Utiliser un flux de travail à trois états

Utiliser un flux de travail à trois états

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Le flux de travail à trois états est conçu pour le suivi de l’état d’un élément de liste au cours de trois états (phases). Il peut servir à gérer des processus d’entreprise qui nécessitent, de la part des organisations, le suivi de grands volumes d’informations ou d’éléments, tels que les questions liées au support client, aux prospects ou aux tâches des projets. Par exemple, les trois états d’une tâche de projet peuvent être Non commencé, En cours et Terminé.

Contenu de cet article

Comment fonctionne le flux de travail à trois états ?

Configurer une liste pour utiliser un flux de travail à trois états

Créer une liste de suivi des problèmes

Créer une liste personnalisée à utiliser avec un flux de travail à trois états

Personnaliser une liste personnalisée à utiliser avec un flux de travail à trois états

Ajouter un flux de travail à trois états à une liste

Démarrer manuellement un flux de travail à trois états sur un élément

Effectuer une tâche de flux de travail dans un flux de travail à trois états

Comment fonctionne le flux de travail à trois états ?

Le flux de travail à trois états prend en charge les processus d’entreprise qui nécessitent des organisations qu’elles suivent l’état d’un problème ou d’un élément au cours de trois états et de deux transitions entre les états. À chaque transaction entre les états, le flux de travail affecte une tâche à une personne et envoie une alerte par message électronique à propos de la tâche. Une fois la tâche terminée, le flux de travail met à jour l’état de l’élément et passe à l’étape suivante. Le flux de travail à trois états fonctionne avec le modèle de liste Suivi des problèmes. Toutefois, il peut être utilisé avec n’importe quelle liste contenant une colonne Choix de trois valeurs ou plus. Les valeurs de cette colonne Choix correspondent aux états que suit le flux de travail.

Une liste peut comporter plusieurs colonnes Choix et chacune d’elles peut comporter plus de trois valeurs. Toutefois, le flux de travail à trois états peut uniquement être configuré afin d’utiliser une seule des colonnes Choix et uniquement trois des valeurs comprises dans la colonne Choix sélectionnée. Lorsque vous ajoutez un flux de travail à trois états à une liste ou bibliothèque, vous sélectionnez une colonne Choix et trois des valeurs proposées par cette colonne.

Le flux de travail à trois états peut être utilisé pour gérer les processus d’entreprise qui nécessitent le suivi de grands volumes d’informations, tels que les questions liées au support client, aux pistes commerciales ou aux tâches projet. Par exemple, les employés d’une petite société de planification d’événements peuvent utiliser une liste de suivi de problèmes et un flux de travail à trois états personnalisés pour gérer les nombreuses tâches liées aux événements qu’ils planifient. Le flux de travail suit les tâches de planification d’événements au cours de trois états : Actif, Prêt pour révision et Terminé. Toutes les tâches de préparation d’événement liées à un événement spécifique sont compilées dans une liste de suivi de problèmes créée pour cet événement et marquée comme Active. Le coordinateur d’événements assigne des tâches individuelles aux membres de son équipe, puis démarre le flux de travail sur ces éléments afin de lancer le travail sur la tâche d’événement.

Lorsque le flux de travail démarre, il crée une tâche pour la personne désignée. Lorsqu’un membre de l’équipe reçoit une tâche, il effectue le travail nécessaire pour effectuer la tâche. Il peut s’agir d’un travail qui a lieu en dehors de la liste ou du site où se trouve la liste de suivi des tâches. Par exemple, si un membre de l’équipe reçoit une tâche de flux de travail pour développer un programme de restauration, il doit contacter une société de restauration, puis collaborer avec cette société pour mettre au point le programme. Lorsqu’un brouillon de programme est réalisé, le membre de l’équipe marque sa tâche de flux de travail comme étant terminée. À ce stade, le flux de travail met à jour l’état de la tâche d’événement dans la liste de suivi des problèmes en la faisant passer d’Actif à Prêt pour révision, puis crée une deuxième tâche pour que le coordinateur d’événement prenne connaissance du programme de restauration. Une fois que le coordinateur d’événement passe en revue et approuve le programme de restauration, il marque sa tâche de flux de travail comme terminée et le flux de travail met à jour l’état de la tâche de Prêt pour révision en Terminé.

Remarque : Un participant du flux de travail peut terminer une tâche d’un flux de travail à trois états de deux manières. Il peut modifier la tâche du flux de travail en la marquant comme étant terminée ou changer l’état de l’élément de flux de travail dans la liste (s’il a l’autorisation de modifier cette liste). Si un participant met à jour l’état de l’élément de flux de travail dans la liste, la tâche du flux de travail est terminée. Si le participant modifie la tâche du flux de travail pour la marquer comme terminée, l’état de l’élément du flux de travail dans la liste est mis à jour en Terminé.

