Créer des états

Modifier et imprimer des états

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Même si votre état contient toutes les informations souhaitées, il ne reflète pas nécessairement votre image de marque. Avant d’imprimer et de partager votre état, vous pouvez en modifier l’apparence et y ajouter un logo.

Conseil : Lorsque vous apportez des modifications de conception ou de mise en forme aux états, commencez en mode Page. Pour y accéder à partir de l’onglet Accueil, sélectionnez Affichage > Mode Page.

  • Pour redimensionner un champ, sélectionnez-le, puis faites glisser les bords.

    Partie d’un état sur les ventes annuelles d’un produit

  • Pour déplacer un champ, sélectionnez ce champ et faites-le glisser vers le nouvel emplacement. Pour déplacer plusieurs champs, maintenez la touche Ctrl enfoncée et sélectionnez les champs que vous voulez déplacer, puis faites-les glisser vers le nouvel emplacement.

  • Pour ajouter un thème visuel à l’ensemble des états et des formulaires dans votre base de données, dans l’onglet Création, sélectionnez Thèmes. Placez le pointeur sur un thème pour voir son apparence. Pour modifier les couleurs et les polices, sélectionnez un thème.

  • Pour modifier le style de police d’un champ, sélectionnez le champ que vous voulez modifier. Puis, dans l’onglet Format, sélectionnez une police, une taille de police, une couleur de police et un alignement.

  • Pour ajouter une image d’arrière-plan à un état, dans l’onglet Format, sélectionnez Image d’arrière-plan > Parcourir. Accédez ensuite au dossier qui contient l’image, sélectionnez l’image, puis Ouvrir.

Remarque : Access n’enregistre pas les modifications de conception automatiquement, veillez donc à enregistrer votre travail. Dans la barre d’outils Accès rapide, cliquez sur Enregistrer.

Faire ressortir des données à l’aide d’une règle de mise en forme conditionnelle
  1. Sélectionnez les champs qui contiennent les données que vous voulez mettre en évidence.
    Pour sélectionner plusieurs éléments, maintenez la touche Ctrl enfoncée, puis sélectionnez les champs ou contrôles.

  2. Sélectionnez Format > Mise en forme conditionnelle.

  3. Sélectionnez Nouvelle règle, puis un type de règle.

  4. Pour Modifier la description de la règle, tapez la plage des valeurs de champ que vous voulez mettre en évidence.

    Interface de la nouvelle règle de mise en forme

  5. Dans la barre d’outils de mise en forme, sélectionnez le style de police et la couleur d’arrière-plan que vous voulez utiliser pour les données mises en évidence.

  6. Pour appliquer la règle à votre état, sélectionnez OK.

Ajouter un logo
  1. Dans l’onglet Création, sélectionnez Logo.

  2. Pour positionner l’image en haut de l’état, accédez au dossier qui contient l’image, sélectionnez l’image, puis Ouvrir.

    • Pour redimensionner le logo, sélectionnez une poignée de l’image et faites-la glisser jusqu’à ce que le logo ait la taille souhaitée.

    • Pour déplacer le logo, sélectionnez-le et faites-le glisser jusqu’à ce qu’il soit à l’emplacement souhaité.

Afficher un aperçu de l’état et l’imprimer
  1. Sélectionnez Fichier > Imprimer > Aperçu avant impression.

    • Pour parcourir l’état, sélectionnez les flèches Page.

    • Pour afficher un aperçu plus grand ou plus petit, sélectionnez les boutons Zoom.

  2. Pour modifier les marges, sélectionnez Marges, puis une taille de marge.

  3. Lorsque vous êtes satisfait de l’apparence de l’état, sélectionnez Imprimer, puis spécifiez les options d’impression. Si nécessaire, changez d’imprimante et sélectionnez le nombre de copies à imprimer.

  4. Pour imprimer l’état, sélectionnez OK.

Autres actions

Présentation des états dans Access

Formation sur Excel

Formation sur Outlook

Supposons que vous ayez créé un état de base de données de base.

Il affiche à peu près vos informations de la bonne manière.

Vous pouvez toutefois l’affiner avant de l’imprimer pour le partager.

Pour apporter quelques modifications de base, cliquez sur la flèche sous Affichage, puis sélectionnez Mode Page.

Vous pouvez modifier la conception ou la mise en forme aussi bien en mode Création qu’en mode Page. Toutefois, redimensionner les contrôles est probablement plus simple en mode Page, car vous pouvez voir les données.

Pour redimensionner un contrôle, sélectionnez-le, puis faites glisser les bords jusqu’à la taille voulue.

