Utiliser un flux de travail à trois états

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Le flux de travail à trois états est conçu pour suivre l’état d’un élément de liste à trois états (phases). Il peut être utilisé pour gérer les processus d’entreprise qui nécessitent le suivi de grands volumes des problèmes ou des éléments, tels qu’au support client, aux pistes commerciales ou aux tâches projet.

Contenu de cet article

Comment fonctionne le flux de travail à trois états ?

Configurer une liste pour utiliser un flux de travail à trois états

Ajoutez un flux de travail à trois états à une liste

Démarrer un flux de travail à trois états sur un élément

Effectuer une tâche de flux de travail dans un flux de travail à trois états

Comment fonctionne le flux de travail à trois états ?

Le flux de travail à trois états prend en charge les processus d’entreprise qui demandent aux organisations de suivre l’état d’un problème ou un élément à trois états différents et deux transitions entre les États. Avec chaque transition entre des États, le flux de travail affecte une tâche à une personne et envoie à cette personne une alerte par courrier électronique concernant la tâche. Lorsque cette tâche est terminée, le flux de travail met à jour l’état de l’élément et passe à l’état suivant. Le flux de travail à trois états est conçu pour fonctionner avec le modèle de liste Suivi des problèmes, mais il peut être utilisé avec n’importe quelle liste qui a été configurée pour contenir une colonne de choix à plusieurs valeurs. Les valeurs de cette colonne de choix correspondent aux États qui suit le flux de travail.

Le flux de travail à trois états peut être utilisé pour gérer les processus d’entreprise qui nécessitent le suivi de grands volumes des problèmes ou des éléments, tels qu’au support client, aux pistes commerciales ou aux tâches projet. Par exemple, les employés à un événement petit planification de la société peuvent utiliser une liste de suivi des problèmes et un flux de travail à trois états personnalisée pour gérer les nombreuses tâches liées aux événements qu’ils planifient. Le flux de travail à trois états suit les tâches de planification d’événements à trois états : Active, vous êtes prêt pour révisionet achevé. Toutes les tâches de préparation d’événement liées à un événement spécifique sont compilées dans une liste de suivi des problèmes qui a été créée pour cet événement et marquée comme Active. Le coordinateur d’événement assigne des tâches individuelles à ses membres de l’équipe, puis démarre le flux de travail à trois états sur ces éléments pour lancer le travail sur la tâche d’événement.

Lorsque le flux de travail démarre, il crée une tâche pour la personne désignée. Lorsqu’un membre de l’équipe reçoit une tâche, il ou elle effectue le travail nécessaire pour achever la tâche. Cela peut être travail qui a lieu en dehors de la liste ou le site où se trouve la liste de suivi. Par exemple, si un membre de l’équipe reçoit une tâche de flux de travail pour développer un plan de cuisine et de table, il pourra contacte une société cuisine et puis fonctionne avec eux pour développer un plan. Lorsque le plan de cuisine et de table est rédigé, membre de l’équipe marque sa tâche de flux de travail comme étant terminée. À ce stade, le flux de travail met à jour l’état de la tâche d’événement dans la liste de suivi actif sur prêt pour la révision, et qu’il crée une deuxième tâche pour le coordinateur d’événement passer en revue le plan de cuisine et de table. Une fois que le coordinateur d’événement révise et approuve le plan de cuisine et de table, elle marque sa tâche de flux de travail comme terminée, et le flux de travail met à jour l’état de la tâche à partir de prêt pour révision sur terminée.

Un participant du flux de travail peut terminer une tâche d'un flux de travail à trois états de deux manières différentes. Il peut modifier la tâche du flux de travail en la marquant comme étant terminée, ou changer l'état de l'élément de flux de travail dans la liste (s'il a l'autorisation de modifier cette liste). Si un participant met à jour l'état de l'élément de flux de travail dans la liste, la tâche du flux de travail est terminée. Si le participant modifie la tâche du flux de travail pour la marquer comme terminée, l'état de l'élément du flux de travail dans la liste est mis à jour en Terminé.

Les actions contenues dans le flux de travail à trois états de cet exemple suivent le processus suivant :

Organigramme d'un exemple de flux de travail à trois états

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Configurer une liste pour utiliser un flux de travail à trois états

Avant de pouvoir utiliser un flux de travail à trois états, vous devez configurer une liste à utiliser conjointement avec le flux de travail. Cette liste doit contenir les éléments que vous prévoyez de suivre ou gérer à l’aide du flux de travail. Le modèle de liste Suivi des problèmes est conçu pour fonctionner avec le flux de travail à trois états, mais vous pouvez également créer une liste personnalisée à utiliser avec ces flux de travail. Si vous créez une liste personnalisée à utiliser avec le flux de travail à trois états, vous devez vous assurer que la liste contient au moins une colonne de choix incluant au moins trois valeurs de choix. Lorsque vous configurez un flux de travail à trois états pour une utilisation avec la liste, vous devez spécifier la colonne de choix contenant les valeurs d’état du flux de travail destinée à suivre.

