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Planifier une réunion de suivi

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Lorsque vous avez besoin d’organiser une réunion plus formelle pour prendre des décisions, planifiez une réunion Skype Entreprise. Découvrez comment planifier une réunion Skype Entreprise à partir d’une courrier Outlook.

La procédure suivante explique comment effectuer des tâches à l’aide d’un ordinateur exécutant Windows. Pour des instructions concernant d’autres appareils, voir Instructions propres à chaque appareil.

Pour planifier une réunion Skype Entreprise à partir d’un courrier Outlook sur votre PC
  1. Dans Outlook, sélectionnez le courrier électronique qui contenait la demande de réunion.

  2. Dans le ruban Outlook, cliquez sur le bouton Répondre avec une réunion dans le groupe Répondre.

    Bouton Répondre avec une réunion

    Une nouvelle invitation à une réunion s’ouvre. Celle-ci est déjà renseignée avec le nom de chaque personne ou alias de courrier dans le thread de courrier. Outlook inclut également une copie du courrier électronique d’origine pour que les personnes puissent s’y référer et donne comme objet de la réunion l’objet du courrier électronique. Vous pouvez apporter des modifications à ces éléments si vous le souhaitez.

  3. Dans le ruban de la fenêtre Réunion, dans le groupe Afficher, cliquez sur Assistant Planification. Recherchez une date et une heure qui conviennent à tout le monde.

    Bouton Assistant Planification

  4. Cliquez sur le bouton Réunion Skype du ruban pour planifier une réunion en ligne.

    Bouton Réunion Skype

    L’information « Participer à une réunion Skype » est ajoutée dans le corps de la réunion.

  5. Cliquez sur Envoyer.

Instructions propres à chaque appareil

Vous ne pouvez pas planifier une réunion Skype Entreprise à l'aide d’Outlook pour Android. Vous disposez toutefois de plusieurs options :

  • Si votre réunion est petite (quelques personnes), planifiez-la en tant que réunion dans Outlook pour Android. Puis lorsque la réunion débute, utilisez Skype Entreprise sur votre appareil Android pour appeler des participants. (Utilisez le pavé de numérotation pour appeler la première personne, cliquez sur le bouton Plus (points de suspension), puis sélectionnez Ajouter un participant pour ajouter des personnes.)

  • Si votre réunion est plus grande, votre meilleure option consiste à planifier une réunion Skype Entreprise à l’aide de votre appareil iOS ou de votre PC.

    Remarque : Bien que vous ne puissiez pas planifier une réunion Skype Entreprise à l’aide d’Outlook pour Android, vous pouvez tout de même participer à une réunion Skype Entreprise sur votre appareil Android.

Pour planifier une réunion Skype Entreprise sur iPhone et iPad
  1. Dans le courrier électronique qui contenait la demande de réunion, appuyez sur la flèche Précédent pour revenir à la boîte de réception.

  2. Appuyez sur l’icône Calendrier.

  3. Appuyez sur le symbole + en haut de l’écran du calendrier.

  4. Entrez le titre et l’heure de la réunion, ainsi que le nom des participants.

  5. Appuyez sur le commutateur Appel Skype pour planifier une réunion en ligne.

  6. Entrez les autres informations requises.

  7. Appuyez sur Enregistrer en haut de l’écran.

Vous ne pouvez pas planifier une réunion Skype Entreprise à l'aide d’Outlook pour Windows Phone. Vous disposez toutefois de plusieurs options :

  • Si votre réunion est petite (quelques personnes), planifiez-la en tant que réunion dans Outlook pour Windows Phone. Puis lorsque la réunion débute, utilisez Skype Entreprise sur votre appareil Windows Phone pour appeler des participants. (Appuyez sur l’image de contact de la première personne, puis sur le bouton Appel ou Appel vidéo. Cliquez sur les points de suspension pour ajouter d’autres personnes à la réunion).

  • Si votre réunion est plus grande, votre meilleure option consiste à la planifier en tant que réunion Skype Entreprise à l’aide de votre appareil iOS ou de votre PC.

    Remarque : Bien que vous ne puissiez pas planifier une réunion Skype Entreprise à l’aide d’Outlook pour Windows Phone, vous pouvez tout de même participer à une réunion Skype Entreprise sur votre appareil Windows Phone.

Skype Entreprise n’est pas disponible pour Mac OS X.

Pour planifier une réunion Skype Entreprise à partir d’un courrier Outlook Online
  1. Dans Outlook Online, sélectionnez le courrier électronique qui contenait la demande de réunion.

  2. Cliquez sur un contact pour afficher le menu rapide Skype Entreprise associé. Cliquez sur l’icône Planifier un événement. Elle se présente comme une page de calendrier.

  3. Une nouvelle invitation à une réunion s’ouvre. Celle-ci est déjà renseignée avec le nom de la personne ou l’alias de courrier que vous avez sélectionné.

  4. Si vous souhaitez ajouter d’autres participants, entrez leur nom dans la zone Ajouter des personnes. Cliquez sur leur nom pour les ajouter à la liste des participants.

  5. Cliquez sur l’Assistant Planification pour rechercher une date et une heure qui conviennent à tout le monde.

  6. Cliquez sur Réunion Skype > Ajouter une réunion Skype dans la barre de menus pour planifier une réunion en ligne.

    Le lien « Participer à une réunion en ligne » et des informations sont ajoutés dans le corps de la réunion.

  7. Cliquez sur Envoyer.

Skype Entreprise étant intégré avec Outlook, je peux créer une demande de réunion directement à partir d’un courrier électronique.

Voici le courrier électronique de Madeleine qui demande une mise à jour des chiffres du budget dans la présentation.

Je planifie la réunion de suivi en cliquant sur le bouton Réunion dans le ruban Outlook.

L’option Répondre avec une réunion ajoute automatiquement des participants à la réunion à partir du courrier électronique, ainsi que l’objet et le fil de courrier d’origine.

Je consulte l’Assistant Planification pour trouver un moment où tout le monde est disponible, puis je clique sur le bouton Réunion Skype pour créer une réunion en ligne.

Vous pouvez constater que les informations relatives à la réunion Skype Entreprise sont ajoutées à l’invitation à la réunion. Il ne me reste plus qu’à cliquer sur Envoyer.

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