Utiliser les tâches de projet dans le Gestionnaire de contacts professionnels

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Pour vous aider à effectuer un projet professionnel, vous pouvez le diviser en une série de tâches de projet que vous pouvez organiser dans l'ordre dans lequel elles doivent être effectuées, et vous pouvez les affecter aux membres de votre équipe.

À chaque tâche, vous affectez une date de début et une date d'échéance. Lorsque vous prenez l'avancement sur une tâche, vous pouvez mettre à jour le niveau d'achèvement. Grâce à ces informations, vous pouvez afficher le projet professionnel comme un graphique à barres disposé sur une barre de planning. Cela vous donne un visuel utile de laquelle vous vous trouvez dans le processus et combien supplémentaire que vous devez accéder.

Cet article explique comment créer, affecter, mettre à jour et effectuer le suivi des tâches de projet.

Pour plus d'informations sur la façon de supprimer des enregistrements, y compris les tâches de projet, voir Gestionnaire de contacts professionnels de supprimer des enregistrements.

Que voulez-vous faire ?

Créer et affecter une tâche de projet

Mettre à jour une tâche de projet qui vous est attribuée

Effectuer le suivi des tâches de projet qui sont liées à votre projet professionnel

Graphique des tâches de projet dans une chronologie

Créer et affecter une tâche de projet

Lorsque vous créez un projet professionnel, par exemple une présentation commerciale, il peut inclure plusieurs tâches de projet. Par exemple :

  • Organiser pour un espace de présentation

  • Fournir des rafraîchissements technologie Microsoft

  • Créer, générer et fournir des documents de vente.

Vous pouvez affecter ces tâches à toutes les personnes avec lesquelles vous avez partagé votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels.

Remarque : Vous ne pouvez pas lier des fichiers ou des messages électroniques aux tâches du projet, mais vous pouvez joindre des éléments tels que des fichiers et les messages électroniques dans la section commentaires d'un enregistrement de tâche de projet.

Créer une nouvelle tâche de projet

  1. Dans le volet de Navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Gestion de projet.

  2. Dans le ruban, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouvelle tâche de projet.

Remplissez le formulaire de tâche de projet

Le formulaire de tâche de projet inclut les pages Général et Détails. La page Général est affichée par défaut.

Page Général

Vous pouvez utiliser cet affichage pour enregistrer les informations sur votre tâche de projet, y compris à laquelle la tâche de projet est affectée, le projet professionnel lié et la date d'échéance, l'état.

Section informations tâche de projet
  1. Dans la zone objet, tapez un nom pour la tâche de projet (obligatoire).

  2. Affecter la tâche de projet à un membre de l'équipe ou un employé    Cliquez sur nom son dans la liste affecté à.

    Remarque : Les noms dans la liste affecté à sont les employés avec lesquels vous avez partagé votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels. Pour plus d'informations sur le partage de votre base de données, voir partager vos données du Gestionnaire de contacts professionnels avec d'autres utilisateurs.

Section de projet lié
  1. Cliquez sur le bouton Lier à pour sélectionner le projet professionnel lié à cette tâche de projet (obligatoire).

    Remarque : Une tâche de projet peut être liée à un projet professionnel qu'un seul. Si vous avez créé cette tâche de projet à partir d'un formulaire projet professionnel, ces informations sont déjà saisies.

Section de paramètres de tâche de projet
  1. Dans les zones date de début et la date d'échéance, entrez le début et dates d'échéance pour la tâche.

    Informations sur la date de début sont ajoutées à la partie supérieure de l'enregistrement, sous le ruban.

  2. Cliquez sur une description de l'état des tâches du projet dans la zone de statut.

  3. Dans la zone % achevé, entrez un nombre compris entre 0 et 100.

  4. Activez la case à cocher Attention requise si cette tâche de projet nécessite une attention de cette personne, qu'elle est affectée.

La tâche est ajoutée à la liste des tâches de la personne dans la barre des tâches Outlook.

  1. Dans la zone priorité, sélectionnez un niveau de priorité, faible, Normal ou élevé, de la tâche de projet.

Pour personnaliser la liste, cliquez sur modifier cette liste. Pour plus d'informations sur la personnalisation d'une liste, consultez la section « Créer ou modifier des listes » dans la créer et personnaliser des types d'enregistrements et listes article.

  1. Activez la case à cocher rappel pour définir un rappel pour le propriétaire de cette tâche de projet, puis cliquez sur la flèche et sélectionnez une date et heure.

Section Commentaires
  1. Tapez ou collez des commentaires ou joindre des fichiers ou autres éléments Outlook, tels que des messages électroniques, dans le champ commentaires.

    Remarque : Les fichiers joints et éléments Outlook sont répertoriés dans le champ commentaires. Les éléments ne sont pas répertoriés sur la page Historique du projet professionnel lié.

  2. Cliquez sur le bouton Ajouter l'horodatage pour ajouter la date et l'heure à vos commentaires.

  3. Si vous avez terminé d'entrer des informations sur la tâche de projet, cliquez sur Enregistrer et fermer. Dans le cas contraire, passez à la section suivante de cet article.

Page Détails

Vous pouvez utiliser cette page pour enregistrer la date d'achèvement, heures de travail effectuées et tout kilométrage qui puisse être remboursé ou qui doit être suivi.

