Utiliser une liste de stockage de valeurs multiples

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Cette rubrique explique comment utiliser les listes déroulantes Case à cocher et les listes Case à cocher qui permettent de sélectionner et de stocker plusieurs valeurs dans un champ de table. Ces listes à valeurs multiples constituent une nouvelle fonctionnalité de Microsoft Office Access 2007. Si elles fonctionnent pour l'essentiel comme les listes normales, leurs éléments sont associés à des cases à cocher. Vous pouvez sélectionner jusqu'à 100 éléments en activant les cases à cocher correspondantes.

Ces nouvelles listes permettent de résoudre certains problèmes courants liés à la saisie et au stockage de données. Par exemple, supposons que vous utilisiez Access pour assurer le suivi des affectations de tâches. Vous pouvez désormais affecter plusieurs personnes à une même tâche en sélectionnant leur nom dans une liste unique, opération que vous ne pouviez pas effectuer dans les versions antérieures d'Access sans recourir à la programmation VBA (Visual Basic for Applications).

Remarque : Les nouvelles listes tirent leurs données d'un autre composant de base de données appelé « champ Liste de choix à valeurs multiples ». Vous devez disposer d'un champ Liste de choix à valeurs multiples dans l'une des tables de votre base de données pour pouvoir créer des listes à valeurs multiples. La création de champs Liste de choix à valeurs multiples n'est pas traitée dans cet article.

Pour plus d’informations sur la création d’un champ de recherche à valeurs multiples, voir les articles Ajouter ou modifier un champ de recherche qui vous permet d’enregistrer plusieurs valeurs et Guide pour les champs à plusieurs valeurs.

Que voulez-vous faire ?

Comprendre la technologie des listes déroulantes case à cocher et des listes de case à cocher

Utiliser une liste à plusieurs valeurs dans un formulaire

Utiliser une liste à plusieurs valeurs dans un tableau

Agrandir une liste déroulante case à cocher pour afficher davantage d’options

Comprendre la technologie des listes déroulantes Case à cocher et des listes Case à cocher

Les listes déroulantes Case à cocher et les listes Case à cocher reposent sur une nouvelle fonctionnalité appelée « champs à plusieurs valeurs ». En résumé, les champs à plusieurs valeurs permettent d'associer des éléments multiples à un même champ de table, opération que vous ne pouviez pas effectuer dans les versions antérieures d'Access.

Dans Office Access 2007, les champs à plusieurs valeurs se retrouvent dans plusieurs fonctionnalités, notamment dans les listes déroulantes Case à cocher et les listes Case à cocher, les champs de table à valeurs multiples et les pièces jointes. Les listes et les champs de table à valeurs multiples offrent la possibilité de choisir plusieurs éléments dans une même liste, tandis que les pièces jointes permettent de joindre plusieurs portions de données à un enregistrement, procédé comparable à l'ajout d'images et autres fichiers aux messages électroniques.

Pour plus d’informations sur l’utilisation des pièces jointes, voir l’article joindre des fichiers et des graphismes aux enregistrements de votre base de données.

Pour créer déroulante case à cocher ou des listes de case à cocher, vous commencez avec un champ de rechercheà valeurs multiples , un champ de table qui utilise une requête pour rechercher des valeurs contenues dans la base de données d’autres objets. Qui expliquent comment créer des champs de recherche à plusieurs valeurs est dépasse le cadre de cet article.

Pour plus d’informations sur leur création, voir les articles intitulés Ajouter ou modifier un champ de recherche qui vous permet d’enregistrer plusieurs valeurs et Guide pour les champs à plusieurs valeurs.

Une fois un champ Liste de choix à valeurs multiples créé, vous pouvez l'utiliser directement ou le lier à une liste déroulante Case à cocher ou à une liste Case à cocher. Une liste déroulante Case à cocher consiste en un contrôle Zone de liste déroulante défini pour prendre en charge des valeurs multiples.

Les figures ci-dessous illustrent des listes déroulantes Case à cocher ouverte et fermée.

Liste déroulante Case à cocher fermée

Liste déroulante Case à cocher ouverte

Remarque : Les contrôles Zone de liste déroulante normaux permettent de sélectionner des éléments dans une liste ou d'en entrer de nouveaux directement dans le contrôle. Toutefois, lorsque vous définissez un contrôle Zone de liste déroulante de sorte qu'il prenne en charge les valeurs multiples, vous êtes limité à la sélection d'éléments dans la liste. Vous ne pouvez pas y entrer vos propres valeurs.

La liste Case à cocher est un contrôle Zone de liste défini pour prendre en charge les valeurs multiples.

Liste Case à cocher

Contrairement à une liste déroulante Case à cocher, une liste Case à cocher ne se ferme pas une fois vos sélections effectuées, et elle ne contient pas de boutons OK ou Annuler.

Vous pouvez utiliser ces deux types de contrôles dans les formulaires et les états, mais lorsque vous les utilisez dans les états, ils affichent uniquement vos sélections ; par défaut, vous ne pouvez pas utiliser les contrôles sur un état pour modifier des données.

Enfin, vous pouvez également utiliser un champ Liste de choix à valeurs multiples directement dans une table en cliquant sur le champ de table ou en le sélectionnant. Dans ce cas, Access applique par défaut uniquement la liste déroulante Case à cocher ; vous ne pouvez pas utiliser un autre contrôle.

