Utiliser un flux de travail à trois états

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Le flux de travail à trois états est conçu pour le suivi de l’état d’un élément de liste au cours de trois états (phases). Il peut servir à gérer des processus d’entreprise qui nécessitent, de la part des organisations, le suivi de grands volumes d’informations ou d’éléments, tels que les questions liées au support client, aux prospects ou aux tâches des projets. Par exemple, les trois états d’une tâche de projet peuvent être Non commencé, En cours et Terminé.

Contenu de cet article

Comment fonctionne le flux de travail à trois États ?

Configurer une liste à utiliser avec un flux de travail à trois États

Créer une liste de suivi des problèmes pour utiliser un flux de travail à trois États

Créer une liste personnalisée à utiliser avec un flux de travail à trois États

Personnaliser une liste personnalisée à utiliser avec un flux de travail à trois États

Ajouter un flux de travail à trois états à une liste

Démarrer manuellement un flux de travail à trois états sur un élément

Exécuter une tâche de flux de travail dans un flux de travail à trois États

Comment fonctionne le flux de travail à trois états ?

Le flux de travail à trois états prend en charge les processus d’entreprise qui demandent aux organisations de suivre l’état d’un problème ou un élément à trois états et de deux transitions entre les États. Avec chaque transition entre des États, le flux de travail affecte une tâche à une personne et envoie à cette personne une alerte par courrier électronique concernant la tâche. Lorsque cette tâche est terminée, le flux de travail met à jour l’état de l’élément et passe à l’état suivant. Le flux de travail à trois états fonctionne avec le modèle de liste Suivi des problèmes. Toutefois, il peut être utilisé avec n’importe quelle liste qui a été configurée pour contenir une colonne de choix à plusieurs valeurs. Les valeurs de cette colonne de choix correspondent aux États qui suit le flux de travail.

Une liste peut avoir plus d’une colonne de choix et la colonne de choix peut avoir plus de trois valeurs. Toutefois, le flux de travail à trois états peut uniquement être configuré pour utiliser une des colonnes de choix et trois uniquement des valeurs dans la colonne de choix sélectionné. Lorsque vous ajoutez un flux de travail à trois états à la liste ou une bibliothèque, vous sélectionnez une colonne de choix et fournissent des trois des valeurs en fonction de la colonne. Pour apprendre à utiliser des colonnes dans une liste, voir créer une colonne dans une liste ou une bibliothèque ou Supprimer une colonne dans une liste ou bibliothèque.

Le flux de travail à trois états peut être utilisé pour gérer les processus d’entreprise qui nécessitent le suivi de grands volumes des problèmes ou des éléments, tels qu’au support client, aux pistes commerciales ou aux tâches projet. Par exemple, les employés à un événement petit planification de la société peuvent utiliser une liste de suivi des problèmes et un flux de travail à trois états personnalisée pour gérer les nombreuses tâches liées aux événements qu’ils planifient. Le flux de travail à trois états suit les tâches de planification d’événements à trois états : actif, vous êtes prêt pour révisionet achevé. Toutes les tâches de préparation d’événement liées à un événement spécifique sont compilées dans une liste de suivi des problèmes qui a été créée pour cet événement et marquée comme Active. Le coordinateur d’événement assigne des tâches individuelles à ses membres de l’équipe, puis démarre le flux de travail à trois états sur ces éléments pour lancer le travail sur la tâche d’événement.

Lorsque le flux de travail démarre, il crée une tâche pour la personne désignée. Lorsqu’un membre de l’équipe reçoit une tâche, il effectue le travail nécessaire pour effectuer la tâche. Il peut s’agir d’un travail qui a lieu en dehors de la liste ou du site où se trouve la liste de suivi des tâches. Par exemple, si un membre de l’équipe reçoit une tâche de flux de travail pour développer un programme de restauration, il doit contacter une société de restauration, puis collaborer avec cette société pour mettre au point le programme. Lorsqu’un brouillon de programme est réalisé, le membre de l’équipe marque sa tâche de flux de travail comme étant terminée. À ce stade, le flux de travail met à jour l’état de la tâche d’événement dans la liste de suivi des problèmes en la faisant passer d’Actif à Prêt pour révision, puis crée une deuxième tâche pour que le coordinateur d’événement prenne connaissance du programme de restauration. Une fois que le coordinateur d’événement passe en revue et approuve le programme de restauration, il marque sa tâche de flux de travail comme terminée et le flux de travail met à jour l’état de la tâche de Prêt pour révision en Terminé.

