Fédérer les membres de votre équipe grâce aux groupes dans Outlook

Organiser les tâches au sein de votre équipe

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Découvrez comment ajouter, organiser et affecter des tâches à votre équipe avec Planificateur Microsoft.

La procédure suivante vous explique comment effectuer ces tâches dans Outlook sur le web.

Pour créer un compartiment et ajouter des tâches
  1. Dans le Planificateur, sélectionnez votre plan.

  2. Sélectionnez Add new bucket, entrez un nom pour le compartiment, puis appuyez sur Entrée.

    Remarque : L’option Ajouter un nouveau compartiment n’apparaît pas ? Il est possible que les informations du Tableau soient regroupées à l’aide d’une autre option. Sélectionnez Regrouper par en haut à droite, puis sélectionnez Compartiments.

  3. Cliquez sur le signe plus (+) sous le nom du compartiment, entrez un nom pour la tâche, sélectionnez une date d’échéance, puis cliquez sur Assign pour affecter la tâche à un membre de l’équipe. Appuyez sur Entrée.

  4. Sélectionnez de nouveau la tâche pour modifier ou ajouter un attribut.

  5. Pour déplacer une tâche, faites-la glisser vers un compartiment.

  6. Pour réaffecter une tâche à un membre d’équipe, faites glisser l’image du membre de la liste des membres vers la tâche.

Pour afficher l’état de toutes les tâches
  1. Sélectionnez Group by dans la vue Board pour afficher les tâches regroupées par Compartiment, Affectée à ou État (Non démarrée, En cours, En retard ou Terminée).

  2. Sélectionnez Charts pour afficher toutes les tâches avec l’état et les utilisateurs auxquels elles sont affectées sous forme de graphique.

Autres actions

Prise en main rapide du Planificateur Microsoft

Je peux organiser et affecter toutes les tâches de mon équipe en un clin d’œil, à l’aide du plan de notre groupe dans Planificateur Microsoft.

Je démarre le Planificateur en sélectionnant le Lanceur d’applications, puis Planificateur.

Le Planificateur fonctionne avec les groupes. Lorsque vous créez un groupe, un plan est créé dans le Planificateur. Et lorsque vous utilisez le Planificateur pour créer un plan, un groupe est créé.

Dans le Centre du Planificateur, je sélectionne le plan à passer en revue. Il est ici, dans mes Favoris.

Toutes les tâches de mon équipe apparaissent dans le Tableau du plan.

Je vais créer un compartiment pour des tâches affectées à mon groupe. Les compartiments regroupent les tâches associées.

Je sélectionne Ajouter un nouveau compartiment, et entre son nom.

Pour ajouter une tâche au compartiment, je sélectionne le symbole plus sous le titre du compartiment, j’entre le nom de la tâche dans la zone Entrez un nom de tâche et sélectionne Définir une date d’échéance pour indiquer la date à laquelle la tâche doit être terminée.

Je peux ensuite sélectionner Affecter pour affecter la tâche à un membre de l’équipe.

Je sélectionne ensuite Ajouter la tâche.

La nouvelle tâche apparaît sous le nom du compartiment.

Pour ajouter des informations, il me suffit de sélectionner la tâche.

Par exemple, si je veux ajouter un document comme point de départ pour cette tâche, je sélectionne Joindre.

Le fichier se trouve déjà dans l’emplacement OneDrive du plan.

Je peux également faire glisser les tâches d’autres compartiments vers le nouveau compartiment.

Cette tâche étant terminée, je vais activer la case à cocher Tâche terminée.

Pour affecter la tâche à un membre d’équipe, je fais glisser sa photo vers celle-ci.

Les membres d’équipe auxquels j’affecte des tâches reçoivent une notification de groupe les informant de l’attribution d’une nouvelle tâche de projet.

Toutes les tâches sont triées par compartiment, membre auquel elles sont affectées ou avancement.

Je peux également consulter l’avancement du plan dans la vue Graphiques.

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