Les actions contenues dans le flux de travail à trois états de l’exemple précédent utilisent le processus suivant :

Organigramme d’un exemple de flux de travail à trois états

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Configurer une liste pour utiliser un flux de travail à trois états

Avant de pouvoir utiliser un flux de travail à trois états, vous devez configurer une liste contenant les éléments que vous prévoyez de suivre ou de gérer à l’aide du flux de travail. Le modèle de liste Suivi des problèmes fonctionne avec le flux de travail à trois états. Toutefois, vous pouvez également créer une liste personnalisée à utiliser avec ces flux de travail. Si vous créez une liste personnalisée, vous devez veiller à ce que la liste contienne au moins une colonne Choix d’au moins trois valeurs. Lorsque vous configurez un flux de travail à utiliser avec la liste, spécifiez la colonne Choix qui contient les valeurs d’état que suivra le flux de travail.

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Créer une liste de suivi des problèmes

Par défaut, vous pouvez utiliser un flux de travail à trois états avec toute liste que vous créez à partir du modèle de liste Suivi des problèmes.

  1. Dans le menu Paramètres  Bouton Paramètres d’Office 365 , cliquez sur Ajouter une application.

  2. Dans la page Vos applications, cliquez sur Suivi des problèmes, puis tapez le nom de la liste. Ce dernier est obligatoire.

  3. Si vous souhaitez fournir la description de la liste, cliquez sur Options avancées.

    • Dans la zone Description, indiquez la finalité de la liste. La description est facultative.

  4. Cliquez sur Créer.

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Créer une liste personnalisée à utiliser avec un flux de travail à trois états

Si vous souhaitez créer une liste personnalisée à utiliser avec un flux de travail à trois états, vous devez ajouter au moins une colonne Choix contenant au moins trois valeurs d’état que suivra le flux de travail.

  1. Dans le menu Paramètres  Bouton Paramètres d’Office 365 , cliquez sur Ajouter une application.

  2. Dans la page Vos applications, cliquez sur Suivi des problèmes, puis tapez le nom de la liste. Ce dernier est obligatoire.

  3. Si vous souhaitez fournir la description de la liste, cliquez sur Options avancées.

  4. Dans la zone Description, indiquez la finalité de la liste. La description est facultative.

  5. Cliquez sur Créer.

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Personnaliser une liste personnalisée à utiliser avec un flux de travail à trois états

  1. Cliquez sur la liste personnalisée que vous avez créée à l’étape précédente.

  2. Sur le ruban, cliquez sur l’onglet Liste, puis, dans le groupe Paramètres, cliquez sur Paramètres de liste.

  3. Sous Colonnes, cliquez sur Créer une colonne.

  4. Dans la section nom et Type, sous nom de colonne, tapez le nom de colonne que vous voulez utiliser pour spécifier les valeurs d’état du flux de travail. Vous pouvez par exemple, entrez le nom en tant qu’état du flux de travail.

  5. Sous Le type d’informations contenues dans cette colonne est, sélectionnez Choix (menu dans lequel effectuer un choix).

  6. Dans la section Paramètres de colonne supplémentaires, sous Description, tapez si vous le souhaitez une description de la colonne.

  7. Sous Exiger que cette colonne contienne des informations, cliquez sur Oui.

  8. Dans la zone de liste sous Tapez chaque choix sur une ligne distincte, tapez trois ou plusieurs valeurs de choix que vous voulez pour cette colonne. Ces valeurs deviennent les États du flux de travail. Par exemple, vous pouvez entrer prête à être actif, pour révision et exécuter en tant que les trois choix.

  9. Sous Afficher les choix au moyen de, sélectionnez Menu déroulant ou Cases d’option.

  10. Sous Autoriser la saisie manuelle, cliquez sur Non.

  11. Spécifiez si vous voulez une valeur par défaut spécifique pour cette colonne ou si voulez l ajouter à la vue par défaut pour la liste.

  12. Cliquez sur OK.

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Ajouter un flux de travail à trois états à une liste

Vous devez ajouter un flux de travail à trois états à une liste avant de pouvoir l’utiliser sur les éléments de cette liste. Lorsque vous ajoutez un flux de travail à une liste, vous spécifiez quelle colonne dans la liste contient les valeurs d’état que vous voulez que le flux de travail suive. Vous spécifiez également des informations sur ce que vous souhaitez qu’il se produise à chaque étape du flux de travail. Par exemple, vous pouvez spécifier l’objet et le texte des alertes électroniques envoyées aux destinataires des tâches.

Le flux de travail à trois états est activé par défaut sur la plupart des types de sites. Cependant, un administrateur de collection de sites peut désactiver cette fonctionnalité. Si le flux de travail à trois états n’est pas disponible, contactez l’administrateur de votre collection de sites.

