Utiliser un lecteur d’écran pour effectuer des tâches de base dans Excel 2016

Excel est un outil puissant de suivi et d’analyse des données, et vous pouvez effectuer ces tâches de base, et bien d’autres, dans Excel à l’aide de votre lecteur d’écran. Au travers de sa grille de colonnes et de lignes qui composent les cellules contenant des nombres, du texte ou des formules, vous pouvez tout faire, du simple calcul à l’enregistrement et à l’analyse de quantités considérables de données. Vous pouvez trier ou filtrer vos données, les placer dans des tables, et créer des graphiques attrayants qui montrent la signification de vos données.

Remarque : Cette rubrique part du principe que les utilisateurs de JAWS ont désactivé la fonctionnalité Menu Ruban virtuel.

Contenu de cet article

Créer un nouveau classeur

Les fichiers Excel sont appelés classeurs. Chaque classeur contient des feuilles, généralement appelées feuilles de calcul ou tableurs. Vous pouvez en ajouter autant que vous voulez à un classeur, ou créer de nouveaux classeurs pour conserver vos données séparément.

  1. Dans Excel, pour commencer à créer un classeur, appuyez sur Alt+F, N.

  2. Pour ouvrir un nouveau classeur, appuyez sur L.

Saisir vos données

Lorsque vous entrez des données dans la feuille, vous travaillez avec des lignes, des colonnes et des cellules. Les cellules sont référencées par rapport à leur emplacement dans la ligne et la colonne de la feuille. Ainsi, la cellule A1 se trouve à la première ligne de la colonne A. Sur une nouvelle feuille, la cellule A1 est la sélection par défaut.

  1. Pour sélectionner une cellule vide dans laquelle commencer à entrer des données, appuyez sur les touches de direction. Lorsque vous accédez à une cellule d’un classeur, dans JAWS, vous entendez sa référence et son contenu. Lorsque vous sélectionnez une cellule vide, vous entendez, par exemple, « Vide, G4 ». Dans le Narrateur, vous entendez la référence de la cellule, mais pas son contenu.

  2. Tapez du texte ou un nombre dans la cellule.

  3. Pour entrer le contenu dans la cellule et passer à la cellule suivante dans la même colonne, appuyez sur Entrée. Pour passer à la cellule suivante dans la ligne, appuyez sur la touche Tab. Vous pouvez également utiliser les touches de direction.

Utiliser Somme automatique pour ajouter vos données

Vous pouvez utiliser la fonction Somme automatique pour additionner rapidement des nombres que vous avez entrés dans votre feuille.

  1. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez placer le total. Il s’agit généralement de celle située à droite ou au-dessous des nombres que vous additionnez.

  2. Pour entrer la fonction Somme automatique dans la cellule, appuyez sur Alt+H, U, puis S.

    Conseil : Vous pouvez modifier les cellules sélectionnées pour la fonction Somme automatique. Pour sélectionner la plage de cellules que vous voulez ajouter, maintenez la touche Maj enfoncée et appuyez sur les touches de direction.

  3. Après avoir vérifié que la fonction Somme automatique crée une formule pour les cellules souhaitées, appuyez sur Entrée. Le fonction Somme automatique additionne les nombres figurant dans les cellules sélectionnées, et le total est inséré dans la cellule choisie.

  4. Pour entendre le résultat du calcul Somme automatique, revenez à la cellule contenant la fonction Somme automatique. Vous entendez le nombre, le fait qu’il s’agit d’un résultat de formule, ainsi que la référence de la cellule, par exemple, « 538, A une formule, G6 ».

Créer une formule simple

Vous pouvez entrer des formules simples pour ajouter, soustraire, multiplier ou diviser les nombres figurant dans votre feuille de calcul. Vous créez une formule en combinant des références de cellules (par exemple, B4 ou D6) contenant les nombres que vous voulez calculer avec l’opérateur mathématique. Les opérateurs sont les signes plus (+) pour l’addition, moins (-) pour la soustraction, astérisque (*) pour la multiplication et barre oblique (/) pour la division.

  1. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez insérer le résultat de la formule. Il s’agit généralement de celle située à droite ou au-dessous des nombres sur lesquels porte votre calcul.

  2. Tapez le signe égal (=). Une formule Excel commence toujours par le signe égal.

  3. Pour créer votre formule, tapez une combinaison de références de cellules (par exemple, B4 ou D6) et d’opérateurs mathématiques. Par exemple, =B4+B5, =B5-B4, =B4*B5 ou =B4/B5.

    Conseil : Pour effectuer des calculs rapides, plutôt que des références de cellules, vous pouvez entrer des nombres dans votre formule, par exemple, =20+10, =10-20, =20*10 ou =20/10.

  4. Appuyez sur Entrée. Les nombres sont calculés et le résultat affiché dans la cellule sélectionnée.

    Conseil : Si vous voulez que le curseur reste dans la cellule active, appuyez sur Ctrl+Entrée.

