Utiliser un lecteur d’écran pour planifier une réunion dans Outlook 2016

Utiliser un lecteur d’écran pour planifier une réunion dans Outlook 2016

Symbole de lecture à haute voix avec l’étiquette de contenu de lecteur d’écran. Cette rubrique concerne l’utilisation du lecteur d’écran avec Office

Cet article est destiné aux utilisateurs d’un programme de lecture d’écran avec les produits Office et fait partie du contenu Accessibilité Office. Pour plus d’informations, voir l’accueil du support Office.

Utilisez votre clavier et le Narrateur, le lecteur d’écran intégré de Windows, pour planifier des réunions avec d’autres personnes, vérifier la disponibilité des personnes que vous invitez, rendre des réunions périodiques, définir des rappels de réunions et demander aux personnes que vous invitez de répondre dans Outlook 2016.

Remarques : 

  • Les nouvelles fonctionnalités d’Office 365 sont publiées progressivement pour les abonnés à Office 365. Il est donc possible qu’elles ne soient pas encore parvenues à votre application. Pour savoir comment obtenir les nouvelles fonctionnalités plus rapidement, consultez Quand vais-je obtenir les dernières fonctionnalités dans Office 2016 pour Office 365 ?.

  • Pour consulter les raccourcis clavier, voir Raccourcis clavier pour Outlook.

  • Cette rubrique part du principe que vous utilisez le lecteur d’écran intégré à Windows (Narrateur). Pour en savoir plus sur l’utilisation du Narrateur, consultez la page Prise en main du Narrateur.

  • Cette rubrique part du principe que vous utilisez cette application avec un PC. La navigation et certains gestes peuvent être différents pour une tablette ou un téléphone Windows.

  • Cette rubrique mentionne également la fonctionnalité JAWS. Pour en savoir plus sur JAWS pour Windows, consultez le guide de démarrage rapide de JAWS pour Windows.

Contenu de cet article

Planifier une réunion et y inviter des personnes

  1. Dans Outlook 2016, pour créer une invitation à une réunion à partir de n’importe quel affichage (par exemple, Courrier, Calendrier ou Tâches), appuyez sur Ctrl+Maj+Q. Une fenêtre Réunion s’ouvre, le focus se positionne sur le champ de texte À de l’invitation et vous entendez : « À, Modification ». Dans JAWS, vous entendez : « À, modifier ».

  2. Pour inviter des personnes à la réunion, entrez le nom d’une personne et, le cas échéant, son adresse e-mail.

    Outlook recherche automatiquement les correspondances dans votre carnet d’adresses. Pour accéder aux suggestions, utilisez la touche de direction Bas. Vous entendez les noms et les adresses à mesure que vous vous déplacez.

    Conseil : Pour confirmer les adresses e-mail, vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Vérification des noms pour effectuer des recherches. Pour ouvrir la boîte de dialogue Vérifier les noms, appuyez sur Alt+H afin d’accéder à l’onglet Réunion, appuyez sur la touche Tab jusqu'à entendre « Bouton Vérifier les noms », puis sur Entrée. Le focus se déplace sur le premier nom figurant dans les résultats de la recherche et vous entendez ce nom. Utilisez les touches de direction Haut et Bas pour parcourir la liste, puis appuyez sur Entrée pour sélectionner un nom et une adresse.

  3. Pour parcourir les noms suggérés, utilisez la touche de direction Bas. Pour sélectionner un nom, puis appuyez sur Entrée.

  4. Appuyez sur la touche Tab pour accéder au champ de texte Objet. Vous entendez : « Objet, modification ». Dans JAWS, vous entendez : « Objet, modifier ». Entrez ensuite l’objet de la réunion.

  5. Appuyez de nouveau sur la touche Tab pour accéder au champ de texte Emplacement. Vous entendez : « Emplacement modifiable, modifier ». Dans JAWS, vous entendez : « Emplacement, liste déroulante Modifier ». Entrez ensuite l’emplacement.

    Conseils : Si vous utilisez un compte Microsoft Exchange, vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Sélectionner des salles : Toutes les salles pour vérifier leur disponibilité et effectuer des réservations.

    • Pour accéder au bouton Salles si le focus se trouve sur la zone Emplacement, appuyez sur Tab. Vous entendez : « Bouton Salles ».

