les données de fichier et connexion    Utilisez cette page pour spécifier et décrire les phrases connexion fichier et de recherche pour localiser le fichier.

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Importation de données XML

Office Excel facilite l’importer des données de langage XML (Extensible Markup) créé à partir d’autres applications et bases de données, mapper des éléments XML à partir d’un schéma XML aux cellules de feuille de calcul et exporter des données XML modifiées pour l’interaction avec d’autres applications et bases de données. Pensez à ces nouvelles fonctionnalités XML en tant que transformant Excel en un générateur de fichier de données XML avec une interface utilisateur familière.

À l’aide de mappages XML, vous pouvez facilement ajouter, identifier et extraire des éléments de données métiers spécifiques à partir de documents Excel. Par exemple, une facture qui contient le nom et l’adresse d’un client, ou un état qui contient des résultats financiers du dernier trimestre ne sont plus simplement statiques rapports. Vous pouvez facilement importer ces informations à partir d’applications et bases de données, modifier et exporter le même ou autres bases de données et les applications.

Scénarios XML de clé

Vous trouverez ci-dessous des scénarios clés que les fonctionnalités XML visent à résoudre :

  • Étendre les fonctionnalités des modèles Excel existants en mappant des éléments XML vers des cellules existantes. Il devient ainsi plus facile d’obtenir des données XML depuis ou vers vos modèles sans qu’il soit nécessaire de modifier leur conception.

  • Utiliser des données XML comme entrées dans les modèles de calcul existants en mappant des éléments XML vers des feuilles de calcul.

  • Importer des fichiers de données XML dans un nouveau classeur.

  • Importer des données XML dans votre feuille de calcul Excel à partir d’un service Web.

  • Exporter des données de cellules mappées dans des fichiers de données XML indépendants des autres données du classeur.

Processus de base en matière d’utilisation de données XML dans Excel

Le diagramme suivant montre comment les différents fichiers et les opérations collaborent lorsque vous utilisez XML avec Excel. Pour l’essentiel, il existe cinq phases au processus.

Vue d’ensemble de l’utilisation de données XML dans Excel

Légende 1 Ajout d’un fichier de schéma XML (.xsd) à un classeur.

Image du bouton Mappage d’éléments de schéma XML vers des cellules individuelles ou XML répertorie.

Légende 3 Importation d’un fichier de données XML (.xml) et liaison des éléments XML à des cellules mappées.

Étape 4 Entrée de données, déplacement de cellules mappées et exploitation des fonctionnalités Excel, tout en conservant la structure XML et les définitions.

Légende 5 Exportation des données modifiées des cellules mappées vers un fichier de données XML.

Utilisation de données XML

Lorsque vous importez le contenu d’un fichier de données XML dans un mappage XML existant dans votre classeur, vous liez les données à partir du fichier à un mappage XML stocké dans votre classeur. Cela signifie que chaque élément de données dans le fichier de données XML comporte un élément correspondant dans le schéma XML mappés à partir d’un fichier de schéma XML ou de déduire le schéma. Chaque mappage XML ne peut avoir une liaison de données XML, et une liaison de données XML est liée à tous les mappages qui ont été créés à partir d’un mappage XML unique.

Vous pouvez afficher la boîte de dialogue Propriétés du mappage XML (sous l’onglet développeur, dans le groupe XML, cliquez sur Propriétés du mappage.), l’emplacement dans lequel il existe trois options, sur par défaut, que vous pouvez définir ou désactivez-la pour contrôler le comportement d’une liaison de données XML :

  • Valider les données par rapport au schéma pour l’importation et exportation    Indique si Excel valide les données par rapport au mappage XML lors de l’importation de données. Définissez cette option lorsque vous voulez vous assurer que les données XML que vous importez sont conformes au schéma XML.

  • Remplacer les données existantes par les nouvelles données    Indique si les données sont remplacées lorsque vous importez des données. Définissez cette option lorsque vous souhaitez remplacer les données actuelles par les nouvelles données, par exemple, lorsque les données à jour sont incluses dans le nouveau fichier de données XML.

  • Répertorient les ajouter les nouvelles données au format XML existant    Indique si le contenu de la source de données est ajouté aux données existantes sur la feuille de calcul. Définissez cette option, par exemple, lorsque vous consolidez des données à partir de plusieurs fichiers de données XML similaires dans une liste XML, ou vous ne souhaitez pas remplacer le contenu d’une cellule qui contient une fonction.

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Importer des données à l’aide de l’Assistant connexion de données

Vous pouvez utiliser l’Assistant connexion de données pour vous connecter à une source de données OLE DB et ODBC qui a déjà été définie. Pour ouvrir l’Assistant connexion de données, sous l’onglet données, dans le groupe Données externes, cliquez sur à partir d’autres Sources, puis cliquez sur Provenance : Assistant connexion de données.

