Utiliser une boîte aux lettres de site pour collaborer et coordonner le courrier de l’équipe

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Équipes au sein des organisations et des organisations ont souvent plusieurs threads de messagerie différents accédant à la fois. Il est facile pour les lignes en croix, informations pour sont perdus ou ignorées et pour les communications saut vers le bas. Boîtes aux lettres de site peuvent vous aider à coordonner et stocker équipe ou les messages relatifs au projet au même endroit, afin que tous les membres de l’équipe puissent voir toutes les communications.

Important : La fonctionnalité de boîte aux lettres de site dans SharePoint Online est en cours déconseillée à partir de mars, 2017. Cette fonctionnalité sera supprimée entièrement dans une version ultérieure. Nouvelles organisations SharePoint Online plus ont accéder à la fonctionnalité de boîte aux lettres de site. Organisations SharePoint Online existantes ne peuvent plus créer nouvelles boîtes aux lettres de site. Une boîte aux lettres de site qui a été configuré et déployée avant mars, 2017 continue à fonctionner.
Nous fournissons un processus pour aider vos sites de boîte aux lettres de site existants à un groupe Office 365 de transition dans septembre, 2017. Si vous utilisez actuellement la fonctionnalité de boîte aux lettres de site dans SharePoint Online, vous devriez changer aux groupes Office 365 à la place pour prendre en charge vos scénarios de collaboration de messagerie. Pour plus d’informations, voir Utiliser Office 365 groupes au lieu de boîtes aux lettres de Site.

Remarque : La fonctionnalité de boîte aux lettres de site est toujours disponible dans les produits SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 et SharePoint Server 2010.

Dans le menu de lancement rapide, cliquez sur Boîte aux lettres.

Boîte aux lettres dans le lancement rapide

La boîte aux lettres de site s’ouvre comme une structure de boîte de réception et un dossier distincte, deuxième en regard de votre compte de messagerie personnel. Les messages envoyés vers et depuis le compte de boîte aux lettres de site sont partagé entre toutes les personnes disposant d’autorisations collaborateur sur le site SharePoint.

La configuration de votre boîte aux lettres de site

Vous pouvez ajouter une boîte aux lettres de site en tant que destinataire d’un message, envoyer du courrier à partir de la boîte aux lettres ou ajouter à vos favoris. Pour ajouter une boîte aux lettres de site, voir Ajouter une application boîte aux lettres de Site à conserver des messages électroniques dans le contexte sur un site. Votre site doit être activé pour la messagerie. Si elle n’est pas, contactez votre administrateur.

Lorsque vous incluez la boîte aux lettres de site sur un thread de messagerie important, une copie des informations dans la mesure où thread est stocké dans un emplacement accessible par toute personne de l’équipe.

Ajouter la boîte aux lettres de site dans la ligne à, CC ou Cci d’un message électronique.

Message électronique avec la boîte aux lettres de site dans le champ Cc.

Vous pouvez ajouter l’adresse de messagerie de boîte aux lettres de site pour les groupes de contacts d’équipe ou les listes de distribution. De cette façon, messagerie pertinent automatiquement est stockée dans la boîte aux lettres de site d’équipe.

Lorsque vous rédigez et envoyez des messages électroniques à partir de la boîte aux lettres de site, il s’affiche comme s’il s’agissait de votre part.

Tous les utilisateurs disposant d’autorisations collaborateur sur un site peuvent accéder à la boîte aux lettres de site, plusieurs personnes peuvent travailler ensemble pour rédiger un message électronique.

Pour composer un message, cliquez sur Nouveau message.

Bouton Nouveau message pour les boîtes aux lettres de site.

Cette action ouvre un nouveau message dans votre boîte aux lettres de site.

Ajouter des adresses à un message électronique dans la boîte aux lettres de site

Si vous utilisez la liste Favoris dans Outlook, vous pouvez trouver utile d’inclure les dossiers de la boîte aux lettres de site dans votre liste Favoris.

Dans Outlook, vous pouvez droit sur un dossier de boîte aux lettres de site, telles que la boîte de réception, puis sur afficher dans les Favoris. Si vous avez deux dossiers dans votre liste de favoris portant le même nom (par exemple, deux boîtes de réception), Outlook ajoute automatiquement le nom de la boîte aux lettres au nom du dossier (par exemple, « boîte de réception – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com ») afin que vous puissiez identifier le dossier dans lequel est qui.

Pour plus d’informations sur les Favoris Outlook, voir les dossiers de courrier conserver fréquemment utilisé dans les Favoris.

Collaborer avec votre équipe à l’aide de la boîte aux lettres de site

Votre équipe peut utiliser une boîte aux lettres de site pour collaborer sur un message électronique important de rédaction ou recueillir des conversations par messagerie d’équipe pertinents. Votre équipe pouvez également partager des documents importants en toute sécurité à l’aide d’une boîte aux lettres de site.

Après une boîte aux lettres de site a été configurée pour votre site, un nouveau compte de messagerie est créé en utilisant le nom de votre site. Par exemple, un site d’équipe utilise l’URL : http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite. L’adresse de messagerie pour cette boîte aux lettres de site est HRTeamSite@contoso.sharepoint.com.

Titre du composant WebPart

De nombreuses équipes ont des conversations par messages électroniques régulièrement. Ces conversations entraînent souvent des informations qui peuvent être une référence utile quelque part vers le bas de la ligne. Vous pouvez transférer le message électronique très utile dans le thread à votre boîte aux lettres de site à conserver. Tout le monde qui dispose des autorisations de contribution à votre site peut ensuite ouvrir la boîte aux lettres de site et afficher ce message. Membres de l’équipe pouvant ultérieurement ouvrir la boîte aux lettres de site, effectuer des recherches dans le courrier capturé dans ce compte et afficher l’historique du problème en question.

Une autre idée de recueillir ces conversations de messagerie de l’équipe consiste à CC l’adresse de messagerie de boîte aux lettres de site lorsque vous envoyez un message électronique à l’équipe. Vous pouvez également ajouter l’adresse de messagerie de boîte aux lettres de site à un groupe de contacts ou une liste de distribution, afin qu’il soit inclus automatiquement chaque fois que vous envoyez du courrier à votre équipe.

Message électronique avec la boîte aux lettres de site dans le champ Cc.

Si vous stockez des documents de votre équipe sur votre site SharePoint, vous pouvez utiliser l’application boîte aux lettres de Site pour partager des documents avec des personnes qui ont accès au site.

Important : Lorsque les utilisateurs affichent une boîte aux lettres de site dans Outlook, verra une liste de tous les documents dans des bibliothèques de documents de ce site. Boîtes aux lettres de site présentent la même liste de documents à tous les utilisateurs, afin que certains utilisateurs peuvent voir les documents qu’ils n’ont pas accès à ouvrir.

Si vous utilisez Exchange, vos documents apparaissent également dans un dossier dans Outlook, ce qui facilite le transfert de documents à d’autres personnes.

Transfert d’un document à partir de la boîte aux lettres de site

Vous voulez en savoir plus ?    Examinons préparer pour l’utilisation de boîtes aux lettres de site dans Office 365.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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