Prise en main d’Access 2016

Découvrir les objets de base de données

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Access fournit six objets de base de données qui, lorsqu’ils sont combinés, vous aident à tirer pleinement parti de vos données. Découvrez le rôle joué par chaque objet.

Tables

Access organise vos informations au sein de tables (listes de lignes et colonnes rappelant les livres de comptabilité ou une feuille de calcul). Chaque table stocke des informations sur un sujet spécifique, de telle sorte que la plupart des bases de données incluent plusieurs tables.

Extraits de tables Produits, Clients et Commandes

Chaque ligne de la table est appelée enregistrement, et chaque colonne est appelée champ. Un enregistrement contient toutes les informations spécifiques pour une entité particulière (par exemple, client ou commande). Un champ est une information unique relative à cette entité. Dans la table Produits, par exemple, chaque ligne ou enregistrement contient des informations relatives à un produit. Chaque colonne ou champ contient un certain type d’informations sur ce produit, telles que son nom ou son prix. Si vous ne les connaissez pas déjà, découvrez les concepts de base liés aux bases de données.

Requêtes

Dans une base de données bien conçue, les données que vous voulez présenter via un formulaire ou un état se trouvent généralement dans plusieurs tables. Vous utilisez une requête pour extraire des informations de différentes tables et les assembler pour les afficher dans un formulaire ou un état.

Une requête peut être une demande de données issues de votre base de données. Elle peut également être utilisée pour effectuer une action sur les données. Les requêtes permettent d’obtenir des réponses à des questions simples, d’effectuer des calculs à l’aide de données, de combiner les données de différentes tables et d’ajouter, modifier ou supprimer des données dans une base de données.

Il existe différents types de requêtes, mais les deux types principaux sont les suivants :

Principaux types de requête

Utilisation

Sélectionnez

Pour récupérer des données d’une table ou pour effectuer des calculs.

Action

Pour ajouter, modifier ou supprimer des données. Chaque tâche dispose d’un type de requête Action spécifique. Les requêtes Action ne sont pas disponibles dans les applications web Access.

Formulaires

Les formulaires sont comme les étalages des magasins : ils permettent de présenter les éléments de la base de données ou d’y accéder. À l’instar des formulaires papier, les formulaires Access sont des objets via lesquels vous et les autres utilisateurs pouvez ajouter, modifier ou afficher les données stockées dans votre base de données Access de bureau. Il est important de concevoir votre formulaire en conservant son utilisation à l’esprit. Par exemple, s’il est destiné à plusieurs utilisateurs, un formulaire bien conçu permet d’entrer des données de façon précise, rapide et efficace.

États

Les états offrent un moyen d’afficher, de mettre en forme et de synthétiser les informations de votre base de données Access. Vous pouvez par exemple créer un simple état de numéros de téléphone de tous vos contacts ou un état récapitulatif du total des ventes dans différentes régions à des périodes différentes.

Les états sont pratiques pour présenter les informations de votre base de données :

  • Afficher ou distribuer une synthèse des données.

  • Archiver des instantanés des données.

  • Fournir des détails relatifs à des enregistrements individuels.

  • Créer des étiquettes.

Macros

Une macro est un outil qui vous permet d’automatiser les tâches et d’ajouter des fonctionnalités à vos formulaires, états et contrôles. Par exemple, si vous ajoutez un bouton de commande à un formulaire et associez l’événement OnClick du bouton à une macro, une commande est exécutée chaque fois que l’utilisateur clique sur le bouton.

Access fournit un environnement de conception qui vous aide à créer des macros. Grosso modo, vous utilisez un langage de programmation simplifié pour créer une liste d’actions à effectuer. Certaines actions nécessitent des informations supplémentaires (par exemple, champ dans lequel afficher des informations). L’environnement de conception simplifie la création des macros tandis que vous effectuez des sélections dans les listes d’actions et les informations.

Les macros permettent notamment d’automatiser une série d’actions et d’apporter des modifications aux données dans une base de données. En mode Création, les macros fournissent un sous-ensemble des commandes disponibles dans Visual Basic pour Applications (VBA). Pour la plupart des utilisateurs, il est plus facile de créer une macro pour ajouter des fonctionnalités aux formulaires, états et contrôles que d’écrire du code VBA. Toutefois, vous pouvez toujours convertir les macros en code VBA à partir du mode Création.

