Utiliser un flux de travail pour gérer l'approbation de contenu pour une bibliothèque

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez utiliser un flux de travail pour gérer l’approbation de contenu (également appelée modération) dans les bibliothèques pour quel l’approbation de contenu est requise et les versions principales et secondaires est activée. Lorsque vous utilisez des flux de travail pour gérer le processus d’approbation de contenu, les versions secondaires d’un document restent dans un état d’attente jusqu'à ce qu’ils sont approuvés ou refusés à travers le processus de flux de travail. Si une version secondaire est approuvée via un flux de travail, son statut est mis à jour en attented’approbation, et il est publié sous la forme d’une version principale et visible par toute personne disposant de l’autorisation d’afficher la bibliothèque. Si une version secondaire est rejetée via un flux de travail, son statut est mis à jour en attenterejeté et il reste une version secondaire qui est visible uniquement aux personnes qui ont l’autorisation Afficher les versions mineures dans la bibliothèque. Un flux de travail approbation de contenu démarre automatiquement lorsque les auteurs archivent une version secondaire comme une version principale ou lorsqu’ils sélectionnent la commande publier une Version principale d’un document. Vous pouvez également choisir permettre aux utilisateurs disposant d’autorisations spécifiques pour démarrer le flux de travail d’approbation du contenu manuellement.

Vous trouverez des liens vers d'autres informations sur l'approbation de contenu et le suivi de version dans la section Voir aussi.

Les sections suivantes expliquent les étapes impliquées dans la configuration d'un flux de travail pour gérer l'approbation de contenu pour une bibliothèque.

Contenu de cet article

Étape 1 : Activer l’approbation de contenu pour la bibliothèque

Étape 2 : Activer les versions principales et secondaires pour la bibliothèque

Étape 3 : Configurer un flux de travail pour gérer l’approbation de contenu pour une bibliothèque

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Étape 1 : activer l'approbation de contenu et spécifier la sécurité des éléments de brouillon pour la bibliothèque

Lorsque vous configurez une bibliothèque, vous pouvez faire en sorte que les modifications apportées aux documents enregistrés dans la bibliothèque soient soumises à un processus d'approbation.

Lorsque l’approbation de contenu est requise pour une bibliothèque, un document qui a été modifié est conservé dans un état d’attente jusqu'à ce qu’il soit approuvé ou rejeté par une personne qui dispose des autorisations nécessaires à l’approuver. Si le fichier est approuvé, il est affectée à un état approuvé dans la bibliothèque, et qu’il apparaisse à toute personne disposant de l’autorisation d’afficher la bibliothèque. Si le fichier est rejeté, son statut est mis à jour en rejeté et il reste visible uniquement à l’auteur du document et pour les personnes disposant des autorisations pour gérer les listes.

Par défaut un document en attente est uniquement visible à son auteur et aux utilisateurs autorisés à gérer les listes, mais vous pouvez spécifier que d'autres groupes d'utilisateurs puissent afficher le document.

  1. Si la bibliothèque n'est pas ouverte, cliquez sur son nom dans le menu de lancement rapide.

    S'il n'y figure pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis sur le nom de votre bibliothèque.

    1. Dans le menu paramètres menu paramètres , cliquez sur les paramètres pour le type de bibliothèque que vous ouvrez.

      Par exemple, pour une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents.

  2. Sous Paramètres généraux, cliquez sur l'option Paramètres de contrôle de version.

  3. Dans la section Approbation de contenu, sous Demander une approbation du contenu pour les éléments soumis ?, cliquez sur Oui.

  4. Dans la section Sécurité des éléments de brouillon, sous Utilisateur pouvant voir les éléments de brouillon dans le type de liste Bibliothèque de documents, sélectionnez Uniquement les utilisateurs pouvant approuver des éléments (et l'auteur de l'élément).

    Remarque : Si vous n'avez pas précédemment mis à jour les paramètres de suivi de version pour la bibliothèque, cette option est sélectionnée automatiquement lorsque vous choisissez d'exiger l'approbation de contenu.

  5. Cliquez sur OK.

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Étape 2 : Activer les versions principales et secondaires pour la bibliothèque

Vous devez également activer les versions principales et secondaires pour la bibliothèque avant de pouvoir utiliser le flux de travail pour gérer l'approbation du contenu.

  1. Si la bibliothèque n'est pas ouverte, cliquez sur son nom dans le menu de lancement rapide.

    S'il n'y figure pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis sur le nom de votre bibliothèque.

    1. Dans le menu paramètres menu paramètres , cliquez sur les paramètres pour le type de bibliothèque que vous ouvrez.

      Par exemple, pour une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents.

  2. Sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres de contrôle de version.

  3. Dans la section Historique des versions du document, cliquez sur Créer des versions principales et secondaires (brouillon).

  4. Cliquez sur OK.

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Étape 3 : Configurer un flux de travail afin de gérer l'approbation du contenu pour une bibliothèque

Le flux de travail d'approbation prédéfini disponible dans Microsoft Office SharePoint Server 2007 peut être utilisé pour gérer l'approbation du contenu pour une bibliothèque. Votre organisation peut également développer et déployer un flux de travail personnalisé pour gérer l'approbation du contenu.