Appliquer un format numérique

Pour faire la distinction entre les différents types de nombres, ajoutez-leur un format de nombre, tel que devise, pourcentage ou date.

  1. Sélectionnez les cellules contenant les nombres que vous voulez mettre en forme.

  2. Pour ouvrir la zone de liste déroulante de format de nombre, appuyez sur Alt+H, N.

  3. Pour parcourir les formats de nombre disponibles, appuyez sur la touche Flèche bas ou Flèche haut.

    Conseil : Si le format de nombre voulu ne figure pas dans cette liste, comme Spécial ou Personnalisé, pour quitter la liste des formats de nombre, appuyez sur Échap. Pour ouvrir l’onglet Nombre dans la boîte de dialogue Format de cellule, appuyez sur Alt+H, O, puis E. Pour parcourir la liste des formats de nombre disponibles, appuyez sur la touche Tab, puis sur la touche Flèche bas ou Flèche haut.

  4. Pour appliquer un format de nombre sélectionné aux cellules sélectionnées, appuyez sur Entrée.

Filtrer ou trier des données dans un tableau

Lorsque vous créez un tableau à partir des données d’une feuille, vous pouvez analyser celles-ci de diverses manières, dont un filtrage ou un tri rapides.

  1. 1. Pour sélectionner le groupe de données à analyser en tant que tableau, sélectionnez la première cellule. Ensuite, pour accéder à la dernière cellule de données (généralement dans le coin opposé du groupe de cellules), maintenez la touche Maj enfoncée, puis appuyez sur les touches de direction. Après avoir sélectionné le groupe de cellules, vous entendez la référence et le contenu de la première cellule de la plage, puis sur la référence et le contenu de la dernière cellule de la plage (dans le Narrateur, vous entendez la référence et le contenu de la première cellule de la plage).

  2. Pour ouvrir l’outil Analyse rapide, appuyez sur Ctrl+Q.

  3. Pour accéder à l’onglet Tableaux, appuyez sur T.

  4. Pour sélectionner la grille Tableau, appuyez sur la touche Tab, puis sur Entrée. Les données sélectionnées sont mises en forme de tableau. Les en-têtes de colonne sont ajoutés, et les lignes sont mises en forme en alternant les couleurs.

  5. Filtrez le tableau sur le contenu d’une colonne.

    1. Accédez à l’en-tête de la colonne contenant les données que vous voulez filtrer.

    2. Sélectionnez la flèche figurant dans l’en-tête de colonne.

    3. Appuyez sur la touche Tab jusqu’à entendre « Sélectionner tout, Activé ».

    4. Pour désactiver cette case à cocher, appuyez sur Espace.

    5. Pour parcourir les choix de filtres, appuyez sur la touche Flèche bas, et pour activer les cases à cocher contenant les données sur lesquelles vous voulez filtrer, appuyez sur Espace. Appuyez sur Entrée.

    6. Pour supprimer le filtre et réafficher toutes les données, répétez les étapes a, b et c. Pour activer la case à cocher Sélectionner tout , appuyez sur Espace. Appuyez sur Entrée.

  6. Triez le tableau.

    1. Accédez à l’en-tête de la colonne sur laquelle vous voulez trier le tableau.

    2. Sélectionnez la flèche figurant dans l’en-tête de colonne.

    3. Pour sélectionner Trier du plus petit au plus grand (pour des nombres) ou Trier de A à Z (pour du texte), appuyez sur S. Pour sélectionner Trier du plus grand au plus petit ou Trier de Z à A, appuyez sur O.

Calculer des nombres dans un tableau

Les outils Analyse rapide vous permettent de calculer rapidement. Qu’il s’agisse d’une somme, d’une moyenne ou d’un compte, Excel affiche les résultats du calcul en dessous ou à côté de vos nombres dans toute la table.

  1. Pour sélectionner le groupe de données à calculer en tant que tableau, sélectionnez la première cellule. Ensuite, pour accéder à la dernière cellule de données (généralement dans le coin opposé du groupe de cellules), maintenez la touche Maj enfoncée, puis appuyez sur les touches de direction.

  2. Pour ouvrir l’outil Analyse rapide, appuyez sur Ctrl+Q.

  3. Pour accéder à l’onglet Totaux, appuyez sur O, puis sur la touche Tab.

  4. Pour parcourir les options de calcul, à savoir Somme, Moyenne, Compte, % du total et Résultat cumulé, pour alterner entre l’affichage horizontal ou vertical des données, appuyez sur la touche Flèche droite.

  5. Sélectionnez une option de calcul, puis appuyez sur Entrée. Le groupe sélectionné de données est calculé comme spécifié.

  6. Pour entendre les résultats, sélectionnez une à une les cellules contenant les formules. Vous entendez le résultat de la formule, le fait que la cellule contient une formule, et la référence de la cellule.

