Utilisez le filtrage pour modifier un affichage SharePoint

Utilisez le filtrage pour modifier un affichage SharePoint

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Filtrage réduit le nombre d’éléments affichés dans une vue à uniquement les données de votre choix à afficher. Un filtre sélectionne les éléments qui correspondent à des critères spécifiques, comme emplacement, le type d’élément ou une plage de prix. À l’aide de filtres et index peut également vous aider vous revenir dans vos données ou empêcher le dépassement du Seuil d’affichage de liste. Un filtre peut retourner des données par lui-même ou être regroupé ou trié pour améliorer la mise en forme.

Les index fonctionnent avec les filtres d’augmenter leurs performances. Si le nombre d’éléments dans votre liste ou bibliothèque dépasse le Seuil d’affichage de liste, mais est toujours sous 20 000 éléments, vous pouvez généralement ajouter des index de colonnes existantes. Vous pouvez ensuite appliquer des filtres pour obtenir les données affichées en mode liste seuil de 5 000 éléments.

Filtres réduisent la quantité de données retournées en sélectionnant des éléments basés sur des opérations (par exemple supérieur ou inférieur à) et des données correspondantes. Lorsque vous créez un affichage filtré, votre première colonne indexé dans l’expression de filtre doit réduire le jeu de données la plus grande quantité. Par exemple, filtrage sur un champ État ou la date peut souvent réduire une série de données considérablement. Si vous avez 15 000 éléments, vous souhaiterez avoir le premier index retour inférieure à 5 000 éléments. Si votre jeu de données ne dispose plus de 5 000 éléments, il est toujours une bonne pratique.

SharePoint sélectionne la première colonne indexée dans une requête et utilise ensuite le reste des colonnes pour sélectionner vos données. Autres colonnes que vous spécifiez dans le filtre de vue peuvent ou ne peuvent pas être indexées. L’affichage n’utilise pas ces index, même si le résultat de l’affichage filtré renvoie inférieure au seuil d’affichage de liste.

Prenons, par exemple, la requête suivante : taille = grande ET couleur = rouge. Dans la liste, la valeur « taille » n’est pas indexée, mais la valeur « couleur » l’est. Pour autant que la liste compte moins de 5 000 éléments « rouge », la requête opère correctement sur une liste de grande taille. En revanche, si la requête est « taille = grande OU couleur = rouge », même si la base de données peut trouver tous les éléments « rouge », elle doit analyser la liste complète pour trouver les éléments « grande ». Si plus de 5 000 éléments sont retournés, la requête est limitée.

Si vous utilisez deux colonnes ou plus dans l’expression de filtre, le ou les index déterminants doivent utiliser l’opérateur ET. Imaginons que vous vouliez extraire les chiens d’une longue liste d’animaux. Vous avez une colonne non indexée nommée « Espèce » contenant des valeurs « Chien ». Si vous interrogez simplement « Espèce = Chien », votre requête sera limitée. En revanche, si vous avez une colonne indexée nommée classe, votre requête devient « Classe = Mammifère ET Espèce = chien ». Vous pouvez également rechercher les chats et les chiens avec la requête « Classe = Mammifère ET (Espèce = Chien OU Espèce = Chats) ». La deuxième requête sélectionne tous les mammifères, puis filtre les chiens et les chats.

Remarque : Si vous déplacez des éléments vers la Corbeille, ceux-ci restent pris en compte pour déterminer si l’expression de filtre retourne des éléments en nombre supérieur au seuil d’affichage de liste. Si vous videz la Corbeille, ces éléments ne sont plus comptabilisés. Pour plus d’informations, voir Vider la Corbeille ou restaurer vos fichiers.

Si les colonnes que vous allez utiliser pour filtrer n’est pas à partir d’index, vous souhaiterez commencer par créer à partir d’index. Pour plus d’informations, voir Ajouter un index à une colonne de SharePoint.

Après avoir indexé une colonne, vous pouvez l’ajouter lorsque vous créez ou modifiez un affichage et puis utilisez pour filtrer l’affichage. Avant de créer un affichage, vous souhaiterez peut-être ajouter des colonnes à la liste pour plus de souplesse de tri, de regroupement et de filtrage. Pour trier et filtrer, vous pouvez choisir les colonnes se trouvent dans le jeu de données, mais ne s’affichent.

Créer un affichage

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque où vous souhaitez créer un affichage.

