Utiliser une table ou une requête comme source de données de publipostage

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez créer une opération de publipostage à l'aide de l'Assistant Fusion et publipostage de Microsoft Word également disponible dans Microsoft Office Access 2007. Il suffit d'utiliser une table ou une requête dans une base de données Access comme source de données de lettres types, courriers électroniques, étiquettes de publipostage, enveloppes ou répertoires.

Cette rubrique explique comment lancer l'Assistant Fusion et publipostage dans Access et comment créer un lien direct entre une table ou une requête et un document Microsoft Office Word 2007. Vous apprendrez également à rédiger des lettres. Pour obtenir des instructions pas à pas sur la définition d'une opération de publipostage, voir l'Aide de Office Word 2007.

Utiliser une table ou une requête comme source de données

  1. Ouvrez la base de données source, et dans le volet de navigation, sélectionnez la table ou la requête que vous souhaitez utiliser comme source des données de fusion.

  2. Sous l’onglet Données externes, dans le groupe Exporter, cliquez sur plus Image du bouton , puis cliquez sur fusion avec Microsoft Office Word Image du bouton .

    L'Assistant Fusion et publipostage de Microsoft Word démarre.

  3. Indiquez si vous souhaitez créer le lien dans un document existant ou nouveau, puis cliquez sur OK.

  4. Si vous choisissez de créer un lien vers un document existant, dans la boîte de dialogue Sélectionner le document Microsoft Word, repérez et sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir

    Word démarre. Selon l'option sélectionnée, Word ouvre le document que vous avez spécifié ou un nouveau document.

  5. Dans le volet Fusion et publipostage, sous Sélection du type de document, cliquez sur Lettres puis sur Suivante : Document de base pour passer à l'étape 2.

  6. À l'étape 2, cliquez sur Suivante : Sélection des destinataires.

    À l'étape 3, créez le lien entre la source de données Access et le document Word. Dans la mesure où vous avez exécuté l'Assistant à partir d'Access, ce lien est créé automatiquement. Vous remarquerez que, sous Sélection des destinataires, l'option Utilisation d'une liste existante est sélectionnée et que le nom de votre source de données est affiché dans la zone Utilisation d'une liste existante juste en dessous.

    Source de données de fusion

  7. Cliquez sur Modifier la liste de destinataires pour personnaliser le contenu de la table ou de la requête.

    Modifier la liste de destinataires

    Vous pouvez filtrer, trier et valider les données. Cliquez sur OK pour continuer.

  8. Cliquez sur Suivante : Écriture de votre lettre pour continuer. Suivez le reste des instructions du volet Fusion et publipostage, puis à l'étape 5, cliquez sur Suivante : Fin de la fusion.

Autres façons d'utiliser une table ou une requête comme source de données

Vous pouvez spécifier une table ou une requête comme source de données en ayant recours à d'autres méthodes. Par exemple, vous pouvez exporter la table ou la requête d'Access vers une base de données ODBC, un fichier Microsoft Office Excel 2007, un fichier texte, ou tout autre format de fichier compatible avec Word, puis définir un lien avec le fichier obtenu en faisant appel à l'Assistant Fusion et publipostage de Word.

  1. Le cas échéant, exportez la table ou la requête. Dans Access, dans le volet de navigation, sélectionnez la table ou la requête à utiliser, puis dans l'onglet Données externes, du groupe Exporter, cliquez sur le format à utiliser pour l'exportation, puis suivez les instructions.

  2. Dans Word, si le volet Fusion et publipostage n'est pas affiché, sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur la flèche sous Démarrer la fusion et le publipostage, puis cliquez sur Assistant Fusion et publipostage pas à pas. Le volet Fusion et publipostage s'affiche.

  3. À l'étape 3 du volet Fusion et publipostage, sous Utilisation d'une liste existante, cliquez sur Parcourir ou Modifier la liste de destinataires.

  4. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, sélectionnez le fichier de données que vous avez créé dans Access, puis cliquez sur Ouvrir.

  5. Suivez les instructions de vos boîtes de dialogue. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, analysez et personnalisez le contenu du fichier. Vous pouvez le filtrer, le trier et le valider avant de continuer.

  6. Cliquez sur OK puis, dans le volet Fusion et publipostage, cliquez sur Suivante : Écriture de votre lettre. Pour plus d'informations sur la personnalisation de la fusion et du publipostage, voir l'Aide de Word.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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