    • Pour ouvrir la boîte de dialogue Sélectionner des salles, appuyez sur Entrée. Le focus se positionne sur la zone Rechercher, puis vous entendez « Sélectionner les salles, Toutes les salles, Rechercher, Modification ». Dans JAWS, vous entendez : "Colonne Rechercher, modifier ».

    • Pour rechercher une salle disponible dans la liste, appuyez sur la touche de direction Bas pour y accéder. Vous entendez le nom de la salle sélectionnée avec des détails tels que la disponibilité et le numéro de téléphone de la salle.

    • Pour naviguer dans la liste des salles, utilisez les touches de direction Bas et Haut. Pour réserver la salle sélectionnée pour votre réunion, appuyez sur Entrée.

    • Appuyez de nouveau sur Entrée pour repositionner le focus sur l’invitation. Vous entendez l’objet de la réunion, suivi de « Bouton Salles ».

  6. Pour indiquer la durée de la réunion, appuyez sur Tab jusqu’à entendre « Heure de début, modification ». Dans JAWS, vous entendez : « Date de début, modifier ». Par défaut, ce champ inclut le jour et la date auxquels l’invitation à la réunion a été créée.

    Conseil : Vous pouvez vérifier la disponibilité des personnes que vous invitez avant d’enregistrer ou d’envoyer l’invitation à la réunion. Pour plus d’informations, voir Vérifier la disponibilité des personnes que vous invitez.

    En fonction de la durée de la réunion, utilisez l’une des deux méthodes suivantes :

    • Si la réunion dure toute la journée, entrez la date correspondante et appuyez sur la touche Tab jusqu'à entendre « Non sélectionnée, Case à cocher Journée entière ». Dans JAWS, vous entendez : « Case à cocher Journée entière, non sélectionnée ». Pour activer la case à cocher, appuyez sur Espace. Vous entendez : « Activé ».

    • Si la réunion dure moins d’une journée entière, entrez la date de la réunion, puis appuyez sur Entrée. Vous entendez : « Heure de début ». Entrez l’heure de début de la réunion, puis appuyez sur Entrée.

      Le focus se positionne sur la zone de texte Heure de fin et vous entendez « Heure de fin ».

  7. Pour définir l’heure de fin de la réunion, entrez l’heure de fin, puis appuyez sur Entrée.

  8. Pour envoyer l’invitation à la réunion, appuyez sur Alt+S. Le focus se positionne sur la fenêtre active.

Vérifier la disponibilité des personnes que vous invitez

Après avoir entré des noms dans une invitation à une réunion, vous pouvez vérifier la disponibilité de personnes concernées.

  1. Depuis la fenêtre Réunion, appuyez sur Alt+H, puis sur U pour ouvrir l’Assistant Planification. Vous entendez : « Zone de liste Tous les participants ». Dans JAWS, vous entendez : « Zone de liste, tous les participants ».

  2. Appuyez sur Tab jusqu’à entendre « Bouton Options », puis appuyez sur Entrée pour ouvrir le menu déroulant Options. Vous entendez : « Menu ». Appuyez sur la touche de direction Bas pour parcourir les éléments jusqu’à entendre : « Sélection automatique, réduite, élément de menu. » Dans JAWS, vous entendez : « Sous-menu Sélection automatique ». Appuyez ensuite sur Entrée pour ouvrir le sous-menu.

  3. Utilisez la touche de direction Bas pour naviguer dans le sous-menu. Vous entendez les options à mesure que vous vous déplacez, par exemple « Toutes les personnes et toutes les ressources » ou « Toutes les personnes et une ressource ». Pour sélectionner une option, lorsque vous entendez l’option souhaitée, appuyez sur Entrée.

  4. Sélection automatique sélectionne l’heure suivante disponible correspondant à l’option que vous avez sélectionnée. Dans le Narrateur, vous entendez la date et l’heure proposées ainsi que le nom de chaque participant et sa disponibilité, par exemple « Marie Méthot, Disponible. » Dans JAWS, pour entendre la disponibilité de chaque participant, parcourez la zone de liste des participants.

  5. Choisissez l’une des options suivantes :

    • Pour envoyer accepter l’heure et l’invitation à la réunion, appuyez sur Alt+S.

