Gérer les données à l’aide de requêtes

Créer des requêtes de base

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Pour les recherches rapides et les questions, vous pouvez créer une requête de base pour trouver les données dont vous avez besoin et obtenir des réponses.

Créer une requête en mode Création

Le mode Création vous donne davantage de contrôle sur la requête que vous créez que l’Assistant Requête.

  1. Ouvrir le mode Création de requête

    • Pour commencer, sélectionnez Créer > Création de requête.

      Icône du ruban Création de requête

  2. Ajouter des sources de données

    Commencez par ajouter la table ou la requête qui contient les données que vous voulez consulter. (En effet, vous pouvez créer des requêtes à partir de requêtes enregistrées. Par exemple, supposons que vous ayez créé une requête qui recherche tous les produits de vos fournisseurs et les trie selon leurs ventes, dans l’ordre décroissant. Vous pouvez utiliser cette requête comme source de données pour une nouvelle requête qui recherche, par exemple, les ventes de produits réalisées par les fournisseurs d’une région spécifique.)

    1. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, sélectionnez l’onglet Les deux.

    2. Sélectionnez les sources de données souhaitées, puis après chaque source, sélectionnez Ajouter.

    3. Fermez la boîte de dialogue.

  3. Ajouter des champs de destination

    Les champs de destination sont les données que vous souhaitez afficher ou inclure dans le jeu de résultats de la requête.

    • Faites glisser les champs souhaités de la source de données dans le volet supérieur vers le bas dans une cellule vide dans la ligne Champ du volet inférieur.

      Capture d’écran de l’affichage Tous les objets Access

    Utiliser une expression comme champ de destination

    Pour effectuer des calculs ou utiliser une fonction pour générer le résultat de la requête, vous pouvez inclure une expression comme champ de destination. L’expression peut utiliser les données d’une source de données de requête, en plus des fonctions telles que Format ou DansChaîne, et peut contenir des constantes et des opérateurs arithmétiques.

    1. Dans une colonne vide de la grille de création de requête, sélectionnez la ligne Champ.

    2. Dans l’onglet Création, dans le groupe Paramétrage de requête, cliquez sur Générateur.

    3. Tapez ou collez votre expression. Faites précéder votre expression du nom que vous voulez utiliser pour le résultat de l’expression, suivi de deux-points. Par exemple, pour nommer l’expression « Dernière mise à jour », commencez votre expression par : Dernière mise à jour:

      Vous pouvez également utiliser le Générateur d’expression pour créer votre expression avec des Éléments d’expression, des Catégories d’expressions et des Valeurs d’expression.

    Remarque : Les expressions sont puissantes et flexibles, et offrent de nombreuses options. Pour plus d’informations, voir Créer une expression.

  4. Spécifier des critères (facultatif)

    Vous pouvez utiliser des critères pour limiter (aux valeurs de champ) les enregistrements renvoyés par votre requête. Par exemple, vous souhaitez n’afficher que les produits dont le prix unitaire est inférieur à 10 euros.

    1. Pour spécifier les critères, commencez par faire glisser les champs contenant les valeurs dans le volet inférieur.

      Conseil : Par défaut, lorsque vous ajoutez un champ, ses données sont renvoyées dans les résultats de la requête. Si vous avez déjà ajouté le champ souhaité, vous n’avez pas besoin de l’ajouter de nouveau pour lui appliquer des critères.

    2. Si vous ne souhaitez pas que le contenu du champ apparaisse dans les résultats, dans le champ Afficher la ligne pour, décochez la case.

    3. Dans la ligne Critères du champ, tapez une expression que les valeurs de champ doivent satisfaire (si l’enregistrement doit être inclus dans vos résultats), par exemple, <10. (Pour consulter d’autres exemples, voir Exemples de critères de requête.)

    4. Vous pouvez spécifier d’autres critères dans la ligne Ou, sous la ligne Critères.

    Si vous spécifiez d’autres critères, les enregistrements sont sélectionnés si la valeur du champ satisfait les critères répertoriés. Par exemple, si vous avez inclus le champ Département de la table Clients, spécifié Morbihan comme critère et inclus les lignes Ou pour Côtes-d’Armor et Ille-et-Vilaine, vous obtenez les enregistrements des clients qui habitent dans ces trois départements.

  5. Résumer des données (facultatif)

    Vous pouvez résumer des données, en particulier si celles-ci sont numériques. Par exemple, vous cherchez à déterminer le prix moyen ou le total des ventes.

    1. Le cas échéant, vous pouvez ajouter la ligne Total à la grille de création de requête dans le volet inférieur. En mode Création, dans l’onglet Création, dans le groupe Afficher/Masquer, sélectionnez Totaux.

    2. Pour chaque champ que vous souhaitez synthétiser, dans la ligne Total, sélectionnez la fonction à utiliser. Les fonctions disponibles dépendent du type de données du champ.

  6. Exécuter ou enregistrer la requête

    • Pour exécuter la requête, dans le groupe Résultats, dans l’onglet Création, sélectionnez Exécuter.

    • Pour enregistrer votre requête pour une utilisation ultérieure, dans la barre d’outils Accès rapide, sélectionnez Enregistrer Enregistrer . Tapez un nom descriptif pour la requête, puis sélectionnez OK.

