Utiliser un lecteur d’écran pour extraire ou archiver des fichiers dans une bibliothèque de documents de SharePoint Online

Vous pouvez extraire et archiver des fichiers dans une bibliothèque de documents SharePoint Online à l’aide de votre lecteur d’écran. Lorsque vous extrayez un fichier, vous pouvez le modifier en ligne ou hors connexion ainsi que l’enregistrer le nombre de fois nécessaire, mais d’autres personnes ne peuvent pas le modifier. Lorsque vous archivez le fichier, vos modifications deviennent visibles à l’équipe, et d’autres utilisateurs peuvent extraire et modifier le fichier en fonction des autorisations dont ils disposent.

Remarques : 

Contenu de cet article

Extraire un fichier de la bibliothèque de documents

  1. Connectez-vous au compte Office 365 de votre organisation, démarrez l’application SharePoint, puis ouvrez votre bibliothèque de documents.

    Conseil : Les bibliothèques de documents dans SharePoint Online proposent deux vues : classique et expérience SharePoint Online. La vue expérience SharePoint Online est généralement la vue par défaut. Cependant, si vous entendez « Bouton Découvrir » lorsque vous parcourez votre bibliothèque de documents, vous utilisez l’expérience classique. Pour afficher les bibliothèques de documents SharePoint Online, appuyez sur la touche Entrée lorsque vous entendez « bouton Découvrir ». Une fois votre bibliothèque de documents en expérience SharePoint Online, lorsque le focus passe du bouton Découvrir au lien Nouveau, vous entendez le nom de votre bibliothèque de documents, suivi de « Nouveau ».

  2. Pour accéder à la liste des dossiers et fichiers, appuyez sur la touche Tab jusqu’à entendre « En-têtes de colonnes ».

  3. Pour faire défiler la liste et sélectionner le fichier à extraire et modifier, appuyez sur la touche Flèche bas ou Flèche haut. Si le fichier dont vous avez besoin se trouve dans un sous-dossier, sélectionnez le dossier, appuyez sur Entrée, puis, pour sélectionner le fichier, utilisez les touches de direction.

  4. Pour revenir à la barre de menus, appuyez sur Maj+Tab jusqu’à entendre « Ouvrir ».

  5. Pour ouvrir le menu déroulant Autres commandes, appuyez plusieurs fois sur la touche Flèche droite. Appuyez sur Entrée.

  6. Pour sélectionner la commande Extraire, appuyez plusieurs fois sur la touche Flèche bas. Appuyez sur Entrée. Le fichier sélectionné est extrait pour vous, et marqué en conséquence.

Remarque : Si d’autres membres de l’équipe tentent de modifier ou d’extraire le fichier, ils sont avertis que le fichier est extrait pour vous. Ils peuvent toujours consulter le fichier, mais les modifications que vous apportez ne sont pas visibles tant que vous n’archivez pas le fichier.

Ouvrir le fichier extrait pour modification

Lorsque vous extrayez un fichier, celui-ci est marqué comme extrait, et verrouillé en édition pour les autres utilisateurs. Vous pouvez à présent ouvrir ou télécharger, puis modifier le fichier.

  1. 1. Une fois un fichier extrait, le foyer est positionné sur la barre de menus. Pour accéder à la liste des fichiers, appuyez sur la touche Tab jusqu’à entendre « En-têtes de colonnes ».

  2. Si le foyer n’est pas positionné sur le fichier approprié, appuyez sur la touche Flèche bas jusqu’à ce qu’il le soit. Pour ouvrir le fichier, appuyez sur Entrée. Le fichier s’ouvre dans un nouvel onglet de votre navigateur, et vous pouvez le modifier. S’il s’agit d’un document Office 365, le fichier s’ouvre dans l’application appropriée (par exemple Word Online ou Excel Online).

    Conseil : Si vous préférez l’ouvrir dans votre application de bureau, appuyez sur Maj+Tab jusqu’à entendre « Ouvrir », puis appuyez sur Entrée. Pour sélectionner la commande d’application de bureau (par exemple, Ouvrir dans Word ou Ouvrir dans PowerPoint), appuyez deux fois sur la touche Flèche bas, puis appuyez sur Entrée.

Archiver un fichier à la bibliothèque de documents

  1. Dans SharePoint Online, accédez à votre bibliothèque de documents.

  2. Pour accéder à la liste des dossiers et fichiers, appuyez sur la touche Tab jusqu’à entendre « En-têtes de colonnes ».

  3. Pour accéder à la liste et sélectionner le fichier à archiver, appuyez sur la touche Flèche bas ou Flèche haut. Si le fichier se trouve dans un sous-dossier, sélectionnez le dossier, puis appuyez sur Entrée. Sélectionnez le fichier que vous avez extrait.

  4. Pour revenir à la barre de menus, appuyez sur Maj+Tab jusqu’à entendre « Ouvrir ».

  5. Pour ouvrir le menu déroulant Autres commandes, appuyez plusieurs fois sur la touche Flèche droite. Appuyez sur Entrée.

  6. Pour sélectionner la commande Archiver, appuyez plusieurs fois sur la touche Flèche bas. Appuyez sur Entrée.

  7. Dans la boîte de dialogue Archiver qui s’affiche, tapez un commentaire résumant les modifications apportées. Les commentaires d’archivage sont particulièrement utiles quand plusieurs personnes travaillent sur un même fichier. Les commentaires deviennent partie intégrante de l’historique des versions du document, ce qui peut s’avérer important si vous devez restaurer une version antérieure de celui-ci.

  8. Appuyez sur Entrée. La version du fichier que vous avez modifié est archivée dans la bibliothèque de documents où elle remplace la version précédente. D’autres utilisateurs peuvent à présent voir les modifications que vous avez apportées et, s’ils y sont autorisés, extraire le fichier et le modifier à leur tour.

Ignorer vos modifications extraites

Si vous décidez de ne pas apporter ou conserver des modifications dans le fichier, vous pouvez ignorer l’extraction afin de ne pas affecter l’historique des versions.

  1. Dans SharePoint Online, accédez à votre bibliothèque de documents.

  2. Pour accéder à la liste des dossiers et fichiers, appuyez sur la touche Tab jusqu’à entendre « En-têtes de colonnes ».

  3. Pour faire défiler la liste et sélectionner le fichier approprié, appuyez sur la touche Flèche bas ou Flèche haut. Si le fichier se trouve dans un sous-dossier, sélectionnez le dossier, puis appuyez sur Entrée. Sélectionnez le fichier que vous avez extrait.

  4. Pour revenir à la barre de menus, appuyez sur Maj+Tab jusqu’à entendre « Ouvrir ».

  5. Appuyez plusieurs fois sur la touche Flèche droite jusqu’à entendre « Autres commandes », puis appuyez sur Entrée.

  6. Pour sélectionner la commande Ignorer l’extraction, appuyez plusieurs fois sur la touche Flèche bas. Appuyez sur Entrée.

  7. Un message vous demande si vous voulez vraiment perdre toutes les modifications apportées au document. Si vous en êtes certain, appuyez sur la touche Tab pour accéder au bouton Annuler l’extraction, puis appuyez sur Entrée. Toutes les modifications apportées au document sont ignorées, et le fichier reste inchangé, tel qu’il était lors de son extraction. D’autres utilisateurs peuvent à présent voir les modifications que vous avez apportées et, s’ils y sont autorisés, extraire le fichier et le modifier à leur tour.

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