Ajouter et modifier des données

Copier des données à partir d’Excel

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Tirez parti des fonctionnalités de modification, d’interrogation et de création d’états performantes dans Access en copiant les données à partir d’une feuille de calcul Excel. Placez vos données dans une table existante ou dans une nouvelle table vide.

Avant de copier les données, assurez-vous qu’elles soient cohérentes et structurées de manière à ne pas rencontrer d’erreurs lors de la copie.

Nettoyer vos données
  • Toutes les données figurant dans une colonne doivent être du même type, et leur format doit être identique. Par exemple, vérifiez que tous les numéros de téléphone incluent un indicatif régional et aucun indicatif de pays, que toutes les adresses incluent un département et une ville, mais pas de pays/région, et que tous les prix incluent les centimes, même si cette valeur est ,00.

  • Supprimez les sous-titres, les lignes de synthèse ou de commentaire, ainsi que les lignes vides.

    Remarque : Le cas échéant, rajoutez-les plus tard en utilisant une requête Access, une totalisation ou un regroupement d’états.

    Si vous collez les données dans une table Access existante, vérifiez que votre feuille de calcul comporte le même nombre de colonnes, dans le même ordre, que dans la table Access. (En revanche, si vous envisagez de créer une table Access avec ces données, donnez un nom aux colonnes et triez ces dernières de la manière de votre choix.)

    Conseil : Nous vous recommandons de répertorier chaque information dans sa propre colonne. Par exemple, placez le prénom et le nom dans des colonnes distinctes, ainsi que l’adresse, le code postal, la ville, le département.

Ajouter des données Excel à une nouvelle table
  1. Dans Excel, sélectionnez et copiez les données que vous voulez ajouter à la table.

  2. Dans Access, sélectionnez Accueil > Coller.

  3. Indiquez si la première ligne de vos données contient des en-têtes de colonne en sélectionnant Oui ou Non.

  4. Le cas échéant, renommez la table et les champs.

Ajouter des données Excel à une table existante
  1. Dans Excel, sélectionnez et copiez les données que vous voulez ajouter à la table.

  2. Dans Access, ouvrez la table dans laquelle vous voulez coller les données.

  3. À la fin de la table, sélectionnez une ligne vide.

  4. Sélectionnez Accueil > Coller > Coller par ajout.

Lorsque vous copiez des données Excel dans une base de données Access, vos données d’origine dans Excel ne sont pas modifiées.

Autres actions

Vidéo : Déplacer des données d’Excel vers Access

Formation sur Excel

Formation sur Outlook

Vous avez probablement déjà utilisé Excel pour stocker des listes de données, par exemple des contacts.

Si votre liste devient difficile à gérer dans Excel, nous vous conseillons de passer à Access pour tirer parti de ses fonctionnalités de requêtes et de création d’états.

Il est possible de simplement copier et coller les données Excel dans Access, soit dans une table existante, soit dans une nouvelle table. Vous devez procéder comme suit.

Vous devrez peut-être d’abord faire un peu de nettoyage dans Excel. Les tables Access nécessitent des données structurées, ce qui fait que les choses sont plus précises.

Vérifiez que toutes les données de chaque colonne sont du même type, par exemple le texte, les dates ou les chiffres.

Supprimez les sous-titres, les lignes de synthèse ou les lignes vides. Vous pouvez les recréer ultérieurement à l’aide des fonctions de regroupement et de totalisation des requêtes et des états dans Access.

Si vous envisagez de coller les données dans une table Access existante, vérifiez que vos données Excel comportent le même nombre de colonnes, dans le même ordre, que dans la table Access.

Vous devrez peut-être ajouter une colonne vide ici et là dans votre feuille de calcul Excel afin de les faire correspondre.

Si vous créez une table dans Access, mettez simplement en forme la feuille de calcul Excel que vous pensez être la plus utile.

Par exemple, nous vous recommandons de placer les noms et les prénoms dans des colonnes distinctes

et les informations d’adresse sont généralement plus utiles si vous les séparez en colonnes.

Une fois que vos données sont prêtes, sélectionnez-les,

puis copiez-les dans le Presse-papiers.

Si vous créez une table avec ces données, dans Access, cliquez avec le bouton droit sur le volet Navigation, puis sélectionnez Coller.

Si les données copiées contiennent les en-têtes de colonne, sélectionnez Oui. Sinon, sélectionnez Non.

Access crée une table et vous pouvez maintenant commencer à travailler.

Si vous collez les données dans une table existante, dans Access, double-cliquez sur la table à laquelle vous ajoutez les données.

Sélectionnez l’astérisque dans la ligne vide en bas pour mettre en surbrillance la nouvelle ligne. Dans l’onglet Accueil, sélectionnez la flèche vers le bas sous Coller, puis sélectionnez Coller par ajout.

Vous devrez peut-être refaire plusieurs fois l’opération de collage si les données Excel ne correspondent pas aux colonnes de votre table Access.

Si vous ne parvenez pas à coller, vérifiez les types de données de chaque colonne dans la table Access.

Vous pouvez le faire en sélectionnant l’onglet Champs, puis en cliquant dans une colonne. Le type de données de cette colonne est indiqué ici. Vérifiez que les données que vous tentez de coller dans cette colonne correspondent à ce type de données.

Une fois que vous avez collé les données, vous pouvez commencer à travailler dans Access. Comme il s’agit d’une copie des données, vos données Excel d’origine restent inchangées.

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