Vidéo : Rechercher un enregistrement sur un formulaire en sélectionnant une valeur dans une liste

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L’Assistant Zone de liste déroulante permet de créer rapidement une liste déroulante facilitant la recherche d’un enregistrement dans un formulaire. Par exemple, pour rechercher un enregistrement dans un formulaire qui affiche des informations de contact d’employés, vous pourriez sélectionner le nom d’un employé dans une zone de liste déroulante en haut du formulaire et celui-ci afficherait ensuite l’enregistrement correspondant à cet employé.

Remarque :  L’Assistant Zone de liste déroulante étant désactivé pour les formulaires compatibles avec le Web, la procédure décrite dans cette vidéo ne peut être exécutée que sur des formulaires clients. Si vous avez des doutes sur le genre de formulaire avec lequel vous travaillez, observez son icône dans le volet de navigation. Les icônes des objets compatibles avec le Web comportent un petit globe.

Dans la vidéo

Ajouter la zone de liste déroulante au formulaire

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire, puis cliquez sur Mode Page.

  2. Sous l’onglet Création, dans le groupe Contrôles, cliquez sur la flèche vers le bas dans la galerie Contrôles et vérifiez que l’option Utiliser les Assistants Contrôle est sélectionnée.

  3. Dans la galerie Contrôles, cliquez sur le contrôle Zone de liste déroulante, puis cliquez sur l’en-tête du formulaire dans lequel vous souhaitez placer la zone de liste déroulante.

    Si Access affiche une boîte de dialogue Avis de sécurité à ce stade, cliquez sur Ouvrir pour démarrer l’Assistant.

  4. Dans la première page de l’Assistant Zone de liste déroulante, sélectionnez Rechercher un enregistrement dans mon formulaire basé sur la valeur que j’ai sélectionnée dans la zone de liste déroulante. Si cette option n’est pas visible, voir la section, Si l’option Rechercher un enregistrement... n’est pas disponible.

  5. Dans la page suivante de l’Assistant, dans la liste Champs disponibles, sélectionnez le champ que vous souhaitez afficher dans la zone de liste déroulante et utilisez la flèche pour l’ajouter dans la liste Champs sélectionnés.

Remarque :  Vous pouvez ajouter plusieurs champs à la zone de liste déroulante, mais seul le premier champ sera utilisé pour rechercher l’enregistrement. Assurez-vous que le champ que vous choisissez identifie de manière unique chaque enregistrement. Si vous choisissez un champ tel que Nom et qu’il existe plusieurs enregistrements avec le même nom de famille, Access ne trouvera que le premier enregistrement qui correspond à ce nom de famille, même si vous avez ajouté Prénom à la zone de liste déroulante. Une bonne technique consiste à créer un champ calculé dans la source d’enregistrement du formulaire qui associe plusieurs champs, puis à utiliser ce champ calculé comme valeur de la zone de liste déroulante. Pour plus d’informations sur la création de champs calculés, voir la section Voir aussi de cet article.

  1. Dans la page suivante, l’Assistant montre l’apparence qu’aura la liste une fois créée.

    • Assurez-vous que la case à cocher Colonne clé cachée est activée.

    • Ajustez les largeurs de colonnes si nécessaire et parcourez la liste jusqu’en bas pour vous assurer qu’aucune valeur n’est trop longue.

  2. Dans la page suivante de l’Assistant, tapez une étiquette pour la zone de liste déroulante, telle que « Rechercher un contact ».

  3. Cliquez sur Terminer.

    Access place la zone de liste déroulante dans le formulaire. Vérifiez qu’elle est affichée dans l’en-tête de formulaire. Si nécessaire, utilisez les commandes Insérer, Fractionner ou Fusionner de l’onglet Organiser pour créer des cellules appropriées pour la nouvelle zone de liste déroulante dans l’en-tête de formulaire.

  1. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez surMode Formulaire. Testez la zone de liste déroulante pour vous assurer qu’elle fonctionne comme prévu.

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Trier les valeurs dans la zone de liste déroulante

Dans la plupart des cas, les valeurs de la zone de liste déroulante ne seront pas triées. Pour ajouter le tri souhaité, appliquez la procédure suivante :

  1. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez surMode Page.

  2. Sélectionnez la zone de liste déroulante.

  3. Si la feuille de propriétés n’est pas affichée, appuyez sur F4 pour l’afficher.

  4. Sous l’onglet Tout de la feuille de propriétés, dans la zone de propriété Contenu, cliquez sur le bouton Générer Image du bouton .


Access ouvre le Générateur de requêtes. Le champ que vous avez choisi à l’étape 5 de la procédure précédente est affiché dans sa propre colonne dans la grille de requête.

  1. Sur la ligne Tri du champ que vous avez choisi pour la zone de liste déroulante, sélectionnez l’ordre de tri souhaité (Croissant ou Décroissant).

