Utilisez un lecteur d’écran pour créer une requête dans des bases de données de bureau Access

Vous pouvez utiliser un lecteur d’écran et un clavier pour créer une requête dans Access. Une requête simplifie l’affichage, l’ajout, la suppression ou la modification de données dans votre base de données Access de bureau. Les requêtes sont également utiles lorsque vous voulez trouver rapidement des données spécifiques, calculer ou synthétiser des données, ou automatiser des tâches de gestion de données telles que l’examen périodique des données les plus récentes.

Remarque : Cette rubrique part du principe que les utilisateurs de JAWS ont désactivé la fonctionnalité Menu Ruban virtuel.

Contenu de cet article

Types de requête

Dans une base de données bien conçue, les données que vous voulez présenter via un formulaire ou un état se trouvent généralement dans plusieurs tables. Une requête extrait des informations de différentes tables, et les assemble pour les afficher dans un formulaire ou un état. Les deux types principaux de requêtes sont la requête Sélection et la requête Action. Le type de requête que vous créez dépend de la tâche que vous voulez effectuer.

Une requête Sélection est une demande de résultats de données. Une requête Sélection vous permet d’obtenir uniquement les données dont vous avez besoin dans un affichage en mode Feuille de données. Une requête Sélection est utile pour :

  • Examiner les données de champs spécifiques d’une table

  • Examiner simultanément les données de plusieurs tables liées

  • Examiner des données en fonction de certains critères

  • Effectuer des calculs

  • Combiner des données de différentes tables

Par exemple, si une table Produit compte plusieurs champs (colonnes), vous pouvez créer une requête Sélection afin d’obtenir un affichage clair limité aux champs (colonnes) donc vous avez besoin. Vous pouvez également ajouter des critères pour filtrer le nombre de lignes retournées, par exemple, uniquement les lignes contenant des produits dont le coût est supérieur à 10,00.

Une requête Action est une demande d’action sur des données. Une requête Action permet d’ajouter, de modifier ou de supprimer des données de votre base de données. À chaque tâche, telle que l’ajout ou la suppression de données, correspond un type spécifique de requête Action.

Créer une requête Sélection

Vous pouvez créer une requête Sélection à l’aide de l’Assistant Requête ou du Concepteur de requêtes. Si vous voulez effectuer une requête simple, utilisez l’Assistant Requête. Si vous voulez ajouter des critères à votre requête, utilisez le Concepteur de requêtes.

Utiliser l’Assistant Requête

  1. Appuyez sur Alt+C, Q+Z. La fenêtre Nouvelle requête s’ouvre, dans laquelle l’Assistant Requête Simple est sélectionné.

    Conseils : 

    • Si vous n’avez pas encore enregistré la table pour laquelle vous voulez créer une requête, vous êtes invité à le faire avant l’ouverture de l’Assistant Requête.

    • Vous pouvez également utiliser l’Assistant Requête pour créer d’autres types de requêtes : Requête Analyse croisée, Requête Trouver les doublons (pour rechercher les enregistrements contenant des valeurs de champ en double dans une même table) et Requête de non-correspondance (pour rechercher dans une table des enregistrements [lignes] qui ne sont liés à aucun enregistrement dans une autre table).

  2. Appuyez sur Entrée. La fenêtre Requête simple s’ouvre, avec le foyer positionné sur la zone de liste Champs disponibles.

  3. Pour accéder à la zone de liste déroulante modifiable Tables/Requêtes, appuyez sur Maj+Tab ou Alt+T.

  4. Pour ouvrir une liste déroulante, appuyez sur Alt+Flèche bas. Dans la liste déroulante, pour sélectionner la table sur laquelle vous voulez exécuter la requête, utilisez les touches Flèche haut et Flèche bas.

  5. Pour accéder à la zone de liste Champs disponibles, appuyez sur la touche Tab. Pour sélectionner le champ sur lequel vous voulez exécuter la requête, utilisez la touche Flèche bas.

  6. Pour ajouter le champ à votre requête, appuyez sur Alt+S. Le foyer se positionne sur la zone de liste Champs sélectionnés.

