Prise en main d’Access 2016

Prise en main des bases de données

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Les bases de données et les applications web peuvent offrir des avantages non négligeables aux entreprises. La conception des bases de données est primordiale pour atteindre vos objectifs (gérer les informations des employés, fournir des états hebdomadaires élaborés à partir des données, suivre les commandes client, etc.). Prenez le temps de comprendre la conception de bases de données pour créer des bases de données qui fonctionnent parfaitement dès le départ et qui s’adaptent à l’évolution des besoins.

Important : Les applications web Access sont différentes des bases de données de bureau. Cet article n’aborde pas de la conception des applications web.

Concepts et termes

Commençons par nous familiariser avec certains concepts et termes de base. Pour créer une base de données utile, vous devez créer des tables axées sur un sujet. Dans vos tables, vous capturez toutes les données nécessaires pour ce sujet au sein de champs qui contiennent la plus petite unité possible des données.

Bases de données relationnelles

Bases de données dans lesquelles les données sont divisées au sein de tables, semblables à des feuilles de calcul. Chaque table est associée à un sujet tel que les clients (une table) ou les produits (une autre table).

Enregistrements et champs

Emplacements d’une table où sont stockées les différentes données. Les lignes (ou enregistrements) stockent des points de données uniques, tels que le nom d’un client. Les colonnes (ou champs) isolent les informations recueillies sur chaque point de données selon la plus petite unité possible (par exemple, une colonne Prénom et une Nom).

Clé primaire

Valeur qui garantit que chaque enregistrement est unique. Par exemple, il est possible que deux clients aient le même nom (Marie Méthot). Mais l’un des enregistrements Marie Méthot est associé à la clé primaire 12, tandis que l’autre est associé à la clé primaire 58.

Relations parent-enfant

Relations courantes entre les tables. Par exemple, un client peut avoir passé plusieurs commandes. Les tables parent ont des clés primaires. Les tables enfant ont des clés étrangères. Ces valeurs de la clé primaire illustrent le lien entre les enregistrements de la table enfant et la table parente. Ces clés sont liées par une relation.

À quoi reconnaît-on une bonne conception de base de données ?

Pour parvenir à une bonne conception de base de données, vous devez suivre deux principes fondamentaux :

  • Évitez les informations en double (ou données redondantes). Cela mobilise de l’espace et augmente la probabilité des erreurs.

  • Vérifiez que les données sont correctes et complètes. Les informations incomplètes ou erronées sont utilisées dans les requêtes et états et peuvent conduire à des décisions mal informées.

Pour remédier à ces problèmes :

  • Divisez les informations de la base de données en tables liées à des sujets étroitement définis. Évitez de dupliquer les informations dans plusieurs tables. (Par exemple, les noms des clients ne doivent figurer que dans une seule table.)

  • Joignez les tables à l’aide de clés plutôt que de dupliquer les données.

  • Utilisez des processus qui facilitent et assurent l’exactitude et l’intégrité des informations de la base de données.

  • Développez votre base de données en gardant à l’esprit vos besoins en matière de traitement des données et de création d’états.

Pour améliorer l’utilité de vos bases de données sur le long terme, suivez ces cinq étapes de conception :

Étape 1 : déterminez la finalité de votre base de données

Avant de commencer, définissez un objectif pour votre base de données.

Pour ne pas perdre de vue l’objectif de votre base de données, faites-en un résumé auquel vous vous reporterez régulièrement. Si vous cherchez à créer une petite base de données pour une activité à domicile, vous pouvez par exemple écrire : « La base de données Clients conserve les informations des clients aux fins de création de publipostages et d’états ». Pour une base de données d’entreprise, vous devrez peut-être rédiger plusieurs paragraphes pour décrire la manière dont les personnes dotées de différents rôles utiliseront la base de données et ses données. Créez un énoncé spécifique et détaillé auquel vous référer tout au long du processus de conception.

Étape 2 : recherchez et organisez les informations requises

Collectez tous les types d’informations que vous voulez enregistrer, par exemple, le nom des produits et les numéros de commande.

Commencez avec vos informations et méthodes de suivi existantes. Par exemple, vous conservez peut-être les bons de commande dans un registre ou les informations des clients sur des formulaires papier. Utilisez ces sources pour répertorier les informations que vous collectez actuellement (par exemple, tous les champs de vos formulaires). Pour les informations que vous ne collectez pas actuellement, pensez aux informations distinctes dont vous avez besoin. Chaque type de données individuel devient un champ dans votre base de données.