  1. Pour afficher les détails de la page, dans le ruban, dans le groupe Afficher, cliquez sur Détails.

  2. Entrez la date à laquelle la tâche de projet ont été achevée dans la zone Date de fin.

  3. Entrez le nombre d'heures de travail total estimé pour cette tâche dans la zone Total de travail.

  4. Entrez le nombre d'heures de travail réel dans la zone travail réel.

  5. Dans la zone Kilométrage, entrez le kilométrage à facturer pour cette tâche de projet.

  6. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Conseil : Après avoir enregistré la tâche de projet, les détails de la tâche s'affichent dans la section informations sur les tâches de projet du projet professionnel lié.

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Affecter une tâche de projet

Remarque : Vous pouvez uniquement affecter une tâche de projet à une autre personne si votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels est partagée avec d'autres utilisateurs. Pour plus d'informations sur la base de données, voir partager vos données du Gestionnaire de contacts professionnels avec d'autres utilisateurs.

  1. Dans le volet de Navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Gestion de projet.

  2. Dans le volet liste, cliquez sur l'onglet Tâches de projet et double-cliquez sur la tâche de projet pour l'ouvrir.

  3. Dans l'enregistrement de tâche de projet, dans la liste affecté à, cliquez sur un nom.

    Remarque : Vous verrez les noms dans la liste affecté à uniquement si vous avez partagé votre base de données avec d'autres utilisateurs.

  4. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

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Mettre à jour une tâche de projet qui vous est attribuée

Pour conserver la progression du projet professionnel à jour, tâches de projet doivent être mis à jour en tant que vous et vos collègues effectuer le travail sur ces tâches. Lorsqu'une tâche de projet vous est affectée, vous pouvez le voir dans la barre des tâches Outlook.

Comment ?

  1. Dans Outlook, dans le ruban, cliquez sur l'onglet affichage.

  2. Dans le groupe mise en page, cliquez sur Barre des tâches et effectuez les opérations suivantes :

  3. Si la barre des tâches n'est pas affichée, cliquez sur Normal.

  4. Si la liste des tâches n'est pas incluse dans la barre des tâches, répétez les étapes précédentes, puis cliquez sur Liste des tâches.

Mettre à jour une tâche de projet

  1. Dans le volet de Navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Gestion de projet.

  2. Dans le volet de liste, sous l'onglet Tâches de projet, double-cliquez sur la tâche de projet pour l'ouvrir.

  3. Dans la section paramètres tâches du projet, mettre à jour l'état actuel, le pourcentage achevé, et indique si la tâche doit être examiné par le propriétaire du projet professionnel.

  4. Dans la section commentaires, vous pouvez coller commentaires provenant d'autres fichiers ou taper des commentaires directement dans ce champ. Cliquez sur le bouton Ajouter l'horodatage pour ajouter une date et l'heure à vos commentaires.

  5. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Remarque : Une fois que vous avez enregistré l'enregistrement de tâche de projet, les dernières informations sur cette tâche s'affiche dans la section informations sur les tâches de projet de l'enregistrement projet professionnel lié.

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Effectuer le suivi des tâches de projet qui sont liées à votre projet professionnel

Si vous êtes propriétaire du projet professionnel, vous pouvez suivre la progression des tâches du projet en affichant les gadgets de tâche de projet, tels que Project tâches dont l'échéance suivante, ou en consultant les tâches du projet dans la section informations sur les tâches de projet d'un enregistrement projet professionnel.

Les gadgets de tâches de projet affichent des informations sur toutes les tâches de projets pour l'ensemble de vos projets professionnels.

Pour plus d'informations sur la façon d'afficher les gadgets dans l'espace de travail de gestion de projet, voir utiliser les gadgets dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Afficher les tâches du projet dans un projet d'entreprise individuel

  1. Dans le volet de Navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Gestion de projet.

  2. Dans le volet de liste, sous l'onglet Projets professionnels, double-cliquez sur le projet professionnel que vous souhaitez consulter.

    Dans la section informations sur les tâches de projet, les informations relatives à chaque tâche de projet sont affiche. Vous pouvez double-cliquer sur n'importe quelle tâche de projet pour l'ouvrir et afficher des informations plus détaillées.

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Graphique des tâches de projet dans une chronologie

  1. Dans le volet de Navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Gestion de projet.

  2. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet Rapports.

  3. Dans le groupe de Gestion de projet, cliquez sur Tâches de projet, puis sélectionnez tâches de projet - toutes les.

  4. Dans la fenêtre de rapport, dans le ruban, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur filtrer.

  5. Dans la boîte de dialogue Filtrer les tâches de projet, cliquez sur l'onglet Filtre avancé.

  6. Dans la liste Nom du champ, cliquez sur Lié à. Dans la liste comparaison, cliquez sur égal à et puis, dans la zone comparer à, tapez le nom du projet professionnel que vous effectuez le suivi.

  7. Cliquez sur OK.

  8. Dans le ruban, dans le groupe Afficher, cliquez sur graphique.

    Les tâches du projet du projet professionnel affichent sous forme de barres de tâche vertes dans une chronologie. Une ligne noire au sein d'une barre des tâches indique le pourcentage de la tâche est terminée.

Conseil : Vous pouvez afficher des éléments de graphique supplémentaires. Dans le ruban, dans le groupe de graphiques, cliquez sur les étiquettes et sélectionnez les étiquettes que vous voulez afficher.

Pour plus d'informations sur les rapports et des filtres, voir utiliser des rapports et des graphiques dans le Gestionnaire de contacts professionnels et filtrer les enregistrements dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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