  7. Appuyez sur la touche Tab. Lorsque vous entendez « Bouton Supérieur à », appuyez sur Entrée. Si vous voulez ajouter tous les champs, appuyez sur Alt+S, appuyez sur la touche Tab jusqu’à entendre « Bouton Double flèche droite », puis appuyez sur Entrée.

    Pour ajouter des tables à votre requête, appuyez sur Alt+T. Le foyer se positionne sur le champ d’édition Tables/Requêtes. Répétez les étapes 4 à 7 selon vos besoins.

  8. Lorsque vous avez fini d’entrer vos tables et champs, pour accéder à la page suivante de l’Assistant, appuyez sur Alt+N.

    Conseil : Selon les informations entrées, la page suivante de l’Assistant peut varier. Par exemple, vous pouvez être invité à sélectionner un détail ou une version résumée de votre requête. Opérez votre sélection, puis, pour passer à la page suivante de l’Assistant, appuyez sur Alt+N.

  9. Lorsque vous accédez à une nouvelle page de l’Assistant et entendez « Quel titre voulez-vous pour votre requête ? », appuyez sur Maj+Tab. Le foyer se positionne sur le champ Modification du titre. Tapez un nom.

  10. Affichez, modifiez et enregistrez votre requête.

    • Pour enregistrer la requête et l’ouvrir pour afficher les informations, appuyez sur Alt+O, puis Entrée. Pour fermer la requête, appuyez sur F6.

    • Pour enregistrer la requête et quitter l’Assistant sans afficher les résultats de la requête, appuyez sur Alt+F. Lorsque l’Assistant se ferme, la requête s’affiche dans un nouvel onglet, avec le foyer positionné dans la première cellule.

    • Pour modifier la conception de la requête, appuyez sur Alt+M, Entrée. La requête s’ouvre en mode Création.

Utiliser le Concepteur de requêtes

  1. Appuyez sur Alt+C, Q+D. La boîte de dialogue Afficher la table s’ouvre avec l’onglet Tables sélectionné, et que vous entendez « Boîte de dialogue Afficher la table ».

  2. Dans la zone Afficher la table, pour sélectionner une table et l’ajouter à la requête, utilisez la touche Flèche bas, puis appuyez sur Alt+A. Le tableau est collée dans l’espace de travail, au-dessus de la grille de création.

  3. Pour fermer la boîte de dialogue Afficher la table, appuyez sur Alt+C.

  4. Le foyer est positionné sur la grille de création, dans la zone d’édition Ligne de champ. Vous entendez « Création, NuméroAuto, type et texte » (dans le Narrateur, vous entendez « Accès, Ligne 1, Colonne 1 »). Pour ajouter un champ à la grille de création, appuyez sur Alt+Flèche bas. La liste déroulante des champs disponibles s’ouvre.

  5. Pour accéder à la liste déroulante, appuyez sur Ctrl+Flèche haut. (Dans le Narrateur, le foyer se positionne automatiquement sur la liste déroulante.)

  6. Pour sélectionner un champ dans la liste déroulante, utilisez la touche Flèche bas, puis appuyez sur Entrée. Le champ sélectionné s’affiche dans la colonne. Le foyer se positionne automatiquement sur la colonne suivante.

  7. Pour ajouter un autre champ à votre requête, répétez les étapes 4 à 6.

  8. Pour ajouter un critère à un champ :

    1. Dans la colonne du champ auquel voulez ajouter un critère, appuyez sur la touche Flèche vers le bas jusqu’à entendre « Critères » (dans le Narrateur, vous entendez « Ligne 11, Colonne 1 »).

    2. Entrez un critère. Par exemple, pour un champ Prix dans une table Produits, vous pouvez entrer >=10 pour afficher une liste de produits d’une valeur supérieure ou égale à 10,00 €.

  9. Pour afficher les résultats de la requête, appuyez sur Alt, J+Q, puis G.

  10. Pour enregistrer votre requête, appuyez sur Ctrl+S. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, entrez un nom pour votre requête, puis appuyez sur Entrée.

