Vue d'ensemble de l'état des feuilles de temps et des tâches

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Avant que les membres de l'équipe puissent enregistrer leurs heures dans les feuilles de temps ou l'état de leurs tâches, vous devez configurer des feuilles de temps, un état de tâche ou les deux. Les feuilles de temps permettent d'enregistrer les heures passées sur des tâches, des projets et d'autres éléments, et sont importantes si vous suivez l'utilisation, les heures facturables, etc. Les membres de l'équipe peuvent entrer l'état de leur tâche en utilisant le Centre des tâches qui permet de suivre avec précision l'état ou la progression des tâches des projets.

Dans cet article

Dois-je créer une feuille de temps ou configurer état des tâches ?

Comment les deux types de suivi du travail ensemble ?

Comment classer les heures ?

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Dois-je créer une feuille de temps ou configurer un état de tâche ?

Il vous sera nécessaire de créer une feuille de temps si :

  • Votre organisation souhaite suivre les heures facturables et non facturables.

  • Vous devez intégrer les feuilles de temps à un système comptable ou à des fins de facturation.

  • Les responsables souhaitent connaître le détail des heures réalisées par les ressources et savoir comment ces heures sont utilisées (heures supplémentaires facturables par rapport aux heures normales facturables par rapport aux heures non facturables).

Si les chefs de projet de votre organisation souhaitent suivre l'avancement des projets qu'ils ont créés dans Microsoft Office Project Professionnel 2007, il vous faudra suivre l'état des tâches.

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Comment utiliser ensemble les deux types de suivi ?

Si vous utilisez des feuilles de temps et des états de tâche, lorsqu'un utilisateur entre des données dans une zone, ces données peuvent être utilisées dans une autre zone.

  • D'une façon générale, les utilisateurs entre l'avancement de leur tâche quotidiennement via le Centre des tâches sous Mon travail. À la fin de la semaine, le membre de l'équipe crée une feuille de temps. Cette feuille de temps est pré-remplie sur la base des travaux planifiés ou des tâches effectivement réalisées et indiquées par le membre de l'équipe dans l'état de la tâche. Pour cela, il clique sur Importer la progression de la tâche dans la page Ma feuille de temps.

    Si nécessaire, les membres de l'équipe peuvent modifier les heures indiquées dans leur feuille de temps. L'état de la tâche créé via le Centre des tâches n'est cependant pas modifié pour refléter ces modifications. Les heures réellement travaillées et l'avancement des tâches varient souvent car les tâches peuvent prendre plus ou moins de temps que prévu ou parce que le travail n'avance pas à un rythme régulier. Les deux ensembles de données ne sont donc pas synchronisés.

  • Dans d'autres cas, si le membre d'une équipe souhaite compléter sa feuille de temps, puis l'état de sa tâche, il doit cliquer sur Importer une feuille de temps dans le Centre des tâches pour importer les heures réelles entrées dans la feuille de temps, les convertir en pourcentage si nécessaire, puis recompléter la grille de l'état de la tâche avec ces données.

    Avertissement : Les données déjà présentes dans le Centre des tâches sont remplacées.

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Comment classer les heures ?

L'une des décisions la plus critique qu'il vous faudra prendre consiste à organiser les heures selon des catégories. Vous pouvez établir des rapports et exporter les heures uniquement dans les catégories que vous avez définies. S'il est toujours possible de présenter les données sous forme de synthèse, il n'est pas possible de les présenter dans un autre niveau de détail ou de granularité que celui défini dans Microsoft Office Project Web Access.

Aidez-vous des informations présentées dans les sections suivantes pour décider comment procéder.

J’ai planifier l’utilisation des feuilles de temps

Je prévois d'utiliser des feuilles de temps

Par défaut, lorsque vous utilisez des feuilles de temps, quatre types d'heures facturables existent :

  • À facturer     Les heures à facturer (ou heures standard) correspondent au travail courant facturé au taux normal.

  • Heures supplémentaires facturables     Il s'agit des heures supplémentaires à facturer au taux normal.

  • Non facturables     Il s'agit des heures de travail normal qui ne peuvent pas être facturées au client.

  • Heures supplémentaires non facturables     Il s'agit des heures supplémentaires qui ne peuvent pas être facturées au client.

Tout d'abord, analysez le type d'heure dont vous devez effectuer le suivi. Pensez aux catégories d'heure qui doivent être exportées dans votre système comptable, aux catégories d'heure que vous devez facturer à vos clients et à la façon dont les responsables souhaitent que les heures soient réparties dans les rapports. Envisagez de consulter le service comptable et les membres de la direction pour déterminer les types de rapports voulus.

Ensuite, déterminez si :

  • Les types des tâches sur lesquelles les ressources travaillent peuvent être rangés dans les quatre catégories par défaut et si ces catégories d'heure suffisent pour vos exportations et vos rapports.