Remarque : Un participant du flux de travail peut terminer une tâche d’un flux de travail à trois états de deux manières. Il peut modifier la tâche du flux de travail en la marquant comme étant terminée ou changer l’état de l’élément de flux de travail dans la liste (s’il a l’autorisation de modifier cette liste). Si un participant met à jour l’état de l’élément de flux de travail dans la liste, la tâche du flux de travail est terminée. Si le participant modifie la tâche du flux de travail pour la marquer comme terminée, l’état de l’élément du flux de travail dans la liste est mis à jour en Terminé.

Les actions contenues dans le flux de travail à trois états dans l’exemple précédent utilisent le processus de suivi :

Organigramme d'un exemple de flux de travail à trois états

Haut de la Page

Configurer une liste pour utiliser un flux de travail à trois états

Avant de pouvoir utiliser un flux de travail à trois états, vous devez configurer une liste à utiliser le flux de travail. Cette liste doit contenir les éléments que vous prévoyez de suivre ou gérer à l’aide du flux de travail. Le modèle de liste Suivi des problèmes fonctionne avec le flux de travail à trois états. Toutefois, vous pouvez également créer une liste personnalisée à utiliser avec ces flux de travail. Si vous créez une liste personnalisée à utiliser avec le flux de travail à trois états, il se peut que vous devez vous assurer que la liste contient au moins une colonne de choix incluant au moins trois valeurs de choix. Lorsque vous configurez un flux de travail à trois états pour une utilisation avec la liste, vous devez spécifier la colonne de choix contenant les valeurs d’état du flux de travail destinée à suivre.

Haut de la Page

Créer une liste de suivi des problèmes à utiliser avec un flux de travail à trois états

Par défaut, vous pouvez utiliser un flux de travail à trois états avec toute liste que vous créez à partir du modèle de liste Suivi des problèmes.

  1. Dans le menu Actions du Site, cliquez sur Afficher tout le contenu du Site.

  2. Dans la page tout le contenu du Site, cliquez sur créer.

  3. Dans la boîte de dialogue créer, cliquez sur Suivi des problèmes et tapez un nom pour la liste. Le nom de la liste est obligatoire.

    Remarque : Le nom de la liste apparaît en haut de la page de liste, devient partie intégrante de l’adresse Web de la page de liste et elle apparaît dans les éléments de navigation qui aident les utilisateurs de trouver et ouvrir la liste.

  4. Si vous souhaitez fournir la description de la liste ou spécifier que si un lien vers la liste est affiché dans la barre de lancement rapide, la valeur par défaut est Oui, cliquez sur Autres Options.

    • Dans la zone Description, indiquez la finalité de la liste. La description est facultative.

    • Pour ajouter un lien vers cette liste dans la barre de lancement rapide, cliquez sur Oui dans la section Navigation .

  5. Dans la partie inférieure de la boîte de dialogue Créer, cliquez sur créer.

Haut de la Page

Créer une liste personnalisée à utiliser avec un flux de travail à trois états

Si vous souhaitez créer une liste personnalisée à utiliser avec un flux de travail à trois états, vous devez ajouter au moins une colonne Choix contenant au moins trois valeurs d’état que suivra le flux de travail.

  1. Dans le menu Actions du Site, cliquez sur Afficher tout le contenu du Site.

  2. Dans la page tout le contenu du Site, cliquez sur créer.

  3. Dans la boîte de dialogue Créer, cliquez sur Liste personnalisée et tapez un nom pour la liste. Le nom de la liste est obligatoire.

    Remarque : Le nom de la liste apparaît en haut de la page de liste, devient partie intégrante de l’adresse Web de la page de liste et elle apparaît dans les éléments de navigation qui aident les utilisateurs de trouver et ouvrir la liste.

  4. Si vous souhaitez fournir la description de la liste ou spécifier que si un lien vers la liste est affiché dans la barre de lancement rapide, la valeur par défaut est Oui, cliquez sur Autres Options.

