Vidéo : Déplacer des données d’Excel vers Access

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Avez-vous un inventaire ou une liste de contacts dans Excel qui devient difficile à gérer ? Peut-être le moment est-il venu de le transférer vers Access, qui fournit de meilleurs outils pour la gestion de grandes quantités de données. Regardez cette vidéo pour savoir comment effectuer une simple opération d’importation dans Access.

Remarque :  Cette vidéo ne traite pas de l’importation de données dans des bases de données Web. Pour plus d’informations sur les bases de données Web, voir l’article Créer une base de données à partager sur le Web.

Dans la vidéo

Préparer les données dans Excel

Important :  Si les instructions suivantes vous imposent d’apporter des modifications à votre feuille de calcul, effectuez une copie de sauvegarde du classeur ou de la feuille de calcul avant de continuer.

  • Si les données de votre feuille de calcul Excel sont séparées par des lignes ou des colonnes vides, consolidez-les en une liste unique dans la mesure du possible. Les cellules vides ne posent pas de problème, mais essayez d’éviter qu’il y ait des lignes ou des colonnes entièrement vides dans les données à déplacer.

  • Dans la mesure du possible, organisez la feuille de calcul de sorte que chaque colonne contienne le même type de données, par exemple uniquement des données numériques ou uniquement du texte. Si une colonne contient une combinaison de types de données, essayez de mettre au moins une valeur de chaque type sur les huit premières lignes de données. Cela aidera Access à déterminer le type de données le plus approprié pour cette colonne et aidera à éviter toute erreur d’importation.

  • Access utilise le nom de l’onglet de feuille de calcul comme nom de table. Par exemple, si la feuille de calcul se nomme Feuille1, la table importée dans Access se nomme également Feuille1. Si vous souhaitez donner un nom plus évocateur à la table avant de déplacer les données, renommez la feuille de calcul comme suit :

    • Double-cliquez sur l’onglet de feuille de calcul (au bas de celle-ci), tapez le nom souhaité, puis appuyez sur Entrée.

Déplacer les données vers Access

  1. Dans Excel, sélectionnez les données à déplacer vers Access, y compris les en-têtes de colonnes (le cas échéant).

  2. Cliquez avec le bouton droit sur les données sélectionnées, puis cliquez sur Copier.

  3. Dans Access, ouvrez une base de données existante ou créez-en une nouvelle.

    Dans le second cas, Access affiche une table vide. Fermez celle-ci sans l’enregistrer.

  4. Si le volet de navigation n’est pas affiché, appuyez sur F11 pour l’afficher.

  5. Cliquez n’importe où dans le volet de navigation, puis cliquez sur Coller.

    Access affiche une boîte de dialogue vous invitant à indiquer si vos données contiennent des en-têtes de colonnes.

  6. Si les données que vous avez copiées incluent des en-têtes de colonnes, cliquez sur Oui ; sinon, cliquez sur Non.

    Si tout va bien, Access affiche un message signalant que l’objet a été importé correctement.

  7. Cliquez sur OK pour continuer.

Access affiche la nouvelle table dans le volet de navigation. Double-cliquez sur celle-ci pour vérifier que les données ont été importées correctement.

Corriger les erreurs d’importation

Si des erreurs ont été rencontrées durant l’opération d’importation, Access crée une table Erreurs d’importation qui contient des descriptions des erreurs. Pour afficher les erreurs, double-cliquez sur la table Erreurs d’importation. Si les erreurs sont nombreuses, il peut être préférable de supprimer la table importée, de résoudre les problèmes dans la feuille de calcul Excel, puis de réessayer la procédure copier-coller. S’il n’y a que quelques erreurs, il vaut mieux les corriger manuellement dans Access. Une fois les éventuels problèmes résolus, vous pouvez supprimer la table Erreurs d’importation.

Définir les types de données des champs

Si vous vous apercevez qu’il est impossible d’entrer le type de données souhaité dans la table Access, vous devrez peut-être modifier le type de données du champ.

Pour déterminer le type de données d’un champ, sélectionnez une valeur dans le champ puis, sous l’onglet Champs, dans le groupe Mise en forme, observez la zone Type de données. Si, par exemple, le type de données est Nombre, Access vous empêchera d’entrer des lettres dans le champ (comme 166A).

Modifier le type de données d’un champ

Avertissement :  Dans certains cas, la modification du type de données d’un champ peut provoquer une perte de données. Effectuez une copie de sauvegarde du fichier .accdb (ou de la table proprement dite) avant de modifier le type de données d’un champ.

  1. Cliquez dans la cellule à modifier.

  2. Sous l’onglet Champs, dans le groupe Mise en forme, sélectionnez un nouveau type de données dans la liste Type de données.

    Access affiche un message d’avertissement.

  3. Si vous avez une copie de sauvegarde de vos données et que vous êtes sûr de vouloir continuer, cliquez sur Oui.

  4. Enregistrez la table.

Ajouter une clé primaire

Pour empêcher l’existence d’enregistrements en double et simplifier la création de relations entre les tables, nous vous conseillons d’ajouter un champ de clé primaire à la nouvelle table. Appliquez la procédure suivante.

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table, puis cliquez sur Mode Création.

  2. Dans la première cellule vide de la colonne Nom du champ, tapez « ID ».

  3. Dans la colonne Type de données, sélectionnez NuméroAuto.

  1. Avec la ligne ID toujours sélectionnée, sous l’onglet Création, dans le groupe Outils, cliquez sur Clé primaire.

  2. Enregistrez et fermez la table.

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