Utiliser les espaces de travail de réunion pour organiser des réunions

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Un site espace de travail de réunion est un site Web constituant un référentiel pour toutes les informations et les supports nécessaires à une ou plusieurs réunions. Vous pouvez configurer un site espace de travail de réunion lorsque vous créez une invitation à une réunion dans Microsoft Outlook 2010. L’objet, les noms des participants, la date, l’heure et l’emplacement à partir de la demande de réunion sont ajoutés au site espace de travail de réunion automatiquement par Outlook.

La première fois que vous créez un espace de travail de réunion pour une réunion, vous devez ajouter la commande de Travail de réunion Icône de la commande Espace de travail de réunion dans la Barre d’outils Accès rapide (RAPIDE) ou le ruban.

Comment ajouter une commande ?

Dans une demande de réunion ouverte, effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Ajouter une commande à la RAPIDE    Fenêtre Réunion de la barre d’outils Accès rapide avec commande Espace de travail de réunion Pour ajouter la commande Espace de travail de réunion à la RAPIDE, procédez comme suit : 

    1. Ouvrez un élément de réunion.

    2. Dans la fenêtre de réunion, cliquez sur la flèche de Personnaliser la barre d’outils Accès rapide, puis cliquez sur Autres commandes.

    3. Dans la zone Choisir les commandes dans, cliquez sur Commandes non présentes sur le ruban.

    4. Dans la liste des commandes, cliquez sur Espace de travail de réunion, puis sur Ajouter.

      Personnaliser la barre d’outils Accès rapide avec la boîte de dialogue Autres commandes

  • Ajouter une commande au ruban     Pour ajouter la commande Espace de travail de réunion au ruban, procédez comme suit :

    1. Ouvrez un élément de réunion.

    2. Dans la fenêtre de réunion, cliquez sur l’onglet fichier.

    3. Cliquez sur Options.

    4. Cliquez sur Personnaliser le ruban.

    5. Dans la zone Choisir les commandes dans, cliquez sur Commandes non présentes sur le ruban.

    6. Dans la liste des commandes, cliquez sur Espace de travail de réunion, puis dans les listes de Personnaliser le ruban, cliquez sur l’onglet et le groupe dans lequel vous souhaitez placer la commande, puis cliquez sur Ajouter.

Ces étapes sont nécessaire qu’une seule fois. Après avoir ajouté une seule fois à la commande Espace de travail de réunion, il apparaît dans toutes les demandes de réunion que vous ouvrez.

Que voulez-vous faire ?

Créer un espace de travail de réunion

Créer un lien vers un espace de travail de réunion existant

Mettre à jour une demande de réunion et un espace de travail de réunion

Supprimer un espace de travail de réunion

Créer un espace de travail de réunion

  1. Dans une demande de réunion nouvelle ou existante, cliquez sur l' Espace de travail de réunion Icône de la commande Espace de travail de réunion .

  2. Exécutez l’une des procédures suivantes :

    • Configurer un espace de travail pour la première fois     L’adresse du serveur que vous voulez utiliser est requis pour créer un espace de travail de réunion.

      1. Dans le volet Office Espace de travail de réunion, cliquez sur Modifier les paramètres.

        Remarque : Pour plus d’informations sur chaque paramètre, cliquez sur Informations dans la partie inférieure du volet Office.

      2. À l’étape 1 dans le volet Office, sélectionnez un emplacement pour votre espace de travail. Si vous ne voyez pas l’emplacement souhaité, cliquez sur autres, entrez l’adresse du serveur.

      3. À l’étape 2, dans le volet Office, sélectionnez Créer un nouvel espace de réunion, puis sélectionnez la langue et le type de modèle. Ces paramètres deviennent vos paramètres par défaut pour vos futurs espaces de travail.

      4. Une fois la configuration des paramètres terminée, cliquez sur OK pour revenir au premier volet Office.

      5. Cliquez sur Créer.

        Remarque : Après avoir cliqué sur Créer, l’espace de travail créé à l’emplacement que vous avez spécifié. Si vous prévoyez d’utiliser un autre emplacement ou un modèle pour cet espace de travail, vous devez créer un autre espace de travail avec les paramètres souhaités. Vous devez supprimer l’espace de travail d’autres si vous ne souhaitez pas l’utiliser.