Supposons que vous vouliez ouvrir un état à partir d’un de vos formulaires de saisie de données directement. Vous devez ajouter un bouton à votre formulaire, puis créer une macro qui ouvre l’état. La macro peut être une macro autonome (objet distinct dans la base de données), qui est ensuite liée à l’événement OnClick du bouton, ou elle peut être incorporée directement dans l’événement OnClick du bouton lui-même. Dans les deux cas, lorsque vous cliquez sur le bouton, la macro s’exécute et ouvre l’état.

Modules

Les modules sont du code VBA que vous écrivez pour automatiser les tâches dans votre application et effectuer des fonctions avancées. Les modules sont écrits en langage de programmation VBA. Un module est un ensemble de déclarations, d’instructions et de procédures qui sont stockées ensemble comme une seule entité.

Les données ne sont pas réellement intéressantes au premier abord, jusqu’à ce que vous vous y penchiez de plus près. Avec Access, vous pouvez structurer et modéliser vos données pour leur donner le contexte qui les rend indispensables. En incorporant certains des six composants d’Access, également appelés OBJETS, dans votre base de données, vous facilitez la saisie, la recherche, la visualisation et la gestion de vos données.

Voici les six objets Access que vous pouvez utiliser pour manipuler vos données.

Les TABLES stockent vos données. Elles constituent la colonne vertébrale de votre base de données. Un CHAMP représente la plus petite unité de données dans une base de données. Les champs sont organisés en colonnes dans votre table. Une COLLECTION de champs forme un ENREGISTREMENT, et les enregistrements sont organisés dans les lignes de votre table. Vos champs de données et enregistrements sont ainsi soigneusement organisés sous forme de table.

Les REQUÊTES sont les questions que vous posez sur vos données, par exemple, « Quelles ont été les ventes au cours du quatrième trimestre ? ». Les requêtes permettent également de filtrer et d’effectuer des opérations mathématiques tels que le calcul de sommes ou de remises. Les résultats sont organisés dans une table. En fonction du type de requête, vous pouvez ajouter ou modifier des données.

Les FORMULAIRES permettent de donner à votre base de données un aspect fini. Ils peuvent vous aider à entrer des données rapidement et inclure des boutons visant à parcourir votre base de données.

Les ÉTATS représentent la manière dont vous organisez, distillez ou visualisez vos données afin de mieux les présenter ou les analyser. Lorsque vous avez besoin de représenter certaines de vos données sous forme de graphique, vous pouvez en ajouter un dans un état.

Les MACROS automatisent votre base de données. Ils effectuent une action lorsque vous appuyez sur un bouton. Vous pouvez également créer des macros qui effectuent des tâches répétitives pour vous.

Outre les macros, les MODULES vous offrent davantage de possibilités pour automatiser votre base de données. Vous pouvez effectuer des tâches avancées en écrivant du code à l’aide de Visual Basic pour Applications dans les modules. En substance, les modules vous permettent de créer un composant additionnel personnalisé pour votre base de données.

Maintenant que nous vous avons présenté les six objets de base de données, découvrons les AFFICHAGES au travers de notre exemple précédent. Ce que vous voyez ici est l’objet de table affiché en mode FEUILLE DE DONNÉES. N’oubliez pas que l’objet de base de données que vous utilisez se présente toujours dans un affichage, soit dans un affichage permettant de CRÉER l’objet, soit dans un affichage permettant d’UTILISER cet objet.

Voici un autre exemple. CETTE table est désormais ouverte en mode Feuille de données. Vous pouvez utiliser ses onglets pour passer facilement en mode Création et accéder aux options de création et de modification de la table.

Ce formulaire est ouvert en mode FORMULAIRE, que vous pouvez utiliser pour ajouter des données à la table sous-jacente en un clin d’œil. Vous pouvez ouvrir le formulaire en mode PAGE pour ajouter des contrôles ou modifier le formulaire. C’est dans cet affichage que vous créez le formulaire en premier lieu.

Cela s’applique également aux requêtes. Vous paramétrez la requête en mode Création, puis, lorsque vous exécutez la requête, les résultats s’affichent en mode Feuille de données. Vous pouvez même aller plus loin et ouvrir une requête en mode SQL et modifier directement le code au besoin.

Certains affichages permettent d’effectuer les deux tâches. Par exemple, vous pouvez ajouter des données à cette table, mais vous pouvez également modifier la conception en ajoutant des champs.

Vous connaissez maintenant les six types d’objets de base de données Access ainsi que les affichages vous permettant d’utiliser ces objets. Lorsque vous réfléchissez à la conception de votre base de données, pensez en amont à ce que vous voulez faire de vos données. L’utilisation finale que vous souhaitez en faire vous permettra d’identifier les objets Access qui vous permettront d’atteindre vos objectifs le plus efficacement possible.

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