Utiliser votre archive en ligne avec Outlook 2016 pour Mac

Une archive en ligne (ou boîte aux lettres d’archivage) est un emplacement dans lequel vous pouvez stocker les anciens courriers afin qu’ils n’occupent pas d’espace dans votre boîte aux lettres principale. Votre administrateur informatique ou administrateur Office 365 crée la boîte aux lettres d’archivage pour vous.

Remarque : Pour que votre boîte aux lettres d’archivage fonctionne avec Outlook 2016 pour Mac, vos boîtes aux lettres d’archivage et principale doivent être situées sur un serveur Exchange Serveur (en local) ou sur Exchange Online dans Office 365 (cloud). Si votre boîte aux lettres principale se trouve sur Exchange Server, par exemple, et que votre compte d’archivage est sur Exchange Online dans Office 365, vous ne pourrez pas utiliser votre archive en ligne. Contactez votre administrateur informatique ou administrateur Office 365 pour les regrouper au même emplacement.

Meilleures pratiques pour le déplacement de vos courriers vers l’archive

Vous pouvez déplacer des messages individuels de Outlook 2016 pour Mac vers votre boîte aux lettres d’archivage un par un (vous ne pouvez pas déplacer ou copier plusieurs éléments en une seule fois). Toutefois, le moyen le plus efficace pour vous assurer que vos messages sont archivés consiste à utiliser les stratégies d’archivage et de rétention d’Outlook Web App.

Les stratégies d’archivage et de rétention sont définies par votre administrateur informatique ou administrateur Office 365. Les stratégies d’archivage contrôlent le délai pendant lequel vos messages sont conservés dans un dossier de courrier avant d’être déplacés vers une archive. Les stratégies de rétention contrôlent le délai pendant lequel vos messages sont enregistrés. Bien que les administrateurs définissent des stratégies pour l’ensemble de l’organisation, vous pouvez ignorer les stratégies selon vos besoins. Pour consulter des instructions, voir Stratégies de rétention et d’archivage dans Outlook Web App.

Pour archiver plusieurs messages simultanément alors qu’aucune stratégie d’archivage ou de rétention n’est définie, vous pouvez utiliser Outlook Web App pour déplacer les messages de votre boîte aux lettres principale vers l’archive. Vous ne pourrez pas déplacer les dossiers mais vous pouvez déplacer tous les messages dans un dossier à la fois.

  1. Cochez la case en regard des messages à archiver.

  2. Faites-les glisser vers le dossier dans le volet de navigation Archive personnelle - <votre nom>.

    Remarque : Si des dossiers, des éléments de calendrier, des contacts, des tâches ou des notes ont été déplacés dans votre archive dans une autre version d’Outlook, comme Outlook 2016 pour Windows, vous ne pourrez pas les déplacer ni les afficher dans la boîte aux lettres d’archivage dans Outlook 2016 pour Mac.

Conseils supplémentaires

  • Pour effectuer une recherche dans l’archive, sélectionnez un dossier d’archive dans le volet des dossiers. Vous ne pouvez pas rechercher dans votre boîte aux lettres et dans les archives en même temps.

  • Vous pouvez créer des règles de boîte de réception pour classer automatiquement les messages dans des dossiers, leur attribuer une catégorie ou les rediriger vers un autre compte. Ces règles ne seront toutefois pas appliquées à votre boîte aux lettres d’archivage et vous ne pouvez pas rediriger les messages vers votre archive à l’aide d’une règle de boîte de réception.

Voir aussi

Ajouter un compte Exchange ou Office 365 dans Outlook 2016 pour Mac

Ajouter un compte de courrier dans Outlook

Développez vos compétences dans Office
Découvrez des formations
Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première
Rejoignez le programme Office Insider

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Nous vous remercions pour vos commentaires.

Merci pour vos commentaires. Il serait vraisemblablement utile pour vous de contacter l’un de nos agents du support Office.

×