Fédérer les membres de votre équipe grâce aux groupes dans Outlook

Attribuer le statut de membre du groupe à un membre d’équipe

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Lorsqu’un nouveau membre rejoint votre équipe, vous pouvez lui attribuer le statut de membre de votre groupe Office 365 pour qu’il ait toutes les cartes en main dès le début. En une seule étape, vous pouvez lui accorder l’accès à toutes les ressources partagées du groupe (conversations, fichiers, bloc-notes OneNote et calendrier d’équipe).

La procédure suivante vous explique comment effectuer ces tâches dans Outlook sur le web.

Pour configurer un nouveau membre dans votre groupe
  1. Dans le volet Dossiers d’Outlook, sélectionnez Groups, puis sélectionnez votre groupe.

  2. Sélectionnez l’icône des points de suspension dans la partie droite de la barre d’outils, sélectionnez Members, puis sélectionnez Add members.

  3. Entrez le nom ou l’adresse de courrier du nouveau membre du groupe dans Enter a name or email address, puis sélectionnez le nouveau membre du groupe.

  4. Sélectionnez Save.

À partir d’aujourd’hui, nous accueillons une nouvelle personne au sein de notre équipe. La première chose à faire est de lui attribuer le statut de membre du groupe Outlook de l’équipe.

Dans ma Boîte de réception, je sélectionne le groupe, l’icône des points de suspension à droite de la barre d’outils du groupe, puis Membres.

Les membres actuels du groupe s’affichent, et je peux aussi en ajouter d’autres.

Je sélectionne Ajouter des membres, j’entre le nom du nouvel employé dans le volet Membres, puis je sélectionne Enregistrer.

Elle est désormais membre du groupe. Quand elle se connecte à Outlook, elle voit un courrier en attente, contenant un lien vers le groupe.

À partir de là, elle dispose d’un accès immédiat à toutes les ressources partagées par le groupe,

par exemple, aux fichiers du groupe, qui incluent des pièces jointes et des photos partagées à partir d’appareils mobiles, au bloc-notes partagé, à toutes les entrées du calendrier de groupe (tels les principaux événements et jalons), ainsi qu’à toutes les discussions, décisions et informations partagées via les conversations de groupe.

Elle peut en outre découvrir facilement par elle-même d’autres groupes pertinents au sein desquels ses collègues travaillent.

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