  5. Dans la zone Description, indiquez la finalité de la liste. La description est facultative.

  6. Pour ajouter un lien vers cette liste dans la barre Lancement rapide, cliquez sur Oui dans la section Navigation.

  7. Dans la partie inférieure de la boîte de dialogue Créer, cliquez sur créer.

Haut de la Page

Personnaliser une liste personnalisée à utiliser avec un flux de travail à trois états

  1. Dans la liste personnalisée, dans le ruban, cliquez sur l’onglet liste, puis sur Paramètres de la liste.

  2. Sous Colonnes, cliquez sur Créer une colonne.

  3. Dans la section Nom et type, sous Nom de colonne, tapez le nom de la colonne que vous voulez utiliser pour spécifier les valeurs d'état du flux de travail.

  4. Sous Le type d'informations contenues dans cette colonne est, sélectionnez Choix (menu dans lequel effectuer un choix).

  5. Dans la section Paramètres de colonne supplémentaires, sous Description, tapez si vous le souhaitez une description de la colonne.

  6. Sous Exiger que cette colonne contienne des informations, cliquez sur Oui.

  7. Dans la zone de liste sous Tapez chaque choix sur une ligne distincte, tapez trois ou plusieurs valeurs de choix que vous voulez pour cette colonne. Ces valeurs deviennent les États du flux de travail.

  8. Sous Afficher les choix au moyen de, sélectionnez Menu déroulant ou Cases d'option.

  9. Sous Autoriser la saisie manuelle , cliquez sur Non.

  10. Spécifiez si vous voulez une valeur par défaut spécifique pour cette colonne ou si voulez l ajouter à la vue par défaut pour la liste.

  11. Cliquez sur OK.

Haut de la Page

Ajoutez un flux de travail à trois états à une liste

Vous devez ajouter un flux de travail à trois états à une liste avant de pouvoir l’utiliser sur les éléments de cette liste. Lorsque vous ajoutez un flux de travail à trois états à une liste, vous spécifiez la colonne dans la liste contient les valeurs d’état souhaité pour le flux de travail pour effectuer le suivi. Vous spécifiez également des informations que vous souhaitez voir se produire à chaque étape du flux de travail. Par exemple, vous pouvez spécifier l’objet et le texte pour les alertes par courrier électronique qui reçoivent des destinataires de la tâche.

Le flux de travail à trois états est activé par défaut sur la plupart des types de sites. Cependant, un administrateur de collection de sites peut désactiver cette fonctionnalité. Si le flux de travail à trois états n’est pas disponible, contactez l’administrateur de votre collection de sites.

Important : Vous devez disposer de l'autorisation Gérer les listes pour ajouter un flux de travail à une liste.

  1. Ouvrez la liste à laquelle vous souhaitez ajouter un flux de travail à trois états. Dans la liste personnalisée, dans le ruban, cliquez sur l’onglet liste puis cliquez sur Paramètres de la liste ou cliquez sur les paramètres pour le type de bibliothèque que vous ouvrez. Par exemple, dans une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque.

  2. Sous autorisations et gestion, cliquez sur paramètres du flux de travail.

    Si le flux de travail ont été déjà ajoutés à cette liste, bibliothèque ou type de contenu, cette étape vous permet d’accéder directement à la page Modifier les paramètres du flux de travail, et vous devez cliquer sur Ajouter un flux de travail pour accéder à l’ajouter une page de flux de travail. Si aucun flux de travail ont été ajoutés à cette liste, bibliothèque ou type de contenu, cette étape vous permet d’accéder directement à l’ajouter une page de flux de travail.

  3. Si un flux de travail existe déjà pour la liste, dans la page Modifier les paramètres du flux de travail, cliquez sur Ajouter un flux de travail.

  4. Dans la page Ajouter un flux de travail dans la section flux de travail, cliquez sur à trois états sous Sélectionnez un modèle de flux de travail.

  5. Dans la section Nom, tapez un nom unique pour le flux de travail.

  6. Dans la section Liste Tâches, spécifiez une liste de tâches à utiliser avec le flux de travail.

    Remarque : 

    • Vous pouvez utiliser la liste Tâches par défaut ou en créer une nouvelle. Si vous utilisez la liste Tâches par défaut, les participants au flux de travail pourront facilement trouver et consulter leurs tâches dans la vue Mes tâches de la liste Tâches.