  2. Cliquez sur Fermer dans le Ruban, puis cliquez sur Oui pour enregistrer les modifications.

  3. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez surMode Formulaire. Testez la zone de liste déroulante pour vous assurer qu’elle fonctionne comme prévu.

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Si l’option Rechercher un enregistrement… n’est pas disponible

Si l’option Rechercher un enregistrement dans mon formulaire basé sur la valeur que j’ai sélectionnée dans la liste déroulante/zone de liste n’est pas affichée dans la première page de l’Assistant, il est probable que le formulaire n’est pas lié à une table ou une requête enregistrée. Le formulaire doit être lié à un objet disponible dans le volet de navigation sous Tables ou Requêtes.

Pour vérifier si un formulaire est lié à une table ou à une requête enregistrée, appliquez la procédure suivante :

  1. Cliquez sur Annuler pour fermer l’Assistant.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur la zone de liste ou zone de liste déroulante créée précédemment, puis cliquez sur Supprimer.

  3. Si la feuille de propriétés n’est pas affichée, appuyez sur F4 pour l’afficher.

  4. Sélectionnez Formulaire dans la liste située en haut de la feuille de propriétés.

  5. Sous l’onglet Données de la feuille de propriétés, observez la zone de propriété Source. Elle doit contenir le nom d’une table ou d’une requête enregistrée pour que vous puissiez appliquer la procédure décrite dans cet article. Si cette zone est vierge, vous pouvez sélectionner une table ou une requête existante comme source d’enregistrement ou créer une nouvelle requête servant de source d’enregistrement. Si la zone contient une instruction SELECT, vous avez également la possibilité de convertir cette instruction en requête enregistrée. Une fois l’une de ces tâches effectuées, la prochaine fois que vous exécuterez l’Assistant Liste déroulante/Zone de liste, il affichera l’option Rechercher un enregistrement....

  6. Appliquez l’une des procédures suivantes en fonction de ce que vous voulez faire :

    • Option 1 : sélectionner une table ou requête existante comme source d’enregistrement

    Si vous savez qu’il existe dans votre base de données une table ou une requête existante qui contient les enregistrements recherchés, appliquez cette procédure pour lier le formulaire à cet objet.

    Remarque :  Si la zone de propriété Source contient une instruction SELECT, l’application de cette procédure entraînera la suppression définitive de cette instruction. Vous souhaiterez peut-être copier l’instruction dans un fichier texte ou autre programme de traitement de texte afin de pouvoir la restaurer en cas de besoin.

    1. Cliquez dans la zone de propriété Source, puis cliquez sur la flèche déroulante qui s’affiche.

    2. Sélectionnez l’une des tables ou requêtes disponibles. Si aucune table ou requête convenable n’est disponible, vous devez en créer une avant de pouvoir continuer. Pour plus d’informations, voir l’article Présentation des tables ou Présentation des requêtes.

    3. Enregistrez le formulaire, puis répétez la procédure décrite au début de cet article. L’Assistant devrait maintenant afficher l’option Rechercher un enregistrement dans mon formulaire basé sur la valeur que j’ai sélectionnée dans la zone de liste déroulante/zone de liste.

      • Option 2 : créer une requête enregistrée ou convertir une instruction SELECT en requête enregistrée

      Si les données que vous recherchez figurent dans plusieurs tables, vous devrez lier le formulaire à une requête qui sélectionne les données dans ces tables.

  1. Dans la zone de propriété Source, cliquez sur le bouton Générer Image du bouton .

    Access ouvre le Générateur de requêtes.

    • Si la zone de propriété Source était initialement vide, le Générateur de requêtes affiche la boîte de dialogue Afficher la table et vous pouvez commencer à créer une requête. Pour plus d’informations, voir l’article Présentation des requêtes. Une fois que vous avez terminé de générer la requête, passez à l’étape 2.

    • Si la zone de propriété Source contenait initialement une instruction SELECT, cette requête est affichée dans le Générateur de requêtes. Passez à l’étape 2 pour la convertir en requête enregistrée.

  2. Sous l’onglet Création, dans le groupe Fermer, cliquez sur Enregistrer sous.

  3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, tapez un nom pour la requête dans la zone Enregistrer l’objet « Requête » dans.

  4. Assurez-vous que Requête est sélectionné dans la zone En tant que, puis cliquez sur OK.

  5. Sous l’onglet Création, dans le groupe Fermer, cliquez sur Fermer.

  6. Cliquez sur Oui pour enregistrer les modifications apportées à la requête et mettre à jour la propriété.

    Access affiche le formulaire en mode Création et modifie la source d’enregistrement de sorte que le nom de la nouvelle requête enregistrée soit affiché.

  7. Enregistrez le formulaire, puis répétez la procédure décrite au début de cet article. L’Assistant devrait maintenant afficher l’option Rechercher un enregistrement dans mon formulaire basé sur la valeur que j’ai sélectionnée dans la zone de liste déroulante/zone de liste.

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