Utiliser un site Centre de documents

Utiliser un site Centre de documents

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

SharePoint offre de nombreuses fonctionnalités de gestion du contenu et une excellente extensibilité. Si vous devez gérer plusieurs centaines ou milliers de documents, vidéos, etc., il peut être préférable d’utiliser un modèle de site Centre de documents (fourni par défaut avec SharePoint). Ce modèle est optimisé pour la gestion de documents à grande échelle et peut vous aider à gagner du temps et à gagner en efficacité. Il intègre des fonctionnalités telles que les versions de documents, les ID de documents, les ensembles de documents, la navigation par métadonnées et les types de contenu.

Un site Centre de documents convient aux deux scénarios suivants :

  • Environnement de création    Dans un environnement de création avec Centre de documents, les utilisateurs créent et modifient des milliers de documents ou biens multimédias stockés dans un référentiel centralisé.

  • Archive de contenu    Dans une archive de contenu telle qu’une base de connaissances, les utilisateurs stockent ou visualisent des documents.

Cet article décrit les fonctionnalités d’un modèle de site Centre de documents et explique comment créer un site Centre de documents.

Pour créer un centre de documents, voir modèles d’utilisation pour créer différents types de sites SharePoint

Quel est le contenu d’un site Centre de documents ?

Le modèle de site Centre de documents offre des fonctionnalités qui simplifient et optimisent la création et la gestion des grands ensembles de documents. Dans la plupart des cas, un propriétaire de site peut ajouter chacune de ces fonctionnalités individuellement. Toutefois, un modèle de site Centre de documents active automatiquement les fonctionnalités de gestion de documents recommandées. Les sections suivantes proposent une description succincte de ces fonctionnalités.

Vous pouvez utiliser un site Centre de documents comme environnement de création ou archive de contenu. Dans un environnement de création, les utilisateurs archivent et extraient fréquemment les fichiers et créent des structures de dossiers pour ces fichiers. Le contrôle de version est activé et il peut exister 10 versions antérieures ou plus pour chaque document. Par ailleurs, des flux de travail peuvent contrôler les cycles de vie des documents.

En revanche, dans une archive de contenu ne se produisent que très peu d’opérations de création. Les utilisateurs ne font que consulter ou télécharger des documents. Le modèle de site Centre de documents prend en charge la création d’un type d’archive de contenu appelé archives de bases de connaissances. En général, les bases de connaissances contiennent des versions uniques de documents et un site peut contenir jusqu’à 10 millions de fichiers. Dans le cas d’un centre de support technique pour une grande entreprise, par exemple, jusqu’à 10 000 utilisateurs peuvent accéder au contenu, principalement pour le lire. Un sous-ensemble de 3 000 à 4 000 utilisateurs peut télécharger de nouveaux contenus sur le site.

Les éléments suivants décrivent certaines fonctionnalités de SharePoint que vous pouvez inclure dans un site Centre de documents. Cette liste décrit uniquement certaines des fonctionnalités disponibles. En plus de celles-ci, la plupart des entreprises personnalisent l’apparence et la navigation d’un Centre de documents et incluent des composants WebPart personnalisés pour les fonctionnalités uniques à leurs activités professionnelles.

Les métadonnées gérées sont un système qui assigne certains termes à des documents dans SharePoint. Vous pouvez ensuite utiliser ces termes pour classer les documents. Vous pouvez également recourir aux métadonnées pour créer un outil de navigation puissant permettant aux utilisateurs de trouver rapidement ce qu’ils cherchent.

Par exemple, supposez que votre société possède un référentiel de base de connaissances contenant des articles qui aident les utilisateurs à résoudre des problèmes liés à certains produits. Vous pourriez créer des termes de métadonnées leur permettant de filtrer les informations par produit, type de problème ou autre caractéristique.

Dans un site Centre de documents, chaque élément de contenu est affecté d’un ID unique sans rapport avec l’emplacement du document, comme un lien URL. Cela signifie que si vous déplacez ou renommez le document, son ID reste identique. Vous pouvez par conséquent utiliser cet ID pour créer un type de lien permanent pour le document et réduire le risque de perte de temps dû aux liens rompus.

Les versions de documents sont activées automatiquement dans le site Centre de documents. Cela signifie que vous disposez automatiquement d’un historique de toutes les versions différentes d’un document. Dans un processus de révision de document, par exemple, vous disposez ainsi d’un historique de toutes les mises à jour entrées durant le cycle de révision. Vous pouvez effectuer le suivi des mises à jour, contacter les répondeurs, et ainsi de suite. Par ailleurs, si un problème se produit au niveau de la version actuelle d’un article, vous pouvez revenir rapidement à la dernière bonne version connue.

Un type de contenu est un genre spécifique de contenu associé à un groupe de paramètres pour le contenu. Lorsqu’une personne crée un document d’un type de contenu défini, il reçoit automatiquement tous les paramètres correspondant à ce type de contenu. Un Centre de documents peut par exemple avoir une collection de types de contenu (différents genres de documents, vidéos, modèles, et ainsi de suite).

L’organisateur de contenu n’est pas inclus automatiquement dans un site Centre de documents, mais de nombreux utilisateurs l’y ajoutent. Il s’agit d’une fonctionnalité de SharePoint qui permet de gérer la structure et l’organisation globales des éléments. Grâce aux métadonnées ou aux types de contenu, l’organisateur de contenu peut router automatiquement les documents et autres éléments vers des emplacements spécifiques. Par exemple, dans une base de connaissances, vous pourriez faire en sorte que l’organisateur de contenu achemine automatiquement toutes les nouvelles soumissions vers une bibliothèque particulière qui recueille les articles relatifs à un produit donné.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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