Créer une liste de suivi des problèmes à utiliser avec un flux de travail à trois états

Par défaut, vous pouvez utiliser un flux de travail à trois états avec toute liste que vous créez à partir du modèle de liste Suivi des problèmes.

  1. Cliquez sur Afficher tout le contenu du Site, puis cliquez sur créer dans la page tout le contenu du Site.

    Dans la plupart des cas, vous pouvez utiliser à la place la du menu Actions du Site Image du bouton pour effectuer cette étape.

  1. Sous Suivi, cliquez sur Suivi des problèmes.

    1. Dans la zone nom, tapez un nom pour la liste. Le nom de la liste est obligatoire.

      Ce nom apparaît en haut de la page de la liste, devient un composant de l'adresse Web pour la page de liste et apparaît dans les éléments de navigation qui permettent aux utilisateurs de rechercher et d'ouvrir la liste.

  2. Dans la zone Description, indiquez la finalité de la liste. La description est facultative.

  3. Pour ajouter un lien vers cette liste dans la barre Lancement rapide, cliquez sur Oui dans la section Navigation.

  4. Cliquez sur Créer.

Créer une liste personnalisée à utiliser avec un flux de travail à trois états

Si vous souhaitez créer une liste personnalisée à utiliser avec un flux de travail à trois états, vous devez ajouter au moins une colonne Choix contenant les valeurs d'état que suivra le flux de travail.

  1. Cliquez sur Afficher tout le contenu du Site, puis cliquez sur créer dans la page tout le contenu du Site.

    Dans la plupart des cas, vous pouvez utiliser à la place la du menu Actions du Site Image du bouton pour effectuer cette étape.

  1. Sous Listes personnalisées, cliquez sur Liste personnalisée.

    1. Dans la zone nom, tapez un nom pour la liste. Le nom de la liste est obligatoire.

      Ce nom apparaît en haut de la page de la liste, devient un composant de l'adresse Web pour la page de liste et apparaît dans les éléments de navigation qui permettent aux utilisateurs de rechercher et d'ouvrir la liste.

  2. Dans la zone Description, indiquez la finalité de la liste. La description est facultative.

  3. Pour ajouter un lien vers cette liste dans la barre Lancement rapide, cliquez sur Oui dans la section Navigation.

  4. Cliquez sur Créer.

Personnaliser une liste personnalisée à utiliser avec un flux de travail à trois états

  1. Si la liste n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans la barre de Lancement rapide.

    Si le nom de votre liste n'est pas affiché, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre liste.

  2. Dans le menu paramètres menu paramètres , cliquez sur Paramètres de la liste.

  3. Sous Colonnes, cliquez sur Créer une colonne.

  4. Dans la section Nom et type, sous Nom de colonne, tapez le nom de la colonne que vous voulez utiliser pour spécifier les valeurs d'état du flux de travail.

  5. Sous le type d’informations figurant dans cette colonne est, sélectionnez choix (menu dans lequel effectuer).

  6. Dans la section Paramètres de colonne supplémentaires, sous Description, tapez une description facultative de la colonne.

  7. Sous Exiger que cette colonne contienne des informations, cliquez sur Oui.

  8. Dans la zone de liste sous Tapez chaque choix sur une ligne distincte , tapez trois valeurs de choix, ou plus, pour cette colonne.

    Ces valeurs deviendront les états des flux de travail.

  9. Sous Afficher les choix au moyen de, sélectionnez Menu déroulant ou Cases d'option.

  10. Sous Autoriser la saisie manuelle , cliquez sur Non.

  11. Spécifiez si vous voulez une valeur par défaut spécifique pour cette colonne ou si voulez l ajouter à la vue par défaut pour la liste.

  12. Cliquez sur OK.

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Ajoutez un flux de travail à trois états à une liste

Vous devez ajouter un flux de travail à trois états à une liste avant de pouvoir l’utiliser sur les éléments de cette liste. Lorsque vous ajoutez un flux de travail à trois états à une liste, vous spécifiez la colonne dans la liste contient les valeurs d’état que vous souhaitez que le flux de travail pour effectuer le suivi. Vous spécifiez également des informations sur ce que vous voulez se produire à chaque étape du flux de travail. Par exemple, vous pouvez spécifier les personnes auxquelles les tâches doivent être affectées et les détails du message électronique alertes destinataires des tâches.