Votre première liste sera certainement imparfaite. Ce n’est pas un problème : vous pourrez l’améliorer au fil du temps. Tenez compte des personnes qui utilisent ces informations et demandez-leur de vous faire part de leurs suggestions.

Déterminez ensuite les informations que vous voulez obtenir de la base de données et les types d’états ou de publipostages que vous voulez créer. Veillez à capturer les informations requises pour atteindre ces objectifs. Par exemple, si vous voulez générer un état qui affiche les ventes réalisées par région, vous devez capturer les données de ventes au niveau régional. Essayez de définir l’état dans ses grandes lignes avec les informations réelles tel que vous voudriez le voir. Répertoriez ensuite les données dont vous avez besoin pour créer l’état. Procédez de même pour les publipostages ou les autres sorties que vous voulez obtenir à partir de la base de données.

Exemple

Supposons que vous proposiez aux clients de s’inscrire (ou de se désinscrire) d’un bulletin d’informations périodique. Vous souhaitez imprimer la liste des personnes inscrites. Vous avez besoin d’une colonne Envoyer un courrier dans la table Clients avec les valeurs autorisées Oui et Non.

Pour les personnes qui souhaitent recevoir des courriers, vous avez besoin d’une adresse de courrier, ce qui nécessite également un champ. Si vous voulez inclure une salutation (par exemple, M., Mme ou Mlle), vous devez utiliser un champ Salutation. Si vous souhaitez vous adresser aux clients par leur prénom dans les courriers, ajoutez un champ Prénom.

Conseil : N’oubliez pas de décomposer chaque information dans sa plus petite composante utilisable (par exemple, Prénom et Nom pour une table Clients). En général, si vous voulez trier, rechercher, calculer ou créer un état sur la base d’une information (par exemple, nom des clients), vous devez placer cet élément dans son propre champ.

Étape 3 : séparez les informations au sein de tables

Divisez vos éléments d’information en entités ou sujets principaux, tels que Produits, Clients et Commandes. Chaque sujet devient une table.

Une fois votre liste des informations requises définie, vous devez déterminer les entités ou sujets principaux dont vous avez besoin pour organiser vos données. Évitez de dupliquer les données au sein des entités. Par exemple, la liste préliminaire d’une base de données destinée à suivre les ventes de produits peut ressembler à ceci :

Éléments d’informations regroupés en sujets

Les principales entités sont : clients, fournisseurs, produits et commandes. Vous pouvez donc commencer avec ces quatre tables : une pour les informations sur les clients, une pour les informations sur les fournisseurs, etc. Il est possible que votre conception évolue encore, mais il s’agit d’un bon point de départ.

Remarque : Les meilleures bases de données contiennent plusieurs tables. Évitez de placer toutes vos informations dans une seule table. Cela favorise la duplication des informations, la croissance de la base de données et le risque d’erreurs. Développez votre conception de manière à n’enregistrer chaque information qu’une fois. Si vous vous trouvez contraint de répéter des informations (par exemple, adresse d’un fournisseur), restructurez votre base de données pour placer ces informations dans une table distincte.

Pour comprendre pourquoi il vaut mieux utiliser plus de tables, examinez la table ci-dessous :

Extrait de données de tables Produits et Fournisseurs

Chaque ligne contient des informations sur le produit et son fournisseur. Comme plusieurs produits proviennent du même fournisseur, le nom et les informations d’adresse du fournisseur doivent être répétés autant de fois. Cela mobilise de l’espace sur le disque. Pour y remédier, enregistrez les informations du fournisseur une seule fois dans une table Fournisseurs séparée, puis liez cette table à la table Produits.

Cette conception présente un autre problème si vous êtes amené à modifier les informations sur le fournisseur. Supposons que vous deviez modifier l’adresse d’un fournisseur. Comme elle apparaît à plusieurs emplacements, vous pourriez modifier l’adresse à un emplacement mais oublier de la modifier dans les autres. L’enregistrement de l’adresse du fournisseur dans un seul emplacement permet de résoudre ce problème.

Enfin, supposons qu’un seul produit soit fourni par Coho Winery et que vous vouliez supprimer le produit, mais conserver le nom et les informations d’adresse du fournisseur. Dans cette conception, comment supprimer l’enregistrement du produit sans perdre également les informations du fournisseur ? C’est impossible. Comme chaque enregistrement contient des informations sur un produit et des informations sur un fournisseur, il est impossible de supprimer l’un sans supprimer l’autre. Pour conserver ces informations séparées, vous devez décomposer cette table en deux : une première table permettra de stocker les informations sur les produits, tandis que la seconde permettra de stocker les informations sur les fournisseurs. Par la suite, lorsque vous supprimerez un enregistrement de produit, vous ne supprimerez que les informations sur le produit, et non les informations sur le fournisseur.