Si vous choisissez l’option autres/avancés de la source de données dans l’Assistant connexion de données, vous pouvez afficher une liste de fournisseurs OLE DB disponibles dans la boîte de dialogue Propriétés des liaisons de données. En outre, le fournisseur OLE DB pour les pilotes ODBC autorise également l’accès aux sources de données ODBC. Pour plus d’informations sur l’utilisation de chaque onglet dans cette boîte de dialogue, cliquez sur aide dans la boîte de dialogue Propriétés des liaisons de données.

En règle générale, pour définir les informations de connexion dans la boîte de dialogue Propriétés des liaisons de données, procédez comme suit :

  • Cliquez sur l’onglet fournisseur, sélectionnez le fournisseur OLE DB, puis sur suivant, pour afficher l’onglet connexion, pour entrer des informations de connexion spécifiques pour ce fournisseur OLE DB.

    Chaque fournisseur OLE DB définit les informations de connexion spécifiques. Par exemple, fournisseur Microsoft OLE DB pour SQL Server nécessite un nom de serveur, emplacement serveur et un nom d’utilisateur, et vous souhaiterez peut-être ajouter des informations supplémentaires, par exemple un mot de passe ou si vous souhaitez utiliser la sécurité intégrée de Microsoft Windows.

  • Cliquez sur l’onglet Avancé pour fournir des informations supplémentaires, telles que les autorisations d’accès et les paramètres réseau.

  • Cliquez sur l’onglet tous pour définir les propriétés d’initialisation pour ce fournisseur OLE DB.

Remarque : Vous ne pouvez pas filtrer ou participer à des données dans l’Assistant connexion de données.

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Importer des données à l’aide de Microsoft Query

Vous pouvez également utiliser Microsoft Query pour importer des données. (Sous l’onglet données, dans le groupe Données externes, cliquez sur à partir d’autres Sources, puis cliquez sur à partir de Microsoft Query.) Microsoft Query vous permet de définir des sources de données ODBC pour récupérer des données. Dans Microsoft Query, vous pouvez utiliser l’Assistant Requête pour créer un simple requête, ou vous pouvez utiliser des critères avancés dans la requête pour créer une requête plus complexe et procédez comme suit :

  • Filtrer les lignes ou colonnes de données avant qu’elles sont importées dans Excel.

  • Créer un requête avec paramètres.

  • Trier des données avant de les importer dans Excel.

  • Joindre plusieurs tables.

Microsoft Query fournit un simple frontal, facilement accessible à partir d’Excel, pour effectuer ces tâches de requêtes spécialisées.

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Importer des données à l’aide de fonctions et par programme

Si vous êtes développeur, il existe plusieurs approches d’Excel que vous pouvez prendre pour importer des données :

  • Vous pouvez utiliser Visual Basic pour Applications pour accéder à une source de données externe. En fonction de la source de données, vous pouvez utiliser ActiveX Data Objects ou Data Access Objects pour récupérer les données. Vous pouvez également définir une chaîne de connexion dans votre code qui spécifie les informations de connexion. À l’aide d’une chaîne de connexion est utile, par exemple, si vous voulez éviter aux administrateurs système ou les utilisateurs d’abord créer un fichier de connexion, ou pour simplifier l’installation de votre application.

  • Si vous importez des données à partir d’une base de données SQL Server, envisagez d’utiliser SQL Native Client, une Application Programming Interface (API) qui est utilisée pour OLE DB et ODBC d’accès aux données autonome. Il associe le fournisseur OLE DB SQL et le pilote ODBC SQL dans une bibliothèque de liens dynamiques, native (DLL) tout en fournissant des nouvelles fonctionnalités distinctes à partir de Microsoft Data Access Components (MDAC). Vous pouvez utiliser SQL Native Client pour créer de nouvelles applications ou améliorer les applications existantes qui peuvent tirer parti des nouvelles fonctionnalités de SQL Server 2005, telles que des jeux de résultat Active plusieurs (MARS), Types définis par l’utilisateur (UDT) et XML support de type de données.

  • La fonction RTD récupère des données en temps réel à partir d’un programme qui prend en charge l’automation COM.. Le complément automation COM. RTD doit être créé et enregistré sur un ordinateur local.

  • L’instruction SQL. Fonction DEMANDE se connecte à une source de données externe, exécute une requête à partir d’une feuille de calcul. SQL. DEMANDE puis renvoie le résultat sous forme de matrice, sans qu’il soit nécessaire de programmer une macro. Si cette fonction n’est pas disponible, vous installez la macro complément Microsoft Excel ODBC (XLODBC. *.XLA). Vous pouvez installer le complément à partir du site Web Microsoft Office Online.