Les procédures décrites dans les sections suivantes expliquent comment sélectionner un ou plusieurs éléments dans un champ Liste de choix à valeurs multiples. Ces procédures font appel au modèle de base de données Suivi des problèmes fourni avec Office Access 2007.

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Utiliser une liste à valeurs multiples dans un formulaire

Cette procédure suppose que vous disposiez d'une table de base de données contenant un champ Liste de choix à valeurs multiples, ainsi qu'un formulaire contenant une liste déroulante Case à cocher ou une liste Case à cocher.

Pour plus d’informations sur la création de la liste de choix, voir les articles intitulés Ajouter ou modifier un champ de recherche qui vous permet d’enregistrer plusieurs valeurs et Guide pour les champs à plusieurs valeurs.

Utiliser une liste à valeurs multiples

  1. Ouvrez le formulaire contenant la liste déroulante Case à cocher ou la liste Case à cocher.

    Dans ces deux types de listes, chaque élément est doté d'une case à cocher.

  2. Cliquez sur les cases à cocher que vous souhaitez activer. Si vous utilisez une liste déroulante Case à cocher, cliquez sur OK.

    Si vous utilisez une liste déroulante Case à cocher, le contrôle se ferme et affiche vos choix dans une liste séparée par des virgules, de la manière suivante :

    Liste déroulante Case à cocher fermée dans un formulaire

    Si vous ne pouvez pas voir tous vos choix, vous pouvez ouvrir le formulaire en mode Création ou page et agrandir le contrôle de liste. Pour savoir comment procéder, voir la section Agrandir une liste déroulante case à cocher pour afficher davantage d’options, plus loin dans cet article.

Remarque : 

  • Notez qu'une liste à valeurs multiples est toujours reconnaissable à la présence d'une case à cocher en regard de chaque élément de la liste.

  • Dans cet exemple, la liste de l'exemple de base de données utilise un contrôle de liste déroulante Case à cocher. Le contrôle de zone de liste Case à cocher fonctionne de la même façon (vous sélectionnez les éléments en cliquant sur les cases à cocher), sauf qu'il ne contient pas de boutons OK ou Annuler.

    Pour rappel, vous pouvez activer au maximum 100 cases à cocher.

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Utiliser une liste à valeurs multiples dans une table

Lorsque vous utilisez une liste à valeurs multiples dans une table, Access fournit un seul contrôle, à savoir une liste déroulante Case à cocher, que vous ne pouvez pas modifier.

  1. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table que vous souhaitez utiliser. La table s'ouvre en mode Feuille de données.

  2. Activez le champ à valeurs multiples, puis cliquez sur la flèche vers le bas située à proximité du champ.

    Remarque : Vos paramètres régionaux et linguistiques Windows déterminent l'emplacement de la flèche vers le bas.

  3. Cliquez sur la case à cocher en regard de chaque élément que vous souhaitez sélectionner, puis cliquez sur OK.

    La liste se ferme et affiche vos choix, séparés par des virgules, de la manière suivante :

    Liste déroulante Case à cocher fermée dans une feuille de données

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Agrandir une liste déroulante Case à cocher pour afficher des choix supplémentaires

Lorsque vous utilisez une liste déroulante Case à cocher pour sélectionner de nombreux éléments, il peut arriver que tous les éléments sélectionnés ne soient pas visibles lorsque vous fermez la liste. Les concepteurs de base de données utilisent des listes déroulantes (contrôles de zone de liste déroulante), car elles exploitent plus efficacement l'espace de l'écran (elles affichent les options dont l'utilisateur a besoin et se ferment une fois une sélection effectuée). Si une liste déroulante Case à cocher n'est pas suffisamment grande pour afficher toutes vos sélections, vous pouvez agrandir le contrôle correspondant. Les étapes suivantes expliquent comment agrandir le contrôle et tester les modifications.

Remarque : En règle générale, il n'est pas utile de redimensionner les contrôles de liste Case à cocher, car ils fournissent une barre de défilement lorsque la liste dépasse la taille de leur fenêtre.

Redimensionner un contrôle

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire à modifier, puis cliquez sur Mode Création ou Mode Page.

    – ou –

    Dans l'onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Création ou Mode page

  2. Cliquez sur le contrôle de liste déroulante Case à cocher, pointez sur l'une des poignées de redimensionnement, puis faites glisser la bordure du contrôle jusqu'à atteindre la hauteur ou la largeur voulue, comme illustré ci-dessous :

    Redimensionner un champ à plusieurs valeurs

    – ou –

    Cliquez avec le bouton droit sur le contrôle, puis cliquez sur Propriétés. Dans la feuille de propriétés, activez l'onglet Toutes, cliquez sur la propriété Hauteur ou Largeur, puis entrez une taille.

    Access déplace automatiquement les contrôles adjacents vers le bas, la gauche ou la droite.

  3. Enregistrez votre travail et passez en mode Formulaire pour voir le résultat de vos modifications. Pour changer de mode, vous pouvez soit utiliser le bouton de la barre d'état Access, soit cliquer avec le bouton droit sur l'onglet du formulaire et utiliser le menu contextuel.

    Lorsque vous testez vos modifications, posez-vous les questions suivantes :

    • La nouvelle taille permet-elle d'afficher suffisamment de données ?

    • Vous-même ou un utilisateur lambda sélectionnera-t-il suffisamment d'éléments dans la liste pour occuper l'espace supplémentaire ?

    • Les modifications ont-elles un impact sur la structure visuelle, la capacité d'utilisation et le flux de travail du formulaire ?

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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