Remarque : Vous pouvez utiliser le Concepteur de requêtes pour examiner simultanément les données de plusieurs tables associées. Par exemple, si vous avez une base de données comprenant une table Clients et une table Commandes, et que chaque table contient un champ ID client, qui constitue la base d’une relation un-à-plusieurs entre les deux tables, vous pouvez créer une requête qui retourne les commandes de clients résidant dans une ville spécifique. Pour créer une requête qui examine simultanément les données de plusieurs tables, suivez la procédure décrite ici, mais répétez les étapes 2 à 8 pour ajouter des tables, des champs et des critères à la requête.

Créer une requête Paramètre

Si vous exécutez fréquemment des variantes d’une requête particulière, songez à utiliser une requête Paramètre. Quand vous exécutez une telle requête, celle-ci vous demande de fournir des valeurs de champ qu’elle utilise pour créer des critères pour votre requête.

  1. Dans le volet Navigation, sélectionnez la requête sur laquelle vous voulez baser votre requête Paramètre.

  2. Appuyez sur la touche Application (généralement dans la section inférieure droite du clavier) ou sur Maj+F10. Un menu contextuel s’ouvre et vous entendez « Ouvrir, O ».

  3. Appuyez sur D. La requête s’ouvre en mode Création, le foyer positionné sur la première ligne du premier champ de la grille de création de requête.

  4. Pour accéder au champ à modifier, utilisez la touche Flèche droite.

  5. Pour accéder à la ligne Critères, appuyez sur la touche Flèche bas jusqu’à entendre « Critères » (dans le Narrateur, vous entendez « Ligne 11, Colonne 1 »).

  6. Dans la cellule, supprimez toutes les informations, puis entrez une chaîne de paramètre. Par exemple, si vous voulez créer une requête Paramètre pour rechercher les clients à New York, supprimez « New York », puis entrez [Pour quelle ville ?]. Vous ne pouvez pas utiliser un point (.) ou un point d’exclamation ( !) en tant que texte dans une invite de paramètre.

    La chaîne [Pour quelle ville ?] est votre invite de paramètre. Les crochets indiquent que la requête doit demander une entrée, tandis que le texte (en l’occurrence, [Pour quelle ville ?]) est la question que l’invite de paramètre affiche.

  7. Pour exécuter la requête, appuyez sur Alt, J+Q, puis G. La fenêtre Entrer une valeur de paramètre s’ouvre, avec le focus positionné dans le champ d’édition. Entrez une valeur, par exemple, New York.

  8. Appuyez sur la touche Tab pour accéder au bouton OK, puis appuyez sur Entrée. Dans cet exemple, les commandes des clients de New York s’affiche.

Spécifier les types de données des paramètres

Vous pouvez également spécifier le type de données qu’un paramètre doit accepter. Vous pouvez définir le type de données de n’importe quel paramètre, mais il est particulièrement important de le définir pour les données de type numérique, devise ou date/heure. Lorsque vous spécifiez le type de données qu’un paramètre doit accepter, les utilisateurs obtiennent un message d’erreur plus utile dans l’hypothèse où ils entrent un type de données incorrect (par exemple, du texte alors qu’une devise est attendue).

Remarque : Si un paramètre est défini pour accepter des données de type texte, toute entrée sera interprétée comme étant du texte, et aucun message d’erreur ne s’affichera.

Pour spécifier le type de données pour les paramètres d’une requête :

  1. Ouvrez la requête Paramètre. Pour basculer en mode Création, appuyez sur Alt+H, W, puis D. La grille de création s’ouvre.

  2. Appuyez sur Alt, J+Q, puis S+P. La boîte de dialogue Paramètres de la requête s’ouvre avec le foyer positionné dans la colonne Paramètre.

  3. Tapez l’invite de chaque paramètre pour lequel vous voulez spécifier le type de données. Assurez-vous que chaque paramètre correspond à l’invite que vous utilisez dans la ligne Critères de la grille de création de requête. Par exemple, si vous avez entré [Pour quelle ville ?], vous devez entrer la même invite dans la boîte de dialogue Paramètres de la requête.

  4. Pour accéder à la colonne Type de données appuyez sur la touche Tab.

  5. Pour ouvrir une liste déroulante, appuyez sur Alt+Flèche bas.

  6. Pour sélectionner le type de données pour un paramètre, utilisez la touche Flèche bas.

  7. Pour enregistrer et fermer la boîte de dialogue, appuyez sur Entrée.

Informations supplémentaires sur l’utilisation de paramètres pour demander une entrée lors de l’exécution d’une requête.