Étape 4 : transformez les informations en colonnes

Décidez les informations que vous voulez stocker dans chaque table. Ces données distinctes deviennent des champs de la table. Par exemple, une table Employés peut inclure des champs tels que Nom, Prénom et Date d’embauche.

Une fois que vous avez choisi le sujet d’une table de base de données, les colonnes de cette table ne doivent stocker que des informations relatives à ce sujet. Par exemple, une table Produits ne doit stocker que des informations sur les produits (et pas sur leurs fournisseurs).

Pour déterminer les informations à suivre dans la table, utilisez la liste que vous avez créée précédemment. Par exemple, la table Clients peut inclure les éléments suivants : Prénom, Nom, Adresse, Envoyer un courrier électronique, Salutations et Adresse de courrier. Chaque enregistrement (client) dans la table contient le même ensemble de colonnes, de telle sorte que vous stockez exactement les mêmes informations pour chaque client.

Créez votre première liste, puis examinez-la et affinez-la. N’oubliez pas de décomposer les informations au sein des champs les plus petits possibles. Par exemple, si votre liste initiale inclut le champ Adresse, décomposez-le en Adresse, Code postal et Ville (ou si vos clients sont disséminés à l’échelle internationale, en davantage de champs). Ainsi, vous pourrez par exemple effectuer des publipostages au format approprié ou créer des états sur les commandes selon leur statut.

Une fois que vous avez affiné les colonnes de données dans chaque table, vous êtes prêt à choisir la clé primaire de chaque table.

Étape 5 : spécifiez les clés primaires

Sélectionnez la clé primaire de chaque table. La clé primaire (par exemple, Réf produit ou Réf commande) identifie chaque enregistrement de manière unique. Si aucun identificateur unique n’est évident, utilisez Access pour en créer un.

Vous avez besoin d’identifier les lignes individuelles de chaque table de façon unique. Vous vous rappelez l’exemple précédent dans lequel deux clients ont le même nom ? Vous avez besoin de les identifier séparément.

Aussi, chaque table doit inclure une colonne (ou un ensemble de colonnes) qui identifie chaque ligne de manière unique. Il s’agit de la clé primaire. Celle-ci est souvent un numéro unique (par exemple, matricule d’un employé ou numéro de série). Access utilise les clés primaires pour associer rapidement les données issues de plusieurs tables et les recueillir automatiquement.

La clé primaire est parfois constituée de plusieurs champs. Par exemple, une table Détails de la commande qui stocke les articles des commandes peut utiliser deux colonnes dans sa clé primaire : Réf commande et Réf produit. Lorsqu’une clé primaire utilise plusieurs colonnes, elle est également appelée clé composite.

Extrait d’une table Produits

Si vous avez déjà un identificateur unique pour les informations d’une table, tel que le numéro qui identifie chaque produit dans votre catalogue de façon unique, utilisez-le, mais seulement si les valeurs correspondent à ces règles relatives aux clés primaires :

  • L’identificateur est toujours différent pour chaque enregistrement. Les valeurs en double ne sont pas autorisées dans une clé primaire.

  • Il existe toujours une valeur pour l’élément. Chaque enregistrement dans la table doit avoir une clé primaire. Si vous utilisez plusieurs colonnes pour créer la clé (par exemple, Type de pièce et Numéro de référence), les deux valeurs doivent toujours être présentes.

  • La clé primaire est une valeur qui ne change pas. Comme les clés sont référencées par d’autres tables, le fait de modifier une clé primaire dans une table implique de la modifier également partout ailleurs où elle est référencée. Les modifications fréquentes accroissent le risque d’erreurs.

Si vous n’avez pas d’identificateur évident, utilisez un nombre unique arbitraire comme clé primaire. Par exemple, vous pouvez attribuer un numéro unique à chaque commande dans le seul but de l’identifier.

Conseil : Pour créer un numéro unique comme clé primaire, ajoutez une colonne avec le type de données NuméroAuto. Celui-ci attribue automatiquement une valeur numérique unique à chaque enregistrement. Ce type d’identificateur ne contient aucune information factuelle décrivant la ligne qu’il représente. Il est conseillé de l’utiliser comme clé primaire car les numéros ne changent pas, contrairement à une clé primaire qui contient des faits sur une ligne (par exemple, numéro de téléphone ou nom d’un client).