Mettre en forme ou mettre en évidence vos données en tant que tableau

Une mise en forme conditionnelle ou des graphiques sparkline permettent de mettre en évidence vos données les plus importantes ou d’afficher des tendances des données. Vous pouvez vous servir de l’outil Analyse rapide pour appliquer ces mises en évidence.

  1. Pour sélectionner le groupe de données à mettre en évidence avec une mise en forme conditionnelle ou des graphiques sparkline, sélectionnez la première cellule. Ensuite, pour accéder à la dernière cellule de données (généralement dans le coin opposé du groupe de cellules), maintenez la touche Maj enfoncée, puis appuyez sur les touches de direction.

  2. Pour ouvrir l’outil Analyse rapide, appuyez sur Ctrl+Q.

  3. Pour accéder à l’onglet Mise en forme, appuyez sur F. Pour accéder au menu Graphiques sparkline, appuyez sur S. Pour accéder aux options de l’onglet, appuyez sur la touche Tab.

  4. Pour parcourir les options de mise en forme ou de graphiques sparkline, appuyez sur la touche Flèche droite ou la touche Flèche gauche. Les options de mise en forme de nombres sont notamment Barres de données, Couleur, Jeu d’icônes. Les options de mise en forme de texte sont Cellules de texte, Valeurs en double, Valeurs uniques, Égal à et Annuler la mise en forme. Les options de graphique sparkline sont Ligne, Colonne et Positif/Négatif. Elles sont disponibles uniquement lorsque des nombres sont sélectionnés.

  5. Sélectionnez une option de mise en forme ou de graphiques sparkline, puis appuyez sur Entrée. Le groupe de données sélectionné est mis en forme comme spécifié.

Remarque : Découvrez des informations supplémentaires sur l’analyse des tendances de données à l’aide de graphiques sparkline.

Afficher vos données dans un graphique

L’outil Analyse rapide recommande un graphique spécifique et crée rapidement une présentation visuelle de vos données.

  1. Pour sélectionner le groupe de nombres et les étiquettes que vous voulez représenter sous forme de graphique, sélectionnez la première cellule. Ensuite, pour accéder à la dernière cellule de données (généralement dans le coin opposé du groupe de cellules), maintenez la touche Maj enfoncée, puis appuyez sur les touches de direction.

  2. Pour ouvrir l’outil Analyse rapide, appuyez sur Ctrl+Q.

  3. Pour accéder à l’onglet Graphiques, appuyez sur la touche C, puis sur la touche Tab.

  4. Pour parcourir les options disponibles, appuyez sur la touche Flèche droite ou la touche Flèche gauche.

  5. Sélectionnez le type de graphique souhaité, puis appuyez sur Entrée. Le graphique représentant le groupe sélectionné est ajouté à la feuille de calcul en tant qu’objet incorporé.

Remarque : Découvrez d’autres méthodes pour créer un graphique dans Excel 2016 pour Windows.

Enregistrer votre travail

  1. 1. Appuyez sur Ctrl+S. Si vous enregistrez ce classeur pour la première fois, dans le mode Backstage Enregistrer sous juste ouvert, sélectionnez son emplacement de stockage et donnez-lui un nom.

  2. Pour accéder aux choix d’emplacement de la commande Enregistrer sous, appuyez sur la touche Tab.

  3. Pour sélectionner l’emplacement de stockage du classeur, par exemple, OneDrive ou Ce PC, appuyez sur la touche Flèche bas ou Flèche haut. Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer sous, accéder à Parcourir puis appuyer sur Entrée.

  4. Pour accéder à un dossier dans l’emplacement de stockage sélectionné, appuyez sur la touche Tab. Pour accéder à un dossier situé plus haut dans la hiérarchie, sélectionnez Remonter d’un niveau. Pour accéder à la liste des dossiers, appuyez plusieurs fois sur la touche Tab. Pour vous déplacer dans la liste, appuyez sur la touche Tab ou sur les touches de direction. Pour sélectionner un dossier, appuyez sur Entrée.

  5. Appuyez sur la touche Tab pour accéder à la zone Entrez le nom de fichier ici, puis tapez un nom pour votre classeur.

  6. Appuyez sur la touche Tab pour accéder au bouton Enregistrer, puis appuyez sur Entrée.

Imprimer votre travail

  1. Pour ouvrir le mode Backstage Imprimer, appuyez sur Ctrl+P.

  2. À l’aide de la touche Tab, parcourez les paramètres d’impression, dont Propriétés d’impression, Impression recto, Orientation Portrait, Marges normales et Mise en Page. Pour modifier un paramètre sélectionné, appuyez sur Entrée. Pour sélectionner un autre paramètre, appuyez sur la touche Flèche bas ou Flèche haut, puis appuyez sur Entrée.

  3. Une fois les paramètres d’impression définis comme vous voulez, pour sélectionner Imprimer, appuyez sur Maj+Tab jusqu’à entendre « Imprimer ». Appuyez sur Entrée. Votre imprimante imprime le classeur.

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