Réviser des documents et suivre les modifications

Suivre les modifications et afficher les marques

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Lorsque vos collègues et vous collaborez sur un document, activez l’option Suivi des modifications pour marquer les modifications que chaque personne apporte au document.

Activer le suivi des modifications

  • Sélectionnez Révision > Suivi des modifications.

    Suivi des modifications sur le ruban Word

Afficher les modifications apportées à un document

  1. Sélectionnez Révision, puis choisissez une option d’affichage dans la liste Afficher pour la révision.

    Extrait de code de révision : Interface des Marques simples

    • Marques simples insère une ligne rouge en marge de l’emplacement où une modification a été apportée.

    • Toutes les marques affiche les modifications de chaque personne dans une couleur de texte distincte, ainsi qu’avec une mise en forme de texte barré.

    • Aucune marque montre l’aspect des modifications incorporées.

    • Original affiche le document d’origine.

  2. Dans la liste Afficher les marques, sélectionnez les types de marques à afficher : Commentaires, Entrée manuscrite, Insertions et suppressions et Mise en forme.

Désactiver le suivi des modifications

  • Sous l’onglet Révision, dans le groupe Suivi, choisissez Suivi des modifications.
    Les nouvelles modifications ne sont pas marquées, mais les modifications déjà marquées sont conservées.

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Suivre les modifications dans Word

Désactiver le suivi des modifications

Lorsque vous souhaitez partager un document avec d'autres personnes travaillant avec vous, il peut être opportun d'activer l'un des outils les plus performants qui existe dans Word, à savoir l'outil de révision.

De quoi s'agit-il exactement ?

J'ai fait un document dans lequel j'ai mis en place un certain nombre d'éléments comme des photos, des textes.

J'ai réglé mes marges, j'ai mis des en-têtes, des pieds-de-page, bref, mon document est terminé.

Maintenant, je souhaite proposer ce document à mes collaborateurs pour qu'ils me donnent leur opinion dessus, voire qu'ils y apportent des modifications, mais je veux quand même conserver mon document original tel que je l'ai conçu.

Donc comment faire cela ?

Je viens dans l'onglet Révision et je commence par mettre un commentaire, c'est ce que j'ai écrit là, en cliquant sur Nouveau commentaire.

Je marque : " voilà le document que je propose, à vous de le modifier ".

C'est pour que les personnes à qui je vais l'envoyer puissent savoir ce que j'attends d'eux exactement.

Maintenant que c'est fait, avant d'enregistrer mon travail, je vais venir dans l'onglet Révision, dans le groupe Suivi et je vais choisir Suivi des modifications.

Vous voyez cette ligne-là, Suivi des modifications ?

L'icône est sur un fond gris, selon que je survole ou pas.

Lorsque je clique dessus une première fois si je reviens dessus, voyez, ma petite icône est maintenant sur un fond bleuté ce qui veut dire que le suivi des modifications est mis en route.

À partir de là, si j'enregistre mon travail et que je l'envoie par e-mail à quelqu'un, si ce quelqu'un fait des modifications et me renvoie le document, j'aurai la trace de toutes les modifications qu'il a apportées sur le document.

Je pourrai accepter ces modifications ou ne pas les accepter.

Si je ne veux pas que, par mégarde, la personne désactive le suivi des modifications, je peux verrouiller le suivi.

Pour ce faire, je clique sur Verrouiller le suivi, je mets un mot de passe, je confirme ce mot de passe, je fais OK et donc il n'y a que moi qui peut arrêter ce mode Suivi.

Imaginons que je suis une autre personne, j'ai reçu ce document, je l'ai ouvert sur mon plan de travail et je vois qu'il faut que je fasse des modifications.

J'ai regardé le document mais cette police ne me convient pas vraiment, je n'aime pas trop donc je vais faire une modification.

Je viens sur Accueil, au lieu d'utiliser Calibri, je préfère utiliser la police Arial Black ou Arial tout court, voilà.

Je mets Police, Arial.

Vous voyez que dès qu'une modification est faite, je vois apparaître ici un petit trait gris et, de l'autre côté, je vois apparaître le fait que moi, puisque je suis la même personne, vient de faire, il y a quelques secondes, un changement de mise en forme, la police a été mise en police Arial.

L'information est mémorisée.

On va aller ici et on va changer la couleur.

Je viens là, je mets du rouge, et hop, la couleur rouge, etc.

Donc votre utilisateur ou vos utilisateurs, les personnes auxquelles vous avez envoyé ce document vont pouvoir faire toutes les modifications qu'ils souhaitent, mettre en gras, par exemple, et ils vont enregistrer leur travail et vous renvoyer le document.

Quand vous allez ouvrir le document, vous allez voir toutes les modifications et, à ce moment-là, si vous venez sur Révision vous avez la possibilité de faire apparaître tout ou partie des choses.

Par exemple, j'ai toutes les marques dans le suivi de l'onglet Révision, toutes les marques.

Si je viens sur Marques simples, je ne vais avoir que ce type d'informations, je n'ai plus le détail dans la marge.

Qu'est-ce que ça veut dire ?

Ça veut dire qu'il y a eu des modifications qui ont été apportées et qu'il y a eu un commentaire.

Si je clique sur cette petite bulle, je vois le commentaire.

je vois qui a fait le commentaire.

Je ferme la fenêtre.

Si je clique sur ce petit trait, je vois en marge toutes les modifications qui ont été apportées.

J'ai la possibilité d'afficher les commentaires, les annotationsmanuscrites, les insertionset suppressions, les mises en forme, les bulles et dans les bulles, je peux afficher les révisions dans les bulles, afficher toutes les révisions dans le texte, afficher uniquement les commentaires et la mise en forme dans les bulles et ça, pour une personne ou pour tel ou tel relecteur.

C'est donc très riche, à moi de m'adapter.

Par exemple, je ne veux pas voir les commentaires, je clique sur Commentaires et mon commentaire ici a disparu.

Si je veux remettre l'affichage de ce commentaire, je reclique dessus, ce sont des interrupteurs on-off, allumé-éteint.

J'ai aussi un autre outil qui est très sympathique, c'est le volet de vérification.

Lorsque je clique dessus, je peux cliquer sur Volet, Vérification vertical, à ce moment-là le volet apparaît ici et sinon je peux le mettre à l'horizontale.

On va le remettre à la verticale parce que c'est plus dans mes habitudes de travail.

Qu'est-ce que ce volet ?

Ça me permet d'aller voir directement les différentes modifications, révisions, qui ont été apportées au document, j'ai le détail.

Quand je clique dessus, je vais directement sur la partie concernée du document.

Par exemple, ici, Police gras, je clique dessus, j'arrive directement sur l'endroit où une police en gras a été mise.

C'est quelque chose d'extrêmement pratique pour suivre, pour contrôler tout ce qui a été apporté comme modification sur votre document.

En résumé, cet outil peut servir dans deux situations : vous êtes tout seul à travailler sur un document mais vous voulez conserver les différentes modifications que vous avez apportées, pour le cas où.

Vous activez le suivi des modifications.

Autre manière d'utiliser cet outil : vous travaillez à plusieurs donc vous faites votre document, vous activez le suivi, vous envoyez par e-mail votre document et lorsque celui-ci revient, vous avez, comme ici, toutes les modifications qui ont été apportées dessus.

Enfin, dernière possibilité : c'est de partager directement ce document dans le cloud, dans le nuage, en activant le suivi des modifications et là, vous pouvez voir, en temps réel, les modifications apportées à votre document.

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