Lorsque vous utilisez un flux de travail pour gérer l’approbation du contenu dans une bibliothèque, le flux de travail approbation de contenu démarre chaque fois que les utilisateurs archiver un document comme une version principale ou lorsqu’ils sélectionnent la commande publier une Version principale d’un document. Bien que le flux de travail est en cours, le document reste une version secondaire avec le statut en attente. Si le document est approuvé via le flux de travail approbation de contenu, son statut est mis à jour en approuvéet le document est publié sous forme d’une version principale, ce qui permet de visible à toute personne disposant de l’autorisation pour afficher des documents dans la bibliothèque. Si le document est rejeté par le flux de travail approbation de contenu, son statut est mis à jour en rejetéet qu’il reste une version secondaire qui est visible uniquement à l’auteur du document et pour les utilisateurs disposant d’autorisations pour gérer les listes.

Remarque : Il ne peut y avoir qu'un flux de travail d'approbation de contenu désigné pour une bibliothèque démarrant automatiquement lorsque les auteurs archivent des documents en tant que versions principales ou lorsqu'ils sélectionnent la commande Publier une version principale pour un document.

  1. Ouvrez la bibliothèque à laquelle vous souhaitez ajouter un flux de travail.

    1. Dans le menu paramètres menu paramètres , cliquez sur les paramètres pour le type de bibliothèque que vous ouvrez.

      Par exemple, dans une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents.

  2. Sous Autorisations et gestion, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

    Remarques : 

    • La commande Paramètres du flux de travail s'affiche uniquement si les flux de travail sont activés pour la collection de sites.

    • Si des flux de travail ont déjà été ajoutés à cette bibliothèque, cette étape vous amène directement sur la page Modifier les paramètres du flux de travail, puis vous devez cliquer sur Ajouter un flux de travail pour accéder à la page Ajouter un flux de travail. Si aucun flux de travail n'a été ajouté à cette liste, à cette bibliothèque ou à ce type de contenu, cette étape vous amène directement sur la page Ajouter un flux de travail.

  3. Sur la page Ajouter un flux de travail, dans la section Flux de travail, cliquez sur le nom du modèle de flux de travail que vous voulez utiliser pour gérer l'approbation du contenu.

    Si vous envisagez d'utiliser le flux de travail d'approbation prédéfini disponible dans Office SharePoint Server 2007, cliquez sur le modèle de flux de travail Approbation.

  4. Dans la section Nom, tapez un nom unique pour le flux de travail.

    1. Dans la section Liste des tâches, définissez une liste de tâches à utiliser avec ce flux de travail.

      Remarques : 

      • Vous pouvez utiliser la liste Tâches par défaut, ou en créer une nouvelle. Si vous utilisez la liste Tâches par défaut, les participants du flux de travail pourront facilement rechercher et consulter leurs tâches de flux de travail dans l'affichage Mes tâches de la liste Tâches.

      • Si les tâches de ce flux de travail doivent révéler des données sensibles ou confidentielles que vous souhaitez conserver distinctes de la liste Tâches générale, vous devez créer une nouvelle liste de tâches.

      • Si votre entreprise a de nombreux flux de travail, ou si ces derniers comportent de nombreuses tâches, vous avez intérêt à créer une nouvelle liste de tâches. Dans ce cas, vous pourriez créer des listes de tâches pour chaque flux de travail.

  5. Dans la section Historique, sélectionnez un historique à utiliser avec ce flux de travail. L'historique affiche tous les événements qui se produisent durant chaque instance du flux de travail.

    Remarque : Vous pouvez utiliser la liste Historique par défaut ou en créer une nouvelle. Si votre organisation gère de nombreux flux de travail, vous pouvez créer une liste d'historique distincte pour chaque flux de travail.

  6. Dans la section Options de démarrage, activez la case à cocher Démarrer ce flux de travail pour approuver la publication d'une version principale de cet élément.

    Remarque : Cette option est disponible uniquement si le suivi des versions principales et secondaires est activée pour la bibliothèque et si le modèle de flux de travail que vous avez sélectionné peut être utilisé pour l'approbation de contenu.

  7. Si vous souhaitez autoriser le flux de travail être démarré manuellement, activez la case à cocher Autoriser ce flux de travail doit être démarré manuellement par un utilisateur authentifié avec modifier les autorisations des éléments. Sélectionnez la Case à cocher Exiger gérer les autorisations pour les listes pour démarrer le flux de travail si vous souhaitez exiger des autorisations supplémentaires pour démarrer le flux de travail.

  8. Si d'autres options de personnalisation sont disponibles pour votre flux de travail, cliquez sur Suivant, puis spécifiez les options voulues dans la page Personnaliser de votre flux de travail.

    Si vous utilisez le flux de travail approbation prédéfini n’est disponible dans Office SharePoint Server 2007, voir utiliser un flux de travail approbation pour plus d’informations sur la personnalisation de votre flux de travail.

  9. Si aucune option de personnalisation supplémentaire n'est proposée pour votre flux de travail, cliquez sur OK.

    Remarques : 

    • Le flux de travail d'approbation de contenu démarre automatiquement lors de l'archivage d'un brouillon en tant que version principale, ou lors de l'utilisation de la commande Publier une version principale pour un document.

    • Les personnes qui ont l'autorisation d'approuver directement un document peuvent le faire en modifiant les propriétés de ce document directement dans la bibliothèque. Si un document est approuvé ou rejeté de cette manière, le flux de travail se termine automatiquement.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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