    • Configurer des espaces de travail supplémentaires   

      Si vous aviez déjà créé ou relié un espace de travail de réunion, ces paramètres d’emplacement et de modèle constituent dorénavant vos paramètres par défaut et apparaissent dans le premier volet Office. Effectuez l’une des opérations suivantes :

      1. Pour utiliser les paramètres par défaut pour votre nouvel espace de travail, cliquez sur Créer dans le volet Office.

      2. Pour modifier les paramètres par défaut, dans le volet Office, cliquez sur Modifier les paramètres et puis sélectionnez les paramètres que vous souhaitez utiliser. Après les configuration des paramètres terminée, cliquez sur OK pour revenir au premier volet Office, puis cliquez sur créer.

        Pour ouvrir votre navigateur et afficher l’espace de travail, cliquez sur Aller à l’espace de travail dans le volet Office. Par ailleurs, vous pouvez cliquer sur le lien qui a été ajouté au corps de la demande de réunion. Vous pouvez ajouter des informations ou personnaliser l’espace de travail maintenant ou ultérieurement. Pour terminer la demande de réunion, revenez à en appuyant sur ALT + TAB.

Pour envoyer la demande de réunion et inviter d’autres personnes à la réunion et à l’espace de travail, cliquez sur Envoyer. S’il s’agit d’une demande de réunion envoyée précédemment, cliquez sur Envoyer la mise à jour.

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Créer un lien vers un espace de travail de réunion existant

Remarque : Vous ne pouvez pas créer un lien vers un espace de travail de réunion existant contenant des événements récurrents.

  1. Dans une demande de réunion nouvelle ou existante, cliquez sur l' Espace de travail de réunion Icône de la commande Espace de travail de réunion .

  2. Sous Conseil en bas du volet Office, cliquez sur le texte que vous pouvez également lier à un espace de travail existant.

  3. À l’étape 1 dans le volet Office, sélectionnez l’emplacement qui comporte l’espace de travail que vous souhaitez lier à.

  4. À l’étape 2 dans le volet Office, sélectionnez le lien vers un espace de travail existant, puis l’espace de travail que vous souhaitez utiliser. Si vous n’êtes pas sûr de l’espace de travail que vous avez sélectionné est correct, cliquez sur espace de travail vue à vérifier.

  5. Une fois la configuration des paramètres terminée, cliquez sur OK pour revenir au premier volet Office.

  6. Cliquez sur Lier.

  7. Pour ouvrir votre navigateur et afficher l’espace de travail, cliquez sur Atteindre l’espace de travail dans le volet Office. Vous pouvez également cliquer sur le lien ajouté au corps de la demande de réunion. Vous pouvez ajouter des informations ou personnaliser l’espace de travail maintenant ou ultérieurement.

  8. Pour terminer la demande de réunion, revenez à Outlook 2010 en appuyant sur ALT + TAB.

  9. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour envoyer la demande de réunion et inviter d’autres personnes à la réunion et à l’espace de travail, cliquez sur Envoyer. S’il s’agit d’une demande de réunion envoyée précédemment, cliquez sur Envoyer la mise à jour.

    • Pour enregistrer la demande de réunion sans l’envoyer, cliquez sur l’onglet fichier, puis cliquez sur Enregistrer. Aucune information participant ne sont envoyée à l’espace de travail, mais que d’autres détails de la réunion (objet, titre, date, heure et emplacement) seront envoyés.

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Mettre à jour une demande de réunion et un espace de travail de réunion

Si vous devez modifier les participants à la réunion, emplacement, date ou heure d’une réunion, vous pouvez envoyer une mise à jour de réunion aux participants à la réunion et l’espace de travail de réunion est mis à jour automatiquement. Pour modifier d’autres informations dans l’espace de travail de réunion, vous devez apporter la modification de l’espace de travail.

  1. Ouvrez la demande de réunion contenant le lien vers l’espace de travail.

  2. Modifiez les informations contenues dans l’un des champs suivants : À, Emplacement, Heure de début, Heure de fin.

  3. Pour envoyer toutes les mises à jour à l’espace de travail de réunion et aux participants, cliquez sur Envoyer la mise à jour.

    Remarques : 

    • Si vous mettez à jour la demande de réunion et cliquez sur Enregistrer et fermer, les informations mises à jour ne seront pas envoyées à l’espace de travail de réunion. Pour appliquer les mises à jour à l’espace de travail de réunion, vous devez cliquer sur Envoyer la mise à jour.

    • Pour plus d’informations sur la modification des autres informations de l’espace de travail, voir l’aide à partir de l’espace de travail.

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Supprimer un espace de travail de réunion

Vous ne pouvez pas supprimer un espace de travail de réunion à partir de Outlook 2010. Vous pouvez supprimer le site à partir de l’espace de travail ou à partir du site parent sous lequel l’espace de travail est un sous-site.

Pour plus d’informations sur la suppression d’un site, consultez l’aide de l’espace de travail.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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