Pour plus d’informations sur la création de Visual Basic pour Applications, consultez l’aide de Visual Basic.

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La sécurisation de l’accès aux données

Lorsque vous vous connectez à une source de données externes ou actualisez les données, il est important de tenir compte des problèmes potentiels de sécurité et de savoir ce que vous pouvez faire à propos de ces problèmes de sécurité. Suivez les instructions suivantes et des pratiques recommandées pour sécuriser vos données.

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Stockage de connexions de données dans un emplacement approuvé

Un fichier de connexion de données contient souvent une ou plusieurs requêtes utilisées pour actualiser des données externes. En remplaçant ce fichier, un utilisateur malveillant peut créer une requête pour accéder aux informations confidentielles et distribuer à d’autres utilisateurs ou effectuer d’autres actions dommageable. Par conséquent, il est important de vérifier les éléments suivants :

  • Le fichier de connexion a été écrit par une personne digne de confiance.

  • Le fichier de connexion est sécurisé et provienne d’un emplacement approuvé.

Pour améliorer la sécurité, les connexions aux données externes peuvent être désactivées sur votre ordinateur. Pour vous connecter aux données lorsque vous ouvrez un classeur, vous devez activer des connexions de données à l’aide de la barre Centre de gestion de la confidentialité, ou en plaçant le classeur dans un emplacement approuvé. Pour plus d’informations, voir créer, supprimer ou modifier un emplacement approuvé pour vos fichiers, Ajouter, supprimer ou afficher un éditeur approuvéet Afficher mes paramètres de sécurité dans le centre de gestion de la confidentialité.

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Utiliser les informations d'identification de manière sûre

Accéder à une source de données externes généralement requiert les informations d’identification (par exemple, un nom d’utilisateur et un mot de passe) qui sont utilisées pour authentifier l’utilisateur. Assurez-vous que ces informations d’identification sont fournies pour vous de manière sécurisée et que vous ne révélez pas par inadvertance ces informations d’identification à d’autres personnes.

Utilisez un mot de passe fort qui associe des lettres majuscules et minuscules, des nombres et des symboles. Les mots de passe faibles ne combinent pas ces éléments. Mot de passe fort : Y6dh!et5. Mot de passe faible : Maison27. Les mots de passe doivent comporter au moins 8 caractères. Nous vous conseillons d’utiliser au moins 14 caractères.

Il est très important de ne pas oublier votre mot de passe. Si cela se produit, Microsoft ne pourra pas le récupérer. Stockez les mots de passe que vous écrivez dans un endroit sûr, éloigné des informations qu’ils sont censés protéger.

Évitez d’enregistrer les informations de connexion lors de la connexion aux sources de données. Ces informations peuvent être stockées en tant que texte brut dans le classeur et le fichier de connexion et un utilisateur malveillant peut accéder aux informations pour compromettre la sécurité de la source de données.

Si possible, utilisez l’authentification Windows (également appelées une connexion approuvée), qui utilise un compte d’utilisateur Windows pour vous connecter à SQL Server. Lorsqu’un utilisateur se connecte via un compte d’utilisateur Windows, SQL Server utilise les informations dans le système d’exploitation Windows pour valider le nom du compte et le mot de passe. Avant de pouvoir utiliser l’authentification Windows, un administrateur de serveur doit configurer SQL Server pour utiliser ce mode d’authentification. Si l’authentification Windows n’est pas disponible, évitez d’enregistrer les informations de connexion des utilisateurs. Il est plus sécurisé pour les utilisateurs entrent leurs informations d’ouverture de session chaque fois qu’ils ouvrent une session.

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Publication en toute sécurité dans Excel Services

Lorsque vous vous connectez à une source de données, vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Paramètres d’authentification Excel Services pour choisir une méthode d’authentification lorsque vous accédez à la source de données dans Excel Services. Vous pouvez sélectionner une des options suivantes pour vous connecter à la source de données :

  • Authentification Windows    Sélectionnez cette option si vous souhaitez utiliser le nom d’utilisateur et le mot de passe Windows de l’utilisateur actuel. Il s’agit de la méthode la plus sécurisée, mais, dans le cas d’un nombre d’utilisateurs élevé, les performances peuvent être réduites.

  • Authentification UNIQUE    Sélectionnez cette option pour utiliser authentification, puis entrez la chaîne d’identification appropriées dans la zone de texte ID de l’authentification UNIQUE. Un administrateur de site peut configurer un site SharePoint pour utiliser une base de données authentification où un nom d’utilisateur et mot de passe peuvent être stockés. Cette méthode peut être la plus efficace lorsque il existe de nombreux utilisateurs.

  • Aucun    Sélectionnez cette option pour enregistrer le nom d’utilisateur et mot de passe dans le fichier de connexion.

