Créer plus de messages e-mail accessibles dans Outlook

Améliorer l’accessibilité des e-mails

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Lorsque vous envoyez un courrier à de nombreux destinataires, vous devez vous assurer qu’il soit accessible aux personnes non voyantes ou malvoyantes.

Définir le format HTML en tant que format de message par défaut

  1. Sélectionnez Fichier > Options > Courrier.

  2. Dans la section Composition des messages, définissez l’option Composer les messages dans ce format sur HTML.

Changer le format d’un seul message de sorte qu’il utilise le format HTML

  • Dans le message que vous rédigez, sélectionnez Format du texte > HTML.

Choisir des polices adaptées

  • Utilisez des polices sans serif simples qui n’utilisent pas de détails ornementaux et dont l’épaisseur de trait est constante. Voici des exemples de polices sans serif :

    • Arial

    • Calibri

    • Segoe

    • Franklin Gothic Book

  • Évitez d’utiliser une mise en forme Italique, un script fantaisiste ou des polices décoratives avec des bords incurvés.

  • Utilisez une police dont la taille est supérieure ou égale à 12 points.

  • Utilisez une couleur de police qui contraste avec l’arrière-plan.

Définir la police par défaut pour tous les messages

  1. Sélectionnez Fichier > Options > Courrier.

  2. Dans la section Composition des messages, sélectionnez Papier à lettres et polices > Thème personnel.

  3. Pour Nouveau courrier électronique, sélectionnez Police, définissez votre police par défaut, puis cliquez sur OK.

Changer la police dans un seul message

  • Dans un nouveau message vide, sélectionnez Message, puis modifiez la police, la taille de police, la couleur de police et d’autres attributs.

  • Pour changer une police utilisée dans du texte existant, sélectionnez le texte, sélectionnez Message, puis modifiez la police.

Créer une signature accessible

  1. Sélectionnez Fichier > Options > Courrier.

  2. Dans la section Composition des messages, sélectionnez Signatures.

  3. Sélectionnez la signature à modifier, ou créez-en une.

  4. Sélectionnez le texte à mettre en forme, puis appliquez une police, une taille et une couleur accessibles.

  5. Pour ajouter une image à la signature, sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez insérer l’image, puis sélectionnez Insérer une image. Recherchez l’image, puis sélectionnez Insérer.

  6. Pour ajouter un texte de remplacement à l’image, cliquez avec le bouton droit sur l’image, puis sélectionnez Image.

  7. Sélectionnez Texte de remplacement, ajoutez un texte qui décrit l’image dans votre signature, puis sélectionnez OK.

Définir un thème ou un arrière-plan accessible pour le courrier

  1. Sélectionnez Fichier > Options > Courrier.

  2. Sélectionnez Composition des messages > Papier à lettres et polices > Thème.

  3. Sélectionnez un thème, puis sélectionnez OK.
    Les thèmes les plus accessibles utilisent un contraste de couleurs élevé, mais sans lignes ou images d’arrière-plans qui interfèreraient avec le texte du message.

Autres actions

Créer un fichier Office à l’aide d’un modèle

Enregistrer un fichier

Formation sur Excel

Formation sur Word

Formation sur PowerPoint

Aux États-Unis, au moins 12 millions de personnes utilisent un lecteur d’écran, une loupe ou un transcripteur automatique en braille pour lire le courrier électronique. Il est donc judicieux de rendre le courrier envoyé à de nombreux destinataires accessible aux personnes non voyantes ou malvoyantes.

Même si j’utilise Outlook pour vous présenter quelques techniques permettant de créer des courriers accessibles, ces conseils s’appliquent à tous les programmes de messagerie.

Presque toutes les technologies d’assistance sont conçues pour fonctionner de manière optimale avec le format HTML, plutôt que le format texte brut.

En utilisant le format HTML, les courriers peuvent inclure des liens mis en forme ainsi que du texte, des listes, des titres et des textes de remplacement associés aux images.

Pour définir le format HTML en tant que format utilisé par défaut dans Outlook, je sélectionne Fichier, Options, puis Courrier.

Dans la section Composition des messages, je sélectionne HTML.

Désormais, tous les nouveaux courriers que je crée utilisent le format HTML.

Si je dois répondre à un courrier que j’ai reçu au format texte brut, je ne pourrais appliquer aucune mise en forme.

Je sélectionne donc Format du texte, puis HTML.

Je peux maintenant appliquer une mise en forme Gras à cette date

et ajouter un lien hypertexte au site web du centre de conférence.

Le choix des polices utilisées dans les courriers joue un rôle important vis-à-vis des personnes souffrant de dyslexie.

Il est préférable d’éviter d’utiliser des polices avec serif, lesquelles incluent des empattements au début ou à la fin d’une lettre.

Les polices avec serif sont également dessinées avec des traits épais et des traits fins, ce qui peut rendre la lecture plus difficile pour les personnes souffrant de dyslexie.

Il est préférable d’utiliser une police sans serif simple.

Les polices sans serif sont dessinées avec une épaisseur de trait plus constante dans les lettres.

Il vaut mieux éviter d’utiliser une mise en forme Italique, un script fantaisiste ou des polices décoratives avec des bords incurvés.

Il convient de toujours utiliser une police dont la taille est supérieure ou égale à 12 points.

J’ai décidé d’utiliser la police Segoe UI 12 points dans mes courriers.

Je peux définir la police pour un courrier spécifique en la modifiant à la volée dans les zones Police et Taille de police.

Pour faire ressortir du texte, j’utilise une combinaison de couleur, de taille et de mise en forme Gras, car la couleur à elle seule risque de ne pas être suffisante pour communiquer la différence aux personnes atteintes de daltonisme.

Au lieu de modifier la police à chaque fois que je crée un courrier, je peux la définir une fois pour toutes en tant que police utilisée par défaut pour tous les courriers.

Je sélectionne Fichier, Options, puis Courrier.

Dans la section Composition des messages, je sélectionne Papier à lettres et polices.

Sous Thème personnel, je change la police sur Segoe UI 12 points pour Nouveau courrier électronique

et pour Répondre ou transférer des messages.

Désormais, tous mes courriers utiliseront la police Segoe UI 12 points.

Je suis les mêmes instructions pour créer ma signature.

Dans la section Composition des messages, je sélectionne Signatures.

J’entre la signature de mon choix

et je définis la police : Segoe UI 12 points.

Je vais également inclure le logo de mon entreprise dans ma signature.

J’ajoute un texte de remplacement pour le décrire aux personnes qui utilisent un lecteur d’écran.

Je garde également un arrière-plan simple et clair pour mes messages de sorte que le texte ressorte. L’utilisation d’une couleur unie qui contraste avec le texte est idéale.

De plus, je vais éviter d’utiliser des images d’arrière-plan.

Je peux choisir un thème de courrier ou en supprimer ici. Je sélectionne Thème personnel, puis Thème.

Je vous conseille de choisir des thèmes qui utilisent un contraste de couleurs élevé sans lignes ou images d’arrière-plan qui pourraient interférer avec le texte.

Les autres sont trop chargés pour être accessibles.

Je sélectionne donc Aucun thème.

Ces quelques étapes simples m’ont permis de rendre mes courriers électroniques accessibles à tous mes destinataires.

Pour en savoir plus, visitez la page aka.ms/OfficeAccessibility.

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