Gérer les données à l’aide de requêtes

Prise en main des requêtes

Votre navigateur ne prend pas en charge la vidéo. Installez Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player ou Internet Explorer 9.

Vous pouvez utiliser des requêtes pour répondre à des questions professionnelles ou autres grâce à des données et effectuer des mises à jour en bloc ou supprimer des informations de la base de données de façon simple et aisée.

Que sont les requêtes ?

Dans Access, les requêtes sont semblables à des questions que vous posez pour trouver des informations connexes, même très spécifiques, dans votre base de données.

Vous pouvez utiliser les données d’une ou de plusieurs tables dans les requêtes. Par exemple, vous pouvez chercher le numéro de téléphone d’un contact. Il suffit alors d’utiliser une simple requête sur le champ Numéro de téléphone d’une personne spécifique dans une table Contacts. Vous pouvez également combiner les données de plusieurs tables, telles que des informations de client ou de commande, pour voir ce qu’a commandé un client.

Dans Access, une requête est un objet de base de données. Elle ne stocke pas de données, mais affiche les données stockées dans des tables et met ces données à votre disposition pour vous permettre de les utiliser. Une requête peut afficher les données d’une ou de plusieurs tables, d’autres requêtes ou d’une combinaison des deux. Par exemple :

  • Afficher des données avec une requête Sélection. Recherchez et affichez des informations d’une ou plusieurs tables en spécifiant les critères que les données doivent respecter et en détaillant les valeurs à afficher. Par exemple, vous souhaitez consulter tous les produits créés par Tailspin Toys.

  • Entrer des critères et effectuer une recherche à la volée. Créez des requêtes réutilisables qui vous demandent toujours les critères de recherche. Par exemple, vous pouvez créer une requête qui demande à l’utilisateur le nom du fournisseur à rechercher, puis affiche tous les produits de ce fournisseur qui ont été acquis.

  • Mettre à jour ou ajouter des données en fonction d’une requête. Recherchez des données, puis utilisez les résultats pour entrer ou mettre à jour les informations automatiquement. Par exemple, si Tailspin Toys a ajouté « TT » au début du nom de tous ses produits, recherchez tous les produits de l’entreprise, puis mettez à jour le nom des produits de façon à ce que chaque entrée commence par « TT », à l’aide d’une requête Mise à jour.

  • Supprimer des données sur la base d’une requête. Recherchez des informations ou des enregistrements, puis supprimez-les. Par exemple, si Tailspin Toys met un terme à son activité et que les produits de l’entreprise ne sont plus commercialisés, vous pouvez les rechercher et les supprimer automatiquement des tables concernées.

Utilisez l’Assistant Requête pour créer une requête Sélection qui affiche des informations en mode Feuille de données.

Remarque : Certains éléments de conception ne sont pas disponibles lorsque vous utilisez l’Assistant. Le cas échéant, vous pouvez modifier la requête en mode Création après l’avoir créée.

Remarque :  Avant de créer une requête, vérifiez que vous avez établi les relations entre les tables de votre base de données, car elles sont utilisées lors de la recherche de vos données. Pour plus d’informations, voir Utiliser des relations entre les tables et les modules associés dans cette formation.

Créer une requête
  1. Sélectionnez Créer > Assistant Requête.

  2. Sélectionnez Assistant Requête simple, puis OK.

  3. Sélectionnez la table ou la requête qui contient le champ, puis ajoutez le champ à la liste Champs sélectionnés. Quand vous avez terminé, sélectionnez Suivant.

    Vous pouvez ajouter autant de champs issus des tables de votre choix que vous le souhaitez.

    Si vous avez ajouté un champ numérique

    Si vous avez ajouté des champs numériques, l’Assistant vous demande si vous voulez que la requête renvoie des informations détaillées ou un résumé des données. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si vous souhaitez afficher des enregistrements individuels, sélectionnez Détails, puis Suivant. Passez à l’étape 4.

    • Pour afficher un résumé de données numériques telles que des moyennes, sélectionnez Résumé, puis Options de synthèse. Spécifiez les champs que vous voulez résumer et la manière dont vous voulez procéder. Seuls les champs numériques apparaissent. Pour chaque champ numérique, sélectionnez une fonction :

      • Somme La requête renvoie la somme de toutes les valeurs du champ.

      • Moy La requête renvoie la moyenne de toutes les valeurs du champ.

      • Min La requête renvoie la plus petite valeur du champ.

      • Max La requête renvoie la plus grande valeur du champ.

    • Si vous souhaitez que les résultats de la requête incluent un décompte des enregistrements dans une source de données, sélectionnez l’option Compter les enregistrements dans Nom de la table pour cette table.

      Si vous avez ajouté un champ Date/Heure

      L’Assistant Requête vous invite à préciser la manière dont vous voulez regrouper les valeurs de date. Supposons que vous ayez ajouté un champ numérique (par exemple, prix) et un champ Date/Heure (par exemple, heure de la transaction) à la requête, puis spécifié dans la boîte de dialogue Options de synthèse que vous voulez afficher la valeur moyenne du champ Prix. Comme vous avez inclus un champ Date/Heure, vous pouvez calculer des valeurs de synthèse pour chaque valeur de date et d’heure unique, pour chaque jour, mois, trimestre ou année.

      Sélectionnez la période que vous voulez utiliser pour regrouper les valeurs de date et d’heure, puis Suivant.

      Remarque : Le mode Création inclut plusieurs options permettant de regrouper les valeurs de date et d’heure.

  4. Donnez un titre à la requête.

  5. Indiquez si vous voulez ouvrir la requête (en mode Feuille de données) ou la modifier (en mode Création). Sélectionnez ensuite Terminer.