    • Créez une nouvelle liste de tâches si les tâches de ce flux de travail dévoilent des données sensibles ou confidentielles que vous voulez isoler de la liste Tâches générale.

    • Créez une nouvelle liste de tâches si votre organisation gère de nombreux flux de travail ou si les flux de travail contiennent de nombreuses tâches. Dans ce cas, vous pouvez créer des listes de tâches pour chaque flux de travail.

  7. Dans la section Historique, sélectionnez une liste d'historique à utiliser avec ce flux de travail. La liste d'historique présente tous les événements qui se produisent au cours de chaque instance du flux de travail.

    Vous pouvez utiliser la liste Historique par défaut ou en créer une nouvelle. Si votre organisation gère de nombreux flux de travail, vous pouvez créer une liste d’historique distincte pour chaque flux de travail.

  8. Dans la section Options de démarrage, effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Si vous souhaitez autoriser le démarrage manuel d’un flux de travail, activez la case à cocher Autoriser le démarrage manuel de ce flux de travail par un utilisateur authentifié disposant des autorisations de participation. Activez la case à cocher Les autorisations Gérer les listes sont requises pour démarrer le flux de travail si vous souhaitez demander des autorisations supplémentaires pour démarrer le flux de travail.

    • Si vous souhaitez que le flux de travail démarre automatiquement lors de la création des éléments, activez la case à cocher Démarrer le flux de travail lorsqu'un nouvel élément est créé.

  9. Cliquez sur Suivant.

  10. Dans la section États du flux de travail, sous Sélectionner un champ Choix, sélectionnez la colonne Choix dans la liste qui contient les valeurs que vous souhaitez utiliser pour les états dans votre flux de travail, puis sélectionnez les valeurs de colonne voulues pour les états État initial, État moyen et État final du flux de travail.

  11. Dans les deux sections Indiquer ce qui doit se produire lorsqu'un flux de travail est initié (options pour la première tâche du flux de travail) et Indiquer ce qui doit se produire lorsqu'un flux de travail passe en état intermédiaire (options pour la seconde tâche du flux de travail), spécifiez les informations suivantes :

    Détails de la tâche

Description de la tâche :

Tapez toutes les informations que vous souhaitez inclure dans la description de la tâche. Si vous activez la case à cocher Inclure le champ de liste, le champ sélectionné est ajouté à la fin du message. Si vous activez la case à cocher Ajouter un lien aux éléments de liste, un lien vers l’élément de liste est inclus dans la description.

Échéance de la tâche :

Si vous souhaitez spécifier une date d’échéance pour la tâche, activez la case à cocher Inclure le champ de liste, puis sélectionnez la colonne de dates dans la liste qui contient la date d’échéance voulue.

Tâche affectée à :

Pour affecter la tâche à une personne spécifiée dans la liste, cliquez sur Inclure le champ de liste, puis sélectionnez la colonne dans la liste qui contient les informations utilisateur que vous voulez utiliser. Lorsque ce flux de travail est démarré, la première tâche est affectée à la personne dont le nom apparaît dans cette colonne pour l'élément de flux de travail.

Pour affecter cette tâche dans toutes les instances de ce flux de travail à une personne ou un groupe que vous spécifiez, cliquez sur Personnalisé, puis tapez ou sélectionnez le nom de la personne ou du groupe auquel vous souhaitez affecter la tâche.

  1. Activez la case à cocher Envoyer un message électronique si vous voulez que les participants du flux de travail reçoivent une alerte par courrier électronique sur la tâche du flux de travail.

    Remarque : Si vous souhaitez vous assurer que les participants de flux de travail reçoivent des alertes par courrier électronique et les rappels sur leurs tâches de flux de travail après le démarrage des flux de travail, contactez votre administrateur de collection de sites pour vérifier que la messagerie est activée pour votre site.

    Détails du message électronique

À

Tapez le nom de la personne à qui vous voulez qu'une alerte sur la tâche de flux de travail soit envoyée par courrier électronique. Activez la case à cocher Inclure la tâche assignée à si vous voulez envoyer l'alerte au propriétaire de la tâche par courrier électronique.

