Créer des listes de publipostage

Découvrir le publipostage

Votre navigateur ne prend pas en charge la vidéo. Installez Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player ou Internet Explorer 9.

Découvrez d’autres formations Word sur LinkedIn Learning

Lorsque vous communiquez avec des clients via des lettres de bienvenue, annonces spéciales, messages de remerciement ou factures, utilisez la fonction de fusion et publipostage pour créer des documents personnalisés qui attirent l’attention.

Comprendre le processus de fusion et publipostage

Le processus de fusion et publipostage implique trois éléments :

  • Votre document principal : il contient du texte et des graphismes qui sont identiques pour chaque version du document fusionné. Ce contenu identique peut être, par exemple, l’adresse de l’expéditeur sur l’enveloppe ou le corps d’une lettre.

  • Votre liste de diffusion : elle contient les données utilisées pour compléter les informations de votre document principal. Par exemple, votre liste de diffusion contient les adresses à imprimer sur les étiquettes.

  • Votre document fusionné : la combinaison du document principal et de la liste de diffusion produit le document fusionné. Les informations sont extraites de votre liste de diffusion et insérées dans des copies de votre document principal, produisant ainsi des documents fusionnés qui sont personnalisés pour les différents destinataires.

Envisager les possibilités de fusion et publipostage

  • Lettres : créer et imprimer un lot de lettres personnalisées destinées à toutes les personnes figurant sur votre liste de diffusion. Chaque lettre est imprimée sur une feuille de papier distincte.

  • Courrier électronique : créer et envoyer des messages électroniques à toutes les personnes figurant sur votre liste de diffusion.

  • Enveloppes : créer et imprimer un lot d’enveloppes pour le publipostage.

  • Étiquettes : créer et imprimer des feuilles d’étiquettes de publipostage. Chaque étiquette contient une adresse postale unique.

Sources de données

Pour effectuer l’opération de fusion et publipostage, Word peut extraire des données provenant de diverses sources. Si vous n’avez pas de liste de diffusion, créez-en une lors du processus de fusion et publipostage. Voici quelques options de source de données simples :

  • Feuille de calcul Excel : une feuille de calcul Excel constitue une bonne source de données pour une opération de fusion et publipostage si toutes les données sont correctement mises en forme et figurent sur une seule feuille.

  • Liste de contacts Outlook : sélectionner les destinataires dans vos Contacts Outlook.

  • Fichier de données Word : s’assurer que le document Word ne contient qu’un seul tableau. La première ligne de celui-ci doit contenir des titres, et les lignes suivantes les enregistrements que vous voulez fusionner.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Découvrez d’autres cours similaires à celui-ci sur LinkedIn Learning

Utiliser la fonction de fusion et publipostage pour créer et envoyer du courrier, des étiquettes et des enveloppes en nombre

Autres sources de données que vous pouvez utiliser en tant que liste de diffusion

Préparer votre source de données Excel 2016 pour le processus de fusion et publipostage dans Word

Utiliser la fonction de fusion et publipostage pour expédier du courrier en nombre

Avec le traitement de texte Word, il est possible de créer des documents courts, de créer des documents longs mais aussi de créer ce que l'on appelle un publipostage.

Alors qu'est-ce que c'est qu'un publipostage ?

Eh bien le publipostage, c'est le fait de générer à partir d'un document original plusieurs exemplaires, chaque exemplaire étant personnalisé aux noms et couleurs du destinataire.

Ceci bien évidemment totalement automatiquement.

Alors pour réaliser cela, nous allons avoir besoin de deux fichiers.

Dans un premier temps, nous allons avoir besoin d'un courrier tout à fait standard comme celui-ci, auquel nous allons associer ce que l'on appelle une source de données.

Dans l'exemple, nous allons prendre comme source de données une feuille de calcul contenant une liste de données dans Excel.

Votre source de données peut être, indifféremment, une feuille dans Excel, mais cela peut être aussi vos contacts dans Outlook ou encore une table dans Access ou n'importe quel fichier CSV.

Lorsque nous aurons expliqué à Word que nous souhaitons lier ces deux éléments, notre document original sera transformé en document type.

Ensuite, après avoir associé les deux, nous allons intégrer astucieusement à l'intérieur de notre document les différents champs, ceci afin, au moment de la fusion, de remplacer les champs par le contenu.

Alors, nous allons intégrer par exemple dans la zone Adresse la civilité, le nom, le prénom, l'adresse, le code postal et la ville.

Une fois que nous aurons intégré nos différents champs dans la zone adresse, et pourquoi pas à l'intérieur du texte, nous allons pratiquer à la fusion.

La fusion va consister à demander la sortie de ce document mais adressé au nom de Madame Durant Aline pour le premier, puis au nom de Monsieur Courtois Paul pour le second, puis au nom de Mademoiselle Nodal Florence pour le troisième et au nom de Monsieur Delépine Marcel pour le quatrième, etc.

Nous avons bien sûr la possibilité de filtrer pour n'envoyer le document qu'à certaines de ces personnes.

Vous avez donc la possibilité, avec un publipostage, de faire, à partir d'une lettre type, une sortie à destination de plusieurs personnes, mais vous pouvez aussi regrouper les différents individus à l'intérieur d'un seul et unique document pour obtenir par exemple une feuille d'émargement.

Vous avez aussi la possibilité, grâce au publipostage, de générer un flot d'étiquettes autocollantes pour étiqueter des produits.

Bref, l'outil de publipostage de Word va vous permettre, à partir d'un document type, de générer un ou plusieurs documents que vous pourrez envoyer à vos destinataires soit par e-mail soit par courrier postal.

Votre apprentissage ne s'arrête pas ici. Découvrez plus de formations sur LinkedIn Learning. Testez votre accès gratuit dès aujourd'hui sur linkedin.com/learning.

Profitez d’un mois d’accès gratuit à LinkedIn Learning

Apprenez auprès d’experts reconnus dans le domaine et tirez parti des compétences les plus recherchées en matière de gestion, de technologies et de créativité.

Avantages

  • Bénéficiez d’un accès illimité à plus de 4 000 formations vidéo.

  • Recevez des recommandations personnalisées sur la base de votre profil LinkedIn.

  • Participez à des formations diffusées en continu à partir de votre ordinateur ou de votre appareil mobile.

  • Profitez de formations adaptées à tous les niveaux (débutants à experts).

  • Mettez en pratique vos acquis grâces à des quiz, des fichiers d’exercices et des fenêtres de codage.

  • Choisissez une offre adaptée à vos besoins ou à ceux de votre équipe.

Développez vos compétences
Découvrez des formations
Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première
Rejoignez le programme Office Insider

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Nous vous remercions pour vos commentaires.

Merci pour vos commentaires. Il serait vraisemblablement utile pour vous de contacter l’un de nos agents du support Office.

×