Important : Vous devez disposer de l’autorisation Gérer les listes pour ajouter un flux de travail à une liste.

  1. Ouvrez la liste à laquelle vous voulez ajouter un flux de travail à trois états.

  2. Cliquez sur l’onglet Liste > Paramètres de la liste, ou cliquez sur les paramètres du type de bibliothèque que vous ouvrez. Par exemple, dans une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents.

  3. Sous Autorisations et gestion, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

  4. Dans la page Paramètres de flux de travail, cliquez sur Ajouter un flux de travail.

  5. Dans la page Ajouter un flux de travail, dans la section flux de travail, sous sélectionner un modèle de flux de travail, cliquez sur à trois états.

  6. Dans la section Nom, tapez un nom unique pour le flux de travail.

  7. Dans la section Liste Tâches, spécifiez une liste de tâches à utiliser avec le flux de travail.

    Remarque : 

    • Vous pouvez utiliser la liste Tâches par défaut ou en créer une nouvelle. Si vous utilisez la liste Tâches par défaut, les participants au flux de travail pourront facilement trouver et consulter leurs tâches dans la vue Mes tâches de la liste Tâches.

    • Créez une nouvelle liste de tâches si les tâches de ce flux de travail dévoilent des données sensibles ou confidentielles que vous voulez isoler de la liste Tâches générale.

    • Créez une nouvelle liste de tâches si votre organisation gère de nombreux flux de travail ou si les flux de travail contiennent de nombreuses tâches. Dans ce cas, vous pouvez créer des listes de tâches pour chaque flux de travail.

  8. Dans la section Historique, sélectionnez la liste d’historique à utiliser avec ce flux de travail. La liste d’historique présente tous les événements se produisant au cours de chaque instance du flux de travail.

    Remarque : Vous pouvez utiliser la liste Historique par défaut ou en créer une nouvelle. Si votre organisation gère de nombreux flux de travail, vous pouvez créer une liste d’historique distincte pour chaque flux de travail.

  9. Dans la section Options de démarrage, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si vous souhaitez autoriser le démarrage manuel d’un flux de travail, activez la case à cocher Autoriser le démarrage manuel de ce flux de travail par un utilisateur authentifié disposant des autorisations de participation. Activez la case à cocher Les autorisations Gérer les listes sont requises pour démarrer le flux de travail si vous souhaitez demander des autorisations supplémentaires pour démarrer le flux de travail.

    • Si vous souhaitez que le flux de travail démarre automatiquement lors de la création des éléments, activez la case à cocher Démarrer le flux de travail lorsqu’un nouvel élément est créé.

  10. Cliquez sur Suivant.

  11. Dans la section États du flux de travail, sous Sélectionner un champ Choix, sélectionnez la colonne Choix dans la liste qui contient les valeurs que vous souhaitez utiliser pour les états dans votre flux de travail, puis sélectionnez les valeurs de colonne voulues pour les états État initial, État moyen et État final du flux de travail.

  12. Dans les deux sections Indiquer ce qui doit se produire lorsqu’un flux de travail est initié (options pour la première tâche du flux de travail) et Indiquer ce qui doit se produire lorsqu’un flux de travail passe en état intermédiaire (options pour la seconde tâche du flux de travail), spécifiez les informations suivantes :

    Détails de la tâche

Champ

Description

Nom de la tâche :

Vous pouvez éventuellement modifier le titre du message qui apparaît dans la tâche quand le flux de travail est initié ou quand il se trouve dans un état intermédiaire. Si vous activez la case à cocher Inclure le champ de liste, le champ sélectionné est ajouté à la fin du message.

Description de la tâche :

Tapez toutes les informations que vous souhaitez inclure dans la description de la tâche. Si vous activez la case à cocher Inclure le champ de liste, le champ sélectionné est ajouté à la fin du message. Si vous activez la case à cocher Ajouter un lien aux éléments de liste, un lien vers l’élément de liste est inclus dans la description.

Échéance de la tâche :

Si vous souhaitez spécifier une date d’échéance pour la tâche, activez la case à cocher Inclure le champ de liste, puis sélectionnez la colonne de dates dans la liste qui contient la date d’échéance voulue.

Tâche affectée à :

Pour affecter la tâche à une personne spécifiée dans la liste, cliquez sur Inclure le champ de liste, puis sélectionnez la colonne dans la liste qui contient les informations utilisateur que vous voulez utiliser. Lorsque ce flux de travail est démarré, la première tâche est affectée à la personne dont le nom apparaît dans cette colonne pour l’élément de flux de travail.

Pour affecter cette tâche dans toutes les instances de ce flux de travail à une personne ou un groupe que vous spécifiez, cliquez sur Personnalisé, puis tapez ou sélectionnez le nom de la personne ou du groupe auquel vous souhaitez affecter la tâche.