  2. Selon votre version, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Dans SharePoint 2016, 2013, 2010, ou SharePoint Online classique expérience, cliquez sur l’onglet liste ou une bibliothèque, puis cliquez sur Créer un affichage.

      Bouton Créer un affichage sur le ruban de la bibliothèque SharePoint.
    • Dans SharePoint Online ou groupe connecté SharePoint, cliquez sur la flèche vers le bas sur le bouton Options d’affichage, puis cliquez sur Gérer les affichages ou Modifier l’affichage actuel.

      Menu Sélection de l’affichage avec l’option Gérer les affichages sélectionnée
      Modifier l’affichage actuel
  3. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Affichages, puis cliquez sur Créer un affichage.

  4. Dans la page Type d’affichage, cliquez sur l’affichage que vous voulez utiliser. En cas de doute, choisissez Affichage Standard.

    Afficher la page Types
  5. Tapez un nom de l’affichage.

    Définir un nom et éventuellement un nom de fichier pour l’affichage
  6. Modifier l’adresse web pour l’affichage ou accepter la valeur par défaut. Vous pouvez y revenir et modifier ultérieurement.

  7. Dans la section Filtrer, cliquez sur Afficher les éléments uniquement lorsque la condition suivante est vraie et choisissez ensuite la façon dont vous souhaitez filtrer les éléments sur la base de l’une des colonnes indexées.

    Par exemple, pour créer un affichage répertoriant uniquement les éléments modifiés le jour même, sélectionnez la colonne Modifié (indexé) et la condition est égale à, puis tapez [Aujourd’hui].

    Dans SharePoint Online, sélectionnez un champ indexé

    Remarque : Si vous ne voyez pas toutes les colonnes qui affichent et indiquent que (indexé) après le nom, vous n’avez pas toutes les colonnes indexées disponibles pour cette liste ou bibliothèque. Vous devez créer un index simple ou composéde premier.

  8. Pour limiter le nombre d’éléments affichés sur chaque page, faites défiler vers le bas jusqu’à Limitation des éléments, puis définissez la valeur ombre d’éléments à afficher. Lorsque vous créez un affichage, le nombre par défaut d’éléments à afficher est égal à 30.

    Définir le nombre d’éléments à afficher dans la page Paramètres d’affichage
  9. Vous avez le choix entre deux options lorsque vous définissez la limitation des éléments affichés sur une page :

    • L’option Afficher les éléments par groupes de la taille spécifiée crée un affichage page par page des données, qui est utile lorsque vous parcourez des éléments de manière non interactive.

      Si les éléments sont en nombre supérieur au paramètre de limite, l’affichage est paginé.

      Grouper par style

    • L’option Limiter le nombre total d’éléments renvoyés à la quantité spécifiée crée une limite dure pouvant renvoyer ou non l’intégralité des résultats de votre opération de filtrage, qui peut s’avérer utile lors du test de votre affichage, de la création d’un prototype ou de la simple récupération des valeurs supérieures d’un affichage.

  10. Sous Style, vous pouvez choisir le Volet d’aperçu pour voir toutes les informations à partir des éléments dans votre liste dans un format volet vertical. Le volet de visualisation est un des Styles de la vue que vous pouvez choisir sous Style lors de la modification ou la création d’un affichage.

    Choix des styles dans la page Paramètres d’affichage

    Vous pouvez naviguer plus rapidement parmi les données en pointant sur le titre d’un élément dans une zone de défilement du côté gauche de la page, afin de voir toutes les valeurs de colonne de l’élément actif listées verticalement du côté droit de la page. Moins de données initiales sont affichées, ce qui contribue à accélérer l’affichage. Ce style est également très utile lorsque votre liste est de grande taille ou qu’elle comporte de nombreuses colonnes nécessitant un défilement horizontal pour voir les données.

    Grouper par style

  11. Cliquez sur OK.

Il existe plusieurs étapes que vous pouvez faire avec une vue, mais il est suffisant pour afficher les données qui a dépassé le Seuil d’affichage de liste si vous êtes bloqué. Vous pouvez également trier ou regrouper par, définir des totaux, développez dossiers et optimiser l’affichage de l’affichage avec un appareil mobile.

Pour modifier un affichage

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque où vous souhaitez créer un affichage.

