Stocker et partager des présentations

Supprimer les données confidentielles des diapositives de votre présentation

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Avant de réutiliser ou de partager une présentation, vous pouvez utiliser la fonction Inspecter le document pour rechercher et supprimer des informations sensibles ou des marques de révision.

Utiliser la fonction Inspecter le document

  1. Sélectionnez Fichier > Info.

  2. Sélectionnez Vérifier la présence de problèmes > Inspecter le document.

  3. Sélectionnez les éléments que vous voulez inspecter :

    Remarque : Si votre organisation a personnalisé l’Inspecteur de document en y ajoutant des modules Inspecteur, il se peut que vous puissiez rechercher d’autres types d’informations dans vos documents.

    • Commentaires et annotations : si vous avez collaboré avec d’autres personnes pour créer votre présentation, celle-ci peut contenir des éléments tels que des commentaires ou annotations manuscrites. Ces informations permettent à d’autres personnes de voir les noms des personnes qui ont travaillé sur votre présentation, les commentaires des réviseurs et les modifications qui ont été apportées.

    • Propriétés du document et informations personnelles : les propriétés du document, également appelées métadonnées, incluent des détails concernant votre présentation, tels que l’auteur, le sujet et le titre. Elles incluent également des informations qui sont automatiquement actualisées par les programmes Office, tels que le nom de la dernière personne ayant enregistré le document et la date de création de celui-ci. Si vous avez utilisé des fonctionnalités spécifiques, le document peut également contenir d’autres types d’informations d’identification personnelle (PII).

    • Documents incorporés : si vous avez ajouté du contenu provenant d’autres fichiers, par exemple en collant dans un tableau des données d’une feuille de calcul Excel, le contenu de ces fichiers pourrait être visible.

    • Données XML personnalisées : certaines présentations peuvent contenir des données XML personnalisées qui ne sont pas visibles dans le document. L’Inspecteur de document peut trouver et supprimer ces données XML.

    • Contenu de la diapositive invisible : votre présentation peut contenir des objets qui ne sont pas visibles parce qu’ils ont été mis en forme pour être invisibles.

    • Contenu des objets hors diapositive : certaines présentations PowerPoint peuvent contenir des objets non immédiatement visibles parce qu’ils ont été glissés hors de la diapositive. Ce contenu hors diapositive peut inclure des zones de texte, des images clipart, des graphismes et des tableaux.

    • Notes de présentation : la section Commentaires d’une présentation PowerPoint peut contenir du texte que vous ne souhaitez pas partager publiquement, en particulier si celui-ci a été rédigé uniquement pour la personne qui montre la présentation.

  4. Sélectionnez Inspecter.

  5. Une fois les résultats affichés, vous pouvez choisir de Supprimer des éléments tels que les Commentaires ou l’Auteur, ou de conserver les informations.
    Vous pouvez également choisir Plus d’infos pour obtenir des informations supplémentaires.

  6. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Fermer.

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Supprimer des données masquées et des informations personnelles en inspectant des présentations

Lors de la dernière réunion, vous avez utilisé votre présentation, et on vous a demandé de la diffuser le plus largement possible.

Le problème, c'est que, dans votre présentation, il y a un certain nombre d'informations confidentielles.

Comme, par exemple, des notes manuscrites, que vous avez prises pendant la réunion.

Ou bien encore, de simples notes, contenant des informations sensibles.

Et vous souhaitez anonymiser le plus possible votre présentation, avant de la diffuser.

Alors, comment faire cela ?

Tout simplement, en utilisant l'onglet Fichier et le lien Informations.

Dans le panneau Informations, vous allez trouver l'icône Vérifier l'absence de problèmes, vous cliquez dessus, vous venez sur Inspecter le document, et vous cliquez gauche sur ce lien.

Dans la boite de dialogue qui apparaît, on va vous proposer un nombre de thèmes de vérification, vous pouvez demander à PowerPoint de vérifier les commentaires et annotations, Recherche dans le document les commentaires et les annotations manuscrites.

Vous pouvez lui demander de vérifier les propriétés du document, et informations personnelles.

Recherche des métadonnées masquées, ou les informations personnelles enregistrées dans le document.

Bref, vous avez ici, une liste assez exhaustive, qui va vous permettre de choisir ce que vous souhaitez balayer.

Par exemple, le dernier item, là, qui est totalement indispensable : notes de présentation, est-ce que vous souhaitez, lors de la diffusion envers un plus large public, que vos notes de présentation soient présentes ?

Peut-être pas.

Donc, vous cochez les cases des éléments que vous souhaitez vérifier, vous cliquez sur le bouton Inspecter.

Vous patientez quelques secondes, au bout desquelles, on va vous dire : au niveau des commentaires et annotations, pas de problème.

Par contre, au niveau des propriétés du document et infos personnelles, les informations suivantes, sur le document, ont été trouvées : propriétés du document, quel est l'auteur, et information sur le rognage d'images.

Vous pouvez supprimer toutes ces informations, en cliquant sur ce bouton.

Vous continuez à descendre, et peut-être, que, comme ici, vous allez trouver un problème sur les notes de présentation, celles-ci ont été trouvées.

Est-ce que je les conserve ou pas ?

Je clique sur Supprimer tout, si je souhaite effacer ces différentes notes.

Partout ailleurs, à priori, il n'y a pas de problème, donc je peux, soit réinspecter, après avoir supprimé tel ou tel élément, soit fermer, et ensuite, il ne me reste plus qu'à diffuser ma présentation.

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