Autres actions

Créer et exécuter une requête Mise à jour

Formation sur Excel

Formation sur Outlook

Quand votre base de données Access comporte des tables et des relations, vous pouvez concevoir et créer des requêtes, composants essentiels des bases de données.

Dans cette vidéo, vous allez découvrir le processus de base de création et d’exécution d’une requête, voir une introduction aux types de requête, créer une requête dans l’Assistant Requête et modifier une requête dans le Concepteur de requêtes.

Les requêtes sont les questions que vous posez sur vos données. En fait, poser une question peut être un bon point de départ.

Par exemple, Quel est le nombre de commandes passées par Tailspin Toys le mois dernier ?

Le langage utilisé dans cette question vous oriente vers la table Commandes à partir de laquelle vous sélectionnez les champs voulus, créez la requête puis l’exécutez.

Il s’agit du flux de base pour la plupart des requêtes. Posez une question, puis sélectionnez une source de données qui répondra à cette question, par exemple des tables ou d’autres résultats de requête contenant les données.

Sélectionnez les champs à afficher dans les résultats, également appelés « jeu de données », et ajoutez des critères.

Dans cet exemple, les critères filtrent les résultats de Tailspin Toys pour le mois de mai.

Vous pouvez utiliser des requêtes pas seulement pour répondre à des questions. Les requêtes sont un outil très pratique des bases de données, car elles sont très polyvalentes.

Par exemple, les requêtes peuvent fournir des données pour les formulaires et états ou vous aider à modifier en bloc des données.

À présent, vous pouvez créer plusieurs types de requête dans des bases de données. Sélectionnons Créer, puis Création de requête.

Fermons la boîte de dialogue Afficher la table pour le moment.

Voici les types de requête que vous pouvez créer.

Sélection est la requête la plus courante. Elle vous permet d’extraire des réponses de vos données.

Utilisez une requête Création de table pour sélectionner les enregistrements d’une table existante et les enregistrer dans une nouvelle table. Cela peut être utile par exemple si vous importez un fichier Excel volumineux et voulez répartir ces données dans différentes tables.

Vous exécutez les trois requêtes suivantes sur les données existantes.

Les requêtes Ajout ajoutent des données aux tables existantes,

les requêtes Mise à jour modifient les données existantes

et les requêtes Suppression suppriment des données.

Utilisez une requête Analyse croisée quand vous avez besoin d’afficher des données de synthèse sous forme de moyennes ou de sommes,

par exemple, si vous avez besoin de connaître les ventes par région.

Voici à quoi ressemble une requête Analyse croisée dans le Concepteur de requêtes.

Et voici à quoi ressemblent les résultats. Vous pouvez voir que cette requête renvoie les ventes par trimestre.

Utilisez une requête Union pour combiner plusieurs requêtes en un seul résultat quand vous voulez afficher des données provenant de sources non liées.

Utilisez une requête directe pour vous connecter à une base de données volumineuse, par exemple Microsoft SQL Server et exécuter les requêtes sur cette base de données.

Quand vous effectuez cette opération, Access devient le serveur frontal, c’est-à-dire un ensemble d’outils qui vous permettent d’exécuter les bases de données volumineuses.

Pour terminer, utilisez une requête Définition des données pour créer ou modifier des tables et index. En réalité, Access propose de si nombreuses façons de créer des tables et de modifier des index que vous n’utiliserez probablement jamais ce type de requête.

Créons maintenant une requête Sélection, le type de requête le plus courant.

Pour cela, sélectionnons l’onglet Créer, puis l’Assistant Requête.

Si vous utilisez des requêtes pour la première fois, il s’agit d’un bon point de départ.

Sélectionnez Assistant Requête simple, puis OK.

Sélectionnez la table Numéros de téléphone, puis les champs Client et Numéro de téléphone.

Sélectionnez Suivant.

Remplacez le titre de la requête par un titre plus explicite.

Indiquez que vous voulez afficher les résultats,

puis sélectionnez Terminer.

Voici le résultat.

Vous avez peut-être des questions à ce stade, par exemple « Quel type de requête venons-nous de créer ? »

Et « Comment savoir si nous appelons le téléphone d’une personne ou son télécopieur ? ».

Vous pouvez répondre à ces questions en ajoutant des données à la requête.

Pour modifier votre requête, ouvrez le Concepteur de requêtes. Sélectionnez Accueil, Affichage, puis Mode Création.

Le Concepteur de requêtes vous montre la source de données. Ici, il s’agit d’une table, mais il pourrait également s’agir d’une requête. Vous voyez également le champ impliqué dans la requête.

Le ruban indique le TYPE de requête, et dans ce cas, vous pouvez voir qu’il s’agit d’une requête Sélection.

Pour ajouter le champ Type et faciliter l’utilisation de la liste de numéros de téléphone, il suffit de le faire glisser.

Pour afficher les résultats, dans l’onglet Créer, sélectionnez Exécuter.

Bien que l’Assistant Requête soit simple et rapide, il ne permet pas de tout faire. Par exemple, il ne permet pas d’ajouter des formules.

Pour plus de flexibilité et pour apporter les modifications dont vous avez besoin, utilisez le Concepteur de requêtes.

Vous connaissez à présent les principes de base de création et d’exécution d’une requête à l’aide de l’Assistant Requête et du Concepteur de requêtes. L’utilisation de requêtes vous permet d’analyser vos données et d’obtenir les réponses dont vous avez besoin.

Développez vos compétences
Découvrez des formations
Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première
Rejoignez le programme Office Insider

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Nous vous remercions pour vos commentaires.

Merci pour vos commentaires. Il serait vraisemblablement utile pour vous de contacter l’un de nos agents du support Office.

×