    Oui, les catégories par défaut répondent aux besoins de facturation

    Dans la barre Lancement rapide, cliquez sur Paramètres du serveur puis sur Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps. Dans la page Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps, dans la section Affichage dans Project Web Access, activez la case à cocher La feuille de temps affiche les types d'heures suivants. Vous ne devez entrer aucune information dans la page Classifications de la feuille de temps, car il n'est pas nécessaire de créer des classifications.

  • Les types des tâches sur lesquelles les ressources travaillent peuvent être rangés dans les quatre catégories par défaut, mais vous avez besoin d'un plus grand niveau de granularité pour exporter vos données et créer des rapports. Par exemple, vous pouvez avoir besoin de créer des rapports pour présenter les heures de transport facturables par rapport aux heures facturables effectuées sur site ou bien, en vue de suivre les catégories par utilisation.

    Nous avons besoin de plus fine au sein des catégories par défaut

    Dans la barre de lancement rapide, cliquez sur Paramètres du serveur, puis cliquez sur paramètres de feuille de temps et les valeurs par défaut. Dans la page paramètres de feuille de temps et les valeurs par défaut, dans la section Affichage de Project Web Access, activez la case à cocher la feuille de temps affiche les types d’heures suivants. Dans la page Classifications de feuille de temps, créez les classifications pour s’adapter à la précision dont vous avez besoin. Chaque classification peut être appliquée à une des quatre catégories de facturation. Par exemple, vous pourriez créer les classifications de formation et de voyage afin que les membres de l’équipe peuvent effectuer le suivi des heures facturables formation et déplacement facturables par rapport aux heures supplémentaires non facturables formation heure ou déplacement facturables heures supplémentaires.

  • Les types des tâches ne peuvent pas être classés dans quatre catégories seulement. Par exemple, si vous appliquez plusieurs taux de facturation en plus d'un taux normal et un taux pour les heures supplémentaires, les catégories par défaut ne répondront pas à vos besoins.

    Nous avons besoin de types de facturation pour s’adapter à des taux de facturation supplémentaires

    Dans la barre Lancement rapide, cliquez sur Paramètres du serveur puis sur Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps. Dans la page Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps, dans la section Affichage dans Project Web Access, désactivez la case à cocher La feuille de temps affiche les types d'heures suivants. Ensuite, dans la page Classifications de la feuille de temps, créez les classifications qui répondent à l'ensemble des types de facturation dont vous avez besoin. Les membres de l'équipe pourront ainsi sélectionner une classification pour chaque entrée de leurs feuilles de temps afin de choisir un type de facturation correspondant.

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Je ne prévois pas d'utiliser des feuilles de temps

Il n'est pas possible de désactiver la fonction Feuille de temps dans Office Project Web Access. Demandez simplement à vos équipes de ne pas utiliser la page Feuille de temps.

Je dois suivre l'avancement des tâches des projets de mon entreprise

Si vous utilisez l'état des tâches, vous devez décider de la méthode à utiliser pour autoriser les utilisateurs à communiquer l'état d'avancement de leurs tâches. L'état d'avancement peut être communiqué de trois façons différentes :

  • Nombre d'heures de travail effectuées par jour ou par semaine

  • Travail effectivement réalisé et travail restant

  • Pourcentage de travail réalisé

L'état d'avancement des tâches représente le degré d'aboutissement de tâche par opposition aux heures réalisées et dont le suivi est effectué au moyen des feuilles de temps. Ces deux valeurs ne correspondent pas toujours directement.

Conseil : Pour déterminer la méthode d'état des tâches à utiliser, comparez vos besoins en matière de rapports aux besoins en saisies de données à effectuer par les membres des équipes. Les heures réalisées par jour ou par semaine offrent des informations à partir desquelles créer des rapports car ces informations détaillées peuvent faire l'objet d'un suivi de leur état, lequel peut être comparé souvent à l'état des données planifiées. En revanche, cela impose aux membres des équipes de saisir souvent des données détaillées. Si votre organisation n'effectue pas le suivi des heures, cette méthode peut représenter un changement important dans les habitudes et soulever quelques oppositions. Les autres méthodes offrent un niveau d'information moins détaillé, impliquent un changement d'habitude moins important et imposent comparativement moins d'efforts aux membres des équipes.

Pourquoi ne puis-je pas effectuer certaines actions dans Microsoft Office Project Web Access ?

Selon les paramètres d’autorisations utilisés pour vous connecter à Project Web Access, vous pouvez ne pas être en mesure de voir ou utiliser certaines fonctionnalités. En outre, ce que vous voyez sur certaines pages peut-être différer de celles présentées si votre administrateur serveur personnalisé Project Web Access n’a pas personnalisé l’aide correspondante.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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