Créer une requête Analyse croisée

Lorsque vous voulez restructurer des données de synthèse pour les rendre plus lisibles et compréhensibles, utilisez une requête Analyse croisée. Une requête Analyse croisée calcule une somme, une moyenne ou une autre fonction d’agrégation, puis regroupe les résultats en deux ensembles de valeurs, l’un dans la partie inférieure de la feuille de données, et l’autre dans la partie supérieure. Vous pouvez utiliser l’Assistant Requête pour créer rapidement une requête Analyse croisée.

L’Assistant Requête analyse croisée vous permet de choisir une seule table ou une seule requête comme source d’enregistrement pour votre requête Analyse croisée. Si une table unique ne contient pas toutes les données que vous voulez inclure dans votre requête Analyse croisée, commencez par créer une requête Sélection qui retourne les données souhaitées.

  1. Appuyez sur Alt+C, Q+Z. La boîte de dialogue Nouvelle requête s’ouvre, avec L’Assistant Requête simple sélectionné.

    Conseil : Si vous n’avez pas encore enregistré la table pour laquelle vous voulez créer une requête, vous êtes invité à le faire avant l’ouverture de l’Assistant Requête.

  2. Appuyez sur la touche Flèche bas. Vous entendez « Assistant Requête analyse croisée ».

  3. Appuyez sur Entrée ou Alt+N. L’Assistant Requête analyse croisée s’ouvre, avec la case d’option Tables sélectionnée et le foyer positionné dans la zone de liste Tables.

  4. Sélectionnez les objets à utiliser pour créer une requête Analyse croisée :

    • Pour sélectionner une table, utilisez la touche Flèche bas.

    • Pour sélectionner une requête, appuyez sur Alt+Q. Lorsque vous entendez « Case d’option Requêtes activée », pour accéder à la zone de liste, appuyez sur Maj+Tab, puis , pour sélectionner une requête, utilisez la touche Flèche bas.

    • Pour sélectionner des tables et des requêtes, appuyez sur Alt+O. Lorsque vous entendez « Deux cases d’option activées », pour accéder à la zone de liste, appuyez sur Maj+Tab, puis, pour sélectionner les tables et requêtes souhaitées, utilisez la touche Flèche bas.

  5. Pour passer à la page suivante, appuyez sur Entrée ou sur Alt+N.

  6. La page suivante s’ouvre avec le foyer positionné dans la zone de liste Champs disponibles. Pour sélectionner le champ contenant les valeurs à utiliser comme en-têtes de ligne, appuyez sur la touche Flèche bas.

  7. Pour ajouter le champ sélectionné, appuyez sur la touche Tab, puis sur Entrée. Répétez cette opération pour chaque champ à ajouter.

    Conseils : 

    • Vous pouvez sélectionner jusqu’à trois champs à utiliser comme sources d’en-têtes de lignes, mais moins vous utiliserez d’en-têtes de lignes, plus votre feuille de données d’analyse croisée sera simple à lire.

    • Si vous choisissez plusieurs champs pour fournir des en-têtes de lignes, l’ordre dans lequel vous choisissez les champs détermine l’ordre par défaut dans lequel vos résultats sont triés.

  8. Pour passer à la page suivante de l’Assistant, appuyez sur Entrée ou sur Alt+N.

  9. Dans la page suivante, pour sélectionner le champ contenant les valeurs à utiliser comme en-têtes de colonne, utilisez la touche Flèche bas.

    Conseil : En règle générale, vous devez choisir un champ qui contient peu de valeurs, afin de faciliter la lecture de vos résultats. Il est par exemple préférable d’utiliser un champ qui possède seulement quelques valeurs possibles (comme le sexe) plutôt qu’un champ pouvant contenir de nombreuses valeurs différentes (comme l’âge).