  1. Activez la case à cocher Envoyer un message électronique si vous voulez que les participants du flux de travail reçoivent une alerte par courrier électronique sur la tâche du flux de travail.

    Remarque : Pour garantir que les participants au flux de travail reçoivent des alertes et des rappels concernant les tâches qui leur sont attribuées dans le flux de travail une fois que les flux de travail sont démarrés, contactez l’administrateur de votre collection de sites afin de vérifier que le courrier électronique est activé pour votre site.

    Détails du message électronique

Champ

Description

Pour

Tapez le nom de la personne à qui vous voulez qu’une alerte sur la tâche de flux de travail soit envoyée par courrier électronique. Activez la case à cocher Inclure la tâche assignée à si vous voulez envoyer l’alerte au propriétaire de la tâche par courrier électronique.

Objet

Tapez la ligne d’objet que vous souhaitez utiliser pour l’alerte par courrier électronique. Activez la case à cocher Utiliser le nom de la tâche si vous voulez ajouter le nom de la tâche à la ligne d’objet du message électronique.

Corps

Tapez les informations que vous voulez faire figurer dans le corps de message de l’alerte par courrier électronique. Activez la case à cocher Ajouter un lien aux éléments de liste si vous voulez inclure un lien vers l’élément de liste dans le message.

  1. Cliquez sur OK.

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Démarrer manuellement un flux de travail à trois états sur un élément

Un flux de travail à trois états doit d’abord être ajouté à une liste pour être utilisable sur les éléments de cette liste. Pour plus d’informations, voir les sections précédentes.

Un flux de travail à trois états peut être configuré pour démarrer automatiquement lorsque de nouveaux éléments sont ajoutés à une liste, ou configuré pour permettre à des utilisateurs dotés d’autorisations spécifiques de démarrer manuellement le flux de travail. Certains flux de travail peuvent autoriser ces deux options.

Pour démarrer manuellement un flux de travail à trois états sur un élément de liste, procédez comme suit. Vous devez disposer de l’autorisation Modifier les éléments pour la liste. Certains flux de travail peuvent exiger que vous disposiez de l’autorisation Gérer les listes.

Remarque : Pour garantir que les participants au flux de travail reçoivent des alertes et des rappels concernant les tâches qui leur sont attribuées dans le flux de travail après le démarrage de ce dernier, demandez à l’administrateur de votre collection de sites de vérifier si le courrier électronique est activé pour votre site.

  1. Ouvrez la liste qui contient l’élément sur lequel vous voulez démarrer un flux de travail à trois états.

  2. Cliquez sur les points de suspension en regard de l’élément sur lequel vous souhaitez démarrer un flux de travail, puis, dans le menu qui apparaît, cliquez sur Flux de travail.

    Remarque : La commande Flux de travail est proposée uniquement lorsque l’élément se trouve dans une liste ou une bibliothèque à laquelle est associé au moins un flux de travail.

  3. Dans le menu Paramètres  Bouton Paramètres d’Office 365 , cliquez sur Afficher tout le contenu du site.

  4. Sous Démarrer un nouveau flux de travail, cliquez sur le nom du flux de travail à trois états que vous souhaitez démarrer.

    Le flux de travail démarre immédiatement.

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Effectuer une tâche de flux de travail dans un flux de travail à trois états

Pour effectuer une tâche de flux de travail à trois états, vous devez disposer au moins de l’autorisation Modifier des éléments pour les listes de tâches où les tâches de flux de travail sont enregistrées.

  1. Ouvrez la liste Tâches du site, puis sélectionnez Mes tâches dans le menu Affichage afin de localiser la tâche de flux de travail.

    Remarque : Si le flux de travail n’utilise pas la liste Tâches du site par défaut, votre tâche de flux de travail risque de ne pas s’afficher dans la liste Tâches. Pour la localiser, accédez à la liste ou la bibliothèque dans laquelle l’élément de flux de travail est enregistré. Pointez sur le nom de l’élément à terminer, puis cliquez sur la flèche qui s’affiche et sur Flux de travail. Dans la page État du flux de travail, sous Flux de travail en cours d’exécution, cliquez sur le nom du flux de travail auquel vous participez. Sous Tâches, cliquez sur la tâche de flux de travail, puis passez à l’étape 3.

  2. Ouvrez la liste qui contient l’élément que vous souhaitez marquer comme terminé.

  3. Pointez sur le nom de la tâche à exécuter, cliquez sur la flèche qui s’affiche, puis sur Modifier l’élément.

  4. Dans la boîte de dialogue Tâches, tapez ou sélectionnez les informations requises pour réaliser la tâche, puis cliquez sur Enregistrer.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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