Ajouter des tables

Créer des tables et définir des types de données

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Parce qu’elles stockent vos données, les tables constituent la colonne vertébrale de votre base de données. Chaque table contient des informations sur un sujet spécifique. Par exemple, une table Fournisseur peut stocker les noms de vos fournisseurs, leurs adresses de courrier et leurs numéros de téléphone.

Remarque : Avant de créer des tables, il est utile de se familiariser avec les objets de base de données Access.

Lorsque vous ouvrez une nouvelle base de données vide, Access crée automatiquement une table vide. Pour personnaliser cette table, vous devez commencer par définir des champs et y ajouter des données.

Renommer une table dans une base de données de bureau

Table1 est le nom par défaut de la première table dans une nouvelle base de données de bureau. Il est recommandé de donner un nom plus significatif à la table.

  1. Dans la barre d’outils Accès rapide, cliquez sur Enregistrer Enregistrer .

  2. Dans la zone Nom de la table, entrez un nom descriptif.

Ajouter une table à une base de données de bureau

Vous pouvez ajouter des tables à une base de données le cas échéant, même si vous avez commencé avec un modèle.

  1. Dans l’onglet Créer, sélectionnez Table.
    Access ajoute une nouvelle table nommée Table<#>, où <#> correspond au numéro séquentiel inutilisé suivant.

  2. Vous pouvez renommer la table à l’aide de la procédure décrite dans Renommer une table dans une base de données de bureau plus haut dans ce module.

Enregistrer une table

Avant de fermer votre base de données, pour éviter de perdre le travail que vous avez effectué et les données que vous avez entrées, veillez à enregistrer votre table. Lorsque vous essayez de fermer la base de données, si vous n’avez pas enregistré le travail que vous avez effectué sur une table, Access vous invite à l’enregistrer. Vous pouvez également sélectionner Enregistrer à tout moment.

Ajouter un champ en entrant des données

  1. En mode Feuille de données, entrez des données dans la colonne Cliquer pour ajouter de la feuille de données.
    Access crée un nouveau champ.

    Partie d’un écran montrant une référence dans une table Fournisseur

  2. Dans l’en-tête de colonne, tapez un nouveau nom pour le champ.

    Partie d’un écran montrant la table Fournisseur avec deux lignes incluant une référence

Modifier le type de données d’un champ

Lorsque vous ajoutez un champ en tapant des données dedans, Access définit le type de données du champ sur la base de son contenu. Vous pouvez consulter le type de données dans l’onglet Champs, sous Type de données.

Partie d’un écran montrant un champ de type de données

Pour changer le type des données :

  1. Sélectionnez le champ.

  2. Dans l’onglet Champs, ouvrez la liste Type de données et sélectionnez un type de données.

Ajouter un champ pour un type de données spécifique

Access valide les données à mesure qu’elles sont entrées afin de vérifier qu’elles correspondent au type de données du champ. Si vous avez besoin d’un format de données spécifique dans un champ, vous pouvez spécifier son type de données lors de sa création.

  1. Avec la table ouverte en mode Feuille de données, sélectionnez Cliquer pour ajouter, puis un type de données.

    Partie d’un écran montrant la liste déroulante des types de données Cliquer pour ajouter

  2. Tapez un nom descriptif pour le champ, tel que Nom.

    Partie d’un écran montrant un champ permettant d’ajouter un nom descriptif pour une colonne

Comme vous avez spécifié un type de données, Access valide les données que vous entrez dans le nouveau champ. Par exemple, un texte n’est pas accepté dans un champ Date. La spécification du type de données permet également de réduire la taille de votre base de données.

Autres actions

Types de données pour les applications Access

Types de données pour les bases de données de bureau Access

Formation sur Excel

Formation sur Outlook

Les tables sont souvent les premiers objets que l’on ajoute à une base de données, tout simplement parce qu’elles servent à stocker les données. En créant cette table, vous allez identifier sa clé primaire. Vous découvrirez également les différents types de données disponibles et comment définir le type de données de chaque champ.

Insérez le modèle ici pour vous y référer. Si vous double-cliquez sur le champ , il devient modifiable. Renommez-le Réf client. De cette manière, vous savez toujours d’où viennent les valeurs du champ (de la table Clients). Toutes vos tables doivent avoir une clé primaire, et Réf client est la clé primaire de cette table.

Lorsque vous appuyez sur Entrée, Access sélectionne le champ vide suivant et affiche ce menu. La plupart de ces éléments sont des TYPES DE DONNÉES. Un type de données doit être attribué à tous les champs de votre base de données.

Les types de données améliorent l’efficacité du stockage, car ils contrôlent la taille de vos champs. Par exemple, si vous ne devez entrer que des noms, vous n’avez pas besoin d’un grand espace de stockage. Cet élément peut paraître insignifiant dans cet exemple simple, mais il est important quand vous disposez d’une grande quantité de données.

Les types de données vous aident également à éviter les erreurs. Par exemple, vous ne pouvez pas entrer un nom dans un champ défini pour contenir des dates et des heures.

Observons les types de données que vous pouvez utiliser. Texte court est un champ de texte contenant au maximum 256 caractères. Il y a aussi Nombre, Monétaire, Date et heure et Oui/Non.

Un champ Oui/Non peut contenir Oui ou Non, Vrai ou Faux, ou 1 et 0.

Liste de choix et relation n’est pas vraiment un type de données. Vous pouvez cependant l’utiliser pour créer une liste de choix dans le champ en question.

Texte enrichi et Texte long vous permettent de stocker un gigaoctet de texte. Les bases de données de bureau utilisent du texte enrichi et les applications web Access utilisent du texte long. La principale différence réside dans le fait que vous pouvez appliquer des polices et d’autres éléments de mise en forme au texte enrichi, par exemple les attributs gras et italique.

Le type de données Pièce jointe permet de joindre des images et d’autres fichiers à un enregistrement, comme vous le feriez dans un courrier électronique. Le type de données Lien hypertexte permet de stocker des adresses de courrier et web. Enfin, le type de données Champ calculé permet par exemple de combiner les premier et dernier noms ou de calculer une remise.

Cette table contient un autre type de données : NuméroAuto. Ce type de données attribue un numéro séquentiel lorsque vous ajoutez un nouvel enregistrement. Vous ne pouvez pas modifier ou supprimer une valeur dans l’un de ces champs. De nombreuses clés primaires utilisent ce type de données, car vous ne modifiez normalement jamais des valeurs de clé primaire.

Lorsque vous créez une table dans une application web Access, vous utilisez le type de données Image au lieu de Pièce jointe pour stocker et afficher des images.

Pour ce champ, sélectionnez Texte court, car il contiendra des noms, et la limite de 256 caractères est largement suffisante. Notez qu’une fois le type de données sélectionné, le titre devient modifiable. Entrez Prénom et appuyez sur Tab pour sélectionner le champ vide suivant. Sélectionnez de nouveau Texte court, puis entrez Nom. La séparation des champs Nom et Prénom reflète le principe de conception de la base de données, qui veut que chaque champ contienne la plus petite unité de données possible.

Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la table. Nommez-la Clients.

Vous disposez désormais d’une clé primaire et de champs de texte court pour les prénoms et noms. Chaque champ contient la plus petite unité de données possible et possède un type de données. Cette table est donc terminée pour notre exemple.

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