  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Dans SharePoint 2016, 2013, 2010, ou SharePoint Online classique expérience, cliquez sur l’onglet liste ou une bibliothèque, sélectionnez l’affichage, sous Affichage actuel, puis sur Modifier l’affichage.

      Onglet Bibliothèque avec l’option Modifier l’affichage en surbrillance
    • Dans SharePoint Online, cliquez sur la flèche vers le bas sur le bouton Options d’affichage, puis cliquez sur Modifier l’affichage actuel.

      Menu Sélection de l’affichage avec l’option Gérer les affichages sélectionnée
  3. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Affichages, puis cliquez sur un affichage.

  4. Vous pouvez ensuite modifier les paramètres comme indiqué dans les étapes 5 à 9 de la procédure créer une vue ci-dessus.

  5. Cliquez sur OK.

Pour un affichage puisse filtrer rapidement beaucoup d’éléments, la première colonne dans le filtre doit être indexée. Autres colonnes que vous spécifiez dans le filtre de vue peuvent ou ne peuvent pas être indexées, mais l’affichage n’utilise pas ces index. La première colonne du filtre doit renvoyer moins d’éléments que le seuil d’affichage de liste.

Si la première colonne du filtre renvoie plus d’éléments que le seuil d’affichage de liste, vous pouvez utiliser un filtre avec deux ou plusieurs colonnes. Lorsque vous définissez un affichage filtré qui utilise deux ou plusieurs colonnes, utilisez l’opérateur et pour limiter le nombre total d’éléments renvoyés. Mais même dans ce cas, vous devez spécifier en tant que la première colonne dans le filtre de la colonne qui probablement renvoie la plus petite quantité de données. Filtrer à l’aide d’un ou presque toujours augmente le nombre d’éléments renvoyés et ne sera plus efficace dans ces conditions.

Pour plus d’informations sur les vues, voir créer, modifier ou supprimer un affichage de liste ou de bibliothèque.

Important :  Bien que vous puissiez indexer une colonne de recherche pour optimiser les performances, l’utilisation d’une colonne de recherche indexée pour empêcher le dépassement du seuil d’affichage de liste ne fonctionne pas. Utilisez un autre type de colonne en tant qu’index principal ou secondaire.

Important : Si vous filtrez une liste à un champ indexé, vérifiez la Corbeille des éléments supprimés à partir de la liste ou bibliothèque. Éléments dans la Corbeille des emplacements Nb contre le seuil d’affichage de liste et ne sont pas supprimés à partir de la base de données principale jusqu'à ce qu’ils sont supprimés de la Corbeille. Si le nombre total d’éléments filtrés dans la liste et de la Corbeille est supérieur à la limite de liste, puis vous pouvez obtenir un jeu de résultats incomplet ou être bloqué. Pour plus d’informations, voir Vider la Corbeille ou restaurer vos fichiers.

Il existe deux clé à partir des mots que vous pouvez utiliser pour filtrer sur le jour actuel [Aujourd'hui] ou l’utilisateur actuel [moi]. Il s’agit dynamiques leurs variations avec l’utilisateur ou la date.

À l’aide [moi] peut être utile lorsque vous voulez simplement afficher vos documents dans une bibliothèque volumineuse. [Moi] fonctionne sur les colonnes de personnes en fonction de tels que créé par ou modifié par. Par exemple, pour afficher tous les documents que vous avez créé, définissez un filtre avec la créé par colonne égal à [moi]. Si vous êtes un éditeur et de que vous souhaitez pour afficher les fichiers dernières que vous étiez en train, de définir un filtre sur la modification par colonne à est égal à [moi]. Pour afficher les deux, créer deux filtres connectés par ou.

Filtre à l’aide [moi]
Un filtre qui capture les documents qui ont été créées par ou modifiés par vous

Le mot-clé [Aujourd'hui] fonctionne sur les colonnes de date en fonction des. Vous pouvez utiliser mathématiques pour obtenir les plages qui changent avec date du jour la. Par exemple, pour afficher tous les documents qui ont été modifiés au cours des 30 derniers jours, vous pouvez créer un filtre dans la colonne de Date est supérieur ou égal à [Aujourd'hui] - 30. Pour quitter le jour actuel, définissez un filtre deuxième dans la colonne Date à est inférieur à [Aujourd'hui] et associez-les à et.