Vous devez disposer de l'autorisation Gérer les listes pour ajouter un flux de travail à une liste.

  1. Ouvrez la liste à laquelle vous voulez ajouter un flux de travail à trois états.

    1. Dans le menu paramètres menu paramètres , cliquez sur Paramètres de la liste, ou cliquez sur les paramètres pour le type de bibliothèque que vous ouvrez.

      Par exemple, dans une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents.

  2. Sous Autorisations et gestion, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

    Si le flux de travail ont été déjà ajoutés à cette liste, bibliothèque ou type de contenu, cette étape vous permet d’accéder directement à la page Modifier les paramètres du flux de travail, et vous devez cliquer sur Ajouter un flux de travail pour accéder à l’ajouter une page de flux de travail. Si aucun flux de travail ont été déjà ajoutés à cette liste, bibliothèque ou type de contenu, cette étape vous permet d’accéder directement à l’ajouter une page de flux de travail.

  3. Dans la page Modifier les paramètres du flux de travail, cliquez sur Ajouter un flux de travail.

  4. Dans la page Ajouter un flux de travail, dans la section Flux de travail, cliquez sur Trois états sous Sélectionnez un flux de travail.

  5. Dans la section Nom, tapez un nom unique pour le flux de travail.

  6. Dans la section Liste Tâches, spécifiez une liste de tâches à utiliser avec le flux de travail.

    • Vous pouvez utiliser la liste Tâches par défaut ou en créer une nouvelle. Si vous utilisez la liste Tâches par défaut, les participants au flux de travail pourront facilement trouver et consulter leurs tâches dans la vue Mes tâches de la liste Tâches.

    • Créez une nouvelle liste de tâches si les tâches de ce flux de travail dévoilent des données sensibles ou confidentielles que vous voulez isoler de la liste Tâches générale.

    • Créez une nouvelle liste de tâches si votre organisation gère de nombreux flux de travail ou si les flux de travail contiennent de nombreuses tâches. Dans ce cas, vous pouvez créer des listes de tâches pour chaque flux de travail.

  7. Dans la section Historique, sélectionnez une liste d'historique à utiliser avec ce flux de travail. La liste d'historique présente tous les événements qui se produisent au cours de chaque instance du flux de travail.

    Vous pouvez utiliser la liste Historique par défaut ou en créer une nouvelle. Si votre organisation gère de nombreux flux de travail, vous pouvez créer une liste d'historique distincte pour chaque flux de travail.

  8. Dans la section Options de démarrage, effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Si vous souhaitez autoriser le démarrage manuel du flux de travail, activez la case à cocher Autoriser le démarrage manuel du flux de travail par un utilisateur authentifié, habilité à modifier les éléments. Activez la case à cocher Demander des autorisations de gestion des listes pour démarrer un flux de travail si vous souhaitez demander des autorisations supplémentaires pour démarrer le flux de travail.

    • Si vous souhaitez que le flux de travail démarre automatiquement lors de la création des éléments, activez la case à cocher Démarrer le flux de travail lorsqu'un nouvel élément est créé.

  9. Cliquez sur Suivant.

  10. Dans la section États du flux de travail, sous Sélectionner un champ Choix, sélectionnez la colonne Choix dans la liste qui contient les valeurs que vous souhaitez utiliser pour les états dans votre flux de travail, puis sélectionnez les valeurs de colonne voulues pour les états État initial, État moyen et État final du flux de travail.

  11. Dans les deux sections que vous souhaitez produire lorsqu’un flux de travail est initié (options pour la première tâche du flux de travail) et que vous souhaitez se produire lorsqu’un flux de travail est modifié à son état central (options pour la seconde tâche du flux de travail) spécifient les informations suivantes :

    Détails de la tâche

Nom de tâche :

Tapez les informations que vous voulez inclure dans le nom de la tâche. Si vous activez la case à cocher inclure le champ de liste, les informations de titre pour l’élément de liste sont ajoutées au message personnalisé.

Description de la tâche :

Tapez les informations que vous voulez inclure dans la description de la tâche. Si vous activez la case à cocher inclure le champ de liste, les informations de titre pour l’élément de liste sont ajoutées au message personnalisé. Si vous activez la case à cocher Insérer un lien vers l’élément de liste, un lien vers l’élément de liste est inclus dans la description.

Échéance de la tâche :

Si vous souhaitez spécifier une date d'échéance pour la tâche, activez la case à cocher Inclure le champ de liste, puis sélectionnez la colonne de dates dans la liste qui contient la date d'échéance voulue.

