Vidéo : utiliser le modèle de base de données Web de contacts

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La base de données Web de contacts d’Access 2010 permet de commencer à effectuer rapidement le suivi des informations sur les collègues, membres de la famille ou amis. Cette vidéo vous montre comment utiliser cette base de données.

Ajouter un nouveau contact

Afficher et modifier des contacts

Rechercher un contact

Afficher l’aperçu d’un état et l’imprimer

Publier la base de données sur Access Services

Dans cette vidéo

Ajouter un nouveau contact

  1. Cliquez sur l’onglet Carnet d’adresses ou Feuille de données.

  2. Cliquez sur Ajouter nouveau.

  3. Dans le formulaire Détails du contact, tapez les informations dont vous disposez.

  4. Si vous souhaitez ajouter un autre contact, cliquez sur Enregistrer et nouveau, puis répétez l’étape 3. Sinon, cliquez sur Enregistrer et fermer.

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Afficher et modifier des contacts

Afficher et modifier des contacts dans le formulaire Carnet d’adresses

  1. Cliquez sur l’onglet Carnet d’adresses.

  2. Dans le volet de gauche, cliquez sur le nom du contact que vous souhaitez afficher.

  3. Pour ajouter un commentaire sur le contact, tapez-le dans la zone Ajouter un commentaire, puis cliquez sur Enregistrer.

  4. Pour modifier le contact, cliquez sur Modifier les détails, changez les informations, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.

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Afficher et modifier des contacts dans le formulaire Feuille de données

Si les informations que vous souhaitez modifier figurent dans la feuille de données, vous pouvez les changer en plaçant simplement le pointeur sur la feuille de données et en tapant les modifications désirées. Sinon, procédez comme suit :

  1. Accédez au contact que vous souhaitez modifier, puis double-cliquez sur la cellule Prénom ou Nom. Vous pouvez également cliquer dans la colonne d’ID.

    Access ouvre alors le formulaire Détails du contact.

  2. Apportez les modifications désirées, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.

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Rechercher un contact

Les formulaires Carnet d’adresses et Feuille de données comprennent des zones de recherche. Pour rechercher un contact, procédez comme suit :

  • Tapez une partie du nom, de la société, de l’adresse ou du numéro de téléphone dans la zone de recherche, puis cliquez sur l’icône de recherche ou appuyez sur Entrée.

    Access filtre les enregistrements pour afficher ceux qui contiennent les termes de recherche tapés.

Pour effacer les résultats de la recherche, supprimez le contenu de la zone de recherche, puis cliquez sur l’icône de recherche ou appuyez sur Entrée.

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Joindre des fichiers à un enregistrement

Si un formulaire ou une feuille de données contient le champ Pièces jointes, vous pouvez utiliser ce dernier pour joindre des photos, des documents ou d’autres types de fichiers à l’enregistrement. Procédez comme suit :

  1. Double-cliquez sur le champ Pièces jointes.

  2. Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur Ajouter.

  3. Accédez au fichier que vous souhaitez joindre, puis cliquez sur Ouvrir.

  4. Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur OK.

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Modifier les éléments d’une liste déroulante

Vous pouvez modifier la plupart des listes déroulantes de la base de données Web de contacts pour qu’elles répondent à vos besoins. Procédez comme suit :

  1. Cliquez sur la flèche vers le bas pour afficher la liste.

    Si la liste est modifiable, le bouton Modifier les éléments de liste apparaît sous celle-ci.

  2. Cliquez sur le bouton Modifier les éléments de liste.

  3. Dans la boîte de dialogue Modifier les éléments de liste, tapez les éléments de liste désirés, un dans chaque ligne.

  4. Sélectionnez éventuellement une valeur par défaut dans la liste Valeur par défaut.

  5. Cliquez sur OK.

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Afficher l’aperçu d’un état et l’imprimer

Le modèle de base de données Web de contacts comprend 5 états. Pour afficher l’aperçu d’un d’entre eux, procédez comme suit :

  • Cliquez sur l’onglet Centre d’états, puis, sous Sélectionner un état, cliquez sur l’état que vous souhaitez afficher.

    Access affiche alors l’état dans le volet de prévisualisation. Pour imprimer l’état, procédez comme suit :

  • Cliquez sur Ouvrir dans un nouvel onglet, puis, sous l’onglet Fichier, cliquez sur Imprimer et sélectionnez l’option d’impression désirée.

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Publier la base de données sur Access Services

Si vous disposez d’un serveur SharePoint qui exécute Access Services, vous pouvez publier la base de données Web de contacts sur le serveur et la partager avec votre équipe. Procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier, puis sur Publier sur Access Services.

  2. Dans la zone URL du serveur, tapez l’URL du serveur SharePoint que vous souhaitez utiliser.

  3. Dans la zone Nom du site, tapez le nom désiré pour le site. Il fera partie de l’URL.

Cliquez sur Publier sur Access Services.

Access publie alors la base de données sur le serveur. Si l’opération se déroule correctement, Access affiche un message de réussite d’opération avec un lien vers la nouvelle base de données Web.

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