Autres actions

Formation sur Excel

Formation sur Outlook

Dans cette vidéo, vous découvrirez comment utiliser le Concepteur de requêtes pour créer entièrement une requête Sélection.

Vous sélectionnerez la source de données et les champs à partir de celle-ci.

Le cas échéant, vous ajouterez des critères pour filtrer les résultats en veillant à ce que les types de données correspondent.

Puis vous exécuterez la requête et ajusterez l’affichage des résultats en fonction de ce que vous voulez voir.

Notre requête répondra à la question Quel est le nombre de commandes passées par Tailspin Toys le mois dernier ?

Mettons-nous au travail.

Dans le ruban, sélectionnez Créer, puis Création de requête.

Le Concepteur de requêtes s’ouvre.

Vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Afficher la table pour ajouter des tables ou requêtes comme source de données. Ou vous pouvez faire glisser une source à partir du volet Navigation.

Utilisons la table Commandes pour notre source de données. Pour répondre à notre question, nous avons besoin du nom des clients et des dates de commande.

Vous pouvez double-cliquer pour ajouter un champ à la grille de création ici ou vous pouvez le faire glisser.

Si vous exécutez la requête maintenant, celle-ci renvoie toutes les commandes pour chaque client et vous pouvez utiliser les outils de filtrage pour affiner les résultats.

Mais si vous ajoutez des critères à une requête, vous pouvez obtenir le même résultat à chaque fois.

L’ajout de critères devenant toutefois un peu plus complexe, gardez à l’esprit quelques règles.

La première est de connaître vos données.

Pour être plus explicite, nous allons ouvrir la table Commandes,

sélectionner Champs dans le ruban,

puis sélectionner les champs dans notre requête.

Le champ Date de la commande est un champ de type de données Date/heure

alors que le champ Clients n’est pas un champ de texte mais un champ de type de données Nombre.

Ce qui nous amène à la deuxième règle : vos critères doivent correspondre au type de données du champ que vous filtrez.

Par exemple, vous pouvez uniquement entrer des valeurs de date dans un champ Date/heure, des nombres dans un champ numérique et ainsi de suite.

Par conséquent, comment savons-nous quel nombre correspond à Tailspin Toys ?

Sélectionnons Outils de base de données, Relations. Dans le volet Relations, nous voyons que les Clients et Commandes sont liés par les champs Réf et Réf client.

Sélectionnons Outils de base de données, Relations. Dans le volet Relations, nous voyons que les Clients et Commandes sont liés par les champs Réf et Réf client.

Lorsque nous ouvrons la table Clients et recherchons Tailspin Toys, nous voyons que la valeur de référence correspondante est 23.

Dans la requête, entrons 23 dans la ligne Critères du champ Réf client.

Développons ensuite le champ Date de la commande et ajoutons une paire d’opérateurs logiques : « entre » et « et ». Entrons une date de début ici et une date de fin ici.

Nous entourons les valeurs de date entre des signes dièse. Dans Access, il est nécessaire d’indiquer ces signes pour identifier la valeur en tant que date et non en tant que texte.

Exécutons la requête. Nous obtenons maintenant les résultats voulus, à savoir les commandes passées par Tailspin le mois dernier.

Examinons le Concepteur de requêtes pendant une minute.

Vous voyez ces cases à cocher ? Si vous les désactivez, vous masquez le champ des résultats, comme suit.

Le champ est toujours dans la requête mais vous ne le voyez pas dans les résultats.

En outre, si vous voulez renvoyer une partie du résultat, par exemple les cinq premières valeurs ou les premiers 25 pour cent d’un jeu de données, sélectionnez une valeur dans la liste Retour.

Dans la grille de création, accédons à la ligne de tri et sélectionnons Croissant ou Décroissant. L’ordre croissant renvoie les éléments les plus bas et l’ordre décroissant les éléments les plus élevés.

Examinons ensuite le bouton Totaux. Il permet d’ajouter rapidement des sommes, des moyennes ou d’autres calculs à une requête.

Voici un exemple. Vous constatez que nous avons trois tables avec un champ de chaque. Si nous exécutons la requête telle quelle maintenant, nous recevons beaucoup de catégories répétées.

Revenons donc au mode Création.

Sélectionnons Totaux. Notez qu’Access ajoute une ligne Total dans la grille de requête et définit les trois champs sur Regrouper par.

Supposons que vous souhaitez connaître le nombre d’éléments commandés dans chaque catégorie. Supprimons le champ Date de la commande de la requête.

Définissions le champ Quantité sur Somme et laissons le champ Catégorie sur Regrouper par.

Déplaçons également le champ Catégorie afin qu’il soit situé à l’extrême gauche.

À présent, lorsque nous exécutons la requête, celle-ci calcule le nombre d’articles vendus dans chaque catégorie.

Trions les résultats. Nous pouvons alors voir les catégories qui vendent le plus ou le moins.

Nous venons de créer une requête Sélection à l’aide du Concepteur de requêtes.

Vous savez donc comment sélectionner la source de données et les critères et comment exécuter et affiner les résultats de la requête.

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