Tâche affectée à :

Pour affecter la tâche à une personne qui est indiquée dans la liste, cliquez sur inclure le champ de liste et sélectionnez la colonne dans la liste qui contient les informations utilisateur que vous voulez utiliser. Lorsque ce flux de travail est démarré, la première tâche est affectée à la personne dont le nom apparaît dans cette colonne pour l’élément de flux de travail.

Réaffecter cette tâche dans toutes les instances de ce flux de travail à une personne que vous spécifiez, cliquez sur personnalisée et puis tapez ou sélectionnez le nom de la personne à laquelle vous souhaitez affecter la tâche.

Détails du message électronique

Activez la case à cocher Envoyer le message électronique si vous souhaitez que les participants du flux de travail pour recevoir des alertes par courrier électronique sur leurs tâches de flux de travail.

Si vous voulez vous assurer que les participants de flux de travail reçoivent des alertes par courrier électronique et les rappels sur leurs tâches de flux de travail après le démarrage des flux de travail, contactez votre administrateur serveur pour vérifier que la messagerie est activée pour votre site.

À

Tapez le nom de la personne à qui vous voulez qu'une alerte sur la tâche de flux de travail soit envoyée par courrier électronique. Activez la case à cocher Inclure la tâche assignée à si vous voulez envoyer l'alerte au propriétaire de la tâche par courrier électronique.

Objet

Tapez la ligne d'objet que vous souhaitez utiliser pour l'alerte par courrier électronique. Activez la case à cocher Utiliser le nom de la tâche si vous voulez ajouter le nom de la tâche à la ligne d'objet du message électronique.

Corps

Tapez les informations que vous voulez faire figurer dans le corps de message de l'alerte par courrier électronique. Activez la case à cocher Ajouter un lien aux éléments de liste si vous voulez inclure un lien vers l'élément de liste dans le message.

  1. Cliquez sur OK.

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Démarrer un flux de travail à trois états sur un élément

Tout d’abord un flux de travail à trois états doit être ajouté à une liste pour le rendre disponible pour une utilisation sur des éléments de cette liste.

Un flux de travail à trois états peut être configuré pour démarrer automatiquement lorsque des nouveaux éléments sont ajoutés à une liste, ou configuré pour permettre à des utilisateurs dotés d'autorisations spécifiques de démarrer manuellement le flux de travail. Certains flux de travail autorisent les deux options. Pour démarrer manuellement un flux de travail à trois états sur un élément de liste, vous devez disposer de l'autorisation Modifier des éléments pour la liste. Certains flux de travail peuvent exiger que vous disposiez de l'autorisation Gérer les listes.

Pour garantir que les participants au flux de travail reçoivent des alertes et des rappels concernant les tâches qui leur sont attribuées dans le flux de travail une fois le flux de travail démarré, consultez votre administrateur serveur afin de vérifier que le courrier électronique est activé pour votre site.

  1. Ouvrez la liste qui contient l'élément sur lequel vous voulez démarrer un flux de travail à trois états.

  2. Pointez sur l'élément sur lequel vous souhaitez démarrer un flux de travail, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis sur Flux de travail.

    Remarque : La commande Flux de travail est proposée uniquement lorsque l'élément se trouve dans une liste ou une bibliothèque à laquelle est associé au moins un flux de travail.

  3. Sous Démarrer un nouveau flux de travail, cliquez sur le nom du flux de travail à trois états que vous souhaitez démarrer.

    Le flux de travail démarre immédiatement.

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Effectuer une tâche de flux de travail dans un flux de travail à trois états

Pour effectuer une tâche de flux de travail à trois états, vous devez disposer au moins de l'autorisation Modifier des éléments pour les listes de tâches où les tâches de flux de travail sont enregistrées.

  1. Ouvrir la liste des tâches pour le site, puis sélectionnez Mes tâches dans le menu affichage pour localiser la tâche de flux de travail.

    Remarque :  Si le flux de travail n’utilise pas la liste Tâches par défaut, votre tâche de flux de travail risque de ne pas apparaître dans la liste Tâches. Pour localiser votre tâche de flux de travail, accédez à la liste ou à la bibliothèque dans laquelle l’élément de flux de travail est enregistré. Pointez sur le nom de l’élément à terminer, cliquez sur la flèche qui s’affiche, puis cliquez sur Flux de travail. Dans la page État du flux de travail, sous Flux de travail en cours d’exécution, cliquez sur le nom du flux de travail auquel vous participez. Sous Tâches, localisez votre tâche de flux de travail.

  2. Pointez sur le nom de la tâche que vous souhaitez terminer, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis sur Modifier l’élément.

  3. Dans le formulaire qui s’affiche, tapez ou sélectionnez les informations nécessaires à l’achèvement de la tâche.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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