  10. Si les données du champ que vous choisissez d’utiliser pour les en-têtes de colonne est du type Date/Heure, l’Assistant ajoute une étape qui vous permet de regrouper les dates par intervalle. Vous pouvez spécifier Année, Trimestre, ois, Date ou Date/Heure. Si vous ne choisissez pas un champ Date/Heure pour les en-têtes de colonne, l’Assistant ignore cette page.

  11. Pour passer à la page suivante, appuyez sur Entrée ou sur Alt+N. Quand la page s’ouvre, le premier champ est sélectionné dans la zone de liste Champs, et le foyer est positionné dans la zone de liste Fonctions.

  12. Pour accéder à la zone de liste Champs afin de sélectionner un autre champ, appuyez sur Maj+Tab. Vous entendez « Champs, Deux-points, Zone de liste », puis le nom du premier champ (dans le Narrateur, vous entendez « champs, sélectionnée »).

  13. Pour sélectionner un champ, utilisez la touche Flèche bas.

  14. Pour accéder à la zone Liste des fonctions, appuyez sur la touche Tab. Vous entendez « Fonctions, Deux-points, Zone de liste », puis le nom de la première fonction (dans le Narrateur, vous entendez « Fonctions, Sélectionnées »).

  15. Pour sélectionner une fonction à utiliser pour calculer des valeurs de synthèse, utilisez la touche Flèche bas. Le type de données du champ sélectionné détermine les fonctions qui sont disponibles.

  16. Une fois votre sélection effectuée, appuyez sur la touche Tab jusqu’à accéder à la case Oui, inclure les sommes des lignes, puis cochez ou décochez celle-ci.

    Si vous incluez les sommes des lignes, la requête Analyse croisée possède un en-tête de ligne supplémentaire qui utilise les mêmes champ et fonction que la valeur du champ. L’inclusion d’une somme de ligne insère une colonne supplémentaire qui résume les colonnes restantes. Par exemple, si votre requête Analyse croisée calcule l’âge moyen par emplacement et sexe (avec des en-têtes de colonnes de sexe), la colonne supplémentaire calcule l’âge moyen par emplacement indépendamment du sexe.

    Conseil : Vous pouvez modifier la fonction utilisée pour générer les sommes des lignes en modifiant la requête Analyse croisée en mode Création.

  17. Pour passer à la page suivante de l’Assistant, appuyez sur Entrée ou sur Alt+N.

  18. Dans la page suivante, pour nommer votre requête, appuyez sur Maj+Tab, puis entrez un nom. Le nom par défaut contient le suffixe « _crosstab ».

  19. Affichez, modifiez et enregistrez la requête.

    • Pour afficher la requête Analyse croisée, appuyez sur Entrée.

    • Pour modifier la création de requête, appuyez sur Alt+M, puis sur Entrée.

    • Pour enregistrer la requête et quitter l’Assistant, appuyez sur Alt+F.

Créer une requête Suppression

Si vous voulez supprimer simultanément des enregistrements entiers (lignes) d’une table ou de deux tables liées, utilisez une requête Suppression. Une requête Suppression est utile, car elle permet de spécifier des critères pour rechercher et supprimer rapidement données. Elle peut également vous faire gagner du temps, car vous pouvez réutiliser une requête enregistrée.

Remarques : 

  • Avant de supprimer des données ou d’exécuter une requête Suppression, vérifiez que vous disposez d’une sauvegarde de votre base de données Access de bureau. Une requête Suppression vous permet d’examiner les lignes concernées par la suppression avant de procéder à celle-ci.

  • Si vous voulez supprimer seulement quelques enregistrements, une requête n’est pas nécessaire. Ouvrez simplement la table en mode Feuille de données, sélectionnez les champs (colonnes) ou enregistrements (lignes) à supprimer, puis appuyez sur Supprimer. Vous êtes invité à confirmer la suppression définitive.

Créer une requête Suppression

  1. Appuyez sur Alt+C, Q+D. La boîte de dialogue Afficher la table s’ouvre.

  2. Pour sélectionner une table, utilisez la touche Flèche bas. Appuyez sur Alt+A. Répétez cette opération pour chaque table dont vous voulez supprimer des enregistrements.

  3. Pour fermer la boîte de dialogue Afficher la table, appuyez sur Alt+C. Le tableau s’affiche sous la forme d’une fenêtre dans la section supérieure gauche de la grille de création de requête, avec tous les champs répertoriés.

