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Outre la collaboration sur le courrier électronique, vous souhaitez peut-être également collaborer sur des documents à l’aide d’une boîte aux lettres de site. L’un des avantages de l’utilisation des boîtes aux lettres de site pour la collaboration sur les documents est que vous pouvez accéder à des documents stockés sur un site SharePoint ou à partir d’Outlook. Vous pouvez également facilement partager des documents avec d’autres personnes. Consultez la rubrique Ajouter une application Boîte aux lettres de sites pour conserver le contexte des messages pour savoir comment une boîte aux lettres de site peut vous aider.

Important : La fonctionnalité de boîte aux lettres de SharePoint site est en cours de désins supprimé depuis mars 2017. Cette fonctionnalité sera entièrement supprimée dans une prochaine version. Les SharePoint n’ont plus accès à la fonctionnalité de boîte aux lettres de site. Les organisations SharePoint existants ne peuvent plus créer de boîtes aux lettres de site. Les boîtes aux lettres de site qui ont été définies et déployées avant mars 2017 continueront de fonctionner.
Nous vous fournirons un processus pour faciliter la transition de vos sites de boîtes aux lettres de site existants vers un groupe Microsoft 365 en septembre 2017. Si vous utilisez actuellement la fonctionnalité boîte aux lettres de site dans SharePoint, envisagez de Groupes Microsoft 365 plutôt que de prendre en charge vos scénarios de collaboration par courrier électronique. Pour plus d’informations, voir Utiliser Office 365 groupes de sites plutôt que des boîtes aux lettres de site.

Remarque : La fonctionnalité de boîte aux lettres de site restera prise en charge, mais elle sera supprimée dans les produits SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint 2013 et SharePoint 2010. Nous recommandons aux clients d’explorer les boîtes aux lettres partagées en remplacement des boîtes aux lettres de site.

Important : Quand les utilisateurs affichent une boîte aux lettres de site dans Outlook, une liste de tous les documents des bibliothèques de documents de ce site s’affiche. Les boîtes aux lettres de site présentent la même liste de documents à tous les utilisateurs, c’est pourquoi les utilisateurs peuvent voir des documents auxquels ils n’ont pas accès.

Pour ajouter des documents à l’aide de la boîte aux lettres de site, faites simplement glisser les documents dans un courrier électronique pour les ajouter à la bibliothèque de documents de SharePoint site.

Conseil : Saviez-vous que vous pouvez également utiliser une boîte aux lettres de site pour coordonner le courrier de l’équipe?

Faire suivre des documents à partir de la boîte aux lettres de site

Une fois les documents stockés sur un site SharePoint, il est important que les modifications apportées au document par la suite soient apportées à la version stockée sur le site. Pour aider les utilisateurs à pointer vers la bonne version du document, vous pouvez facilement le faire suivre dans Outlook en cliquant dessus avec le bouton droit, puis en cliquant sur Avancer.

Transfert d’un document à partir de la boîte aux lettres de site

Si vous voulez partager plusieurs documents, il vous suffit de les glisser-déposer dans un courrier électronique afin d’inclure automatiquement des liens vers chacun des documents.

Inclure des liens vers des documents dans un courrier électronique.

Ajouter le dossier Documents à vos Favoris dans Outlook

Si vous utilisez la liste Favoris dans Outlook, il peut être utile d’inclure également les dossiers Documents de la boîte aux lettres de site dans votre liste Favoris. Vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur le dossier Documents, puis cliquer sur Afficher dans les Favoris.

Si vous avez deux dossiers Documents dans votre liste Favoris avec le même nom, Outlook ajoute automatiquement le nom de la boîte aux lettres au nom du dossier (par exemple, « Documents – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com ») afin de pouvoir facilement voir quel dossier est celui-ci.

Pour en savoir plus sur les favoris Outlook, voir Garder les dossiers de courriers électroniques fréquemment utilisés dans les Favoris.

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