Objet

Tapez la ligne d'objet que vous souhaitez utiliser pour l'alerte par courrier électronique. Activez la case à cocher Utiliser le nom de la tâche si vous voulez ajouter le nom de la tâche à la ligne d'objet du message électronique.

Corps

Tapez les informations que vous voulez faire figurer dans le corps de message de l'alerte par courrier électronique. Activez la case à cocher Ajouter un lien aux éléments de liste si vous voulez inclure un lien vers l'élément de liste dans le message.

  1. Cliquez sur OK.

Haut de la Page

Démarrer manuellement un flux de travail à trois états sur un élément

Un flux de travail à trois états doit d’abord être ajouté à une liste pour être utilisable sur les éléments de cette liste. Pour plus d’informations, voir les sections précédentes.

Un flux de travail à trois états peut être configuré pour démarrer automatiquement lorsque de nouveaux éléments sont ajoutés à une liste, ou configuré pour permettre à des utilisateurs dotés d’autorisations spécifiques de démarrer manuellement le flux de travail. Certains flux de travail peuvent autoriser ces deux options.

Pour démarrer manuellement un flux de travail à trois états sur un élément de liste, procédez comme suit. Vous devez disposer de l’autorisation Modifier les éléments pour la liste. Certains flux de travail peuvent exiger que vous disposiez de l’autorisation Gérer les listes.

Remarque : Si vous souhaitez vous assurer que les participants de flux de travail reçoivent des alertes par courrier électronique et les rappels sur leurs tâches de flux de travail après avoir démarré un flux de travail, contactez votre administrateur de collection de sites pour vérifier que la messagerie est activée pour votre site.

  1. Ouvrez la liste qui contient l'élément sur lequel vous voulez démarrer un flux de travail à trois états.

  2. Pointez sur l'élément sur lequel vous souhaitez démarrer un flux de travail, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis sur Flux de travail.

    Remarque : La commande Flux de travail est proposée uniquement lorsque l'élément se trouve dans une liste ou une bibliothèque à laquelle est associé au moins un flux de travail.

  3. Dans le menu Actions du Site, cliquez sur Afficher tout le contenu du Site.

  4. Sous Démarrer un nouveau flux de travail, cliquez sur le nom du flux de travail à trois états que vous souhaitez démarrer.

    Le flux de travail démarre immédiatement.

Haut de la Page

Effectuer une tâche de flux de travail dans un flux de travail à trois états

Pour effectuer une tâche de flux de travail à trois états, vous devez disposer au moins de l'autorisation Modifier des éléments pour les listes de tâches où les tâches de flux de travail sont enregistrées.

  1. Ouvrez la liste Tâches du site, puis sélectionnez Mes tâches dans le menu Affichage afin de localiser la tâche de flux de travail.

    Remarque : Si le flux de travail n’utilise pas la liste des tâches par défaut, la tâche de flux de travail peut s’affichent pas dans la liste des tâches. Pour localiser votre tâche de flux de travail, accédez à la liste ou la bibliothèque dans laquelle l’élément de flux de travail est enregistré. Pointez sur le nom de l’élément que vous souhaitez terminer, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis cliquez sur flux de travail. Dans la page État du flux de travail, sous Flux de travail en cours d’exécution, cliquez sur le nom du flux de travail dans lesquels vous êtes un participant. Sous tâches, recherchez votre tâche de flux de travail.

  2. Ouvrez la liste qui contient l’élément que vous souhaitez marquer comme terminé.

  3. Pointez sur le nom de la tâche à exécuter, cliquez sur la flèche qui s’affiche, puis sur Modifier l’élément.

  4. Dans la boîte de dialogue Tâches, tapez ou sélectionnez les informations requises pour réaliser la tâche, puis cliquez sur Enregistrer.

Haut de la Page

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

Développez vos compétences
Découvrez des formations
Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première
Rejoignez le programme Office Insider

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Nous vous remercions pour vos commentaires.

Merci pour vos commentaires. Il serait vraisemblablement utile pour vous de contacter l’un de nos agents du support Office.

×