Créer des listes de publipostage

Utiliser Excel comme source de données dans un publipostage Word

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Personnalisez les noms, adresses et bien plus encore dans un courrier en nombre ou dans des documents. Toutes données stockées dans un classeur Excel sont utilisables pour personnaliser les communications.

Remarque : Les étapes décrites ici ont trait uniquement ce que montre cette vidéo. Pour plus de détails sur la façon d’effectuer une opération de fusion et publipostage, voir Fusion et publipostage à l’aide d’une feuille de calcul Excel.

Utiliser une feuille de calcul Excel pour fusionner des contacts

  1. Ouvrez le document Word que vous voulez utiliser pour l’opération de fusion et publipostage.

  2. Sélectionnez Publipostage > Sélectionner les destinataires.

  3. Sélectionnez Utiliser une liste existante.

  4. Sélectionnez le fichier Excel que vous voulez utiliser, puis choisissez Ouvrir.

  5. Sélectionnez la feuille de calcul que vous voulez utiliser, puis choisissez OK.

    Le nom de chaque feuille de calcul se termine par $.

  6. Sélectionnez Modifier la liste de destinataires pour afficher la source de données, activez les cases à cocher en regard des personnes que vous voulez sélectionner en tant que destinataires, puis choisissez OK.

  7. Enregistrez votre fichier Word pour conserver les connexions que vous avez définies.

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Fusion et publipostage à l’aide d’une feuille de calcul Excel

Préparer votre source de données Excel pour une opération de fusion et publipostage dans Word

Je possède ce document, qui est le mot du Président, pour l'année 2016, et je souhaite donc envoyer ce document à une liste de personnes, que j'ai à l'intérieur d'un classeur Excel, dans une feuille, qui s'appelle " liste ".

Pour ces personnes, j'ai les civilités, Monsieur, Madame, Mademoiselle, le nom, le prénom, l'adresse, le code postal, la ville, et, éventuellement, l'e-mail.

Ce que je souhaite, c'est fusionner les deux documents à travers, ce qu'on appelle, un publipostage.

Alors, comment faire cela dans Word ?

De la manière la plus simple qui soit, je vais cliquer sur l'onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, je vais venir sur l'icône Sélection des destinataires, je clique dessus, et là, je choisis l'option Utiliser une liste existante.

Une fois que j'ai cliqué sur ce lien, je viens sur Document, là, je viens sur mon classeur Excel, que j'ai baptisé donnéesexcel.xlsx, je clique sur Ouvrir, on me dit alors que dans ce classeur, il y a deux feuilles, je sais que la feuille qui contient la liste de mes individus, s'appelle " liste ", je clique dessus et je fais OK.

A priori, rien n'a changé, si ce n'est que ce document est parfaitement lié, à mon classeur Excel.

Si je viens sur Modifier la liste des destinataires, toujours dans l'onglet Publipostage, dans le groupe : démarrer la fusion et le publipostage, je vois la liste de tous mes individus qui fait son apparition.

A partir de là, je peux jouer, j'ai la possibilité, en cliquant sur l'icône, de désélectionner tout le monde et de ne sélectionner que les personnes auxquelles je souhaite envoyer mon document.

J'ai aussi la possibilité de re-sélectionner tout le monde, je peux faire un tri par nom, je peux faire un tri par ville, bref, je peux organiser mes données comme bon me semble.

Il est même possible de faire des filtres, par exemple, on ne veut envoyer cette lettre, ce mot du président, qu'aux personnes habitant à Paris.

Je viens sur le lien Filtrer, je vais choisir comme champs, la ville, je vais dire, est égale à Paris, je fais OK.

Il ne reste plus dans ma liste que des personnes habitant Paris.

Si je souhaite revenir à ma liste complète je reviens sur Filtrer, je clique sur le bouton Effacer tout, je fais OK, je retrouve tous mes individus.

Je fais OK, donc, maintenant que je suis en place, je vais dire que je souhaite mettre, au début de ma lettre, un bloc adresse, de manière à ce que ce courrier, au moment de la fusion, soit personnalisé avec l'adresse de chacune des personnes, un par document édité.

Je me positionne devant le mot du président, je fais Entrée, je sélectionne la marque de paragraphe, je viens dans Accueil, je vais me mettre en Verdana 11, par exemple, et, dans paragraphe, je vais retirer l'espace après que je vais mettre à 0, je fais OK.

Maintenant, à cet emplacement-là, dans publipostage, je vais pourvoir insérer un bloc adresse, en cliquant tout bêtement sur cette icône.

Ici, je vois les différentes personnes qui sont dans ma liste, la présentation me convient bien, il ne me reste plus qu'à faire OK, pour que ce bloc adresse fasse son apparition.

J'ai la possibilité de voir directement à l'écran en cliquant sur cette icône, dans aperçu des résultats, je peux voir directement ce que cela va donner, en termes de visualisation, je peux passer d'un enregistrement à l'autre, en utilisant ces différentes flèches.

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