Autres actions

Instructions relatives à l’appellation des champs, contrôles et objets

Présentation des tables

Formation sur Excel

Formation sur Outlook

Les meilleures bases de données commencent par une conception structurelle. Dans cette vidéo, vous allez découvrir ce qu’est une base de données (plus spécifiquement une base de données RELATIONNELLE) et comment la créer dans Access. Vous allez découvrir comment organiser votre base de données avec des TABLES et créer la relation entre les tables à l’aide de CLÉS.

Qu’est-ce qu’une base de données ? Grosso modo, une base de données est une collection de données organisée. Les livres de recettes en sont un exemple, de même que cette simple liste de noms et de numéros de téléphone dans Excel.

Vous vous poserez certainement la question suivante alors : « En quoi les bases de données Access sont-elles différentes des autres ? Pourquoi devrais-je les utiliser ? ». La réponse tient dans la STRUCTURE DE TABLE RELATIONNELLE. Voici ce que recouvre ce concept :

Vos données sont organisées au sein de TABLES liées par des CHAMPS PARTAGÉS appelés CLÉS.

Les clés ont deux applications. Premièrement, elles attribuent une valeur à chaque ligne d’une table. Vous pouvez voir que la valeur « 1 » est attribuée à Blaise Richer et que la valeur « 2 » est attribuée à Isabelle Deniger.

Les touches servent également à lier vos tables en partageant des valeurs entre les CHAMPS. Par exemple, vous pouvez voir que la valeur de clé de Blaise est partagée par deux numéros de téléphone. C’est ce qui permet de désigner ces numéros de téléphone comme étant les siens. Vous pouvez également observer que les valeurs de clé de Félicienne Beaudoin sont partagées trois fois. Cela indique que ces numéros de téléphone lui appartiennent.

Votre base de données contient deux types de clés. Les valeurs de clé proviennent de CE champ et sont partagées dans CE champ, le champ de destination. Le champ d’origine est appelé CLÉ PRIMAIRE et le champ de destination CLÉ ÉTRANGÈRE. Le simple fait d’avoir les champs définis ne suffit pas à les lier. Pour cela, vous devez créer une relation entre les tables.

À ce moment précis, vous vous dites peut-être : « Cela représente un travail important. Pourquoi devrais-je faire cela ? ». Bonne question. Tout d’abord, le stockage est plus efficace. Vous voyez la fréquence à laquelle les noms sont répétés ?

Dans une structure relationnelle, vous ne devez entrer la plupart de vos données qu’une seule fois. Cela permet d’économiser beaucoup d’espace. Les structures relationnelles améliorent également la précision, car lorsque vous entrez des données plusieurs fois, vous prenez le risque de commettre des erreurs.

Par exemple, observez ce qu’il se passe si vous orthographiez le nom Félicienne Beaudoin de manière incorrecte. Il devient plus difficile de trouver le numéro de téléphone associé. Il est par ailleurs possible que vous ne détectiez jamais l’erreur. Comme vous n’entrez la plupart de vos données qu’une seule fois dans une structure relationnelle, vous réduisez le risque d’erreur. Si vous faites une erreur, vous ne devez corriger celle-ci qu’à un seul emplacement.

Les structures relationnelles sont idéales pour capturer des transactions. Selon la nature de votre base de données, une transaction peut indiquer la répartition par salle des étudiants, les ventes enregistrées ou la personne à laquelle vous avez prêté votre livre.

Vous connaissez à présent les trois premières étapes de base de la conception d’une base de données. La première étape consiste à capturer toutes les données que vous voulez stocker. Dans cet exemple, nous avions besoin des noms et numéros de téléphone des clients, et d’un moyen pour classer ces numéros.

La deuxième étape consiste à identifier toutes les données qui seront vraisemblablement répétées, comme les noms des clients dans cet exemple.

Enfin, la troisième étape consiste à organiser ces données au sein de leur propre table.

Vous avez remarqué la répétition des données dans le champ Type ? Bien vu. Vous pourriez en effet utiliser ces données dans une table. Comme il ne s’agit toutefois que de quelques valeurs, il vaut mieux créer une liste de recherche, qui est une brève liste de valeurs.

L’utilisation de tables et de clés pour créer une structure relationnelle est une étape fondamentale dans la conception d’une bonne base de données. Une base de données relationnelle dans Access vous permet de gagner du temps, d’économiser de l’espace, de réduire le nombre d’erreurs et de capturer les transactions relatives à vos données importantes pour vous aider à gagner en efficacité dans le cadre de votre travail.

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