Vidéo : utiliser le modèle de base de données Web de problèmes

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Cette vidéo vous montre comment utiliser la base de données Web de problèmes pour effectuer le suivi de maintenance ou autres problèmes de votre domicile ou un espace de travail. Découvrez comment effectuer le suivi des problèmes ouverts et fermés, personnaliser les listes déroulantes, imprimer des rapports et publier la base de données sur un site SharePoint Services Access.

Dans la vidéo

Ajouter un nouveau problème

Afficher et modifier des problèmes

Modifier les éléments d’une liste déroulante

Joindre des fichiers à un enregistrement

Afficher l’aperçu d’un état et l’imprimer

Publier la base de données Web de problèmes pour accéder aux Services

Ajouter un nouveau problème

  1. Cliquez sur l’onglet Problèmes en cours.

  2. Cliquez sur Nouveau problème.

  3. Dans le formulaire Détails du problème, renseignez les informations dont vous disposez.

  4. Si vous voulez ajouter un autre contact, cliquez sur Enregistrer et nouveau, et répétez l’étape 3. Sinon, cliquez sur Enregistrer et fermer.

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Afficher et modifier des problèmes

  1. Cliquez sur l’onglet Problèmes en cours.

  2. Dans la colonne de synthèse de la feuille de données, double-cliquez sur le problème que vous souhaitez afficher ou le modifier.

  3. Modifiez les informations requises, puis cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer et fermer.

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Modifier les éléments d’une liste déroulante

La plupart des listes déroulantes dans la base de données Web de problèmes peuvent être modifiées selon vos besoins. Procédez comme suit :

  1. Cliquez sur la flèche vers le bas pour afficher la liste.

    Si la liste est modifiable, le bouton Modifier les éléments de liste s’affiche juste en dessous de la liste.

  2. Cliquez sur le bouton Modifier les éléments de liste.

  3. Si la boîte de dialogue Modifier les éléments de liste s’affiche :

    1. Tapez les éléments de liste souhaités, une sur chaque ligne.

    2. Vous pouvez également sélectionner une valeur par défaut dans la liste Valeur par défaut.

    3. Cliquez sur OK.

  4. Si un formulaire Détails s’affiche :

    1. Cliquez sur le bouton nouvel enregistrement (vide) en bas de l’écran.

    2. Tapez les informations dans le formulaire, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.

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Joindre des fichiers à un enregistrement

Si un formulaire ou une feuille de données contient un champ Pièces jointes, vous pouvez utiliser ce champ pour joindre des images, des documents ou d’autres fichiers à l’enregistrement. Suivez la procédure ci-dessous :

  1. Double-cliquez sur le champ Pièces jointes.

  2. Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur Ajouter.

  3. Accédez au fichier que vous voulez joindre, puis cliquez sur Ouvrir.

  4. Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur OK.

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Afficher l’aperçu d’un état et l’imprimer

Le modèle de base de données Web de problèmes comprend quatre états. Pour afficher un aperçu d’un rapport :

  • Cliquez sur l’onglet Centre de rapports et puis, sous Sélectionner un rapport, cliquez sur le rapport que vous voulez afficher.

    Access affiche l’état dans le volet de visualisation. Pour imprimer le rapport :

  • Cliquez sur Ouvrir dans un nouvel onglet, puis sous l’onglet fichier, cliquez sur Imprimer et sélectionnez l’option d’impression souhaitée.

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Publier la base de données Web de problèmes pour accéder aux Services

Si vous avez accès à un serveur SharePoint qui est en cours d’exécution Access Services, vous pouvez publier la base de données Web de problèmes sur le serveur et partagez-le avec votre équipe. Procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier, puis cliquez sur Publier sur Access Services.

  2. Dans la zone URL du serveur, tapez l’URL du serveur SharePoint que vous voulez utiliser.

  3. Dans la zone Nom du site, tapez le nom que vous voulez pour la base de données. Ce nom fera partie de l’URL.

Cliquez sur Publier sur Access Services.

Access publie la base de données sur le serveur. Si tout se passe bien, Access affiche un message de réussite qui comporte un lien vers la nouvelle base de données Web.

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