    • Pour accepter l’heure et revenir au formulaire d’invitation, appuyez sur Alt+H, P, P. Si vous souhaitez modifier l’invitation, utilisez la touche Tab pour parcourir les champs correspondants.

    • Pour revenir à Sélection automatique et rechercher une autre option, répétez les étapes précédentes. Dans la plupart des cas, notez que le focus reste positionné sur le bouton Options, mais que vous pouvez appuyer sur Entrée. Si ce n’est pas le cas, appuyez sur la touche Tab jusqu’à entendre : « Bouton Options ».

Définir une réunion comme périodique

  1. Dans la fenêtre d’invitation Réunion, appuyez sur Alt+H, puis sur E pour atteindre et ouvrir la boîte de dialogue Périodicité du rendez-vous. Dans le Narrateur, vous entendez : « Périodicité du rendez-vous. Début, modification ». Dans JAWS, vous entendez : « Périodicité du rendez-vous. Colonne de début ». Vous entendez également l’heure de début de la réunion.

  2. Pour positionner le focus sur la zone de groupe Périodicité de la boîte de dialogue Périodicité du rendez-vous, appuyez sur la touche Tab jusqu’à entendre la périodicité sélectionnée (« Quotidien », « Hebdomadaire », « Mensuel » ou « Annuel »).

  3. Pour parcourir et sélectionner des périodicités, utilisez les touches de direction. Vous pouvez sélectionner l’une des options suivantes :

    • Options de jours

      Pour sélectionner l’option Quotidien, appuyez sur Alt+D. Dans le Narrateur, vous entendez : « Quotidien ». Dans JAWS, vous entendez : « Périodicité, quotidien ».

      • Tous les jours ouvrables

        Appuyez sur Tab, puis, pour positionner le focus sur l’option Tous les jours ouvrables et la sélectionner, appuyez sur Alt+K. Vous entendez : « Tous les jours ouvrables ».

      • Tous les x jour(s)

        Pour positionner le focus sur le bouton Tous les, appuyez sur Alt+V. Vous entendez « Tous les ». Pour positionner le focus sur le champ de texte permettant de spécifier les jours, appuyez sur Tab. Vous entendez : « Tous les, Texte modifiable ». Entrez le nombre de jours (par exemple, pour indiquer que la réunion se répète tous les 2 jours, entrez 2), puis appuyez sur Entrée.

    • Options de semaines

      • Hebdomadaire

        Pour sélectionner l’option Hebdomadaire, appuyez sur Alt+W. Dans le Narrateur, vous entendez : « Hebdomadaire ». Dans JAWS, vous entendez : « Périodicité, hebdomadaire ».

      • Toutes les x semaine(s)

        Sélectionnez l’option Hebdomadaire. Pour positionner le focus sur le champ de texte Toutes les, appuyez sur la touche Tab. Vous entendez : « Se répète chaque semaine ». Entrez le nombre de semaines (par exemple, pour indiquer que la réunion se répète toutes les 3 semaines, entrez 3).

    • Options de mois

      • Mensuel

        Pour sélectionner l’option Mensuel, appuyez sur Alt+M. Dans le Narrateur, vous entendez : « Mensuel ». Dans JAWS, vous entendez : « Périodicité, mensuel ».

      • Le x tous les x mois

        Sélectionner l’option Mensuel. Pour définir la périodicité des réunions, appuyez trois fois sur la touche Tab. Vous entendez : « Jour, texte modifiable, de chaque, texte modifiable, mois ». Entrez le nombre de mois (par exemple, pour indiquer que la réunion se répète tous les 3 mois, entrez 3).

    • Annuel

      Pour sélectionner l’option Annuel, appuyez sur Alt+Y. Dans le Narrateur, vous entendez : « Annuel ». Dans JAWS, vous entendez : « Périodicité, annuel ».

    Après avoir sélectionné les options de périodicité, pour fermer la boîte de dialogue Périodicité du rendez-vous, appuyez sur la touche Tab jusqu’à entendre « Bouton OK », puis appuyez sur Entrée.

Voir aussi

Utiliser un lecteur d’écran pour lire une demande de réunion et y répondre dans Outlook 2016

Raccourcis clavier pour Outlook

Raccourcis clavier pour la navigation dans l’affichage Courrier d’Outlook

Tâches de base effectuées à l’aide d’un lecteur d’écran sur le calendrier dans Outlook

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