Remarque : Les paramètres d'authentification ne sont employés que par les Services Excel, et non par Microsoft Office Excel. Si vous voulez une uniformisation des données, que vous consultiez le classeur dans Excel ou via les Services Excel, vérifiez que les paramètres d'authentification figurant dans Excel sont identiques.

Pour améliorer la sécurité de vos connexions, utilisez une bibliothèque de connexion de données (DCL). ODC est une bibliothèque de documents SharePoint spéciale qui peut être définie comme une bibliothèque emplacement approuvé et qui facilite stocker, banque d’informations sécurisé, partager et gérer des fichiers ODC. Par exemple, un administrateur doit peut-être déplacer une base de données à partir d’un serveur de test sur un serveur de production, ou mettre à jour une requête qui accède aux données. En utilisant un fichier ODC enregistré dans une bibliothèque DCL, l’administration de ces informations de connexion est beaucoup plus facile et l’accès utilisateur aux données est plus pratique, étant donné que tous les classeurs utilisent le même fichier de connexion et une opération d’actualisation (que ce soit sur l’ordinateur client ou serveur) reçoit les modifications apportées à jour à ce fichier de connexion. Vous pouvez même configurer Office SharePoint Server et ordinateur client d’un utilisateur pour détecter automatiquement les modifications apportées à la connexion de fichiers et utilisent la version la plus récente de ce fichier de connexion. Pour plus d’informations, voir Office SharePoint Server 2007 l’aide de l’Administration centrale.

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Problèmes sur la connexion aux données

Les sections suivantes présentent plusieurs problèmes que vous pouvez rencontrer lorsque vous vous connectez à des données externes

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Problème : j’ai manquer d’espace disque lorsque j’essaie d’importer des données.

Si vous manquez d’espace disque lorsque vous vous connectez à des données externes, envisagez les mesures suivantes :

Cases à cocher et disponible augmenter l’espace disque     Pour libérer de l’espace sur votre disque dur, essayez de vider la Corbeille, sauvegarde des fichiers inutiles et les supprimer de votre disque dur ou supprimer des composants Windows que vous n’utilisez pas. Pour plus d’informations sur libérer de l’espace disque dur, consultez l’aide de Windows.

Stratégies que vous pouvez essayer lors de l’espace disque est limité     Si vous avez seul un nombre limité de l’espace disponible sur votre disque dur, procédez comme suit :

Microsoft Query    Effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :

  • Simplifiez votre requête     Assurez-vous d’inclure uniquement les tables et les champs qui sont nécessaires pour votre requête. Si votre requête contient les tables ou champs, supprimez-les de la requête pour réduire la taille de fichier de requête temporaire.

  • Utilisez des critères pour réduire la taille du résultat la valeur     Utiliser des critères pour récupérer uniquement des enregistrements spécifiques plutôt que tous les enregistrements d’une base de données. Pour plus d’informations, voir l’aide de Microsoft Query.

  • Définir une limite au nombre d’enregistrements renvoyés par la requête     Limiter le nombre de la requête renvoie les enregistrements. Dans Microsoft Query, cliquez sur Options dans le menu Edition, activez la case à cocher limiter le nombre d’enregistrements renvoyés à sous paramètres d’utilisateur et puis entrez le nombre maximal d’enregistrements à retourner dans la zone enregistrements.

Assistant connexion de données     Bien que vous ne pouvez pas limiter les données dans l’Assistant connexion de données, vous pourrez peut-être limiter les données à partir de la source de données en définissant une requête dans la source de données. Si vous n’avez pas la possibilité d’ou autorisé à définir une requête à la source de données, contactez votre administrateur de données.

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Problème : Où se trouve l’Assistant Cube OLAP ?

L’Assistant Cube OLAP dans Microsoft Query, qui créé un Cube OLAP à partir d’une base de données Jet, n’est plus disponible dans Office Excel.

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Problème : Qu’est devenue services de récupération des données ?

Services de récupération des données introduite dans Microsoft Office 2003, utilisent un fichier de connexion de données universel (UDC) (.udcx) pour accéder aux Services Web et requête différentes sources de données.

Dans l’Assistant connexion de données dans la page Bienvenue dans l’Assistant connexion de données, vous pouvez sélectionner les options de source de données Microsoft Business Solutions ou des services de récupération des données. L’option de services de récupération des données vous permet de choisir deux services de récupération des données : listes Windows SharePoint Services, qui extrait les données de listes et bibliothèques de documents sur un serveur exécutant Windows SharePoint Services et Microsoft SQL Server, qui extrait les données à partir de Microsoft SQL Server 2000 ou version ultérieure.

Bien que l’Assistant connexion de données n’est plus prend en charge la modification des fichiers de connexion UDC, Excel continue à prendre en charge les connexions de services de récupération de données existante, et vous pouvez toujours actualiser les connexions.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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