Filtrer à l’aide de [Aujourd'hui]
Un filtre qui capture les fichiers qui ont été modifiés au cours des 30 derniers jours

Vous pouvez également rapidement filtrer directement à partir de votre liste ou bibliothèque, sans avoir recours à un autre affichage. Vous n’avez pas la possibilité de définir des opérateurs tels que supérieur ou égal à. La liste des filtres est considérée à partir des données dans la colonne. Par exemple, avec une colonne pour les services, vous pouvez filtrer sur les ressources humaines ou votre service informatique.

  1. Dans votre liste ou bibliothèque, pointez sur l’en-tête de la colonne que vous voulez filtrer, puis cliquez sur la flèche vers le bas.

  2. Dans la partie inférieure de la zone de liste déroulante, cliquez sur à des valeurs que vous voulez filtrer. Une case à cocher s’affichent avec votre sélection si ils ne soient pas visibles initiale.

    Cliquez sur l’en-tête de colonne, puis sélectionnez la valeur que vous voulez fillter par.
    SharePoint 2010, 2013 ou 2016
    Cliquez sur l’en-tête sur une colonne à filtrer rapidement
    SharePoint Online ou les sites SharePoint connectés au groupe
  3. Lorsque vous avez terminé et que vous souhaitez revenir pour afficher toutes les valeurs, cliquez sur la flèche vers le bas, puis cliquez sur Effacer les filtres [nom de la colonne] et puis cliquez sur Fermer.

Voici quelques suggestions relatives aux affichages classiques qui fonctionnent correctement avec des colonnes indexées :

Pour filtrer par :

Indexez :

Par exemple :

Éléments modifiés récemment

ColonneModifié

Pour afficher uniquement les éléments modifiés au cours de la semaine précédente, appliquez le filtre Modifié Est supérieur à [Aujourd’hui]-7.

Nouveaux éléments

ColonneCréé

Pour créer un affichage répertoriant uniquement les éléments ajoutés la semaine précédente, appliquez le filtre Créé est supérieure à [Aujourd’hui]-7.

Mes éléments

ColonneCréé par

Pour créer un affichage répertoriant uniquement les éléments que vous avez ajoutés, appliquez le filtre Créé par est égal à [Moi].

Échéance aujourd’hui

Colonne Échéance (que vous avez créée dans une liste ou une bibliothèque)

Pour créer un affichage répertoriant uniquement les éléments arrivant à échéance aujourd’hui, appliquez le filtre Échéance est égal à [Aujourd’hui].

Mises à jour sur le forum de discussion

Colonne Dernière mise à jour

Pour créer un affichage répertoriant uniquement les discussions mises à jour au cours du mois précédent, appliquez le filtre Dernière mise à jour est supérieur à [Aujourd’hui]-30.

Archivage des fichiers dans une bibliothèque de documents

Date de modification

Pour créer un affichage des documents non modifiés depuis l’année 2016 (que vous voulez puis archiver), appliquez le filtre Date de modification est inférieure à 31 décembre 2016.

Recherche d’un sous-ensemble de données financières

Région, Année (sous forme de deux index simples)

Pour créer une vue de données financières pour la région Nord-est dans 2015, appliquez le filtre est égal à égal à « Garanties » et année de la région 2015, car la colonne région est susceptible d’avoir moins de valeurs que la colonne Year.

Remarque : Même lorsque vous créez un affichage filtré à partir d’index colonne, si vous avez dépassé le seuil d’affichage de liste, certaines opérations supplémentaires peuvent être bloquées, car ils nécessitent l’accès à la totalité de la liste ou la bibliothèque. Ces opérations sont les suivants : ajout ou suppression d’un index, en créant un tri dans la définition de la vue ; afficher un total de la colonne ; et ajout, mise à jour ou supprimer des champs calculés. Dans ce cas, essayez d’exécuter l’opération au cours de la Fenêtre Délai quotidien, lors de la levée des limites.

Types de colonnes prises en charge

  • Une seule ligne de texte

  • Choix (valeur unique)

  • Numéro

  • Monnaie

  • Date et heure

  • Utilisateur/Groupe (valeur unique)

  • Métadonnées gérées

  • Oui/Non

  • Recherche

Types de colonnes non prises en charge

  • Plusieurs lignes de texte

  • Choix (valeurs multiples)

  • Calculé

  • Lien hypertexte ou image

  • Colonnes personnalisées

  • Utilisateur/Groupe (valeurs multiples)

  • Données externes

Nous sommes à votre écoute

Créé le 30 avril 2017

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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