  4. Appuyez sur Alt, J+Q, puis X. La grille de création s’ouvre avec le foyer positionné dans le premier champ. Dans la grille de création, les lignes Trier et Afficher ne sont plus disponibles, tandis que la ligne Supprimer est désormais disponible.

  5. Lorsque vous entendez « NuméroAuto, Ligne 1, Type et texte », pour ouvrir la liste déroulante, appuyez sur Alt+Flèche bas.

  6. Pour supprimer toutes les lignes vides dans la table ou le champ :

    1. Utilisez la touche Flèche vers le bas pour sélectionner un champ dans la table, puis appuyez sur Entrée. Le focus se positionne sur la colonne suivante.

    2. Pour passer à la colonne précédente, appuyez sur la touche Flèche gauche.

    3. Pour passer à la ligne Supprimer, appuyez sur la touche Flèche vers le bas. Lorsque vous entendez « Supprimer deux-points », pour ouvrir une liste déroulante, appuyez sur Alt+Flèche vers le bas.

    4. Pour sélectionner « Où », appuyez sur la touche Flèche vers le haut, puis sur Entrée. Le focus se positionne sur la colonne suivante.

    5. Pour passer à la colonne précédente, appuyez sur la touche Flèche gauche.

    6. Pour accéder à la ligne Critères, appuyez sur la touche Flèche vers le bas.

    7. Lorsque vous entendez « Critères » ou « Ligne 11, Colonne 1, » tapez Null.

  7. Pour utiliser un critère spécifique dans une requête Suppression :

    1. a. Pour sélectionner le champ contenant les critères à appliquer pour la suppression, utilisez la touche Flèche bas, puis appuyez sur Entrée.

    2. b. Pour passer à la ligne Supprimer, appuyez sur la touche Flèche bas. Appuyez sur Alt+Flèche bas, puis, pour sélectionner « Où », appuyez sur la touche Flèche bas, puis sur Entrée. Le foyer se positionne sur la colonne suivante.

    3. c. Pour passer à la colonne précédente, appuyez sur la touche Flèche gauche.

    4. d. Pour accéder à la ligne Critères, appuyez sur la touche Flèche bas.

    5. e. Entrez vos critères. Pour un exemple de liste de critères applicables dans une requête, voir Créer et exécuter une requête Suppression.

    6. f. Pour accéder à la ligne Afficher, appuyez sur la touche Flèche haut.

    7. g. Décochez la case Afficher pour chaque critère.

  8. Pour vérifier que la requête retourne les enregistrements que vous voulez supprimer, appuyez sur Alt+H, W, puis H.

  9. Pour exécutez la requête :

    1. Passez en mode Création en appuyant sur Ctrl+H, W, puis sur D.

    2. En mode Création, appuyez sur Alt, J+Q, puis G. Une fenêtre de confirmation s’ouvre, vous invitant à confirmer la suppression d’un nombre x de lignes.

    3. Pour supprimer les lignes, appuyez sur Entrée.

  10. Pour enregistrer la requête, appuyez sur Ctrl+S. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, tapez un nom, puis appuyez sur Entrée.

Sauvegarder votre base de données

  1. Appuyez sur Alt+F, A. La page Enregistrer sous s’ouvre, avec l’option Enregistrer la base de données sous activée.

  2. Pour sauvegarder la base de données, appuyez sur B, puis sur Entrée. La boîte de dialogue Enregistrer sous s’ouvre avec la zone d’édition Nom de fichier sélectionnée. Si vous voulez, tapez un nouveau nom pour la base de données, puis appuyez sur Entrée.

Si vous utilisez un fichier ou une base de données en lecture seule ou créée dans la version précédente d’Access, un message peut s’afficher pour vous indiquer qu’il est impossible de créer une sauvegarde de la base de données.

Pour rétablir une sauvegarde, fermez et renommez le fichier d’origine de sorte que la copie de sauvegarde puisse utiliser le nom de la version d’origine. Attribuez à la copie de sauvegarde le nom de la version d’origine, puis ouvrez la copie de sauvegarde ainsi renommée dans Access.

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