Utiliser les journaux téléphoniques dans le Gestionnaire de contacts professionnels

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez utiliser les journaux d'appels téléphoniques dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook pour conserver des copies de vos conversations avec les comptes, opportunités, Contacts professionnels ou projets professionnels. Lorsque vous créez un journal d'appels téléphoniques, vous pouvez enregistrer la durée de l'appel et taper les commentaires relatifs à la conversation. Vous pouvez afficher que les journaux de votre téléphone enregistré dans la dossier Historique des communications. Vous pouvez lier des journaux d'appels téléphoniques à un ou plusieurs enregistrements.

Cet article explique comment créer, créer un lien, modifier et supprimer un journal téléphonique.

Que voulez-vous faire ?

Créer et lier un journal téléphonique

Lier un journal téléphonique existant à plusieurs enregistrements

Modifier un journal téléphonique

Supprimer un journal téléphonique

Créer et lier un journal téléphonique

Si vous créez un journal téléphonique à partir d'un enregistrement, elle est automatiquement liée à cet enregistrement. Vous pouvez également créer un journal téléphonique et liez-le à un ou plusieurs enregistrements en même temps.

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur l’un des dossiers suivants pour afficher l’espace de travail :

    • Gestion des contacts.

    • Ventes.

    • Marketing.

    • Gestion des projets.

  2. Cliquez sur l'onglet contenant les enregistrements que vous souhaitez.

  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Double-cliquez sur un seul enregistrement pour l'ouvrir.

    • Cliquez sur plusieurs enregistrements que vous souhaitez lier le nouveau journal téléphonique.

      Comment puis-je sélectionner plusieurs enregistrements ?

      Pour sélectionner des enregistrements qui se suivent, appuyez sur la touche Maj, puis cliquez sur le premier et le dernier enregistrement du groupe que vous souhaitez ajouter. Pour sélectionner des enregistrements qui ne se suivent pas, appuyez sur la touche Ctrl, puis cliquez sur chaque enregistrement individuellement. Pour sélectionner tous les enregistrements, cliquez sur l’un d’entre eux, puis appuyez sur Ctrl+A.

  4. Dans le ruban, dans le groupe Ajouter un élément d'historique, cliquez sur Journal téléphonique, ou plus, puis sur journal téléphonique.

  5. Dans la section de journal téléphonique professionnel, tapez l'objet et cliquez sur le type d'appel téléphonique.

  6. Pour enregistrer la durée de l'appel, dans le ruban, dans le groupe Actions, cliquez sur Démarrer l'horloge.

    Remarque : Lorsque vous fermez le journal d'appels téléphoniques, les taquets de minuteur et la durée totale est ajouté automatiquement à l'écran journal téléphonique.

  7. Dans la section commentaires, tapez vos notes.

  8. Si vous voulez enregistrer la date et l'heure que vous avez entré les commentaires, cliquez sur le bouton Ajouter l'horodatage.

  9. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

    La date et l'heure de votre appel téléphonique sont entrés automatiquement lorsque vous enregistrez le journal téléphonique. Le journal téléphonique est répertorié sur la page Historique de chacun des enregistrements sélectionnés.

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Lier un journal téléphonique existant à plusieurs enregistrements

Si vous le souhaitez, vous pouvez lier un journal téléphonique à plusieurs enregistrements. Chaque fois que vous liez un journal téléphonique à un enregistrement, une autre copie du journal apparaît dans le dossier Historique des communications.

  1. Double-cliquez sur le journal téléphonique que vous souhaitez lier à un autre enregistrement.

  2. Cliquez sur le bouton Lier à

  3. Dans la boîte de dialogue lier à un enregistrement du Gestionnaire de contacts professionnels, dans la liste Type d'élément, cliquez sur le type d'enregistrement que vous souhaitez lier le journal téléphonique.

  4. Dans la liste, cliquez sur les enregistrements que vous voulez ajouter le journal téléphonique.

Comment puis-je sélectionner plusieurs enregistrements ?

Pour sélectionner des enregistrements qui se suivent, appuyez sur la touche Maj, puis cliquez sur le premier et le dernier enregistrement du groupe que vous souhaitez ajouter. Pour sélectionner des enregistrements qui ne se suivent pas, appuyez sur la touche Ctrl, puis cliquez sur chaque enregistrement individuellement. Pour sélectionner tous les enregistrements, cliquez sur l’un d’entre eux, puis appuyez sur Ctrl+A.

  1. Sous Enregistrements liés, cliquez sur Lier à. Les enregistrements que vous avez sélectionné sont répertoriés dans la zone Lier à.

  2. Cliquez sur OK.

  3. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Remarque : Le dossier Historique des communications répertorie plusieurs fois un élément uniquement si l'élément est lié à plusieurs enregistrements. Si vous modifiez un élément dans un enregistrement, l'élément modifications dans les enregistrements toutes les liaisons.

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Modifier un journal téléphonique

Remarque : Si vous modifiez un journal téléphonique lié à plusieurs enregistrements, le journal téléphonique change dans tous les enregistrements liés.

  1. Double-cliquez sur le journal téléphonique que vous voulez modifier.

  2. Apportez vos modifications dans le journal téléphonique.

  3. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

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Supprimer un journal téléphonique

Si un journal téléphonique est lié à un enregistrement unique, et vous supprimer de l'historique des communications de cet enregistrement, le Gestionnaire de contacts professionnels pour les déplacements Outlook connecter le téléphone vers le dossier Éléments supprimés. Cependant, s'il existe des liens vers le numéro de téléphone journal dans d'autres enregistrements, le journal téléphonique est supprimé de cet enregistrement uniquement.

Par exemple, si vous supprimez un journal téléphonique à partir d'un enregistrement de prospect, et le journal téléphonique est également lié à un enregistrement Contact professionnel, le journal téléphonique dans le Contact professionnel reste intact.

Conseil : Lorsque vous ouvrez un journal téléphonique, vous pouvez afficher les enregistrements qui elle est liée à dans la zone Lier à.

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur l’un des dossiers suivants pour afficher l’espace de travail :

  • Gestion des contacts.

  • Ventes.

  • Marketing.

  • Gestion des projets.

  • Cliquez sur l’onglet qui contient l’enregistrement souhaité.

  • Double-cliquez sur l'enregistrement avec un lien vers le journal téléphonique que vous voulez supprimer.

  • Dans le ruban, dans le groupe Afficher, cliquez sur Historique.

  • Cliquez sur le journal téléphonique et puis cliquez sur Supprimer.

  • Cliquez sur Enregistrer et fermer.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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