Notez que quand vous modifiez une des étiquettes d’un contrôle, les autres étiquettes sont également modifiées.

Pour déplacer un contrôle et ses étiquettes, sélectionnez-les et faites-les glisser vers le nouvel emplacement.

Pour ouvrir le menu contextuel et voir d’autres options de mise en forme des états, sélectionnez un contrôle et appuyez sur Maj + F10 ou cliquez avec le bouton droit sur le contrôle.

Ce menu permet de modifier la disposition, de changer l’ordre de tri ou de regroupement, d’ouvrir la feuille de propriétés, etc.

Pour afficher d’autres options d’état, sélectionnez Propriétés.

La feuille de propriétés répertorie les nombreuses options que vous pouvez ajuster dans votre état.

Vous pouvez également modifier l’alignement du texte d’un contrôle.

Comme Access n’enregistre pas les modifications de création automatiquement, dans la barre d’outils Accès rapide, sélectionnez Enregistrer.

La règle de mise en forme conditionnelle est un bon moyen de mettre en évidence les informations d’un état.

Supposons que vous souhaitez mettre en évidence les commandes expédiées de janvier à mars 2015.

Avec l’état en mode Page, sélectionnez les contrôles que vous souhaitez mettre en évidence.

Pour sélectionner plusieurs éléments, maintenez la touche Ctrl enfoncée, puis sélectionnez les contrôles.

Sélectionnez Format, puis Mise en forme conditionnelle.

Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Nouvelle règle.

Nous allons conserver le type de règle Vérifier les valeurs de l’enregistrement actif ou utiliser une expression.

L’autre type de règle compare les valeurs entre elles à l’aide des barres de données.

Tapez la plage de valeurs que vous voulez mettre en évidence.

En dessous, spécifiez le format des valeurs.

Choisissez un texte en gras avec une couleur d’arrière-plan.

Cette zone affiche l’aspect des valeurs avec la mise en forme conditionnelle. Sélectionnez OK.

Access applique la règle à votre état.

Pour que votre état soit plus attrayant et lisible, personnalisez la couleur et les polices.

Avec l’état en mode Page, sélectionnez Création, puis la flèche sous Thèmes.

Pointez sur un thème pour voir comment il s’affiche dans votre état.

Sélectionnez le thème qui vous convient. Access l’applique à votre état.

Pour modifier les couleurs, sélectionnez Couleurs, puis le modèle souhaité.

Pour modifier la police, sélectionnez Polices, puis la police souhaitée.

Pour apporter une touche professionnelle supplémentaire, ajoutez le logo de votre organisation ou une autre image comme en-tête de votre état.

Avec l’état en mode Page, sélectionnez Création, puis Logo.

Accédez à l’image, puis sélectionnez OK.

Access ajoute le logo à l’en-tête de votre état.

Si besoin, redimensionnez le logo aux dimensions voulues.

Déplacez le logo à l’endroit voulu dans l’en-tête.

Vous pouvez également ajouter une image d’arrière-plan, par exemple votre logo en filigrane ou une photo de votre produit de signature.

Si vous avez créé votre état avec l’Assistant État ou l’outil État, la date du jour et le numéro de page apparaissent dans l’en-tête ou le pied de page.

Mais si vous avez créé votre état avec l’outil Création d’état ou État vide, aucun en-tête ou pied de page n’est défini.

Pour ajouter ou modifier des numéros de page, sélectionnez Création, puis Numéros de page.

Spécifiez le format, la position et l’alignement des numéros de page.

Pour ajouter, modifier ou supprimer la date dans l’en-tête ou le pied de page, sélectionnez Date et Heure.

Indiquez si vous voulez inclure la date ou l’heure et sélectionnez le format voulu.

Lorsque vous êtes prêt à imprimer votre état, regardez s’il vous convient.

Sélectionnez Fichier, Imprimer, puis Aperçu avant impression.

Ajustez l’état si besoin à l’aide des commandes de l’onglet Aperçu avant impression.

Zoomez en avant ou en arrière pour obtenir un meilleur aperçu de l’état ou modifiez les marges ou l’orientation.

Lorsque vous êtes satisfait de l’apparence de l’état, dans l’onglet Aperçu avant impression, sélectionnez Imprimer.

Spécifiez les options voulues dans la boîte de dialogue Imprimer, comme l’imprimante à utiliser et le nombre de copies. Sélectionnez OK.

Access imprime l’état que vous avez modifié.

Vous avez maintenant un état clair et professionnel que les autres utilisateurs comprendront facilement.

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