Créer des états

Créer des états de base

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Remarque : Les informations sur cette page s’appliquent uniquement aux bases de données de bureau Access. Les applications web Access ne prennent pas en charge les états.

Avant de partager votre base de données avec d’autres personnes, placez les informations dans un format facile à comprendre. Affichez, mettez en forme et résumez les informations de votre base de données avec des états.

  1. Dans le volet Navigation, sélectionnez la source d’enregistrement.
    La source d’enregistrement d’un état peut être une table ou une requête nommée. Elle doit contenir toutes les lignes et colonnes de données que vous voulez inclure dans l’état.

  2. Dans l’onglet Créer, sélectionnez l’outil de création d’état que vous voulez utiliser et, pour créer l’état, suivez les instructions qui s’affichent.

Outil de création d’état

Description

État

Créez un état simple sous forme de tableau contenant tous les champs de la source d’enregistrement que vous avez sélectionnée dans le volet Navigation.

Création d’état

Ouvrez un état vide en mode Création, puis ajoutez les champs et contrôles dont vous avez besoin.

État vide

Ouvrez un état vide en mode Page, puis sélectionnez les champs à ajouter dans la liste de champs.

Assistant État

Suivez les instructions pour spécifier les champs, les niveaux de regroupement et de tri, et les options de disposition.

Étiquettes

Sélectionnez des tailles d’étiquette standard ou personnalisées, les champs que vous voulez inclure dans l’état et la façon dont vous voulez les trier.

Ajouter un regroupement, un tri ou des totaux aux champs dans l’état
  1. Ouvrez l’état en mode Création.

  2. Si le volet Regrouper, trier et total n’est pas encore ouvert, dans l’onglet Création, sélectionnez Regrouper et trier.

  3. Sélectionnez Ajouter un groupe ou Ajouter un tri, puis sélectionnez le champ que vous voulez regrouper ou trier.

  4. Pour définir des options supplémentaires et ajouter des totaux, sélectionnez Plus sur une ligne de tri ou de regroupement.

Autres actions

Créer un état groupé ou de synthèse

Formation sur Excel

Formation sur Outlook

Vos données sont destinées à être partagées, mais les données brutes d’une table ne sont pas souvent très claires.

C’est pourquoi les états de base de données présentent un réel intérêt. Par exemple, créez un état pour afficher un instantané des données à un moment spécifique,

vérifiez les détails d’enregistrements spécifiques, comme un simple état des numéros de téléphone de tous vos contacts,

ou synthétisez vos données, par exemple dans un état de synthèse montrant les clients qui ont récemment passé les commandes les plus importantes.

La première étape pour créer un état de base de données de bureau consiste à sélectionner la source des enregistrements associés.

Celle-ci doit contenir toutes les lignes et colonnes de données à afficher dans l’état.

La source d’enregistrement peut être une table unique. Mais si les données sont réparties entre plusieurs tables, utilisez une requête nommée ou une requête incorporée incluant ces tables.

Dans le volet Navigation, sélectionnez la table ou la requête correspondant à votre source d’enregistrement.

Sélectionnez Créer. Ici vous pouvez voir différentes façons de créer un état.

Avec l’outil État, vous concevez un simple état sous forme de tableau qui inclut tous les champs de votre source d’enregistrement.

L’outil Création d’état ouvre un état vierge en mode Création. Ensuite, vous ajoutez les champs et contrôles voulus à partir de votre source d’enregistrement.

Si aucune source d’enregistrement n’est configurée, utilisez un état vide et la liste de champs pour ajouter des champs et contrôles directement dans votre création d’état.

Les étiquettes, comme les étiquettes d’adresses client, sont aussi un type d’état, car elles organisent les champs à partir d’une table ou requête dans un format spécifique. Utilisez l’outil Étiquettes et suivez l’Assistant pour sélectionner la taille, les champs et l’ordre de tri des étiquettes.

Pour l’état que vous créez actuellement, sélectionnez l’Assistant État. Cet Assistant vous guide lors du choix des champs, de la sélection du regroupement ou du tri des champs et de la spécification de la disposition de l’état.

Dans la liste Champs disponibles, sélectionnez le premier champ à intégrer dans l’état, puis cette flèche vers la droite.

Continuez à sélectionner et à ajouter les champs voulus dans votre état à partir des champs disponibles dans votre source d’enregistrement sélectionnée.

Vous n’êtes pas obligé d’utiliser uniquement les champs d’une table ou requête sélectionnée comme source d’enregistrement. Vous pouvez également sélectionner des champs à partir de requêtes ou tables liées.

Ici, spécifiez comment afficher les données, en fonction de ce que vous souhaitez mettre en évidence. Configurez l’état pour qu’il s’affiche par état des commandes.

Dans cette page, spécifiez le regroupement pour organiser ou segmenter de grandes quantités de données afin d’en faciliter la compréhension.

Sélectionnez Options de regroupement pour afficher d’autres choix à propos du niveau de regroupement que vous venez d’ajouter.

Dans cette page, spécifiez l’ordre de tri. Supposons que vous souhaitez effectuer un tri croissant par Réf commande.

Sélectionnez Options de synthèse pour indiquer si vous souhaitez que des calculs soient effectués sur vos données numériques.

Ici, sélectionnez la disposition de votre état.

Spécifiez si vous voulez que l’état soit en mode Portrait ou Paysage et que les champs s’ajustent à la taille de la page.

Ajoutez un titre à l’état.

Voyons l’apparence de l’état. Comme l’option Aperçu est déjà sélectionnée, sélectionnez Terminer.

Ça semble plutôt bien. Vous pouvez apporter des ajustements ici dans l’onglet Aperçu avant impression.

Quand vous avez terminé, sélectionnez Fermer l’aperçu avant impression.

L’état s’affiche en mode Création.

Observez la liste États dans le volet Navigation. Le nouvel état est ajouté à la liste des objets d’état.

Vous pourrez par la suite effectuer des ajustements, mais pour l’instant, votre état de base est prêt à être partagé et à révéler les données sous-jacentes.

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